هوشین کانری
نويسنده: سید عبدالحمید عربی
هوشین کانری، عبارت است از فرایند گام به گام برنامه ریزی، اجرا و بازبینی تغییرات موردنظر مدیریت. هوشین کانری، روشی سیستماتیک برای مدیریت تغییر در فرایندهای اصلی سازمان به شمار میرود.
واژه هوشین از ترکیب دو کلمه ژاپنی HO به معنی جهت و SHIN به معنای سوزن براق تشکیل شده و مفهوم هوشین معادل سیاست است. فلسفه هوشین، هدایت تمامی واحدهای شرکت به سوی ایجاد دورنما، ماموریت، استراتژی ، هدفگذاری، برنامهریزی، اجرا، کنترل ، ارزیابی و بهبود است. به بیان دیگر، فلسفه هوشین همعقیده و یکسو شدن دیدگاههاست. حاصل دستیابی به این هدف، ایجاد نظم و سازگاری در کل سیستم است و بر سازگاری و توافق بین اهداف و اجرا تاکید میکند. همچنین همسویی و هماهنگی که هدف بدیهی هر سازمان است، توسط مدیریت هوشین تحقق مییابد.
سیستم هوشین دارای دو وجه کاملاً حساب شده و هماهنگ است:
۱) هدف گذاری
به مسائلی نظیر بهبود کیفیت، کاهش هزینه، افزایش تولید، افزایش بهرهوری، تحویل بهموقع، بهبود محیط و انرژی، ارتقای روحیه کارکنان و سطح علمی آنان از طریق آموزش میپردازد.
۲) برنامه ریزی
به تحقق اهداف فوق از طریق مکانیزم چرخه PDCA میپردازد.
هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گامبهگام موساشی است که ضربالمثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.
بهمنظور درک صحیح واژه ژاپنی هوشین کانری، آن را به طریق مختلف به انگلیسی ترجمه کردهاند. بیشترین ترجمههای انجام شده عبارتند از: مدیریت از طریق سیاست/ خطمشی، برنامهریزی هوشین و توسعه خطمشی، متاسفانه هیچیک از ترجمههای ارائه شده، دقیقاً معادل واژه ژاپنی و نیز متدلوژی آن نیست. هدف از هوشین کانری (یا توسعه خطمشی) فراهم آوردن امکان رهیدن از وضعیت سهمیه (Quoto) و ایجاد بهبودهای اساسی در عملکرد از طریق تحلیل مشکلات موجود و نیز توجه به شرایط محیطی است.
هوشین کانری (توسعه خطمشی)، اهداف مدیریت عالی شرکت را در سطوح پایینتر سازمان جاری میکند. در هر سطح، خطمشی سطح بالاتر به خطمشی، اهداف و فعالیتهای سطح پایینتر ترجمه میشود.
با کمک هوشین کانری، اهداف بلندمدت مدیریت میتواند به مجموعهای از فعالیتها و خطمشیهای قابل درک، واضح، سازگار و قابل دستیابی تبدیل شود که میتوانند در تمام سطوح و وظایف سازمان به کار گرفته شوند. زمانیکه این فعالیتها و خطمشیها به کار گرفته شوند، منجر به دسترسی به اهداف بلندمدت و بالطبع پیشرفت قابل ملاحظه و پیوسته خواهند شد.
در ابتدای فرایند توسعه خطمشی (هوشین کانری- مترجم)، مدیریت ارشد دورنمای شرکت و نیز اهداف و خطمشی یکساله را تنظیم میکند. در هر یک از سطوح پایینتر، مدیران و کارکنان با توجه به اهداف و خطمشی شرکت در تعیین استراتژی و برنامههای کاری خود مشارکت میکنند. آنها همچنین شاخصهایی را تعریف میکنند که بیانگر میزان دسترسی به اهداف ذکر شده باشد.
سپس آنها اهداف را به سطح پایینتر سازمان انتقال میدهند. بنابراین هر یک از سطوح پایینی مدیریت ارشد با سطح بالاتر در تماس است تا اطمینان حاصل شود که استراتژی پیشنهادی با نیازمندیها همخوانی دارد. بازنگریهای مرتبی انجام میشود تا میزان پیشرفت و نیز مشکلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحی انجام شود.
هوشین کانری، تضمینکننده این نکته است که هر شخصی در سازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان و نیز نحوه تبدیل آنها به نیازمندیهای مشخص و نیز فعالیتها آگاه است.
هوشین کانری، روشی است برای بهبود عملکرد سیستمهای اداری. سیستم اداری، مجموعهای از فرایندهای مرتبط با یکدیگر است که به منظور دستیابی به اهداف اصلی سیستم به کار میروند. برای هر سیستم اداری، شاخصهای ارزیابی عملکرد و نیز سطح مطلوب دستیابی به اهداف تعریف میشود. هوشین کانری یک ساختار برنامهریزی ارائه میکند تا بتوان تعدادی از فرایندهای اصلی و منتخب را به سطح عملکرد مطلوب رساند.
هوشین کانری در دو سطح عمل میکند:
۱) سطح برنامهریزی استراتژیک
۲) مدیریت در سطح فعالیتهای روزانه، جایی که بیشتر جنبههای روتین/جاری عملیات اداری، مشاهده میشوند.
هوشین کانری میتواند به عنوان عملکرد چرخه دمینگ (PDCA) در مدیریت تلقی شود. چرخه PDCA بیانگر روشی جامع برای بهبود مستمر در فعالیتها و فرایندها میباشد.
▪ در مرحله برنامهریزی (Plan)، برنامه کاری برای مواجهه با مشکل ارائه شده و نقاط کنترلی و پارامترهای کنترلی مرتبط ایجاد میشوند. در نهایت، برنامه بازبینی و تایید میشود.
▪ در مرحله اجرا (DO)، برنامه اجرا خواهد شد.
▪ در مرحله بازبینی نتایج (Check)، اطلاعات مرتبط با نقاط کنترلی جمعآوری میشود و سپس نتایج عملکرد با نتایج مورد انتظار مقایسه میشود.
▪ در مرحله اقدام (Act)، نتایج تحلیل شده و علل اختلاف بین عملکرد و برنامه، شناسایی شده و پس از بحث در مورد آنها، علل نهایی شده و اقدامات اصلاحی تعریف میشوند.
گفتنی است که چرخه PDCA، توالی منطقی در رفتار است. به نحویکه با اتمام یک چرخه PDCA با فعالیت اقدام (که در آن اقدامات اصلاحی تعریف میشوند)، مرحله برنامهریزی (که در آن برنامه اجرایی برای اقدامات اصلاحی تهیه میشود) از چرخه بعدی PDCA شروع میشود.
مواردی که در استفاده از روش هوشین کانری (به منظور تغییر در سیستم سازمان) باید مدنظر قرار گیرند، به شرح زیر است:
▪ اندازهگیری سیستم کاری (عملکرد سازمان- مترجم) به عنوان یک مجموعه
▪ تعیین اهداف اصلی سازمان
▪ درک شرایط محیطی که سازمان در آن عمل میکند
▪ تعیین فرایندهایی که تشکیلدهنده سیستم، فعالیتهای آنها، اهداف و معیارهای اندازهگیری میباشند
▪ تامین منابع برای انجام فعالیتها و دستیابی به اهداف سازمان
هدف روش هوشین کانری، تضمین این نکته است که دیدگاهها و دورنمای شرکت به محض اتمام مرحله برنامهریزی به فراموشی سپرده نشوند. هدف این روش، زنده نگه داشتن مدارک برنامهریزی است و نه بایگانی شدن آنها. هدف آن کاهش میزان فعالیتهای اضطراری (quoto of fire-fighting Prevent the daily) در هر روز، پیشگیری از جلسات استراتژیک برنامهریزی نشده و نیز پیشگیری از تقدم یافتن تراکم فعالیتها در هر سه ماه بر برنامههای استراتژیک واقعی میباشد. در روش هوشین کانری، فعالیتهای کوتاهمدت توسط برنامهها تعریف و مدیریت میشوند. به منظور اطمینان از اینکه فعالیتهای روزانه در راستای اهداف و دورنمای شرکت میباشد، فرایند نظارت پیوستهای وجود دارد.
برنامهریزی و شکستن برنامهها از ویژگیهای اصلی هوشین کانری میباشد. هوشین کانری تامینکننده فرصتها برای بهبود مستمر عملکرد از طریق شکستن دورنما، جهت، اهداف و برنامههای مدیریت عالی شرکت به تمام کارکنان است. بنابراین تمام افراد در سطوح مختلف میتوانند بهطور مستمر در زمینه برنامهها کار کرده، عملکرد را ارزیابی کنند و سپس نتایج را به عنوان بخشی از فرایند بهبود مستمر، مطالعه و بررسی کنند.
هدف این است که در هر سازمانی که هوشین کانری مورد استفاده قرار میگیرد، تمام افراد از دورنمای شرکت آگاه باشند، واحدها بر علیه یکدیگر رقابت نکنند، پروژهها با موفقیت به اتمام برسند و به سازمان بهعنوان مجموعهای از فرایندهای هماهنگ نگاه شود.
▪ وضعیت جاری سازمان را معلوم کنید.
▪ معلوم کنید که سازمان میخواهد در آینده چه شود (Vision).
▪ معلوم کنید که سازمان باید بر چه موضوعاتی تمرکز کند تا به اهداف و دورنمای خود دست یابد.
۲) به سازمان نظم دهید (سازماندهی کنید).
▪ اهداف سالانه و نیز معیارهای شفاف برای موفقیت (دستیابی به اهداف- مترجم) را معلوم کنید.
▪ ابزار مورد نیاز را تامین کنید (تعیین نحوه دستیابی به اهداف)
▪ در تعیین اهداف و ابزار (برای رسیدن به اهداف- مترجم) از نظرات کل سازمان استفاده کنید.
▪ طرح ۳ تا ۵ ساله را نهایی کنید.
۳) طرح را اجرا کنید.
▪ اجرا
▪ نظارت بر پیشرفت
۴) نظارت کرده، بهبود دهید.
▪ مشکلات را شناسایی کرده و هر چه سریعتر و در نزدیکترین سطح به مشکل، آن را حل کنید.
▪ آموزش را در سطح سازمان توسعه دهید
▪ بر نتایج، طرح و فرایند برنامهریزی نظارت داشته و آن را بهبود دهید.
▪ میزان پیشرفت را شناسایی کرده و جشن بگیرید.
۱) تعیین شعار و پیام، خطمشی و طرح ارتقاء و بهبود موسسه
۲) ابداع راهبردهای بلندمدت و میان مدت مدیریتی
۳) جمعآوری و تحلیل اطلاعات
۴) طرحریزی هدفها و روشها
۵) تعیین اقلام کنترلی و تهیه فهرست اقلام مورد کنترل
۶) تعیین خطمشی
۷) تعیین اقلام کنترلی
۸) اجرای طرح خطمشی
۹) مقابله و کنترل نتایج اجرا
۱۰) تهیه گزارش وضعیت موجود اجرای هوشین کانری
منابع:
http://strategymehvar.blogfa.com
ماهنامه صنعت خودرو
ارسال توسط كاربر محترم : mohammad_43
واژه هوشین از ترکیب دو کلمه ژاپنی HO به معنی جهت و SHIN به معنای سوزن براق تشکیل شده و مفهوم هوشین معادل سیاست است. فلسفه هوشین، هدایت تمامی واحدهای شرکت به سوی ایجاد دورنما، ماموریت، استراتژی ، هدفگذاری، برنامهریزی، اجرا، کنترل ، ارزیابی و بهبود است. به بیان دیگر، فلسفه هوشین همعقیده و یکسو شدن دیدگاههاست. حاصل دستیابی به این هدف، ایجاد نظم و سازگاری در کل سیستم است و بر سازگاری و توافق بین اهداف و اجرا تاکید میکند. همچنین همسویی و هماهنگی که هدف بدیهی هر سازمان است، توسط مدیریت هوشین تحقق مییابد.
سیستم هوشین دارای دو وجه کاملاً حساب شده و هماهنگ است:
۱) هدف گذاری
به مسائلی نظیر بهبود کیفیت، کاهش هزینه، افزایش تولید، افزایش بهرهوری، تحویل بهموقع، بهبود محیط و انرژی، ارتقای روحیه کارکنان و سطح علمی آنان از طریق آموزش میپردازد.
۲) برنامه ریزی
به تحقق اهداف فوق از طریق مکانیزم چرخه PDCA میپردازد.
هوشین شیوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گامبهگام موساشی است که ضربالمثل فارسی «رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» بخوبی گویای آن است.
بهمنظور درک صحیح واژه ژاپنی هوشین کانری، آن را به طریق مختلف به انگلیسی ترجمه کردهاند. بیشترین ترجمههای انجام شده عبارتند از: مدیریت از طریق سیاست/ خطمشی، برنامهریزی هوشین و توسعه خطمشی، متاسفانه هیچیک از ترجمههای ارائه شده، دقیقاً معادل واژه ژاپنی و نیز متدلوژی آن نیست. هدف از هوشین کانری (یا توسعه خطمشی) فراهم آوردن امکان رهیدن از وضعیت سهمیه (Quoto) و ایجاد بهبودهای اساسی در عملکرد از طریق تحلیل مشکلات موجود و نیز توجه به شرایط محیطی است.
هوشین کانری (توسعه خطمشی)، اهداف مدیریت عالی شرکت را در سطوح پایینتر سازمان جاری میکند. در هر سطح، خطمشی سطح بالاتر به خطمشی، اهداف و فعالیتهای سطح پایینتر ترجمه میشود.
با کمک هوشین کانری، اهداف بلندمدت مدیریت میتواند به مجموعهای از فعالیتها و خطمشیهای قابل درک، واضح، سازگار و قابل دستیابی تبدیل شود که میتوانند در تمام سطوح و وظایف سازمان به کار گرفته شوند. زمانیکه این فعالیتها و خطمشیها به کار گرفته شوند، منجر به دسترسی به اهداف بلندمدت و بالطبع پیشرفت قابل ملاحظه و پیوسته خواهند شد.
در ابتدای فرایند توسعه خطمشی (هوشین کانری- مترجم)، مدیریت ارشد دورنمای شرکت و نیز اهداف و خطمشی یکساله را تنظیم میکند. در هر یک از سطوح پایینتر، مدیران و کارکنان با توجه به اهداف و خطمشی شرکت در تعیین استراتژی و برنامههای کاری خود مشارکت میکنند. آنها همچنین شاخصهایی را تعریف میکنند که بیانگر میزان دسترسی به اهداف ذکر شده باشد.
سپس آنها اهداف را به سطح پایینتر سازمان انتقال میدهند. بنابراین هر یک از سطوح پایینی مدیریت ارشد با سطح بالاتر در تماس است تا اطمینان حاصل شود که استراتژی پیشنهادی با نیازمندیها همخوانی دارد. بازنگریهای مرتبی انجام میشود تا میزان پیشرفت و نیز مشکلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحی انجام شود.
هوشین کانری، تضمینکننده این نکته است که هر شخصی در سازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان و نیز نحوه تبدیل آنها به نیازمندیهای مشخص و نیز فعالیتها آگاه است.
هوشین کانری، روشی است برای بهبود عملکرد سیستمهای اداری. سیستم اداری، مجموعهای از فرایندهای مرتبط با یکدیگر است که به منظور دستیابی به اهداف اصلی سیستم به کار میروند. برای هر سیستم اداری، شاخصهای ارزیابی عملکرد و نیز سطح مطلوب دستیابی به اهداف تعریف میشود. هوشین کانری یک ساختار برنامهریزی ارائه میکند تا بتوان تعدادی از فرایندهای اصلی و منتخب را به سطح عملکرد مطلوب رساند.
هوشین کانری در دو سطح عمل میکند:
۱) سطح برنامهریزی استراتژیک
۲) مدیریت در سطح فعالیتهای روزانه، جایی که بیشتر جنبههای روتین/جاری عملیات اداری، مشاهده میشوند.
هوشین کانری میتواند به عنوان عملکرد چرخه دمینگ (PDCA) در مدیریت تلقی شود. چرخه PDCA بیانگر روشی جامع برای بهبود مستمر در فعالیتها و فرایندها میباشد.
▪ در مرحله برنامهریزی (Plan)، برنامه کاری برای مواجهه با مشکل ارائه شده و نقاط کنترلی و پارامترهای کنترلی مرتبط ایجاد میشوند. در نهایت، برنامه بازبینی و تایید میشود.
▪ در مرحله اجرا (DO)، برنامه اجرا خواهد شد.
▪ در مرحله بازبینی نتایج (Check)، اطلاعات مرتبط با نقاط کنترلی جمعآوری میشود و سپس نتایج عملکرد با نتایج مورد انتظار مقایسه میشود.
▪ در مرحله اقدام (Act)، نتایج تحلیل شده و علل اختلاف بین عملکرد و برنامه، شناسایی شده و پس از بحث در مورد آنها، علل نهایی شده و اقدامات اصلاحی تعریف میشوند.
گفتنی است که چرخه PDCA، توالی منطقی در رفتار است. به نحویکه با اتمام یک چرخه PDCA با فعالیت اقدام (که در آن اقدامات اصلاحی تعریف میشوند)، مرحله برنامهریزی (که در آن برنامه اجرایی برای اقدامات اصلاحی تهیه میشود) از چرخه بعدی PDCA شروع میشود.
مواردی که در استفاده از روش هوشین کانری (به منظور تغییر در سیستم سازمان) باید مدنظر قرار گیرند، به شرح زیر است:
▪ اندازهگیری سیستم کاری (عملکرد سازمان- مترجم) به عنوان یک مجموعه
▪ تعیین اهداف اصلی سازمان
▪ درک شرایط محیطی که سازمان در آن عمل میکند
▪ تعیین فرایندهایی که تشکیلدهنده سیستم، فعالیتهای آنها، اهداف و معیارهای اندازهگیری میباشند
▪ تامین منابع برای انجام فعالیتها و دستیابی به اهداف سازمان
هدف روش هوشین کانری، تضمین این نکته است که دیدگاهها و دورنمای شرکت به محض اتمام مرحله برنامهریزی به فراموشی سپرده نشوند. هدف این روش، زنده نگه داشتن مدارک برنامهریزی است و نه بایگانی شدن آنها. هدف آن کاهش میزان فعالیتهای اضطراری (quoto of fire-fighting Prevent the daily) در هر روز، پیشگیری از جلسات استراتژیک برنامهریزی نشده و نیز پیشگیری از تقدم یافتن تراکم فعالیتها در هر سه ماه بر برنامههای استراتژیک واقعی میباشد. در روش هوشین کانری، فعالیتهای کوتاهمدت توسط برنامهها تعریف و مدیریت میشوند. به منظور اطمینان از اینکه فعالیتهای روزانه در راستای اهداف و دورنمای شرکت میباشد، فرایند نظارت پیوستهای وجود دارد.
برنامهریزی و شکستن برنامهها از ویژگیهای اصلی هوشین کانری میباشد. هوشین کانری تامینکننده فرصتها برای بهبود مستمر عملکرد از طریق شکستن دورنما، جهت، اهداف و برنامههای مدیریت عالی شرکت به تمام کارکنان است. بنابراین تمام افراد در سطوح مختلف میتوانند بهطور مستمر در زمینه برنامهها کار کرده، عملکرد را ارزیابی کنند و سپس نتایج را به عنوان بخشی از فرایند بهبود مستمر، مطالعه و بررسی کنند.
هدف این است که در هر سازمانی که هوشین کانری مورد استفاده قرار میگیرد، تمام افراد از دورنمای شرکت آگاه باشند، واحدها بر علیه یکدیگر رقابت نکنند، پروژهها با موفقیت به اتمام برسند و به سازمان بهعنوان مجموعهای از فرایندهای هماهنگ نگاه شود.
● گامهای برنامه ریزی هوشین
▪ وضعیت جاری سازمان را معلوم کنید.
▪ معلوم کنید که سازمان میخواهد در آینده چه شود (Vision).
▪ معلوم کنید که سازمان باید بر چه موضوعاتی تمرکز کند تا به اهداف و دورنمای خود دست یابد.
۲) به سازمان نظم دهید (سازماندهی کنید).
▪ اهداف سالانه و نیز معیارهای شفاف برای موفقیت (دستیابی به اهداف- مترجم) را معلوم کنید.
▪ ابزار مورد نیاز را تامین کنید (تعیین نحوه دستیابی به اهداف)
▪ در تعیین اهداف و ابزار (برای رسیدن به اهداف- مترجم) از نظرات کل سازمان استفاده کنید.
▪ طرح ۳ تا ۵ ساله را نهایی کنید.
۳) طرح را اجرا کنید.
▪ اجرا
▪ نظارت بر پیشرفت
۴) نظارت کرده، بهبود دهید.
▪ مشکلات را شناسایی کرده و هر چه سریعتر و در نزدیکترین سطح به مشکل، آن را حل کنید.
▪ آموزش را در سطح سازمان توسعه دهید
▪ بر نتایج، طرح و فرایند برنامهریزی نظارت داشته و آن را بهبود دهید.
▪ میزان پیشرفت را شناسایی کرده و جشن بگیرید.
● بهبود اساسی هوشین کانری
۱) تعیین شعار و پیام، خطمشی و طرح ارتقاء و بهبود موسسه
۲) ابداع راهبردهای بلندمدت و میان مدت مدیریتی
۳) جمعآوری و تحلیل اطلاعات
۴) طرحریزی هدفها و روشها
۵) تعیین اقلام کنترلی و تهیه فهرست اقلام مورد کنترل
۶) تعیین خطمشی
۷) تعیین اقلام کنترلی
۸) اجرای طرح خطمشی
۹) مقابله و کنترل نتایج اجرا
۱۰) تهیه گزارش وضعیت موجود اجرای هوشین کانری
منابع:
http://strategymehvar.blogfa.com
ماهنامه صنعت خودرو
ارسال توسط كاربر محترم : mohammad_43