موفق شدن در کانون ارزیابی مدیریت منابع انسانی

چکیده
این حکایت معروف است که سلطان سَنجَر را در آن وقت که به دست غزان گرفتار شده بود، پرسیدند: علت چه بود که ملکی بدین وسعت و آراستگی که تو را بود، چنین مختل شد؟ گفت: کارهای بزرگ به مردم خُرد فرمودم و کارهای خُرد به مردم بزرگ، که مردمِ خُرد کارهای بزرگ را نتوانستند کرد و مردم بزرگ از کارهای خُرد عار داشتند و در پی نرفتند. هر دو کار تباه شد و نقصان به ملک رسید و کارِ لشگری و کشوری روی به فساد آورد. با بیان این حکایت خواستم بگویم که امروزه بیشتر سازمان‌ها، برای جذب نیروهای کارآمد، از کانون ارزیابی استفاده می‌کنند. این شیوه در کشور ما هم به تدریج در حال رواج است. بنابراین به عنوان نیروی کار که قرار است به کشور خود ادای دین نماییم و در آینده جذب سازمان‌ها شویم یا از سازمانی به سازمان یا شرکتی دیگر برویم، بهتر است که آشنایی کلی با فرایند کانون ارزیابی داشته باشیم.

تعداد کلمات: 2133 / تخمین زمان مطالعه: 11 دقیقه

نویسنده: Mind Tools Content Team
مترجم: محمدصادق جمشیدی اردشیری
بازبینی و ویراستاری ترجمه: وحید کرمی

مهارت‌ها و دانش خود را به بهترین وجه نشان دهید

تصور کنید که شما، به تازگی در اولین دور از مصاحبه با یک سازمان پیش‌رو در صنعت، موفق بوده‌اید. پس از این مرحله از شما خواسته شده است تا در یک کانون ارزیابی حضور به هم رسانید، که قرار است مهارت‌های شما در زمینه‌های ارتباطات، حل مسئله و کار تیمی آزمایش شود.
شما تاکنون در یک مرکز ارزیابی حضور نداشته‌اید و این موضوع بسیار هراس‌انگیز به نظر می‌رسد. چگونه خود را برای این آزمون‌ها آماده می‌کنید؟ و برنامه‌های شما برای اینکه مطمئن شوید که دانش، تجربیات و مهارت‌های شما به بهترین وجه نشان داده ‌شود، چیست؟
تلاش ما در این مقاله بر این است که نگاهی به کانون‌های ارزیابی بیندازیم تا بفهمیم: این مراکز چه مراکزی هستند؛ شیوه کار آن‌ها چگونه است و چگونه شما می‌توانید خود را به بهترین وجه برای آن آماده کنید.

اهداف کانون‌های ارزیابی

کانون‌های ارزیابی در خلال جنگ جهانی دوم توسعه یافتند؛ زمانی که نیاز مبرمی برای داشتن افرادی قابل، که شایسته رهبری در برخی از پست‌های کلیدی و حساس باشند، به وجود آمد. پس از آن، شرکت‌ها این رویه را برای گزینش پرسنل مورد نیاز خود اتخاذ کردند. شهرت کانون‌های ارزیابی گسترش یافته است و در حال حاضر کشش جهانی به استفاده از این روش فراهم شده است.
واژه «کانون ارزیابی» ممکن است گمراه کننده باشد، چراکه اغلب، آن‌ها مرکزی فیزیکی نیستند. در عوض، کانون‌های ارزیابی، مجموعه‌ای متشکل از آزمون‌ها، فعالیت‌ها و تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده‌ای هستند که سازمان‌ها، از آن به عنوان ابزاری برای انتخاب فردِ مناسب برای پست مناسب استفاده می‌کنند. اغلب چندین ارزیاب، عملکرد شما را طی فرآیند ارزیابی می‌سنجند، که این امر ممکن است بین چند ساعت تا چندین روز به طول بینجامد. برخی از سازمان‌ها از از مصاحبه اولیه کانون‌های ارزیابی استفاده می‌کنند تا واکنش شرکت‌کننده یا کاندیدا را نسبت به شرایطی که ممکن است در محیط واقعی کاری داشته باشد، بسنجند. به عنوان مثال، اگر شما برای پست مدیریتی در یک مرکز پاسخ‌گویی به مشتری درخواست داده‌اید، احتمال دارد که از شما خواسته شود تا در یک بازی شبیه‌سازی‌شده، مشتری ناراضی‌ای را از طریق تماس تلفنی توجیه کنید. ممکن است توانایی شما برای ایفای نقش‌های چندگانه یا قابلیت شما برای مدیریت یک تیم مجازی ارزیابی شود و یا اینکه احتمال دارد از شما خواسته شود تا جزئیات برنامه‌های خود را برای افزایش رضایت‌مندی مشتریان تلفنی، اعلام و تشریح کنید.
به همین صورت، اگر شما برای پست مسئول فناوری اطلاعات(آی‌تی) درخواست داده باشید ممکن است با تعدادی از نقش‌های شبیه‌سازی‌شدۀ عیب‌یابی سیستم‌های کامپیوتری مواجه شوید. یا اینکه ممکن است سازمان مورد نظر، توانایی شما را در مدیریت متخصصین غیر آی‌تی و یا توانایی شما را برای حل مؤثر مشکلات و مسائل بیازماید.

چرا سازمان‌ها از کانون‌های ارزیابی استفاده می‌کنند؟

اولاً، این فرآیندِ آزمون به سازمان‌ها این اجازه را می‌دهد تا دریابند که شما به محیط مشابۀ محیطی که قرار است در آن کار کنید، چگونه واکنش نشان می‌دهید.
فعالیت‌ها و سناریوهایی که شما با آن مواجه می‌شوید، ‌باید دقیقاً برگرفته از محیط واقعی باشد. توانایی شما در کار کردن با این شرایط، به مصاحبه‌کنندگان، درک درستی از این موضوع را ارائه می‌دهد که آیا شما برای پذیرفتن این شغل مناسب هستید یا خیر.
هم‌چنین سنجش و ارزیابیِ گروهی از کاندیداهای احتمالی به صورت هم‌زمان در کانون‌های ارزیابی، بسیار مفید هستند
این فرآیند برای خود شما هم منافعی در پی دارد. اجرای این قبیل ارزیابی‌ها به شما کمک می‌کند تا درک خوبی از دانش و مهارت‌هایتان برای دست‌یابی به شغل مورد نظرتان، به دست آورید.
هم‌چنین کانون ارزیابی، خدمات دیگری مثل تجربۀ واقعی کار را برای شما فراهم می‌کند؛ که به شما این اجازه را می‌دهد که دریابید آیا از این شغل و یا فرهنگ سازمانی که قرار است در آن کار کنید، لذت می‌برید یا خیر؛ آن‌گاه می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا شما و سازمانتان با هم تناسب دارید یا خیر.

بیشتر بخوانید: کارمندی یا کار راه انداز؟

آماده‌سازی

خبر خوب این است که در بیشتر موارد، سازمانی که به دنبال استخدام نیرو می‌باشد، به شما از قبل خواهد گفت که این سازمان در جست‌وجوی چه مهارت‌ها و قابلیت‌هایی می‌باشد؛ این به این معنی است که شما می‌توانید از قبل آمادگی داشته باشید.

نقاط قوت‌ و ضعف‌ِ خود را پیدا کنید

در مورد اینکه سازمانِ مورد نظر به دنبال چه چیزی است، با دقت فکر کنید و علاوه بر آن، به این بیندیشید که چگونه می‌توانید به بهترین وجه، انتظارات مورد نظر آن‌ها را برآورده کنید. برای اینکه درک بهتری از نقاط قوت‌ و ضعف‌ِ خود داشته باشید، می‌توانید تحلیل شخصی قوت و ضعف (SWOT) بسازید و یا بر روی برنامه «بهترینِ من» کار بکنید و یا تمرین‌های «نقاط قوت ‌یابی» را انجام دهید. اگر فکر می‌کنید که در زمینه‌های بسیار مهمی ضعف دارید، تلاش کنید تا این مهارت‌ها را، قبل از روز ارزیابی تقویت کنید.

اهل کار تیمی باشید

تمرین‌های گروهی در کانون‌های ارزیابی یک امر معمول هستند، اما در بیشتر موارد، شما با بقیه کاندیداها در حال رقابت برای به دست آوردن پست نیستید. این ارزیابی‌ها، عملکرد شما را بر اساس استانداردهای از‌پیش‌تعیین‌شده برآورد می‌کنند؛ بنابراین بیش از حد رقابتی بودن، اغلب بهترین استراتژی نیست.
سعی کنید در هر تست یا فعالیتی، بهترین خود را نشان دهید و نشان دهید که یک هم‌تیمی فوق‌العاده هستید. در فعالیت‌های گروهی، تاییدکننده، همکاری‌کننده و یاری‌رسان باشید.

مهارت‌های مصاحبه خود را تقویت کنید

اکثر کانون‌های ارزیابی، مصاحبه‌هایی جدای از مصاحبه‌های پیشین دارند؛ بنابراین مهارت داشتن در زمینه مصاحبه، بسیار اهمیت دارد. در مورد سازمانی که می‌خواهید برای آن کار کنید تحقیق کنید و آمادگی کامل داشته باشید. هم‌چنین چند سوال خوب طرح کنید تا از مصاحبه‌کنندۀ خود، در مورد شرکت و نقش خود در شرکت بپرسید. در انتها این را باید گفت که توجه به سر‌و‌وضع خود، اهمیت بسیار زیادی دارد. بسیار مرتب و آراسته و سرحال باشید و تمام چیزهایی که ممکن است در روز آزمون به آن نیاز داشته باشید را همراه خود داشته باشید.

مهارت‌های ادراکی خود را تقویت کنید

در روز ارزیابی، شما با تمرین‌ها و دستورالعمل‌های زیادی در قالب‌های گوناگون مواجه خواهید بود. بسیار مهم است که شما ابتدا گوش کنید، سپس آن دستورالعمل‌ها را درست متوجه شوید و در نهایت، به دقت آن‌ها انجام دهید.
به عنوان بخشی از این فرآیند، بر روی مهارت‌های شنیداریِ خود کار کنید تا بتوانید دستورات و دستورالعمل‌های شفاهی را بهتر متوجه شوید، و ریسک از دست دادن اطلاعات حیاتی را کاهش دهید.

موفق شدن در فعالیت‌های ارزیابی

فعالیت‌هایی که ممکن است در ارزیابی با آن مواجه شوید، بسته به نوع سازمان و یا نقشی که شما برای آن درخواست داده‌اید، متفاوت باشد؛ با این حال چند فعالیت معمول وجود دارند که در کانون‌های ارزیابی به کار گرفته می‌شوند و شما می‌توانید از قبل، خود را برای آن‌ها آماده کنید.

ارزیابی کارتابل یا نامه‌های مدیریتی

در تمرین و ارزیابی کارتابل، شما در یک سناریوی زندگی واقعی شرکت می‌کنید. به شما مواد لازم و وظایفی که به طور معمول در نقشی که قرار است به عهده بگیرید، ارائه می‌گردد. و زمان داده می‌شود تا موادی که در اختیار شما قرار گرفته شده است مطالعه کنید و سپس از شما خواسته می‌شود که توضیح دهید یا نشان دهید که با هر مورد چگونه برخورد می‌کنید.
ارزیابی‌های کارتابل ابزارهای مفید هستند، اما در عین حال می‌توانند برای شرکت‌کنندگان بسیار هراس‌آور باشند؛ مخصوصاً از آن‌جایی که چارچوب زمانی بسیار محدودی برای تکمیل آن‌ها در اختیار شما قرار می‌دهند.
برای اینکه بتوانید از عهده این وظایف به خوبی برآیید، نیاز دارید که تصمیمات خوبی اتخاذ کنید؛ بنابراین بر روی مهارت‌های تصمیم‌گیری خود، کار کنید. هم‌چنین، به منظور اتخاذ تصمیمات درست، تصمیم‌گیری‌های واکنشی خود را افزایش دهید.
برای تقویت مهارت‌های حل مسئله، روی ابزار‌هایی از قبیل پنج چراها ( 5 WHYs ) و فنون حل مسئله خلاقانه، بیشتر کار کنید؛ بنابراین از طریق این روش‌ها، شما چندین منبع مفید در اختیار دارید که می‌توانید در خلال تمرین‌ها از آن‌ها استفاده کنید.

ایفای نقش

تمرین‌های ایفای نقش، به طور معمول در کانون‌های ارزیابی وجود دارند. این تمرین‌ها می‌توانند جلساتی رخ‌به‌رخ، با یک ارزیاب، مدیر و یا حتی بازیگر باشد و یا اینکه می‌تواند شامل فعالیت‌های ایفای نقش گروهی باشد.
تمرین‌های ایفای نقش اغلب به این منظور طراحی شده‌اند که کاندیداها را در شرایط پر از استرس قرار دهند؛ جایی که مستقلانه فکر کردن، بسیار حیاتی است. این به این معنی است که شما باید با آرامش خاطر و بااطمینان کار کنید، فعالانه گوش دهید، به‌آرامی عمل کنید و منظور خود را به صورت واضح بیان کنید.
هنگام اجرای ایفای نقش، این موضوع بسیار مهم است که شما، خود را در قالب آن نقشی که برای شما ترسیم کرده‌اند، قرار دهید. در اکثر موارد به شما زمان کافی داده می‌شود که خود را آماده کنید؛ بنابراین از این زمان استفاده نمایید تا برنامه‌ریزی کنید که چگونه قرار است با این سناریو کار کنید. تمرین با یک دوست یا همکار قبل از روز ارزیابی، می‌تواند بسیار مفید باشد. سعی کنید انواع سناریوهایی که ممکن است از شما خواسته شود تا در آن ایفای نقش کنید، پیش‌بینی کنید. این سناریو باید مختص به سازمان یا نقشی که شما قرار است برای آن به کار گرفته شوید، باشد. هر چه بیشتر آماده باشید، بیشتر در روز آزمون احساس راحتی می‌کنید.

بیشتر بخوانید: تفاوت کارآفرینان از کارمندان

آزمون‌های روان‌سنجی

این احتمال وجود دارد که شما در طول ارزیابی، در یک یا بیشتر از یک آزمون روان‌سنجی شرکت کنید. این آزمون‌ها به این منظور طراحی شده‌اند که به صورت عینی، مجموعه‌ای از دانش خاص یا مهارت‌های فنی، شخصیتی، منطقی، توانایی استدلال منطقی، حل مسئله و یا قضاوت را مورد ارزیابی قرار دهند. برای تمرین این موارد، می‌توانید از آزمون‌های روان‌سنجی که به صورت آنلاین در برخی وب‌سایت‌ها موجود است استفاده کنید. این آزمون‌ها، شما را با انواع سوالاتی که ممکن است از شما در طول ارزیابی پرسیده شود، آشنا می‌کند.

ارائه‌ها

بعضی از کانون‌های ارزیابی از شما می‌خواهند که یک ارائه فردی یا گروهی انجام بدهید. بنابراین از قبل مطمئن شوید که مهارت‌های صحبت در میان جمعِ شما در سطح مناسبی قرار دارد و شما می‌توانید یک ارائه خوبی داشته باشید و پیام خود را برسانید.
شما می‌توانید از آزمون‌هایی که در این وب‌سایت ارائه ‌شده، استفاده کنید تا بفهمید که مهارت‌های ارائه شما در چه سطحی هستند و هم‌چنین نقاط قوت و ضعف فردی خود را بدانید.
در مرحله بعد، مهارت‌های مناسب ارائه را، با مقالات متعدد و صحبت با یک شنونده تمرین کنید.
در پایان باید بگوییم که حتی ارائه‌کنندگان با سطح آمادگی بسیار بالا هم، قبل از صحبت در یک جمع احساس اضطراب دارند. شما می‌توانید اضطراب و استرس‌های زمانِ ارائه را با رعایت موارد زیر مدیریت کنید: اطمینان حاصل کنید از اینکه قبل از شروع به صحبت، به اندازه کافی آب نوشیده‌اید؛ تنفس عمیق را تمرین کنید؛ با تصمیم‌گیرندگان کلیدی، تماس چشمی برقرار کنید؛ و موفقیت‌های خود را به خاطر آورید.

آنچه که در این مقاله ارائه شد، در این قسمت به عنوان نکات کلیدی ذکر می‌گردد

کانون ارزیابی آن‌گونه که نامش تداعی می‌کند، همیشه یک مکان فیزیکی واقعی نیست. کانون ارزیابی شامل مجموعه‌ای از آزمون‌ها، سناریوهای شبیه‌سازی‌شده، و تمرین‌هایی است که استخدام‌کنندگان در کنار مصاحبه‌ها از آن استفاده می‌کنند. این آزمون‌ها تعیین می‌کنند کدام یک از کاندیداها با نقشی که برای آن درخواست داده‌اند، بهترین تناسب دارد و البته کدام یک از آن‌ها، بهترین تناسب را با سازمان دارند.
شما می‌توانید با تقویت مهارت‌های مصاحبه و قابلیت‌های ادراکی، خود را از قبل برای شرکت در کانون ارزیابی آماده کنید. هم‌چنین شما می‌توانید از پیش برای سناریوهای ایفای نقش و ارائه عمومی، خود را آماده نمایید.
به خاطر داشته باشید که شما ممکن است با دیگران در فرآیند ارزیابی خود رقابت نکنید، و این به این معناست که عملکرد شما بر اساس استانداردهای از‌پیش‌تعیین‌شده، اندازه‌گیری می‌شود. پس: