چگونه دفاتر و شعبات يک شرکت را به صورت يکپارچه در آوريم

مقدمه
 

اغلب وقتيکه وارد محل فيزيکي دفتري از يک شرکت تجاري مي شويد، احتمالاً به دفتر مرکزي شرکت پا نگذاشته ايد. در عوض، شما وارد يکي از شعبات آن شرکت شده ايد. به واسطه ي تحقق جهاني شدن و ادغام شرکت ها، اغلب فعاليت هاي تجاري، دفاتر بيش تري باز مي کنند و کارمندان در مکان هايي به غير از دفتر مرکزي شرکت ها به کار مشغول مي شوند. در واقع، بيش از 75 درصد کارمندان و کارگران، در يکي از شعبات شرکت ها کار مي کنند. و در صدر همه اين ها، در حدود 90 درصد از کارمندان جديدالاستخدام در يکي از اين شعبات به کار مشغول خواهند شد.
اگرچه معمولاً به شعبات يک شرکت، "راه دور" يا "دور از دسترس" گفته مي شود، آن ها نبايد احساس جدا افتادگي کنند. به جاي آن، هر شعبه بايد درست مثل اين که در مقر شرکت قرار دارد، فعاليت کند. ارتباط با کارمندان بايد به شکل بلاواسطه و دائم برقرار شود. مشتريان و عموم افراد بايد بتوانند اطلاعات لازم را به صورت دقيق و قابل اطمينان و بدون در نظر گرفتن اين که اطلاعات از کدام شعبه به دست مي آيد، کسب کنند. آرم تجاري و فرهنگ و هويت يک شرکت بايد در تمام شعبات آن يکسان و يکپارچه باشد. Paul Parkin از مؤسسان SALT Branding معتقد است که شعبات مختلف يک شرکت بر روي چگونگي همکاري کارمندان با هم و همچنين تجربه اي که براي مشتريان آن شرکت فراهم مي کنند، تأثيرگذار هستند. بنابراين، يک شرکت با چندين شعبه مجبور است از ارتباط اثربخش تمام شعبات با هم، اطمينان حاصل کند. علاوه بر کوشش براي برقراري ارتباط و ايجاد فرهنگ يکپارچه، شرکت هايي که فاقد تکنولوژي اطلاعات (IT) مناسب هستند با مشکلات و چالش هاي جديد مواجه خواهند شد. اگر شعبات متعدد يک شرکت از نرم افزار و سخت افزار مختلف استفاده کنند يا اگر اين ابزار را به طور نامنظم روزآمد کنند با مشکلاتي به شرح زير روبرو خواهند شد:
* هزينه هاي زيادي که به دلايل متعددي نظير مبالغ لازم براي تعمير و نگهداري يا از دست دادن بازدهي ايجاد مي شود.
* سيستم هاي کامپيوتري ناسازگار
* گزارش دهي کُند مشکلات تکنيکي
* مشکلات مرتبط با کارآيي شبکه
اگر يک شرکت به خوبي از تکنولوژي بهره برداري نکند، ممکن است در بازيابي مشکلات حاصل از خرابي هاي سيستم هاي کامپيوتري در شعبات خود نيز دچار دردسر شود. بسياري از شعبات، فاقد پرسنل فني هستند که اين امر مي تواند همه مشکلاتي را که در بالا اشاره کرديم، يک جا ايجاد کند.
خوشبختانه، ابزارهايي براي کمک به شرکت ها وجود دارد که صرف نظر از بزرگي شرکت و تعداد شعبات آن، با استفاده از اين ابزار مي توانند دفاتر و شعبات خود را به يکديگر و به دفتر مرکزي متصل کنند. براي اين که متوجه شويد يک شرکت چگونه مي تواند دفاتر و شعبات خود را به صورت يک مجموعه در کنار هم قرار دهد ادامه ي مقاله را مطالعه کنيد.

گام هاي لازم براي يکپارچه نمودن موفقيت آميز دفاتر راه دور
 

هر شرکت، نيازهاي تکنيکي و فني مربوط به خود را دارد. اين نيازها باعث مي شوند تفاوت عمده اي در چگونگي يکپارچه سازي دقيق دفاتر راه دور ايجاد شود. اما چند گام عمومي وجود دارد که هر شرکت مي تواند در طي اين فرآيند دنبال کند:
* ارزيابي نيازها
* طلب کمک از متخصصان تکنولوژي اطلاعات (IT)
* روزآمدسازي و توسعه تکنولوژي براساس توصيه هاي متخصصان
* اطمينان از ذخيره سازي ايمن و تمرکزي داده ها
هنگامي که در حال ارزيابي نيازهاي شرکت هستيد، در ابتدا به دنبال دريافت بازخورد از پرسنل خود در خصوص مشکلات ايجاد شده باشيد. اين کار به شناسايي اشکالات کمک مي کند. وقتي ايده اي کلي در مورد مکان هايي که به توسعه نياز دارند پيدا کرديد، از يک شرکت مشاور IT يا تيم IT شرکت خود تقاضاي کمک کنيد. اين متخصصان به شما کمک مي کنند نقاط قوت و ضعف شرکت تان را شناسايي کنيد و يک طرح يکپارچه سازي را توسعه دهيد.
با در نظر گرفتن تماي اين بازخوردها، شما مي توانيد کار ارتقاء و توسعه سيستم هاي خود را شروع کنيد و به شرکت خود اجازه دهيد به شکل بهتري عمل کند. ارتقاء و بهينه سازي شبکه تان بخش بزرگي از اين مرحله به شمار مي رود. شما همچنين ممکن است اضافه کردن تکنولوژي هاي جديدي مثل voice over internet protocol(VoIP) و desktop video conferencing (کنفرانس ويدئويي) را براي نزديک کردن هر چه بيش تر دفاتر و شعبات در نظر بگيريد.
تکنولوژي VoIP مي تواند امکان دريافت و تحويل تماس ها را در هر جايي از داخل شرکت فراهم کند. به عنوان مثال، فردي که در يکي از دفاتر در بخش پذيرش کار مي کند، مي تواند تماسي را دريافت کند و آن را به يک فرد ديگر و يا به يکي از کارمنداني که از يک دفتر خانگي تماس مي گيرد، منتقل کند. تماس گيرنده حتي نمي فهمد که تماس او از يک مکان به مکان ديگر منتقل شده است.
کنفرانس ويدئويي به عنوان روشي براي برقراري ارتباط مؤثر کارمندان در مناطق مختلف در حال توسعه و گسترش است. کارمندان در طي يک کنفرانس مي توانند همديگر را ببينند و صداي يکديگر را بشنوند که اين، روش بسيار مؤثرتري از ارسال نامه الکترونيکي يا چت است. کنفرانس ويدئويي همچنين حسي از نزديکي و يکرنگي در بين کارمنداني که اگرچه براي يک شرکت واحد کار مي کنند، ممکن است هرگز يکديگر را ملاقات نکنند، ايجاد مي کند. Steve Westmoreland مدير ارشد اجرايي Avistar، يک شرکت فراهم کننده سرويس کنفرانس ويدئويي مي گويد افراد از طريق ويدئو به يکديگر جذب مي شوند. آن ها از طريق تصاوير ويدئويي به هم نزديک مي شوند زيرا اين روش به تعامل هاي عادي انساني بسيار نزديک است.
آخرين گام در يکپارچه سازي يک دفتر راه دور، ايمن سازي تمام داده ها است که در ادامه اين مقاله به تشريح آن خواهيم پرداخت.

يکپارچه سازي داده ها در بين دفاتر
 

Joe Rejeski، مؤسس Avenue X Group يک شرکت مشاوره و پشتيباني IT مي گويد شايد بزرگ ترين اشتباهي که يک شرکت در زمان برنامه ريزي براي يکپارچه سازي يک شعبه مي تواند مرتکب شود، پراکنده کردن داده ها در بين دفاتر و شعبات است (به جاي متمرکز نمودن آن ها در يک مکان واحد که بتوانند به اشتراک گذاشته شده، ايمن و به شکل قابل اطميناناي از آن ها نسخه پشتيبان تهيه شود). در يک سناريوي بدتر، داده هاي پراکنده، امکان بازسازي شبکه بعد از يک آسيب فني عمده را براي شرکت دشوار مي کند. اما نداشتن يک سرور متمرکز، منجر به بروز مشکلات روزانه در داخل يک شرکت مي شود. به عنوان مثال، ممکن است کارمندان با استفاده از اسناد قديمي و نادرست با مشترياني که داراي ابزار روزآمد و جديد هستند، ارتباط برقرار کنند.
به جاي نگهداري داده هاي حساس بر روي کامپيوترهاي کارمندان يا بر روي سرورها در هر دفتر، يک راه حل يکپارچه تر؛ جمع آوري همه ي آن ها و ذخيره نمودن اين داده ها بر روي يک سرور يا مجموعه اي از سرورها در يک مکان مرکزي است. نيازي نيست که سرورها در همان ساختمان مرکزي شرکت مستقر باشند، ممکن است اين سرورها در مجموعه ي ديگري واقع شده باشند. موضوع مهم اين است که پرسنل IT فقط نياز به ايمن سازي، نگهداري و تهيه ي نسخه ي پشتيبان از داده ها در يک محل واحد دارند.
کارمنداني که در همان ساختماني که سرورها مستقر هستند، کار مي کنند قادرند با استفاده از يک شبکه ي محلي LAN يا استفاده از Wi-Fi به داده ها دسترسي پيدا کنند. در مکان هاي ديگر، کارمندان مي توانند از طريق ترمينال سرور که به آنها اجازه مي دهد از راه دور به سيستم وارد شوند به داده هاي خود دسترسي پيدا کنند. يک ابزار مهم ديگر، VPN يا شبکه خصوصي مجازي است که به کارمندان اجازه مي دهد از بيرون دفتر به داده ها دسترسي يابند و در عين حال بتوانند ارتباط بين کامپيوترهاي خود و سرور مرکزي را به شکلي ايمن حفظ نمايند.
اين ابزار، کاري بيش از ارائه ي انعطاف پذيري و دسترسي راه دور به داده هاي مهم انجام مي دهند. آن ها مي توانند از کپي شدن يا از بين رفتن اتفاقي داده ها جلوگيري به عمل آورند. اگر همه چيز بر روي سرور مرکزي ذخيره شود، پرسنل IT مي توانند نسخه هاي پشتيبان را به صورت منظم تهيه کنند تا در زمان بروز اشکال از آن ها استفاده شود. و از آنجائيکه همه بر روي يک سيستم واحد هستند همه چيز، از آموزش گرفته تا ارتقاي سيستم ها، بسيار ساده تر و مؤثرتر انجام مي گيرد.
منبع: ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 131.