مقدمه‌ای بر سیستمهای اطلاعات
نويسنده:مجید امیدوار
بیش از هشتاد درصد كار روزانه مدیران صرف اطلاعات میشود از جمله دریافت اطلاعات، برقراری ارتباط و استفاده از اطلاعات در طیف وسیعی از امور مختلف. از آنجایی كه اطلاعات مبنای تمام فعالیتهای یك سازمان است، سیستمهایی باید وجود داشته باشند كه اطلاعات را تولید و مدیریت كنند. هدف چنین سیستمهایی ایجاد تضمین در ارائه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد نیاز و در شكل قابل استفاده است. چنین سیستمهایی، سیستمهای اطلاعات نامگذاری شدهاند.
«یك سیستم كامل طراحی شده برای تولید، جمع آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه».
بر خلاف موضوع این سایت كه مدیریت و مهندسی صنایع است این تعریف از حوزه علوم كتابداری و اطلاعرسانی گرفته شده است زیرا جامعیت و كلنگری این تعریف ویژگیهایی برای سیستمهای اطلاعات برمیشمرد كه تعاریف دیگر آنها را حذف میكنند. این ویژگیها عبارتند از:
سیستم اطلاعات یك سیستم كامل است برای هدف در نظر گرفته شده. این تعریف سیستم اطلاعات را محدود یا ملزم به داشتن اجزایی مانند انسان، ماشین و یا غیره نمیكند چرا كه یك سیستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر یك از این اجزاء نقش خود را به صورت كامل ایفا كند.
سیستم اطلاعات طراحی شده است. اگر روش یا فرایندی وجود دارد كه به صورت غیررسمی، تعریفنشده یا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتی را برای فرد، واحد یا سازمان ارائه میكند نمیتوان به آن سیستم اطلاعات گفت. البته در برخی منابع علمی، به چنین روشها یا فرایندهایی سیستم اطلاعات غیررسمی گفته میشود و در دستهبندی سیستمهای اطلاعات، سیستمهای اطلاعات غیررسمی در مقابل رسمی مطرح میشوند. اگر به تعریف سیستم توجه كنیم آنگاه نمیتوان به چنین روشها یا فرایندهایی نام سیستم نهاد. در ایجا ما قصد بحث نظری در این خصوص را نداریم اما در ادامه سیستمهای اطلاعات طراحی شده را مدنظر قرار میدهیم.
سیستم اطلاعات شامل فرایندهای تولید، جمع آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات است. اگر یك سیستمی همه این فرایندها را انجام نمیدهد نمیتوان به آن یك سیستم اطلاعات گفت. آن سیستم یا فرایند ممكن است یك زیر سیستم از یك سیستم اطلاعات باشد.
سیستم اطلاعات میتواند برای یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سیستمهای اطلاعات در ابتدا برای استفاده در سازمان مطرح شده و شكل گرفتهاند اما برای حوزههایی فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نیز قابل كاربرد است. به عنوان مثال سیستم اطلاعات شهری سیستمی است كه كاربران نهایی آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنین سیستمهای اطلاعات نیازمند جایگاه دیگری است. در این مقاله سیستمهای اطلاعات سازمانی را مد نظر قرار میدهیم.
در این تعریف از واژه «داده» استفاده نشده است. خیلی از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعریف میكنند و اطلاعات را دادههای پردازش شده میدانند. مرز تفاوت بین داده و اطلاعات نسبی است چرا كه ممكن است اطلاعاتی دوباره پردازش شوند و اطلاعات جدیدی تولید كنند. بنابراین در این شرایط نمیتوان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بودهاند. با این توضیح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده میكنیم.
به عنوان مثال در یك سیستم اطلاعات رایانهای كه در بانك كار مربوط به حسابهای پسانداز را انجام میدهد، اطلاعات توسط كارمند بانك وارد میشود و پس از پردازش و ذخیره، رسیدی چاپ شده و به مشتری تحویل داده میشود. همچنین مشتری میتواند گزارش از كاركرد حساب خود را دریافت نماید.
رویكرد اول: این رویكرد منحصراً به قابلیتهای ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینكه چگونه میتوانند در بهبود كارایی استفاده شوند معطوف میگردد. بنابراین تأكید بر میزان بهبود عملكرد سیستمها از طریق كارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملكرد است نه بر استفاده خاص از قابلیتهای رایانه و فناوری ارتباطات.
رویكرد دوم: این رویكرد بر نقاط قوت و فرصتهای پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمركز میكند. این رویكرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر میگیرد. به عبارت دیگر به جای داشتن یك رویكرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستمهای اطلاعات است. این رویكرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلكه اینكه رایانه چگونه میتواند به سازمان كمك كند مهم است.
پشیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی كردن اطلاعات
پشتیبانی تصمیمگیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی
پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراك گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین كاربران (منتزاس۳ ۱۹۹۵).
بهبود بهره وری: بهبود بهرهوری وقتی رخ میدهد كه با همان منبع یا كمتر بتوان كار بیشتری انجام داد. در سازمانها، بهبود بهرهوری در بهبود فرایندهای كاری اتفاق میافتد. به عنوان مثال وقتی یك كارمند با استفاده از روشهای جدید میتواند به جای پردازش ۲۵ سفارش خرید، ۵۰ سفارش را پردازش كند آنگاه بهره وری كار وی ۲ برابر شده است. سیستمهای اطلاعات میتوانند در سریعتر، آسانتر و دقیقتر انجام دادن كارها مؤثر باشند كه از این طریق بهره وری را بهبود میدهند.
بهبود اثربخشی: اثربخشی به توانایی یك فرد یا یك سازمان در انجام دادن چیزهایی است كه باید انجام شوند. مدیری كه شرایطی را كه ممكن است مسئله ساز شوند پیشبینی میكند و علل را پیش از اینكه مشكل پدید آید بررسی میكند اثربخش تر از مدیری است كه پیوسته مسائلی را باید حل كند كه میشد از آنها جلوگیری كرد. سیستمهای اطلاعات، اطلاعاتی ارائه میكنند كه به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینههای بهتر كمك میكنند و از این طریق اثربخشی را بهبود میدهند.
مزیت رقابتی: سازمانی كه با استفاده از سیستم های اطلاعات بهرهوری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود كه بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.
سیستمهای پردازش مبادلات۴
سیستمهای اطلاعات مدیریت ۵
سیستمهای اطلاعات اجرایی ۶
سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری ۷
سیستمهای پشتیبان اجرایی ۸
سیستمهای خبره ۹
سیستمهای اتوماسیون اداری ۱۰
سیستمهای دانش ورزی ۱۱
محیط سازمان: پایه تمام فعالیتهای سازمان محیطی است كه سازمان در آن فعالیت میكند. محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، كیفیت و طبیعت اقداماتی كه در انجام فعالیتهای روزانه اتخاذ میكند تأثیر میگذارد. عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از:
مشتریان
رقبا
عرضه كنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان
سازمانهای قانونگذار
سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند كه بر سیستمهای اطلاعات تأثیر میگذارند.
استراتژی
سیستمها
منابع انسانی
مدیریت
ساختار سازمانی
معماری سیستمهای اطلاعات
اطلاعات
سختافزار
نرمافزار
ارتباطات
كاربرد سیستمهای اطلاعات
مطالعه
مطالعه اولیه
مطالعه امكانپذیری
تحلیل و طراحی عمومی
بررسی سیستم فعلی
تعیین نیازمندیهای سیستم جدید
طراحی سیستم جدید
برنامه ریزی نحوه اجرا و پیادهسازی
تحلیل و طراحی تفصیلی
طراحی فنی
برنامهنویسی و تست نرمافزار
آموزش كاربر
بررسی پذیرش كاربر
پیاده سازی
تبدیل دادهها
استقرار سیستم
اجرا
رفع اشكالات
نگهداری
برا ی استقرارموفق یك سیستم اطلاعات در یك سازمان، طی این مراحل ضروری است. طی این مراحل نیازمند بكارگیری متخصصان و مشاوران سیستمهای اطلاعات است. البته قبل از تهیه یك سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است كه سازمان یك برنامه توسعه سیستمهای اطلاعات تهیه كرده و در طول زمان و به تدریج سیستمهای اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید كند. تحلیلگر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طی مراحل با افراد و گروههای :
مدیران
شركتها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تأثیرگذار
كسانی كه از سیستم منتفع میشوند
كاربران
فروشندگان و عرضهكنندگان
متخصصان فنی
برنامه نویسان نرمافزار
ارتباط برقرار میكند و تأثیرات و ملاحظات آنها را در نظر میگیرد. تحلیلگر سیستم ممكن است به جای تولید یك نرمافزار، از بستههای نرم افزارهای از پیش نوشته شده موجود برای موضوع سیستم اطلاعات استفاده كند.
منابع:
Mentzas, G. ۱۹۹۵. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management ۱۴(۶) ۳۹۷-۴۱۰. - Young, H. ed. ۱۹۸۳. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association. پینوشتها Young Computer Information Systems (CIS) Mentzas Transaction Processing Systems (TPS) Management Information Systems (MIS) Executive Information Systems (EIS) Decision Support Systems (DSS) Executive Support Systems (ESS) Expert Systems (ES) Office Automation Systems (OAS) Knowledge Work Systems (KWS)
ارسال توسط كاربر محترم : mohammad_43
● تعریف سیستم اطلاعات
«یك سیستم كامل طراحی شده برای تولید، جمع آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه».
بر خلاف موضوع این سایت كه مدیریت و مهندسی صنایع است این تعریف از حوزه علوم كتابداری و اطلاعرسانی گرفته شده است زیرا جامعیت و كلنگری این تعریف ویژگیهایی برای سیستمهای اطلاعات برمیشمرد كه تعاریف دیگر آنها را حذف میكنند. این ویژگیها عبارتند از:
سیستم اطلاعات یك سیستم كامل است برای هدف در نظر گرفته شده. این تعریف سیستم اطلاعات را محدود یا ملزم به داشتن اجزایی مانند انسان، ماشین و یا غیره نمیكند چرا كه یك سیستم اطلاعات ممكن است بتواند بدون داشتن هر یك از این اجزاء نقش خود را به صورت كامل ایفا كند.
سیستم اطلاعات طراحی شده است. اگر روش یا فرایندی وجود دارد كه به صورت غیررسمی، تعریفنشده یا خود به خود شكل گرفته و اطلاعاتی را برای فرد، واحد یا سازمان ارائه میكند نمیتوان به آن سیستم اطلاعات گفت. البته در برخی منابع علمی، به چنین روشها یا فرایندهایی سیستم اطلاعات غیررسمی گفته میشود و در دستهبندی سیستمهای اطلاعات، سیستمهای اطلاعات غیررسمی در مقابل رسمی مطرح میشوند. اگر به تعریف سیستم توجه كنیم آنگاه نمیتوان به چنین روشها یا فرایندهایی نام سیستم نهاد. در ایجا ما قصد بحث نظری در این خصوص را نداریم اما در ادامه سیستمهای اطلاعات طراحی شده را مدنظر قرار میدهیم.
سیستم اطلاعات شامل فرایندهای تولید، جمع آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات است. اگر یك سیستمی همه این فرایندها را انجام نمیدهد نمیتوان به آن یك سیستم اطلاعات گفت. آن سیستم یا فرایند ممكن است یك زیر سیستم از یك سیستم اطلاعات باشد.
سیستم اطلاعات میتواند برای یك مؤسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سیستمهای اطلاعات در ابتدا برای استفاده در سازمان مطرح شده و شكل گرفتهاند اما برای حوزههایی فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نیز قابل كاربرد است. به عنوان مثال سیستم اطلاعات شهری سیستمی است كه كاربران نهایی آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنین سیستمهای اطلاعات نیازمند جایگاه دیگری است. در این مقاله سیستمهای اطلاعات سازمانی را مد نظر قرار میدهیم.
در این تعریف از واژه «داده» استفاده نشده است. خیلی از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعریف میكنند و اطلاعات را دادههای پردازش شده میدانند. مرز تفاوت بین داده و اطلاعات نسبی است چرا كه ممكن است اطلاعاتی دوباره پردازش شوند و اطلاعات جدیدی تولید كنند. بنابراین در این شرایط نمیتوان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بودهاند. با این توضیح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده میكنیم.
● یك سیستم اطلاعات چه كار میكند؟
به عنوان مثال در یك سیستم اطلاعات رایانهای كه در بانك كار مربوط به حسابهای پسانداز را انجام میدهد، اطلاعات توسط كارمند بانك وارد میشود و پس از پردازش و ذخیره، رسیدی چاپ شده و به مشتری تحویل داده میشود. همچنین مشتری میتواند گزارش از كاركرد حساب خود را دریافت نماید.
● آیا یك سیستم اطلاعات به رایانه احتیاج دارد؟
● چرا از سیستمهای اطلاعات استفاده میشود؟
رویكرد اول: این رویكرد منحصراً به قابلیتهای ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینكه چگونه میتوانند در بهبود كارایی استفاده شوند معطوف میگردد. بنابراین تأكید بر میزان بهبود عملكرد سیستمها از طریق كارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملكرد است نه بر استفاده خاص از قابلیتهای رایانه و فناوری ارتباطات.
رویكرد دوم: این رویكرد بر نقاط قوت و فرصتهای پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمركز میكند. این رویكرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر میگیرد. به عبارت دیگر به جای داشتن یك رویكرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستمهای اطلاعات است. این رویكرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلكه اینكه رایانه چگونه میتواند به سازمان كمك كند مهم است.
● به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده میشود؟
پشیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی كردن اطلاعات
پشتیبانی تصمیمگیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی
پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراك گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین كاربران (منتزاس۳ ۱۹۹۵).
● مزایای استفاده از سیستمهای اطلاعات
بهبود بهره وری: بهبود بهرهوری وقتی رخ میدهد كه با همان منبع یا كمتر بتوان كار بیشتری انجام داد. در سازمانها، بهبود بهرهوری در بهبود فرایندهای كاری اتفاق میافتد. به عنوان مثال وقتی یك كارمند با استفاده از روشهای جدید میتواند به جای پردازش ۲۵ سفارش خرید، ۵۰ سفارش را پردازش كند آنگاه بهره وری كار وی ۲ برابر شده است. سیستمهای اطلاعات میتوانند در سریعتر، آسانتر و دقیقتر انجام دادن كارها مؤثر باشند كه از این طریق بهره وری را بهبود میدهند.
بهبود اثربخشی: اثربخشی به توانایی یك فرد یا یك سازمان در انجام دادن چیزهایی است كه باید انجام شوند. مدیری كه شرایطی را كه ممكن است مسئله ساز شوند پیشبینی میكند و علل را پیش از اینكه مشكل پدید آید بررسی میكند اثربخش تر از مدیری است كه پیوسته مسائلی را باید حل كند كه میشد از آنها جلوگیری كرد. سیستمهای اطلاعات، اطلاعاتی ارائه میكنند كه به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینههای بهتر كمك میكنند و از این طریق اثربخشی را بهبود میدهند.
مزیت رقابتی: سازمانی كه با استفاده از سیستم های اطلاعات بهرهوری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود كه بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.
● انواع سیستمهای اطلاعات
سیستمهای پردازش مبادلات۴
سیستمهای اطلاعات مدیریت ۵
سیستمهای اطلاعات اجرایی ۶
سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری ۷
سیستمهای پشتیبان اجرایی ۸
سیستمهای خبره ۹
سیستمهای اتوماسیون اداری ۱۰
سیستمهای دانش ورزی ۱۱
● عناصر تأثیرگذار بر سیستمهای اطلاعات
محیط سازمان: پایه تمام فعالیتهای سازمان محیطی است كه سازمان در آن فعالیت میكند. محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، كیفیت و طبیعت اقداماتی كه در انجام فعالیتهای روزانه اتخاذ میكند تأثیر میگذارد. عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از:
مشتریان
رقبا
عرضه كنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان
سازمانهای قانونگذار
سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند كه بر سیستمهای اطلاعات تأثیر میگذارند.
استراتژی
سیستمها
منابع انسانی
مدیریت
ساختار سازمانی
معماری سیستمهای اطلاعات
اطلاعات
سختافزار
نرمافزار
ارتباطات
كاربرد سیستمهای اطلاعات
● چگونه یك سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه كنیم؟
مطالعه
مطالعه اولیه
مطالعه امكانپذیری
تحلیل و طراحی عمومی
بررسی سیستم فعلی
تعیین نیازمندیهای سیستم جدید
طراحی سیستم جدید
برنامه ریزی نحوه اجرا و پیادهسازی
تحلیل و طراحی تفصیلی
طراحی فنی
برنامهنویسی و تست نرمافزار
آموزش كاربر
بررسی پذیرش كاربر
پیاده سازی
تبدیل دادهها
استقرار سیستم
اجرا
رفع اشكالات
نگهداری
برا ی استقرارموفق یك سیستم اطلاعات در یك سازمان، طی این مراحل ضروری است. طی این مراحل نیازمند بكارگیری متخصصان و مشاوران سیستمهای اطلاعات است. البته قبل از تهیه یك سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است كه سازمان یك برنامه توسعه سیستمهای اطلاعات تهیه كرده و در طول زمان و به تدریج سیستمهای اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید كند. تحلیلگر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یك از مراحل را تا حد لازم اجرا كرده و در طی مراحل با افراد و گروههای :
مدیران
شركتها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تأثیرگذار
كسانی كه از سیستم منتفع میشوند
كاربران
فروشندگان و عرضهكنندگان
متخصصان فنی
برنامه نویسان نرمافزار
ارتباط برقرار میكند و تأثیرات و ملاحظات آنها را در نظر میگیرد. تحلیلگر سیستم ممكن است به جای تولید یك نرمافزار، از بستههای نرم افزارهای از پیش نوشته شده موجود برای موضوع سیستم اطلاعات استفاده كند.
منابع:
Mentzas, G. ۱۹۹۵. A functional taxonomy of computer based information systems. International Journal of Information Management ۱۴(۶) ۳۹۷-۴۱۰. - Young, H. ed. ۱۹۸۳. The ALA Glossary of Library and Information Science. Chicago: American Library Association. پینوشتها Young Computer Information Systems (CIS) Mentzas Transaction Processing Systems (TPS) Management Information Systems (MIS) Executive Information Systems (EIS) Decision Support Systems (DSS) Executive Support Systems (ESS) Expert Systems (ES) Office Automation Systems (OAS) Knowledge Work Systems (KWS)
ارسال توسط كاربر محترم : mohammad_43