چگونه يک کنفرانس وب را ميزباني کنيم؟
صرفنظر از اينکه در حال پرده برداري از يک محصول جديد، برگزاري يک جلسه با شرکت کنندگاني در مکان هاي متعدد و يا تأمين مطالب آموزشي براي کارکنان Off-site خود هستيد، ميزباني يک کنفرانس وب مي تواند بهترين راه حل ممکن باشد.
هنگاميکه شرکت ها در تمام نقاط کشور و حتي در سراسر جهان رشد و گسترش پيدا مي کنند، با نياز به تماس با کارکناني در مکان هاي متعدد، به منظور برگزاري جلسات تعاملي يا نشست هاي آموزش و همچنين برقراري ارتباط با دنياي خارج از شرکت(فروشندگان، مشتريان و سهامداران پراکنده) مواجه مي شوند.
يک کنفرانس وب مي تواند افراد را با همان شيوه ي کارآمد يک کنفرانس تلفني به يکديگر مرتبط نمايد. با اينحال، برگزاري يک کنفرانس وب عملاً دامنه گسترده اي از گزينه هاي ارتباطي را فراهم مي سازد که بسيار فراتر از صرفاً "مکالمه" خواهند بود. اين گزينه ها مي توانند شامل قابليت هاي چند رسانه اي (نظير اسلايدها و ويدئو)، ويژگي هاي تعاملي (نظير پاسخگوئي فوري به رأي گيري هاي آنلاين)، اشتراک گذاري صفحه نمايش و نشست هاي زنده پرسش و پاسخ باشند. آشنائي با نحوه ي برگزاري يک کنفرانس وب مي تواند به يک شرکت کمک نمايد تا عملکرد مؤثرتري داشته و در هزينه هاي خود صرفه جوئي کند.
يک کنفرانس وب، يک جلسه ملاقات مجازي است که در آن افرادي که در مکان هاي متفاوت حضور دارند بصورت بلادرنگ بر روي اينترنت و يا اينترانت يک شرکت به تبادل اطلاعات مي پردازند. اين ترکيب مي تواند شکل يک سالن همايش را پيدا کند که بصورت آنلاين ايجاد شده است.
اين روش در عين حال مي تواند براي برگزاري يک سمينار يا سخنراني تعاملي که بصورت آنلاين توزيع شده است و يک Webinar (يا Web Seminar) شناخته مي شود نيز مورد استفاده قرار گيرد. اين امکان وجود دارد که مواد ارائه شده در هر يک از دو روش مذکور را ضبط نموده و بعداً در قالب يک Webcast در اختيار مخاطبين گسترده تري قرار دهيم.
در حاليکه يک شرکت مي تواند تجهيزات و نرم افزارهاي لازم را خريداري کرده و پرسنل خود را براي برگزاري کنفرانس هاي وب در داخل شرکت آموزش دهد، اما استفاده از سرويس هاي يک شرکت ميزباني کنفرانس وب مي تواند گزينه ي ارزانتري باشد. اين شرکت ها همه چيز (از سرورهاي Off-site گرفته تا برنامه ريزي جلسات) را براي مشتريان خود تأمين کنند. ما در مقاله حاضر به بررسي اين موضوع خواهيم پرداخت که شما چطور مي توانيد يک کنفرانس وب را ميزباني کنيد: از فناوري هاي مورد نياز گرفته تا مراحل تشکيل يک کنفرانس عملي. ما در عين حال به راه حل هاي کنفرانس ميزباني شده نگاهي خواهيم داشت که مي توانند انجام کارها را آسانتر نمايند. بعلاوه، شما نکات زيادي را درباره ي استانداردهاي امنيتي، گزينه هاي موجود براي بازرگانان منفرد و بعضي از جديدترين فناوري هاي قابل دسترسي خواهيد آموخت. پيش از هر چيز اجازه بدهيد به بررسي اين موضوع بپردازيم که شما چرا بايد به فکر ميزباني يک کنفرانس وب باشيد.
کنفرانس وب هنوز يک فرآيند نسبتاً جوان به حساب مي آيد. تنها 30 درصد از شرکت هايي که در نظرسنجي مجموعه ي تحقيقاتي Wainhouse شرکت داشتند تا آن زمان از يکي از انواع ابتکارهاي Teleworking استفاده کرده بودند که کنفرانس وب متداول ترين روش در اين ميان به حساب مي آمد. با اينحال، شرکت هاي مختلف در سراسر جهان به سرعت پتانسيل کنفرانس وب را درک مي کنند.
براي مثال، Desire2Learn Inc. که يک توسعه دهنده سيستم هاي آموزشي مبتني بر وب در اونتاريو کانادا است، براي کاهش هزينه ي دوره هاي پيش از آزمون مديريت فروش در ميان دانشکده ها و آموزشگاه هاي ايالات متحده، به بهره گيري از کنفرانس وب روي آورده است. پرواز يک کارشناس فروش به West Coast مي تواند به دو روز وقت و 800 دلار هزينه نياز داشته باشد، در حاليکه ممکن است جلسه يک ساعته برگزار شده در طول اين سفر دو روزه بدون انجام هيچ فروشي به پايان برسد.
بجاي پرواز به مکان هاي دور، پرسنل فروش اکنون ابتدا يک کنفرانس وب را با مشتري بالقوه خود برگزار مي کنند. نماينده ي فروش مي تواند يک Presentation اسلايد PowerPoint را ارائه کرده، يک نمايش تعاملي از نرم افزار را براي مشتري فراهم نموده و دسترسي از راه دور به يک کامپيوتر را در اختيار او قرار دهد تا خود مشتري بتواند محصول را امتحان کند.
اجازه بدهيد به چند مثال ديگر اشاره کنيم که عملکرد مؤثر کنفرانس وب را به نمايش مي گذارند:
1- براي امنيت، همکاري و جنبه هاي بصري: Tenix که يک شرکت استراليائي فعال در حوزه ي فناوري و يک پيمانکار دفاعي به حساب مي آيد از کنفرانس وب براي برگزاري جلسات تيمي مابين دفتر مرکزي خود در ملبورن و مهندسين حاضر در محل پروژه ها استفاده مي کند. به اين ترتيب، تيم مي تواند براي بحث درباره ي مستندات حساس و در کمال امنيت جلسه برگزار نمايد. آنها در عين حال مي توانند طرح ها و نقشه هاي فني پيچيده را مشاهده کرده و مورد تجديد نظر قرار دهند.
2- براي دسترسي به سهامداران غايب: Richardson Electronics که يک توليد کننده ابزارهاي مايکروويو و فرکانس راديوئي به حساب مي آيد، جلسات ساليانه سهامداران خود را براي افرادي که نمي توانند بصورت حضوري در آن شرکت داشته باشند، با يک کنفرانس وب تعاملي ترکيب کرده است. شرکت کنندگان آنلاين براي ورود به جلسه بايد نام خود را به همراه کد کليد و شناسه يک جلسه ارائه نمايند.
3- براي دريافت ورودي از تمام يک منطقه بصورت همزمان: کميسيون برنامه ريزي جنوب غربي پنسيلوانيا، يک کنفرانس وب را براي جلسات منطقه اي شهري برگزار کرد تا در زمينه طرح هاي بلند مدت مرتبط با اين منطقه به بحث و دريافت نظرات از تمام بخش هاي آن بپردازد. شرکت کنندگان در اين کنفرانس وب به پيشنهادها گوش داده، نقشه ها و طرح ها را مشاهده کرده و نقطه نظرات خود را ارائه کردند، با اين تفاوت مهم که تمام فرآيندهاي مذکور بصورت آنلاين انجام شدند.
4- براي انجام آموزش: Vicon Publishing Inc يک ناشر مطبوعات تجاري براي آزمايشگاه هاي تحقيقاتي، بطور ماهيانه چند کنفرانس وب يک ساعته را براي پوشش هر موضوعي (از امنيت و سلامت آزمايشگاه گرفته تا طراحي تأسيسات نگهداري حيوانات) ترتيب مي دهد. شرکت کنندگان با يک خط تلفن کنفرانس تماس برقرار کرده و سپس بر روي يک سايت وب خصوصي Logon مي نمايند. پس از هر سخنراني که اسلايدهايي را نيز در بر مي گيرد، يک نشست پرسش و پاسخ تعاملي نيز برگزار مي شود.
يک کنفرانس وب در عين حال مي تواند براي ارائه ي اطلاعات مورد نياز مشتريان و سهامداران در طول پرده برداري از يک محصول جديد، فراخواني يک محصول معيوب و يا زمانيکه بايد اخباري در رابطه با شرکت تشريح و يا روشن سازي شوند، مفيد باشد.
برگزاري يک کنفرانس وب بخاطر مزاياي بالقوه خود الزاماً نبايد بسيار دشوار باشد. ما در ادامه به بررسي فناوري هاي مورد نياز براي انجام اينکار خواهيم پرداخت.
ضمائمي که برگزاري کنفرانس را تعاملي تر و کاربر پسندتر مي کنند، مي توانند فناوري کنفرانس وب ويدئوئي را پيچيده نمايند. براي مثال، ممکن است يک ميزبان کنفرانس وب ويدئويي بخواهد از نمايش اسلايد و يا ويدئوهاي جاري از قبل آماده شده، استفاده کند که در نتيجه به نرم افزارهايي نظير Microsoft PowerPoint و Adobe Flash براي ايجاد آنها نياز خواهد داشت. همچنين، ممکن است ميزبان براي اداره يک نشست پرسش و پاسخ زنده با شرکت کنندگان، به Chat متني و يا برنامه هاي پيام رساني فوري (IM) نياز داشته باشد.در بعضي از موارد، ميزبان ترجيح مي دهد اين توانايي را در اختيار شرکت کنندگان قرار دهد که بجاي يک نرم افزار اختصاصي از مرورگرهاي وب خودشان براي حضور در کنفرانس استفاده نمايند.
برنامه هاي کنفرانس وب، ابزارهاي ارتباطي اينترنتي و صفحات وب را براي ايجاد يک محيط ملاقات تعاملي ترکيب مي نمايند که در آن شرکت کنندگان مي توانند اسناد مورد نظر خود را بصورت آنلاين به اشتراک گذاشته و نقش فعالي را در يک فرآيند تصميم گيري بلادرنگ ايفا کنند. ابزارهايي که در يک برنامه کنفرانس وب جمع مي شوند، عبارتند از:
- زبان هاي HTML، XML و ASP
- جاوا اسکريپت
- انيميشن Flash
- پيام رساني فوري
- صدا و ويدئوي جاري (Streaming)
اين برنامه هاي نرم افزاري گاهي اوقات با نرم افزارهاي کاربردي ارتباطات دفتري موجود يک شرکت نظير پست الکترونيک، تقويم و پيام رساني ترکيب مي شوند. اين وضعيت به ميزبان کنفرانس وب امکان مي دهد تا اطلاعاتي نظير نام و آدرس هاي eMail شرکت کنندگان را به منظور ارسال دعوتنامه هاي مربوطه بطور خودکار از منابع موجود نظير يک فهرست تماس eMail بيرون بکشد.
بر حسب نوع برنامه، ارائه کنندگان کنفرانس وب در عين حال قادر به انجام موارد زير خواهند بود:
- نمايش و يا به اشتراک گذاشتن نرم افزارهاي کاربردي با شرکت کنندگان
- نمايش همزمان 10 شرکت کننده، که تصوير هر يک در ناحيه ي فرم بندي مخصوص به خود بر روي صفحه نمايش داده خواهد شد.
- ضبط کنفرانس وب بصورت يک Podcast براي مشاهده هاي بعدي بصورت آنلاين
- تعامل با شرکت کنندگان براي Chat، نشست هاي پرسش و پاسخ و يا پاسخگويي به سؤالات نظرسنجي
- استفاده تعاملي از يک وايت برد با ساير شرکت کنندگان براي ترسيم و به اشتراک گذاشتن ايده ها
- استفاده از کنترل هاي صوتي براي قطع/ وصل صداي شرکت کنندگان و کنترل سطوح ولوم صداي آنها
- ارسال دعوتنامه ها و يادآوري هاي مربوط به کنفرانس وب بصورت eMail، نگهداري سوابق ثبت نام يا حضور عملي و همچنين پيگيري نظرسنجي هاي پس از کنفرانس
- سنجش مشارکت مخاطبين با شاخص هاي وضعيت رواني
فروشندگان زيادي امروزه نرم ا فزارهاي Web Conferencing را ارائه مي کنند که در ميان آنها مي توان به Microsoft Live Meeting، Adobe Acrobat Connect، WebEx Event Center و بسياري موارد ديگر اشاره نمود. با اينحال فروشندگان محصولات کنفرانس وب بجاي آنکه صرفاً يک نرم افزار Web Conferencing را در اختيار شرکت ها قرار دهند تا خودشان از آن استفاده کنند، معمولاً نرم افزار خود را به همراه سرويس هاي ميزباني عرضه مي نمايند که يک هزينه ي ماهيانه از پيش تعيين شده را در بر مي گيرد.
شرکت هايي که بعنوان ميزبان هاي کنفرانس وب سرويس دهي مي کنند، در زمينه ي نرم افزارها و سرويس ها مربوطه تخصص پيدا کرده اند تا چنين رويدادهايي را بصورت رواني برگزار نمايند. گذشته از دانش، تجربه و فناوري، ميزبانان کنفرانس وب در عين حال مي توانند بخشي از وظايف را بر عهده گرفته و کارهاي شما را آسانتر کنند.
در ابتدايي ترين سطح، ميزبانان وب مي توانند فضاي مورد نياز شما را فراهم کنند. شما نمي توانيد يک کنفرانس وب را بدون فضاي سرور و پهناي باند منطبق با آن برگزار نمائيد. بجاي برگزاري يک کنفرانس وب بر روي سرور شرکت خودتان، يک ميزبان کنفرانس وب به شما و شرکت کنندگان مربوطه اجازه مي دهد تا با استفاده از يک لينک و کد دسترسي بر روي سرورهاي آنها Login کنيد.
بسياري از ميزبانان کنفرانس وب در عين حال زمان و تخصص مورد نياز براي نصب و نگهداري نرم افزار کنفرانس وب در داخل شرکت را حذف مي کنند. شما و شرکت کنندگان کنفرانس مي توانيد از ويژگي هايي نظير Chat، اشتراک گذاري فايل، وايت برد، رأي گيري هاي ساده (و به اشتراک گذاشتن نتايج آنها) و يا مشاهده ي ويدئوي جاري، بدون هرگونه نرم افزار خاصي بهره گيري نمائيد. با اينحال، ممکن است نياز داشته باشيد نرم افزاري را براي دسترسي به ويژگي هاي تعاملي نظير رأي گيري هاي پيچيده و يا کنترل دسک تاپ يک شرکت کننده از راه دور، بارگذاري کنيد.
شرکت هاي ميزباني کننده کنفرانس وب در عين حال پرسنل پشتيباني آموزش ديده اي نظير مديران رويداد براي اداره جزئيات ثبت نام و برگزاري و همچنين تيم پشتيباني فني زنده به منظور پاسخگوئي سؤالات پيش از کنفرانس يا برطرف نمودن هرگونه مشکل فني در طول برگزاري کنفرانس را تأمين مي کنند.
شرکت هاي ميزباني کننده کنفرانس وب، روش هاي قيمت گذاري مختلف و متفاوتي را براي بسته هاي سرويس و نرم افزار خود ارائه مي نمايند. متداولترين روش هاي امروزي عبارتند از:
- اشتراک ثابت ماهيانه: يک هزينه ماهيانه، سرويس هايي را براي هر تعدادي از کنفرانس هاي وب که شما در طول اين زمان به آنها نياز داشته باشيد، پوشش مي دهد.
- مجوز Pay per Use: هزينه اي که يکبار (يا بطور ساليانه) پرداخت مي شود، به همراه يک هزينه بر حسب دقيقه براي هر کنفرانس
- مجوز Shared Seat: يک هزينه ي کلي که يک بار پرداخت مي شود، بعلاوه، هزينه اي براي هر شرکت کننده (Seat)
- مجوز Named User: يک هزينه ي ساليانه، به همراه هزينه اي براي هر يک از سخنرانان کنفرانس در سال
شرکت هاي بزرگتر مي توانند مجوزهاي متعددي را براساس نرخ جداگانه هر مجوز خريداري نمايند.
اگر در نظر داريد از يک شرکت ميزباني کنفرانس وب استفاده کنيد، گزينه هاي فراواني را در اختيار خواهيد داشت. گذشته از قيمت و نوع مجوز، بعضي از عوامل ديگري که مي توانيد در هنگام تصميم گيري به آنها فکر کنيد عبارتند از:
- ملزومات سيستم: اکثر نرم افزارهاي کنفرانس براي سيستم عامل ويندوز طراحي شده اند.
- عملکردهاي خاصي که در نرم افزار به آنها نياز داريد: آيا مي خواهيد از وايت برد، Chat، نظرسنجي هاي تعاملي و يا ضبط جلسات استفاده کنيد؟
-سرويس هاي خاصي که به آنها نياز داريد: نظير يک مدير رويداد که در برگزاري کنفرانس به شما کمک کند
- سهولت استفاده: چه در مورد نصب هرگونه نرم افزار مورد نياز و چه در مورد توابعي که در طول يک کنفرانس وب از آنها استفاده خواهيد نمود.
- امنيت: در حوزه هاي دسترس پذيري جلسات، امنيت تضمين شده و رمزگذاري سطح سيستم فروشنده
- عمق محصول و تخصص فروشنده در زمينه برگزاري کنفرانس هاي وب
- خدمات مشتريان، براساس تجربه ساير شرکت ها
هيچ کنفرانسي بدون طرحريزي مناسب، موفق نخواهد بود. در واقع شما احتمالاً متوجه خواهيد شد که براي طرحريزي يک کنفرانس بيشتر از برگزاري خود کنفرانس وقت صرف مي کنيد.ما در ادامه به نکات مفيدي درباره ي طرحريزي يک کنفرانس وب موفق اشاره خواهيم کرد.
احتمالاً اولين قدم اين است که شما براي برنامه ريزي يک کنفرانس وب نمي توانيد تا آخرين دقيقه صبر کنيد. شما بايد کار خود را با فاصله ي مناسبي قبل از زمان مورد نظر براي برگزاري کنفرانس آغاز نمائيد. براي مثال، اگر قبلاً کنفرانس هاي وب را بطور داخلي در شرکت خود و يا با استفاده از يک شرکت ميزباني کنفرانس وب برگزار نکرده ايد، بايد يک شرکت ميزباني کنفرانس وب را براي اين منظور انتخاب نمائيد.
در حاليکه هر کنفرانس وب با ديگري متفاوت است، ما در اينجا به مراحلي اشاره خواهيم کرد که مي توانند در مرحله طرحريزي به شما کمک کنند:
1- آنچه که تصميم داريد انجام دهيد را تعريف نموده و خودتان را به آنچه که مي تواند در زمان تعيين شده براي کنفرانس وب تحت پوشش قرار گيرد، محدود کنيد.
2- اگر مي خواهيد از سرويس هاي يک شرکت ميزباني وب استفاده کنيد، به منظور تعيين يک تاريخ و زمان براي کنفرانس وب، بررسي جزئيات مقدماتي (نظير ملزومات سيستم براي کامپيوترهايي که از آنها استفاده خواهيد کرد) و همچنين دريافت لينک ها و کدهاي دسترسي که بايستي براي شرکت کنندگان ارسال شوند، با شرکت مورد نظر تماس بگيريد. بهتر است نيم ساعت زمان اضافي را در برنامه زمانبندي خود پيش بيني کنيد، چون ممکن است کنفرانس کمي بيشتر طول بکشد.
3- تصميم بگيريد که چه کساني بايد در کنفرانس مربوطه شرکت داشته باشند، سپس آنها را با استفاده از نرم افزار کنفرانس دعوت نمائيد. لينک و کد دسترسي که اين افراد براي شرکت در کنفرانس به آنها نياز خواهند داشت را در دعوتنامه ها درج کنيد.
4- يک دستور جلسه يک صفحه اي زمانبندي شده را تهيه نمائيد. براساس اين دستور جلسه، مضمون جلسه نظير صفحات گسترده، Presentation ها و اسناد را آماده کنيد. شخصي را مسئول آماده سازي مواد مورد استفاده توسط نرم افزار کنفرانس نمائيد. حتماً اين مواد را قبل از برگزاري کنفرانس آزمايش کنيد.
5- توجه داشته باشيد که صرفاً تماشاي شخصي که در حال صحبت مي باشد نمي تواند توجه شرکت کنندگان را براي مدت طولاني حفظ کند. هميشه کنفرانس خود را زنده نگهداريد. از فناوري قابل دسترسي براي تغيير فعاليت ها با ويدئو يا اسلايدها، نظرسنجي تعاملي، اشتراک گذاري نرم افزار کاربردي و يا وايت برد بهره بگيريد.
6- حداقل يک اسلايد را ايجاد نمائيد تا در هنگام Logon شرکت کنندگان نمايش داده شود، به اين ترتيب آنها مي دانند که در کنفرانس وب صحيح حضور دارند. اين اسلايد مي تواند شامل دستور جلسه و يا مراجع ذکر شده در طول کنفرانس باشد.
7- انتظارات شرکت کنندگان را تعيين نمائيد، به آنها اجازه بدهيد که بدانند چطور بايد براي شرکت در کنفرانس آماده شوند و تمام مواد مورد نياز را از قبل براي آنها ارسال کنيد. يک يادآوري از لينک و کد دسترسي را در اين مجموعه درج نمائيد.
8- يک نظرسنجي آنلاين را آماده کنيد که شرکت کنندگان بتوانند پس از برگزاري کنفرانس آن را تکميل نموده و شما را از نقطه نظرات خود آگاه کنند.
9- به اندازه ي کافي تمرين کنيد تا کاملاً با نحوه ي استفاده از ابزارهاي ناظم (Moderator)آشنائي داشته باشيد. به اين ترتيب مي توانيد به پرسش ها پاسخ داده و يا به شرکت کنندگان اجازه دهيد که مواد خود را به بقيه ي گروه نشان دهند.
10- در صورت امکان، يک جلسه ي تمريني از کنفرانس وب (و يا حداقل هر يک از Presentationها) را که يک هفته زودتر برگزار کرده و تغييرات مورد نياز را اعمال نمائيد.
11- شخص ديگري را انتخاب کنيد تا در طول برگزاري يک کنفرانس مسئوليت پشتيباني فني On-site را در شرکت شما بر عهده بگيرد. به اين ترتيب شما مي توانيد بر روي ميزباني کنفرانس وب تمرکز نمائيد.
12- حداقل نيم ساعت زودتر در موقعيت خود قرار بگيريد تا بتوانيد نرم افزار کنفرانس را پيش از آغاز جلسه راه اندازي نمائيد. مطمئن شويد که اتصالات و محتواي مورد نياز بطور صحيح کار مي کنند.
13- کنفرانس را براي افرادي که نمي توانند در آن حضور داشته باشند، ضبط کنيد.
14- پس از کنفرانس، يک Email تشکر را براي شرکت کنندگان ارسال نموده و از آنها بخواهيد که نظرسنجي شما را تکميل کنند. از نتايج نظرسنجي براي بهبود کنفرانس هاي وب آتي خود بهره گيري نمائيد.
امنيت يکي از ملاحظات حياتي در طرحريزي يک کنفرانس وب به حساب مي آيد. شما مي خواهيد مطمئن شويد که تنها افراد دعوت شده مي توانند در کنفرانس شرکت داشته باشند. بعلاوه، شما مطمئناً مي خواهيد بدانيد که امنيت سيستم کاملاً مستحکم مي باشد. ما در ادامه به بررسي مسائل امنيتي مرتبط با کنفرانس هاي وب مي پردازيم.
حريم خصوصي کنفرانس وب، از سوابق کارکنان و همچنين اطلاعات خصوصي و مشارکت اشخاص درگير در يک کنفرانس محافظت مي نمايد. امنيت کنفرانس وب، از اطلاعاتي که يک شرکت يا مؤسسه ي دولتي نمي خواهد به اشتراک گذاشته شوند (زيرا مي تواند بر طرح هاي آتي، درآمدها و يا حتي امنيت ملي تأثير بگذارد) محافظت مي کند. استانداردهاي کنفرانس وب بايد به هر دو نياز محافظتي فوق کمک نمايند.
درست همانند هر فعاليت ديگري که از اينترنت استفاده مي کند، کنفرانس وب نيز با اين ريسک همراه خواهد بود که هکرها و يا شرکت هاي رقيب به استراق سمع آن پرداخته و اطلاعات مختلفي را جمع آوري کنند. در طول يک کنفرانس وب، داده ها بطور موقت بر روي يک سرور اينترنتي اشتراکي ذخيره سازي مي شوند که به خود شرکت برگزار کننده کنفرانس و يا شرکت تأمين کننده سرويس هاي ميزباني کنفرانس وب تعلق دارد. اين دقيقاً همان زماني است که داده ها بيشترين آسيب پذيري را در برابر سرقت پيدا مي کنند.
بعنوان محافظت، اکثر شرکت هاي ميزباني کنفرانس وب يک روش سه بخشي را براي تأمين امنيت داده ها در طول يک کنفرانس وب اتخاذ مي کنند:
1- رمزگذاري با فناوري SSL(Secure Socket Layer) به منظور اينکه داده ها براي هر فردي غير از گيرندگان مورد نظر، غيرقابل خواندن باشند.
2- جريان داده غيرمتوالي. داده هاي رمزگذاري شده بجاي آنکه بر روي يک کامپيوتر ذخيره سازي شوند دائماً مابين کامپيوتر ميزبان و کامپيوترهاي شرکت کنندگان سوئيچ مي کنند.
3- کنترل نفوذ که شبکه را براي يافتن کاربران غيرمجاز اسکن نموده و يک درگاه انتقال را براي رد دسترسي آنها مي بندد.
در حاليکه هر شرکت ميزباني کننده کنفرانس وب داراي معماري امنيتي مخصوص به خود مي باشد، همه ي آنها با استانداردهاي غيررسمي صنعتي انطباق دارند. استانداردهاي اينترنت (مانند استانداردهاي مربوط به امنيت کنفرانس وب) غالباً مبتني بر مشخصات توسعه يافته توسط IETF(Internet Engineering Task Force) هستند. سپس توليدکنندگان، شرکت هاي ميزباني وب و سايرين بطور ارادي با اين استانداردها مطابقت يافته و از آنها پيروي مي کنند.
با شناخت نيازهاي موجود، IETF گروه کاري XCON(Centralized Conference Working Group) را در سال 2003 تشکيل داد تا استانداردهايي را براي کنفرانس وب توصيه نمايد. XCON در حال توسعه ي يک مجموعه ي استانداردسازي شده از پروتکل ها براي کنفرانس هاي چند رسانه اي است که نياز به امنيت قوي و ملزومات Authorization در آنها بسيار چشمگير مي باشد. در حاليکه XCON هنوز بر روي بخشي از اين مجموعه کار مي کند، شرکت ها در معماري امنيتي خود از برخي توصيه هاي تکميل شده آن استفاده مي نمايند. به همين دليل، ممکن است در توضيحاتي که شرکت هاي ميزبان درباره ي سيستم هاي امنيتي خود ارائه مي کنند با عنوان XCON مواجه شويد.
بعنوان ميزبان يک کنفرانس وب، شما مي توانيد اقداماتي را انجام دهيد تا مطمئن شويد که کنفرانس در امنيت کافي قرار دارد. بعضي از اين اقدامات عبارتند از:
1- اگر از سرويس هاي ميزباني شده استفاده مي کنيد، بررسي نمائيد که شرکت ميزبان چگونه امنيت کنفرانس را تضمين مي کند و مطمئن شويد که با نيازهاي شما انطباق دارد. شرکت ها معمولاً اطلاعات مشروحي را بر روي سايت هاي وب خود ارائه مي نمايند و مي توانند به پرسش هاي شما پاسخ دهند. به دنبال انطباق با استانداردهاي IETF يا XCON و گواهينامه هايي از يک طرف ثالث باشيد.
2- دعوتنامه ها را از طريق eMail امن و تنها براي فهرستي که با دقت انتخاب شده اند، ارسال کنيد. اگر کنفرانس با اطلاعات حساسي سر و کار دارد، ممکن است نخواهيد آن را در خارج از يک گروه معين تبليغ نمائيد.
3- وارد شوندگان را در طول کنفرانس غربال کنيد. شرکت کنندگان دعوت نشده را يافته و به دسترسي آنها خاتمه دهيد. نرم افزارهاي کنفرانس وب غالباً از چنين قابليت هايي برخوردار مي باشند.
4- تصميم بگيريد که چه اطلاعاتي (و در چه نقطه اي در طول برگزاري کنفرانس) بايد براي هر يک از شرکت کنندگان قابل دسترسي باشند. ممکن است نيازي نباشد که همه شرکت کنندگان به اطلاعات حساس دسترسي پيدا کنند. در بعضي از موارد شما نياز داريد چنين اطلاعاتي را تنها براي مدت کوتاهي "بر روي ميز" قرار دهيد.
در نهايت، هرگز فکر کردن درباره ي جنبه هاي امنيتي را با پايان کنفرانس متوقف نکنيد. براي مثال، مطمئن شويد که شرکت ميزبان بلافاصله پس از برگزاري کنفرانس داده هاي محرمانه ها را از سرورهاي خود حذف مي نمايد. دسترسي به کنفرانس ضبط شده را محدود نموده و اگر يک Podcast را از کنفرانس ارائه مي کنيد، آن را به دقت براي حذف اطلاعات حساس ويرايش نمائيد.
پاسخ مي تواند "بله" باشد. در حاليکه ممکن است بازرگانان منفرد و بنگاه هاي تجاري کوچک قادر به پرداخت هزينه هاي بعضي از بسته هاي گرانقيمت شرکت هاي ميزابن وب نباشند، اما سرويس ها و نرم افزارهاي کنفرانس وب مناسب بنگاه هاي تجاري کوچک نيز قابل دسترسي هستند.
شما براي ميزباني يک کنفرانس وب که تنها چند شرکت کننده ي معدود در آن حضور دارند، به ملزومات زيادي نياز نخواهيد داشت. اگر يک کامپيوتر با يک لينک اينترنت، يک وبکم، يک تلفن يا VoIP براي صداي بلادرنگ و نرم افزاري براي هماهنگي جلسه در اختيار داريد، آماده برگزاري کنفرانس هستيد.
اجازه بدهيد از نزديک به چند راه حل ميزباني وب که براي اشخاص و يا بنگاه هاي تجاري کوچک بازاريابي مي شوند، نگاهي بيندازيم.
Adobe Acrobat Connect مي تواند يک اتاق جلسه ي شخصي آنلاين را با هزينه اي کمتر از 40 دلار در ماه و يا 400 دلار در سال براي شما فراهم کند. اين سرويس، تعداد نامحدودي از جلسات آنلاين در هر زمان دلخواه با حداکثر 15 شرکت کننده را در بر مي گيرد. ويژگي هايي که در اختيار شما قرار خواهند گرفت عبارتند از اشتراک گذاري صفحه نمايش، وايت برد، Chat، صدا، ويدئو و همچنين سطوح متعددي از امنيت. برخلاف بعضي از سرويس ها، اين مورد با Mac OS X نيز کار مي کند.
GotoMeeting.com از شرکت Citrix Systems به شما امکان مي دهد تا تعداد نامحدودي از جلسات آنلاين با حداکثر 15 شرکت کننده را در ازاي 50 دلار در ماه و يا 460 دلار در سال سازماندهي و ميزباني نمائيد. اين هزينه، راه اندازي جلسه از eMai و برنامه هاي پيام رساني فوري، اشتراک گذاري صفحه نمايش، ابزارهاي ترسيمي بر روي صفحه نمايش، Chat، گزارش حاضرين، اشتراک گذاري نرم افزار کاربردي و ضبط و پخش دسک تاپ جلسه را به همراه معماري ارتباط امن پيشرفته در بر مي گيرد.
IBM يک راه حل کم هزينه را با Lotus Sametime Unyte Plus ارائه مي کند. اين راه حل شامل اشتراک گذاري صفحه نمايش، نشانگر و حاشيه نويسي، زمانبندي نشست با يک کليک، کمک از راه دور و رمزگذاري SSL(Secure Socket Layer) مي باشد. دامنه ي قيمت گذاري بر حسب تعداد شرکت کنندگان از 30 دلار در سال براي ميزبان و يک بيننده تا 100 دلار در سال براي ميزبان به همراه 4 بيننده و نهايتاً 450 دلار در سال براي ميزبان و حداکثر 24 بيننده متغير است.
VoIP (يا Voice over Internet protocol) يک فناوري کنفرانس وب در حال توسعه به حساب مي آيد. VoIP سيگنال هاي صداي آنالوگ را به داده هاي ديجيتالي تبديل مي کند که مي توانند بر روي اينترنت جابجا شوند. کنفرانس هاي وب در ابتدا براي برقراري ارتباط شرکت کنندگان و ميزبان بصورتي که بتوانند با يکديگر بطور بلادرنگ تعامل داشته باشند، به خطوط تلفن تکيه داشتند. با اينحال، اکنون بعضي از شرکت ها از VoIP استفاده مي کنند که به اين ترتيب ارتباط صوتي مذکور به سادگي مابين کامپيوترها و بدون دخالت تلفن برقرار مي شود.
غير از نرم افزار VoIP، تمام چيزي که براي انتقال صدا مابين کامپيوترها به آن نياز خواهيد داشت يک ميکروفن، بلندگوها، يک کارت صدا و يک اتصال اينترنت سريع است.
کنفرانس HD يک فناوري جديد کنفرانس وب است که شايد براي همه مناسب نباشد. HD به "High Definition" اشاره دارد (درست همانند HDTV). HD تصويري با وضوح بالاتر را تأمين مي کند زيرا تعداد خطوط اسکن Progressive صفحه نمايش در آن افزايش يافته است. بطور معمول، HD به 720 خط اکسن Progssive ( و يا بيشتر از آن) در ارتفاع صفحه نمايش با سرعت نوسازي 60 بار در ثانيه اشاره دارد.
در حوزه ي کنفرانس وب، HD تصاوير واضح تري و آشکارتري را براي کنفرانس تأمين مي کند. اما در حال حاضر اين فناوري محدوديت هاي خاص خود را دارد. بعنوان مثال، شما به يک وبکم با قابليت هاي HD نياز خواهيد داشت که فعلاً به چند نمونه خاص نظير Logitech Quickcam محدود مي شوند. بعلاوه، HD به پهناي باند بسيار بيشتري نسبت به کنفرانس ويدئوئي استاندارد نياز دارد که استفاده از آن را بر روي اينترنت محدود مي سازد.
اما شرکت هاي ميزباني کنفرانس وب در حال کاوش فناوري هاي جديد هستند. براي مثال، نرم افزار کنفرانس ويدئوئي و وب e/pop از شرکت WireRed Software مي تواند از يک وبکم HD بهره گيري نمايد. با پيشرفت فناوري، احتمالاً HD جايگاه بيشتري را در کنفرانس وب بدست خواهد آورد.
منبع: ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 130
هنگاميکه شرکت ها در تمام نقاط کشور و حتي در سراسر جهان رشد و گسترش پيدا مي کنند، با نياز به تماس با کارکناني در مکان هاي متعدد، به منظور برگزاري جلسات تعاملي يا نشست هاي آموزش و همچنين برقراري ارتباط با دنياي خارج از شرکت(فروشندگان، مشتريان و سهامداران پراکنده) مواجه مي شوند.
يک کنفرانس وب مي تواند افراد را با همان شيوه ي کارآمد يک کنفرانس تلفني به يکديگر مرتبط نمايد. با اينحال، برگزاري يک کنفرانس وب عملاً دامنه گسترده اي از گزينه هاي ارتباطي را فراهم مي سازد که بسيار فراتر از صرفاً "مکالمه" خواهند بود. اين گزينه ها مي توانند شامل قابليت هاي چند رسانه اي (نظير اسلايدها و ويدئو)، ويژگي هاي تعاملي (نظير پاسخگوئي فوري به رأي گيري هاي آنلاين)، اشتراک گذاري صفحه نمايش و نشست هاي زنده پرسش و پاسخ باشند. آشنائي با نحوه ي برگزاري يک کنفرانس وب مي تواند به يک شرکت کمک نمايد تا عملکرد مؤثرتري داشته و در هزينه هاي خود صرفه جوئي کند.
يک کنفرانس وب، يک جلسه ملاقات مجازي است که در آن افرادي که در مکان هاي متفاوت حضور دارند بصورت بلادرنگ بر روي اينترنت و يا اينترانت يک شرکت به تبادل اطلاعات مي پردازند. اين ترکيب مي تواند شکل يک سالن همايش را پيدا کند که بصورت آنلاين ايجاد شده است.
اين روش در عين حال مي تواند براي برگزاري يک سمينار يا سخنراني تعاملي که بصورت آنلاين توزيع شده است و يک Webinar (يا Web Seminar) شناخته مي شود نيز مورد استفاده قرار گيرد. اين امکان وجود دارد که مواد ارائه شده در هر يک از دو روش مذکور را ضبط نموده و بعداً در قالب يک Webcast در اختيار مخاطبين گسترده تري قرار دهيم.
در حاليکه يک شرکت مي تواند تجهيزات و نرم افزارهاي لازم را خريداري کرده و پرسنل خود را براي برگزاري کنفرانس هاي وب در داخل شرکت آموزش دهد، اما استفاده از سرويس هاي يک شرکت ميزباني کنفرانس وب مي تواند گزينه ي ارزانتري باشد. اين شرکت ها همه چيز (از سرورهاي Off-site گرفته تا برنامه ريزي جلسات) را براي مشتريان خود تأمين کنند. ما در مقاله حاضر به بررسي اين موضوع خواهيم پرداخت که شما چطور مي توانيد يک کنفرانس وب را ميزباني کنيد: از فناوري هاي مورد نياز گرفته تا مراحل تشکيل يک کنفرانس عملي. ما در عين حال به راه حل هاي کنفرانس ميزباني شده نگاهي خواهيم داشت که مي توانند انجام کارها را آسانتر نمايند. بعلاوه، شما نکات زيادي را درباره ي استانداردهاي امنيتي، گزينه هاي موجود براي بازرگانان منفرد و بعضي از جديدترين فناوري هاي قابل دسترسي خواهيد آموخت. پيش از هر چيز اجازه بدهيد به بررسي اين موضوع بپردازيم که شما چرا بايد به فکر ميزباني يک کنفرانس وب باشيد.
چرا يک کنفرانس وب را ميزباني کنيم؟
کنفرانس وب هنوز يک فرآيند نسبتاً جوان به حساب مي آيد. تنها 30 درصد از شرکت هايي که در نظرسنجي مجموعه ي تحقيقاتي Wainhouse شرکت داشتند تا آن زمان از يکي از انواع ابتکارهاي Teleworking استفاده کرده بودند که کنفرانس وب متداول ترين روش در اين ميان به حساب مي آمد. با اينحال، شرکت هاي مختلف در سراسر جهان به سرعت پتانسيل کنفرانس وب را درک مي کنند.
براي مثال، Desire2Learn Inc. که يک توسعه دهنده سيستم هاي آموزشي مبتني بر وب در اونتاريو کانادا است، براي کاهش هزينه ي دوره هاي پيش از آزمون مديريت فروش در ميان دانشکده ها و آموزشگاه هاي ايالات متحده، به بهره گيري از کنفرانس وب روي آورده است. پرواز يک کارشناس فروش به West Coast مي تواند به دو روز وقت و 800 دلار هزينه نياز داشته باشد، در حاليکه ممکن است جلسه يک ساعته برگزار شده در طول اين سفر دو روزه بدون انجام هيچ فروشي به پايان برسد.
بجاي پرواز به مکان هاي دور، پرسنل فروش اکنون ابتدا يک کنفرانس وب را با مشتري بالقوه خود برگزار مي کنند. نماينده ي فروش مي تواند يک Presentation اسلايد PowerPoint را ارائه کرده، يک نمايش تعاملي از نرم افزار را براي مشتري فراهم نموده و دسترسي از راه دور به يک کامپيوتر را در اختيار او قرار دهد تا خود مشتري بتواند محصول را امتحان کند.
اجازه بدهيد به چند مثال ديگر اشاره کنيم که عملکرد مؤثر کنفرانس وب را به نمايش مي گذارند:
1- براي امنيت، همکاري و جنبه هاي بصري: Tenix که يک شرکت استراليائي فعال در حوزه ي فناوري و يک پيمانکار دفاعي به حساب مي آيد از کنفرانس وب براي برگزاري جلسات تيمي مابين دفتر مرکزي خود در ملبورن و مهندسين حاضر در محل پروژه ها استفاده مي کند. به اين ترتيب، تيم مي تواند براي بحث درباره ي مستندات حساس و در کمال امنيت جلسه برگزار نمايد. آنها در عين حال مي توانند طرح ها و نقشه هاي فني پيچيده را مشاهده کرده و مورد تجديد نظر قرار دهند.
2- براي دسترسي به سهامداران غايب: Richardson Electronics که يک توليد کننده ابزارهاي مايکروويو و فرکانس راديوئي به حساب مي آيد، جلسات ساليانه سهامداران خود را براي افرادي که نمي توانند بصورت حضوري در آن شرکت داشته باشند، با يک کنفرانس وب تعاملي ترکيب کرده است. شرکت کنندگان آنلاين براي ورود به جلسه بايد نام خود را به همراه کد کليد و شناسه يک جلسه ارائه نمايند.
3- براي دريافت ورودي از تمام يک منطقه بصورت همزمان: کميسيون برنامه ريزي جنوب غربي پنسيلوانيا، يک کنفرانس وب را براي جلسات منطقه اي شهري برگزار کرد تا در زمينه طرح هاي بلند مدت مرتبط با اين منطقه به بحث و دريافت نظرات از تمام بخش هاي آن بپردازد. شرکت کنندگان در اين کنفرانس وب به پيشنهادها گوش داده، نقشه ها و طرح ها را مشاهده کرده و نقطه نظرات خود را ارائه کردند، با اين تفاوت مهم که تمام فرآيندهاي مذکور بصورت آنلاين انجام شدند.
4- براي انجام آموزش: Vicon Publishing Inc يک ناشر مطبوعات تجاري براي آزمايشگاه هاي تحقيقاتي، بطور ماهيانه چند کنفرانس وب يک ساعته را براي پوشش هر موضوعي (از امنيت و سلامت آزمايشگاه گرفته تا طراحي تأسيسات نگهداري حيوانات) ترتيب مي دهد. شرکت کنندگان با يک خط تلفن کنفرانس تماس برقرار کرده و سپس بر روي يک سايت وب خصوصي Logon مي نمايند. پس از هر سخنراني که اسلايدهايي را نيز در بر مي گيرد، يک نشست پرسش و پاسخ تعاملي نيز برگزار مي شود.
يک کنفرانس وب در عين حال مي تواند براي ارائه ي اطلاعات مورد نياز مشتريان و سهامداران در طول پرده برداري از يک محصول جديد، فراخواني يک محصول معيوب و يا زمانيکه بايد اخباري در رابطه با شرکت تشريح و يا روشن سازي شوند، مفيد باشد.
برگزاري يک کنفرانس وب بخاطر مزاياي بالقوه خود الزاماً نبايد بسيار دشوار باشد. ما در ادامه به بررسي فناوري هاي مورد نياز براي انجام اينکار خواهيم پرداخت.
فناوري مورد نياز براي ميزباني يک کنفرانس وب
ضمائمي که برگزاري کنفرانس را تعاملي تر و کاربر پسندتر مي کنند، مي توانند فناوري کنفرانس وب ويدئوئي را پيچيده نمايند. براي مثال، ممکن است يک ميزبان کنفرانس وب ويدئويي بخواهد از نمايش اسلايد و يا ويدئوهاي جاري از قبل آماده شده، استفاده کند که در نتيجه به نرم افزارهايي نظير Microsoft PowerPoint و Adobe Flash براي ايجاد آنها نياز خواهد داشت. همچنين، ممکن است ميزبان براي اداره يک نشست پرسش و پاسخ زنده با شرکت کنندگان، به Chat متني و يا برنامه هاي پيام رساني فوري (IM) نياز داشته باشد.در بعضي از موارد، ميزبان ترجيح مي دهد اين توانايي را در اختيار شرکت کنندگان قرار دهد که بجاي يک نرم افزار اختصاصي از مرورگرهاي وب خودشان براي حضور در کنفرانس استفاده نمايند.
برنامه هاي کنفرانس وب، ابزارهاي ارتباطي اينترنتي و صفحات وب را براي ايجاد يک محيط ملاقات تعاملي ترکيب مي نمايند که در آن شرکت کنندگان مي توانند اسناد مورد نظر خود را بصورت آنلاين به اشتراک گذاشته و نقش فعالي را در يک فرآيند تصميم گيري بلادرنگ ايفا کنند. ابزارهايي که در يک برنامه کنفرانس وب جمع مي شوند، عبارتند از:
- زبان هاي HTML، XML و ASP
- جاوا اسکريپت
- انيميشن Flash
- پيام رساني فوري
- صدا و ويدئوي جاري (Streaming)
اين برنامه هاي نرم افزاري گاهي اوقات با نرم افزارهاي کاربردي ارتباطات دفتري موجود يک شرکت نظير پست الکترونيک، تقويم و پيام رساني ترکيب مي شوند. اين وضعيت به ميزبان کنفرانس وب امکان مي دهد تا اطلاعاتي نظير نام و آدرس هاي eMail شرکت کنندگان را به منظور ارسال دعوتنامه هاي مربوطه بطور خودکار از منابع موجود نظير يک فهرست تماس eMail بيرون بکشد.
بر حسب نوع برنامه، ارائه کنندگان کنفرانس وب در عين حال قادر به انجام موارد زير خواهند بود:
- نمايش و يا به اشتراک گذاشتن نرم افزارهاي کاربردي با شرکت کنندگان
- نمايش همزمان 10 شرکت کننده، که تصوير هر يک در ناحيه ي فرم بندي مخصوص به خود بر روي صفحه نمايش داده خواهد شد.
- ضبط کنفرانس وب بصورت يک Podcast براي مشاهده هاي بعدي بصورت آنلاين
- تعامل با شرکت کنندگان براي Chat، نشست هاي پرسش و پاسخ و يا پاسخگويي به سؤالات نظرسنجي
- استفاده تعاملي از يک وايت برد با ساير شرکت کنندگان براي ترسيم و به اشتراک گذاشتن ايده ها
- استفاده از کنترل هاي صوتي براي قطع/ وصل صداي شرکت کنندگان و کنترل سطوح ولوم صداي آنها
- ارسال دعوتنامه ها و يادآوري هاي مربوط به کنفرانس وب بصورت eMail، نگهداري سوابق ثبت نام يا حضور عملي و همچنين پيگيري نظرسنجي هاي پس از کنفرانس
- سنجش مشارکت مخاطبين با شاخص هاي وضعيت رواني
فروشندگان زيادي امروزه نرم ا فزارهاي Web Conferencing را ارائه مي کنند که در ميان آنها مي توان به Microsoft Live Meeting، Adobe Acrobat Connect، WebEx Event Center و بسياري موارد ديگر اشاره نمود. با اينحال فروشندگان محصولات کنفرانس وب بجاي آنکه صرفاً يک نرم افزار Web Conferencing را در اختيار شرکت ها قرار دهند تا خودشان از آن استفاده کنند، معمولاً نرم افزار خود را به همراه سرويس هاي ميزباني عرضه مي نمايند که يک هزينه ي ماهيانه از پيش تعيين شده را در بر مي گيرد.
استفاده از يک سرويس ميزباني کنفرانس وب
شرکت هايي که بعنوان ميزبان هاي کنفرانس وب سرويس دهي مي کنند، در زمينه ي نرم افزارها و سرويس ها مربوطه تخصص پيدا کرده اند تا چنين رويدادهايي را بصورت رواني برگزار نمايند. گذشته از دانش، تجربه و فناوري، ميزبانان کنفرانس وب در عين حال مي توانند بخشي از وظايف را بر عهده گرفته و کارهاي شما را آسانتر کنند.
در ابتدايي ترين سطح، ميزبانان وب مي توانند فضاي مورد نياز شما را فراهم کنند. شما نمي توانيد يک کنفرانس وب را بدون فضاي سرور و پهناي باند منطبق با آن برگزار نمائيد. بجاي برگزاري يک کنفرانس وب بر روي سرور شرکت خودتان، يک ميزبان کنفرانس وب به شما و شرکت کنندگان مربوطه اجازه مي دهد تا با استفاده از يک لينک و کد دسترسي بر روي سرورهاي آنها Login کنيد.
بسياري از ميزبانان کنفرانس وب در عين حال زمان و تخصص مورد نياز براي نصب و نگهداري نرم افزار کنفرانس وب در داخل شرکت را حذف مي کنند. شما و شرکت کنندگان کنفرانس مي توانيد از ويژگي هايي نظير Chat، اشتراک گذاري فايل، وايت برد، رأي گيري هاي ساده (و به اشتراک گذاشتن نتايج آنها) و يا مشاهده ي ويدئوي جاري، بدون هرگونه نرم افزار خاصي بهره گيري نمائيد. با اينحال، ممکن است نياز داشته باشيد نرم افزاري را براي دسترسي به ويژگي هاي تعاملي نظير رأي گيري هاي پيچيده و يا کنترل دسک تاپ يک شرکت کننده از راه دور، بارگذاري کنيد.
شرکت هاي ميزباني کننده کنفرانس وب در عين حال پرسنل پشتيباني آموزش ديده اي نظير مديران رويداد براي اداره جزئيات ثبت نام و برگزاري و همچنين تيم پشتيباني فني زنده به منظور پاسخگوئي سؤالات پيش از کنفرانس يا برطرف نمودن هرگونه مشکل فني در طول برگزاري کنفرانس را تأمين مي کنند.
شرکت هاي ميزباني کننده کنفرانس وب، روش هاي قيمت گذاري مختلف و متفاوتي را براي بسته هاي سرويس و نرم افزار خود ارائه مي نمايند. متداولترين روش هاي امروزي عبارتند از:
- اشتراک ثابت ماهيانه: يک هزينه ماهيانه، سرويس هايي را براي هر تعدادي از کنفرانس هاي وب که شما در طول اين زمان به آنها نياز داشته باشيد، پوشش مي دهد.
- مجوز Pay per Use: هزينه اي که يکبار (يا بطور ساليانه) پرداخت مي شود، به همراه يک هزينه بر حسب دقيقه براي هر کنفرانس
- مجوز Shared Seat: يک هزينه ي کلي که يک بار پرداخت مي شود، بعلاوه، هزينه اي براي هر شرکت کننده (Seat)
- مجوز Named User: يک هزينه ي ساليانه، به همراه هزينه اي براي هر يک از سخنرانان کنفرانس در سال
شرکت هاي بزرگتر مي توانند مجوزهاي متعددي را براساس نرخ جداگانه هر مجوز خريداري نمايند.
اگر در نظر داريد از يک شرکت ميزباني کنفرانس وب استفاده کنيد، گزينه هاي فراواني را در اختيار خواهيد داشت. گذشته از قيمت و نوع مجوز، بعضي از عوامل ديگري که مي توانيد در هنگام تصميم گيري به آنها فکر کنيد عبارتند از:
- ملزومات سيستم: اکثر نرم افزارهاي کنفرانس براي سيستم عامل ويندوز طراحي شده اند.
- عملکردهاي خاصي که در نرم افزار به آنها نياز داريد: آيا مي خواهيد از وايت برد، Chat، نظرسنجي هاي تعاملي و يا ضبط جلسات استفاده کنيد؟
-سرويس هاي خاصي که به آنها نياز داريد: نظير يک مدير رويداد که در برگزاري کنفرانس به شما کمک کند
- سهولت استفاده: چه در مورد نصب هرگونه نرم افزار مورد نياز و چه در مورد توابعي که در طول يک کنفرانس وب از آنها استفاده خواهيد نمود.
- امنيت: در حوزه هاي دسترس پذيري جلسات، امنيت تضمين شده و رمزگذاري سطح سيستم فروشنده
- عمق محصول و تخصص فروشنده در زمينه برگزاري کنفرانس هاي وب
- خدمات مشتريان، براساس تجربه ساير شرکت ها
هيچ کنفرانسي بدون طرحريزي مناسب، موفق نخواهد بود. در واقع شما احتمالاً متوجه خواهيد شد که براي طرحريزي يک کنفرانس بيشتر از برگزاري خود کنفرانس وقت صرف مي کنيد.ما در ادامه به نکات مفيدي درباره ي طرحريزي يک کنفرانس وب موفق اشاره خواهيم کرد.
طرحريزي يک کنفرانس وب
احتمالاً اولين قدم اين است که شما براي برنامه ريزي يک کنفرانس وب نمي توانيد تا آخرين دقيقه صبر کنيد. شما بايد کار خود را با فاصله ي مناسبي قبل از زمان مورد نظر براي برگزاري کنفرانس آغاز نمائيد. براي مثال، اگر قبلاً کنفرانس هاي وب را بطور داخلي در شرکت خود و يا با استفاده از يک شرکت ميزباني کنفرانس وب برگزار نکرده ايد، بايد يک شرکت ميزباني کنفرانس وب را براي اين منظور انتخاب نمائيد.
در حاليکه هر کنفرانس وب با ديگري متفاوت است، ما در اينجا به مراحلي اشاره خواهيم کرد که مي توانند در مرحله طرحريزي به شما کمک کنند:
1- آنچه که تصميم داريد انجام دهيد را تعريف نموده و خودتان را به آنچه که مي تواند در زمان تعيين شده براي کنفرانس وب تحت پوشش قرار گيرد، محدود کنيد.
2- اگر مي خواهيد از سرويس هاي يک شرکت ميزباني وب استفاده کنيد، به منظور تعيين يک تاريخ و زمان براي کنفرانس وب، بررسي جزئيات مقدماتي (نظير ملزومات سيستم براي کامپيوترهايي که از آنها استفاده خواهيد کرد) و همچنين دريافت لينک ها و کدهاي دسترسي که بايستي براي شرکت کنندگان ارسال شوند، با شرکت مورد نظر تماس بگيريد. بهتر است نيم ساعت زمان اضافي را در برنامه زمانبندي خود پيش بيني کنيد، چون ممکن است کنفرانس کمي بيشتر طول بکشد.
3- تصميم بگيريد که چه کساني بايد در کنفرانس مربوطه شرکت داشته باشند، سپس آنها را با استفاده از نرم افزار کنفرانس دعوت نمائيد. لينک و کد دسترسي که اين افراد براي شرکت در کنفرانس به آنها نياز خواهند داشت را در دعوتنامه ها درج کنيد.
4- يک دستور جلسه يک صفحه اي زمانبندي شده را تهيه نمائيد. براساس اين دستور جلسه، مضمون جلسه نظير صفحات گسترده، Presentation ها و اسناد را آماده کنيد. شخصي را مسئول آماده سازي مواد مورد استفاده توسط نرم افزار کنفرانس نمائيد. حتماً اين مواد را قبل از برگزاري کنفرانس آزمايش کنيد.
5- توجه داشته باشيد که صرفاً تماشاي شخصي که در حال صحبت مي باشد نمي تواند توجه شرکت کنندگان را براي مدت طولاني حفظ کند. هميشه کنفرانس خود را زنده نگهداريد. از فناوري قابل دسترسي براي تغيير فعاليت ها با ويدئو يا اسلايدها، نظرسنجي تعاملي، اشتراک گذاري نرم افزار کاربردي و يا وايت برد بهره بگيريد.
6- حداقل يک اسلايد را ايجاد نمائيد تا در هنگام Logon شرکت کنندگان نمايش داده شود، به اين ترتيب آنها مي دانند که در کنفرانس وب صحيح حضور دارند. اين اسلايد مي تواند شامل دستور جلسه و يا مراجع ذکر شده در طول کنفرانس باشد.
7- انتظارات شرکت کنندگان را تعيين نمائيد، به آنها اجازه بدهيد که بدانند چطور بايد براي شرکت در کنفرانس آماده شوند و تمام مواد مورد نياز را از قبل براي آنها ارسال کنيد. يک يادآوري از لينک و کد دسترسي را در اين مجموعه درج نمائيد.
8- يک نظرسنجي آنلاين را آماده کنيد که شرکت کنندگان بتوانند پس از برگزاري کنفرانس آن را تکميل نموده و شما را از نقطه نظرات خود آگاه کنند.
9- به اندازه ي کافي تمرين کنيد تا کاملاً با نحوه ي استفاده از ابزارهاي ناظم (Moderator)آشنائي داشته باشيد. به اين ترتيب مي توانيد به پرسش ها پاسخ داده و يا به شرکت کنندگان اجازه دهيد که مواد خود را به بقيه ي گروه نشان دهند.
10- در صورت امکان، يک جلسه ي تمريني از کنفرانس وب (و يا حداقل هر يک از Presentationها) را که يک هفته زودتر برگزار کرده و تغييرات مورد نياز را اعمال نمائيد.
11- شخص ديگري را انتخاب کنيد تا در طول برگزاري يک کنفرانس مسئوليت پشتيباني فني On-site را در شرکت شما بر عهده بگيرد. به اين ترتيب شما مي توانيد بر روي ميزباني کنفرانس وب تمرکز نمائيد.
12- حداقل نيم ساعت زودتر در موقعيت خود قرار بگيريد تا بتوانيد نرم افزار کنفرانس را پيش از آغاز جلسه راه اندازي نمائيد. مطمئن شويد که اتصالات و محتواي مورد نياز بطور صحيح کار مي کنند.
13- کنفرانس را براي افرادي که نمي توانند در آن حضور داشته باشند، ضبط کنيد.
14- پس از کنفرانس، يک Email تشکر را براي شرکت کنندگان ارسال نموده و از آنها بخواهيد که نظرسنجي شما را تکميل کنند. از نتايج نظرسنجي براي بهبود کنفرانس هاي وب آتي خود بهره گيري نمائيد.
امنيت يکي از ملاحظات حياتي در طرحريزي يک کنفرانس وب به حساب مي آيد. شما مي خواهيد مطمئن شويد که تنها افراد دعوت شده مي توانند در کنفرانس شرکت داشته باشند. بعلاوه، شما مطمئناً مي خواهيد بدانيد که امنيت سيستم کاملاً مستحکم مي باشد. ما در ادامه به بررسي مسائل امنيتي مرتبط با کنفرانس هاي وب مي پردازيم.
استانداردهاي کنفرانس وب در زمينه ي حريم خصوصي و امنيت
حريم خصوصي کنفرانس وب، از سوابق کارکنان و همچنين اطلاعات خصوصي و مشارکت اشخاص درگير در يک کنفرانس محافظت مي نمايد. امنيت کنفرانس وب، از اطلاعاتي که يک شرکت يا مؤسسه ي دولتي نمي خواهد به اشتراک گذاشته شوند (زيرا مي تواند بر طرح هاي آتي، درآمدها و يا حتي امنيت ملي تأثير بگذارد) محافظت مي کند. استانداردهاي کنفرانس وب بايد به هر دو نياز محافظتي فوق کمک نمايند.
درست همانند هر فعاليت ديگري که از اينترنت استفاده مي کند، کنفرانس وب نيز با اين ريسک همراه خواهد بود که هکرها و يا شرکت هاي رقيب به استراق سمع آن پرداخته و اطلاعات مختلفي را جمع آوري کنند. در طول يک کنفرانس وب، داده ها بطور موقت بر روي يک سرور اينترنتي اشتراکي ذخيره سازي مي شوند که به خود شرکت برگزار کننده کنفرانس و يا شرکت تأمين کننده سرويس هاي ميزباني کنفرانس وب تعلق دارد. اين دقيقاً همان زماني است که داده ها بيشترين آسيب پذيري را در برابر سرقت پيدا مي کنند.
بعنوان محافظت، اکثر شرکت هاي ميزباني کنفرانس وب يک روش سه بخشي را براي تأمين امنيت داده ها در طول يک کنفرانس وب اتخاذ مي کنند:
1- رمزگذاري با فناوري SSL(Secure Socket Layer) به منظور اينکه داده ها براي هر فردي غير از گيرندگان مورد نظر، غيرقابل خواندن باشند.
2- جريان داده غيرمتوالي. داده هاي رمزگذاري شده بجاي آنکه بر روي يک کامپيوتر ذخيره سازي شوند دائماً مابين کامپيوتر ميزبان و کامپيوترهاي شرکت کنندگان سوئيچ مي کنند.
3- کنترل نفوذ که شبکه را براي يافتن کاربران غيرمجاز اسکن نموده و يک درگاه انتقال را براي رد دسترسي آنها مي بندد.
در حاليکه هر شرکت ميزباني کننده کنفرانس وب داراي معماري امنيتي مخصوص به خود مي باشد، همه ي آنها با استانداردهاي غيررسمي صنعتي انطباق دارند. استانداردهاي اينترنت (مانند استانداردهاي مربوط به امنيت کنفرانس وب) غالباً مبتني بر مشخصات توسعه يافته توسط IETF(Internet Engineering Task Force) هستند. سپس توليدکنندگان، شرکت هاي ميزباني وب و سايرين بطور ارادي با اين استانداردها مطابقت يافته و از آنها پيروي مي کنند.
با شناخت نيازهاي موجود، IETF گروه کاري XCON(Centralized Conference Working Group) را در سال 2003 تشکيل داد تا استانداردهايي را براي کنفرانس وب توصيه نمايد. XCON در حال توسعه ي يک مجموعه ي استانداردسازي شده از پروتکل ها براي کنفرانس هاي چند رسانه اي است که نياز به امنيت قوي و ملزومات Authorization در آنها بسيار چشمگير مي باشد. در حاليکه XCON هنوز بر روي بخشي از اين مجموعه کار مي کند، شرکت ها در معماري امنيتي خود از برخي توصيه هاي تکميل شده آن استفاده مي نمايند. به همين دليل، ممکن است در توضيحاتي که شرکت هاي ميزبان درباره ي سيستم هاي امنيتي خود ارائه مي کنند با عنوان XCON مواجه شويد.
بعنوان ميزبان يک کنفرانس وب، شما مي توانيد اقداماتي را انجام دهيد تا مطمئن شويد که کنفرانس در امنيت کافي قرار دارد. بعضي از اين اقدامات عبارتند از:
1- اگر از سرويس هاي ميزباني شده استفاده مي کنيد، بررسي نمائيد که شرکت ميزبان چگونه امنيت کنفرانس را تضمين مي کند و مطمئن شويد که با نيازهاي شما انطباق دارد. شرکت ها معمولاً اطلاعات مشروحي را بر روي سايت هاي وب خود ارائه مي نمايند و مي توانند به پرسش هاي شما پاسخ دهند. به دنبال انطباق با استانداردهاي IETF يا XCON و گواهينامه هايي از يک طرف ثالث باشيد.
2- دعوتنامه ها را از طريق eMail امن و تنها براي فهرستي که با دقت انتخاب شده اند، ارسال کنيد. اگر کنفرانس با اطلاعات حساسي سر و کار دارد، ممکن است نخواهيد آن را در خارج از يک گروه معين تبليغ نمائيد.
3- وارد شوندگان را در طول کنفرانس غربال کنيد. شرکت کنندگان دعوت نشده را يافته و به دسترسي آنها خاتمه دهيد. نرم افزارهاي کنفرانس وب غالباً از چنين قابليت هايي برخوردار مي باشند.
4- تصميم بگيريد که چه اطلاعاتي (و در چه نقطه اي در طول برگزاري کنفرانس) بايد براي هر يک از شرکت کنندگان قابل دسترسي باشند. ممکن است نيازي نباشد که همه شرکت کنندگان به اطلاعات حساس دسترسي پيدا کنند. در بعضي از موارد شما نياز داريد چنين اطلاعاتي را تنها براي مدت کوتاهي "بر روي ميز" قرار دهيد.
در نهايت، هرگز فکر کردن درباره ي جنبه هاي امنيتي را با پايان کنفرانس متوقف نکنيد. براي مثال، مطمئن شويد که شرکت ميزبان بلافاصله پس از برگزاري کنفرانس داده هاي محرمانه ها را از سرورهاي خود حذف مي نمايد. دسترسي به کنفرانس ضبط شده را محدود نموده و اگر يک Podcast را از کنفرانس ارائه مي کنيد، آن را به دقت براي حذف اطلاعات حساس ويرايش نمائيد.
گزينه هاي کنفرانس وب براي بازرگانان منفرد
پاسخ مي تواند "بله" باشد. در حاليکه ممکن است بازرگانان منفرد و بنگاه هاي تجاري کوچک قادر به پرداخت هزينه هاي بعضي از بسته هاي گرانقيمت شرکت هاي ميزابن وب نباشند، اما سرويس ها و نرم افزارهاي کنفرانس وب مناسب بنگاه هاي تجاري کوچک نيز قابل دسترسي هستند.
شما براي ميزباني يک کنفرانس وب که تنها چند شرکت کننده ي معدود در آن حضور دارند، به ملزومات زيادي نياز نخواهيد داشت. اگر يک کامپيوتر با يک لينک اينترنت، يک وبکم، يک تلفن يا VoIP براي صداي بلادرنگ و نرم افزاري براي هماهنگي جلسه در اختيار داريد، آماده برگزاري کنفرانس هستيد.
اجازه بدهيد از نزديک به چند راه حل ميزباني وب که براي اشخاص و يا بنگاه هاي تجاري کوچک بازاريابي مي شوند، نگاهي بيندازيم.
Adobe Acrobat Connect مي تواند يک اتاق جلسه ي شخصي آنلاين را با هزينه اي کمتر از 40 دلار در ماه و يا 400 دلار در سال براي شما فراهم کند. اين سرويس، تعداد نامحدودي از جلسات آنلاين در هر زمان دلخواه با حداکثر 15 شرکت کننده را در بر مي گيرد. ويژگي هايي که در اختيار شما قرار خواهند گرفت عبارتند از اشتراک گذاري صفحه نمايش، وايت برد، Chat، صدا، ويدئو و همچنين سطوح متعددي از امنيت. برخلاف بعضي از سرويس ها، اين مورد با Mac OS X نيز کار مي کند.
GotoMeeting.com از شرکت Citrix Systems به شما امکان مي دهد تا تعداد نامحدودي از جلسات آنلاين با حداکثر 15 شرکت کننده را در ازاي 50 دلار در ماه و يا 460 دلار در سال سازماندهي و ميزباني نمائيد. اين هزينه، راه اندازي جلسه از eMai و برنامه هاي پيام رساني فوري، اشتراک گذاري صفحه نمايش، ابزارهاي ترسيمي بر روي صفحه نمايش، Chat، گزارش حاضرين، اشتراک گذاري نرم افزار کاربردي و ضبط و پخش دسک تاپ جلسه را به همراه معماري ارتباط امن پيشرفته در بر مي گيرد.
IBM يک راه حل کم هزينه را با Lotus Sametime Unyte Plus ارائه مي کند. اين راه حل شامل اشتراک گذاري صفحه نمايش، نشانگر و حاشيه نويسي، زمانبندي نشست با يک کليک، کمک از راه دور و رمزگذاري SSL(Secure Socket Layer) مي باشد. دامنه ي قيمت گذاري بر حسب تعداد شرکت کنندگان از 30 دلار در سال براي ميزبان و يک بيننده تا 100 دلار در سال براي ميزبان به همراه 4 بيننده و نهايتاً 450 دلار در سال براي ميزبان و حداکثر 24 بيننده متغير است.
فناوري هاي جديد و در حال توسعه در حوزه ي کنفرانس وب
VoIP (يا Voice over Internet protocol) يک فناوري کنفرانس وب در حال توسعه به حساب مي آيد. VoIP سيگنال هاي صداي آنالوگ را به داده هاي ديجيتالي تبديل مي کند که مي توانند بر روي اينترنت جابجا شوند. کنفرانس هاي وب در ابتدا براي برقراري ارتباط شرکت کنندگان و ميزبان بصورتي که بتوانند با يکديگر بطور بلادرنگ تعامل داشته باشند، به خطوط تلفن تکيه داشتند. با اينحال، اکنون بعضي از شرکت ها از VoIP استفاده مي کنند که به اين ترتيب ارتباط صوتي مذکور به سادگي مابين کامپيوترها و بدون دخالت تلفن برقرار مي شود.
غير از نرم افزار VoIP، تمام چيزي که براي انتقال صدا مابين کامپيوترها به آن نياز خواهيد داشت يک ميکروفن، بلندگوها، يک کارت صدا و يک اتصال اينترنت سريع است.
کنفرانس HD يک فناوري جديد کنفرانس وب است که شايد براي همه مناسب نباشد. HD به "High Definition" اشاره دارد (درست همانند HDTV). HD تصويري با وضوح بالاتر را تأمين مي کند زيرا تعداد خطوط اسکن Progressive صفحه نمايش در آن افزايش يافته است. بطور معمول، HD به 720 خط اکسن Progssive ( و يا بيشتر از آن) در ارتفاع صفحه نمايش با سرعت نوسازي 60 بار در ثانيه اشاره دارد.
در حوزه ي کنفرانس وب، HD تصاوير واضح تري و آشکارتري را براي کنفرانس تأمين مي کند. اما در حال حاضر اين فناوري محدوديت هاي خاص خود را دارد. بعنوان مثال، شما به يک وبکم با قابليت هاي HD نياز خواهيد داشت که فعلاً به چند نمونه خاص نظير Logitech Quickcam محدود مي شوند. بعلاوه، HD به پهناي باند بسيار بيشتري نسبت به کنفرانس ويدئوئي استاندارد نياز دارد که استفاده از آن را بر روي اينترنت محدود مي سازد.
اما شرکت هاي ميزباني کنفرانس وب در حال کاوش فناوري هاي جديد هستند. براي مثال، نرم افزار کنفرانس ويدئوئي و وب e/pop از شرکت WireRed Software مي تواند از يک وبکم HD بهره گيري نمايد. با پيشرفت فناوري، احتمالاً HD جايگاه بيشتري را در کنفرانس وب بدست خواهد آورد.
منبع: ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 130
