ضعف در مدیریت زمان بر تمام جنبه‌های زندگی اثر گذار است. ممکن است بعضی از آدم‌ها فکر کنند در مدیریت زمان عالی عمل می‌کنند، تنها به این دلیل که همیشه وقتشان پر است. آنها بعد از تمام شدن یک کار به سرعت سراغ کار بعدی می‌روند. پر بودن وقت شما دلیل این نیست که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنید. بگذارید دو اصطلاح را برایتان توضیح دهم: بهره‌وری و اثر بخشی
بهره وری یعنی کارهایی زیادی را انجام دهید، اما اثربخشی یعنی کارهای مورد نیاز را به انجام برسانید.
شما برای مدیریت زمان خود باید اثربخشی را در نظر بگیرید.
در زیر به برخی از علائم شایع مدیریت زمان ضعیف اشاره می کنیم. بدون در نظر گرفتن مقدار کاری که انجام می دهید، اگر علائم زیر را تجربه می کنید، احتمال اینکه مدیریت زمان ضعیفی داشته باشید، زیاد است:
• وقت‌نشناس بودن:
• اگر به طور منظم دیر سر قرارهایتان حاضر می شوید یا تکمیل کارهایتان به تعویق می افتد، ممکن است دلیل آن، قبول کارهایی بیش از حد و یا ناتوانی در اختصاص دادن زمان مناسب برای انجام درست کارها باشد. وقت‌نشناسی شما ممکن است روی کار دیگران نیز تأثیر منفی گذاشته و در نتیجۀ می‌تواند بر روابطتان با دیگران نیز تأثیر منفی بگذارد.
• همیشه عجله دارید
همۀ افراد ممکن است گاهی برای انجام بعضی کارها مقداری عجله داشته باشند؛ با این حال اگر همیشه عجله دارید و به موقع بر سر قرارهایتان حاضر نمی شوید و برای اینکه از جایی به جای دیگر بروید باید حتماً بدوید، بدانید که مدیریت زمان درستی ندارید. یک مدیر زمان ماهر بین دو قرار ملاقات و کار خود به اندازۀ کافی زمان قرار می‌دهد تا اتفاقات غیرقابل پیش بینی باعث نشود که دیر به قرار برسد یا در انجام کارها دچار مشکل شود. بنابراین همواره احتیاط کنید و مسائل پیش بینی نشده را نیز در نظر داشته باشید.

• بی قرار و کم صبر و حوصله هستید:

بی تابی معمولاً یکی از علائم ضعف در مدیریت زمان است. اختصاص ندادن زمان کافی برای انجام کارها یا به تعویق انداختن آن‌ها باعث می شود شما فشار و استرس زیادی را روی خود احساس کنید؛ در این حالت ممکن است دیگران یا تکنولوژی را برای این تعویق، مقصر بدانید و متهم کنید؛ اما باید بدانید که با بهبود مدیریت زمان می‌توانید این مشکلات را حل کنید.

• در تعیین درست اهدافتان دچار مشکل می شوید:

اهدافتان به شما کمک می‌کنند تا اولویت‌های خود را مشخص کنید. اگر نتوانید به درستی اهدافتان را تعیین کنید، چگونه می‌توانید اولویت های خود را مشخص کنید؟ یک مدیر زمان موفق می داند که باید برای تعیین اهداف خود زمان بگذارد و آن‌ها را با دقت تعیین و تعریف کند و برای هر کدام برنامۀ زمانی مناسب داشته باشد.

• کارها را به تعویق می اندازید:

گاهی شما می دانید که به چه چیزی برای انجام کارها نیاز دارید؛ اما آن‌ها را به تعویق می اندازید. در نهایت زمانی که شما تصمیم می گیرید کار را تکمیل کنید، فرصتی برای انجام آن‌ها ندارید و این امر باعث می شود تحت فشار قرار گیرید. ادامۀ روند به تعویق انداختن کارها باعث می شود دچار استرس شوید و بنابراین کارها به خوبی انجام نخواهند شد، بنابراین تنبلی را کنار بگذارید.

• عملکرد ضعیف:

مدیریت زمان نادرست باعث میشود عملکرد شما مختل شود؛ فرصت ها را از دست بدهید، دائما دیر بر سر قرارها حاضر شوید، ارتباطتان با دیگران دچار مشکل شود و این عوارض همچنان به همراه کنترل ضعیف شما بر زمان ادامه خواهد یافت؛ در نتیجه سطح اثربخشی کارها و بهره وری تان کاهش چشمگیری می یابد و عملکرد کلی تان دچار ضعف شود.

• کمبود انرژی دارید:

وقتی مهارت مدیریت زمان نداشته باشید، و برای اینکه به خواسته های خود برسید مجبور هستید کار بیشتری انجام دهید؛ بنابراین دچار کمبود انرژی می شوید و در اثر آن دائم کارها را به تعویق می اندازید و دست یافتن به خواسته‌هایتان نیز به تعویق می افتد.

• کمال گرایی:

یکی از علائمی است که افرادی که مدیریت زمان خوبی ندارند از آن رنج می برند. شما زمان زیادی را برای مقایسه صرف می کنید؛ برای اینکه مطمئن شوید کارها به صورت کامل و بی عیب انجام شده است. در واقع تعداد اندکی از کارهایتان را به طور کامل و دقیق انجام داده اید وقتی برای انجام بقیۀ کارها باقی نمانده است.

• عدم قاطعیت:

وقتی با بیش از یک گزینه مواجه می شوید، توانایی انتخاب یکی از موقعیت ها را ندارید. وقت زیادی را صرف هر دو گزینه می کنید بدون اینکه نتیجه ای از آن‌ها دریافت کنید.

• به همه چیز جواب مثبت می دهید:

اینکه بتوانید به همه کمک کنید بسیار عالی است؛ اما اگر معمولاً به دیگران کمک می کنید، به ندرت وقت می کنید که کارهایی که خودتان دارید و برای شما مهم هستند را انجام دهید. دادن جواب مثبت برای کمک به دیگران باعث می شود حجم کاری شما بیش از حد افزایش یابد. یکی از بهترین و سریعترین راه ها برای بهبود مدیریت زمان این است که قاطع باشید و نه گفتن را تمرین کنید.

• همۀ کارها را خودتان انجام می دهید:

یکی از واضح ترین علائم ضعف در مدیریت زمان این است که همۀ کارها را خودتان را انجام می-دهید. مهم نیست که برای خود کار می کنید یا کارمند هستید؛ همیشه کارهایی هستند که می‌توانید آن‌ها را به دیگران محول کنید. این کارها باید تعیین شوند و به دیگران محول شده و از حجم کاری شما حذف شوند.
ضعف در مدیریت زمان در هر نقطه ای از زندگی شما تأثیر می گذارد از محل کار گرفته تا زندگی شخصی و حتی روابطتان با دیگران. انجام دادن کارهای زیاد به این معنی نیست که زمانتان را به درستی و به طور مؤثر مدیریت می کنید. اگر کارهای زیادی وجود دارند که انجام دهید، اما کارهای بی اهمیتی هستند، فقط برنامۀ روزانۀ خود را با این کارهای بی اهمیت پر کرده اید. تمرکز بر انجام کارهای با اهمیت بالا یکی از کلیدهای موفقیت در مدیریت زمان است . اگر دائم هر کدام از علائم مدیریت ضعیف زمان را نشان می دهید، نیاز است که به جای توجه به بهره وری بر اثربخشی کارهایتان تمرکز کنید.