0
ویژه نامه ها

مهارت نظارت و کنترل در مدیریت (2)

یکی از شیوه‌ها و ابعاد ارزیابی و نظارت، نظارت درونی است. درباره موضوع خودکنترلی و نظارت بر خود می‌توان گفت اولین عاملی که بیشترین نقش را در کنترل بر نفس دارد، وجدان پاک است.
مهارت نظارت و کنترل در مدیریت (2)
مهارت نظارت و کنترل در مدیریت (2)

 

نویسنده: سید احمد سجادی
منبع:راسخون



 

3. نظارت درونی ( خودکنترلی ) در سازمان و ترویج آن

یکی از شیوه‌ها و ابعاد ارزیابی و نظارت، نظارت درونی است.
درباره موضوع خودکنترلی و نظارت بر خود می‌توان گفت اولین عاملی که بیشترین نقش را در کنترل بر نفس دارد، وجدان پاک است.
در تعریف وجدان در فرهنگ عمید چنین آمده است: وجدان قوه باطنی است که خوب و بد اعمال به وسیله آن درک می‌شود.
می‌توان گفت: وجدان استعدادی است که به تشخیص نیک و بد می پردازد و برای کارها ارزش قائل است؛ نیک و بد را از هم فرق می گذارد و برای ما نوعی الزام عملی ایجاد می‌کند.
در قرآن کریم از وجدان به عنوان نفس لوّامه تعبیر شده است؛ نفسی که دائماً انسان را سرزنش می‌کند؛ ندایی درونی که انسان را هنگام کار ناشایست، مورد نکوهش قرار می‌دهد.
در روایات متعدد از وجدان آدمى به عنوان میزان و مقیاس در روابط اجتماعى یاد شده است؛ از جمله رسول خدا صلی الله علیه و آله در پاسخ مردى که از آن حضرت تقاضا کرد چیزى به او بیاموزد، فرمودند:
آن‏چه را دوست‌دارى مردم با تو رفتار کنند تو درباره آنان رفتار کن و آن‏چه را دوست ندارى با تو رفتار کنند، آن را درباره مردم به کار نگیر. (24)
امام على علیه السلام به امام حسن مجتبى علیه السلام فرمودند:
فرزندم! [وجدان‏] خویشتن را میان خود و دیگران میزان قرار ده! پس آن‏چه را براى خود دوست مى‏دارى براى دیگران دوست بدار و آن‏چه را براى خود نمى‏پسندى بر دیگران نیز نپسند. (25)
وجدان، عاملى تعیین‌کننده در رفتار آدمى در عرصه‏هاى مختلف زندگى شمرده مى‏شود.
رسول خدا صلی الله علیه و آله به ابن مسعود فرمودند:
پسر مسعود، اعمال صالح و کارهاى نیک را فراوان انجام بده؛ چون [در قیامت‏] نیکوکار و بدکار هر دو پشیمان مى‏شوند؛ نیکوکار مى‏گوید اى کاش بسیار کار خوب کرده بودم و بدکار مى‏گوید کوتاهى و تقصیر کردم. گواه این مطلب، سخن خداوند است که فرمود: «وَلا اقْسِمُ بِالنَّفْسِ اللَّوَّامَةِ (26)». (27)
بر اساس این حدیث، نفس لوّامه‏اى که اظهار پشیمانی مى‏کند، وجدان بیدار الهى است که در نهاد انسان هست. عمل صالح، میدان وسیعى دارد که پزشکى از آن جمله است. پزشک باید در این میدان به گونه‏اى عمل کند که وقتى کارش را محک مى‏زند، بتواند بگوید واقعاً آن‏چه در توانم بود انجام دادم و بهتر از آن ممکن و مقدور نبود. پزشک باید در پیشگاه خداوند و وجدان خویش اظهار رضایت و آرامش کند. ضرورت مراقبت از افکار و کردار خود در کلامی از امام علی علیه السلام آمده است:

اجْعَلْ مِنْ نَفْسِکَ عَلَى نَفْسِکَ رَقِیباً

از خودت، مراقبی بر خویشتن قرار ده. (28)
حضرت علیه السلام به گونه‌ای دیگر نیز این نکته را بیان کرده، و فرموده‌اند:

کُن لِنَفسِکَ مانِعاً رادِعاً

(تو) خود، مانع و بازدارنده خویش باش. (29)
وجدان‌کاری یکی از ابعاد مهم وجدان است که منظور از آن احساس مسئولیت و تعهد همه جانبه درونی فرد نسبت به کارهایی است که بر عهده اوست؛ به عبارت دیگر، داشتن وجدان‌کاری، سعی در اجرای هرچه کامل تر و بهتر کارها و پرهیز از هر گونه تساهل و کم‌کاری و استفاده منطقی از امکانات و شرایط و مواظبت مداوم نسبت به وظایف است.
مقام معظم رهبری در پیام نوروزی سال 1373 به این نکته اشاره فرمودند:
«اگر ملتی دارای وجدان‌کار باشد، محصول کار او خوب خواهد شد و وقتی محصول کار نیکو شد، وضع اجتماعی به طور قطع بهبود پیدا خواهد کرد.»
اگر در اجتماعات انسانی فرد از درون، مراقب و کنترل کننده نداشته باشد، هیچ نیروی مجبورکننده‌ای به طور دائم نمی‌تواند افراد را در مسیر صحیح نگه دارد. امام علی علیه السلام این موضوع را این گونه تبیین فرموده‌اند:

وَ اعْلَمُوا أَنَّهُ مَنْ لَمْ یُعَنْ عَلَى نَفْسِهِ حَتَّى یَکُونَ لَهُ مِنْهَا وَاعِظٌ وَ زَاجِرٌ لَمْ یَکُنْ لَهُ مِنْ غَیْرِهَا لَا زَاجِرٌ وَ لَا وَاعِظٌ

بدانید کسی که از خویشتن کمک و یاری نشود (خداوند او را مساعدت و همراهی ننماید و قوه عاقله او را بر نفس اماره‌اش غلبه و توانایی ندهد) تا اینکه از جانب خود پند دهنده و جلو گیرنده (از معاصی) برایش باشد، منع کننده و پند دهنده‌ای از غیر برای او نیست (هر گاه خود شخص، خویشتن را پند نداده برای هدایت و رستگاری آماده نباشد، گفتار دیگران در او سودی نخواهد بخشید). (30)
مشخص شد که خودکنترلی برای هر سازمان تلاشگر و هدفدار، ضرورت دارد. اکنون عوامل تقویت کننده آن در سازمان بیان می شود.

۱. عوامل ارزشی

در نظام‌های ارزشی، احساس مسئولیت در برابر دیگران و حفظ امانت، ارزش است. اسلام به عنوان نظامی ارزشی و اخلاقی، کار را مسئول بودن در برابر خداوند، دیگر انسان‌ها و منابع طبیعی می‌داند. در دین مبین اسلام، کار، خدمت، مسئولیت، نوعی امانت و اموال سازمان، بیت المال مسلمین اطلاق می‌شود. از این رو، فرد شاغل مسلمان، شغل خویش را وسیله تقرب به خداوند و رضامندی او می‌بیند. این نیروی کنترل درونی، قوی‌ترین ناظر برای اوست؛ چرا که وی خداوند را در همه احوال شاهد می‌بیند. پس یکی از راه‌های اساسی ترویج خودکنترلی، تبیین آموزه های والای اسلامی در زمینه کار است.

2. عوامل انگیزشی

همانطور که در فصل انگیزش به طور گسترده به این موضوع پرداخته شد، باید گفت همانطور که انگیزه‌های فردی و ساده مانند نیازهای مالی در داشتن وجدان‌کاری نقش دارد، انگیزه‌های متعالی به مراتب بیشتر مشوق افراد در خودکنترلی است. اگر مدیران به نیازهای روحی و فکری کارکنان خود توجه کنند و بستر موفقیت و رشد را برای نیروهای خود فراهم آورند در واقع به تقویت وجدان‌کاری نیروهای سازمان خود کمک نموده‌اند.
نکته ظریفی که در اینجا باید به آن پرداخت این است که وقتی در سازمانی فضای اعتماد حاکم باشد، حس تعلق و وفاداری به سازمان در سایه این اعتماد به وجود خواهد آمد.کارکنان، خود را مورد اعتماد مدیر می‌بینند و سعی در ارائه بهتر کار خویش می کنند. واگذاری اختیارات و مسئولیت به کارمندان و مشارکت آنان در تصمیم‌گیری‌ها اعتماد به نفس لازم را به آنان خواهد داد و احساس خواهندکرد که سازمان به افرادش اعتنای ویژه‌ای دارد و آنها نیز می‌توانند نظریات و پیشنهادهای خود را ارائه کنند و در رشد سازمان سهیم باشند.
مدیران و فرماندهانی که به نوعی الگوی زیردستان خویش هستند، اگر از وجدان‌کاری لازم برخوردار باشند، این ویژگی در عملکرد آنان نمود می یابد و از آنجا که عمل از کلام صادق تر است، خود به خود نظارت درونی در سازمان ترویج می‌یابد.
در ترویج خودکنترلی بیان این نکته ضرورت دارد که مدیران در سازمان‌ها در گام نخست باید به فکر تأمین معاش و نیازهای اولیه کارکنان خود باشند تا به این وسیله فرصت اندیشیدن به کار و اطاعت از فرمان عقل و شرع، حاصل شود؛ چنان که فرموده‌اند:

مَن لا مَعاشَ لهُ لا مَعادَ لَهُ

آن را که زندگى به کفاف نباشد در توفیق بر بهروزى معاد نخواهد بود. (31)
ارضای نیازهای کارکنان و رضایت شغلی آنان با وجدان کاری رابطه مستقیمی دارد؛ هر چه کارکنان به شغل و کار خود بیشتر علاقه‌مند باشند و سازمان نیز حقوق و امکانات مناسب را برای افراد فراهم سازد به همان نسبت، افراد تمایل بیشتری برای کنترل خود نشان می‌دهند. برعکس اگر دستمزد کم و امکانات رفاهی محدود باشد، سخن گفتن از کنترل افراد هیچ ثمری نخواهد داشت و کارکنان یا شغل دوم را انتخاب، و یا به فساد و رشوه‌ در محیط کار گرایش پیدا می‌کنند.
دیگر اینکه مدیران باید در سازماندهی نیروها دقت داشته باشند که بین کار واگذار شده و توانایی هر فرد توازن و تناسب باشد. تناسب بین شغل و مهارت و توانایی فرد شاغل بر وجدان‌کاری تأثیر بسیاری دارد. بدیهی است سازمانی که شیوه درستی در تقسیم کار نداشته باشد به سطح مطلوبی از بهره‌وری و وجدان‌کاری نخواهد رسید.
در مقایسه عواملی که ذکر گردید، می‌توان گفت هیچ کدام از این عوامل به اندازه زمینه‌های اعتقادی اسلام بهترین بستر را برای خودکنترلی فراهم نمی‌آورد. هم اکنون سازمان‌ها در وضعیتی هستند که باید به کارکنان واگذاری اختیار کنند. مدیران باید بیاموزند که چگونه کنترل را به دیگران واگذار کنند و در عین حال تصمیمات لازم را بگیرند.
البته به طور مطلق در هر سازمان نمی‌توان گفت چون افراد خودکنترلند، دیگر به نظارت از سوی مدیر نیاز نیست. در فرایند کنترل، مدیر، عملیات انجام شده را با فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده تطبیق می‌دهد و بین بایدها و هست‌ها مقایسه به عمل می‌آورد. با کنترل است که برنامه‌ریزان به صحت پیش‌بینی خود پی‌خواهند برد و در غیر این صورت هیچ برنامه‌ای بدون کنترل به درستی اجرا نمی‌شود.
پس هم خودکنترلی و هم‌ کنترل با تناسب برای سازمان ضروری است و باید جایگاه هر دو در سازمان حفظ شود.
ضمن اینکه افراد خودکنترلی را رعایت می‌کنند، مدیر نیز باید با رعایت ضوابط، کنترل لازم را در سازمان اعمال کند.
با این شیوه رابطه کارکنان و مدیر بهبود، و هزینه‌های کنترل نیز کاهش می‌یابد.
امام خمینی در زمینه پاسداری از نفس و عمل طبق فرمان الهی فرمودند:
«پاسداری از نفس خودتان بکنید. نگذارید نفس سرکشی بکند؛ هر کاری می‌خواهد بکند، مهار کنید نفس خودتان را که تابع اسلام باشد. هر چه خدا می‌خواهد عمل بکنید.» (32)
در مورد نیروی انتظامی باید گفت در صورتی که این سازمان بالاترین حد وجدان کاری و خودکنترلی را کسب کند، می توان جامعه‌ای را تصور کرد که مردم با نمایش اقتدار و عزت نیروی انتظامی به قانون‌پذیری و احترام به حقوق اجتماعی تشویق می‌شوند. اگر چه این یکی از عوامل محرک انگیزه در شهروندان است، نقش زیربنایی و اساسی می‌تواند داشته باشد.
مقام معظم رهبری خودکنترلی مسئولان را ضروری برشمرده، فرمودند:
«اگر می‌خواهیم دنیا آباد شود، باید خودمان را کنترل کنیم. من و شما که زمامدار و مدیر هستیم و اداره امور مالی و صنعتی و کشاورزی کشور دست ماست- یعنی گلوگاه‌های فعال کشور دست من و شماست- باید خود را کنترل کنیم.» (33)
مقام معظم رهبری در جایی دیگر ضرورت مراقبت از خود را اینچنین بیان فرمودند:
«ما مسئولان بایستی بیش از همه مراقب خود باشیم؛ بیش از همه دست، زبان، فکر، چشم و عمل خود را کنترل کنیم؛ بیش از همه تقوا در ما لازم است.» (34)
نیروی انسانی متعهد، سازمان را در دستیابی به اهداف خود یاری می‌ کند.
پس شایسته است مدیران و فرماندهان با شیوه های مختلف به تقویت نظارت درونی افراد خویش کمک کنند. سازمانی که در آن افراد در مشاغل گوناگون سعی دارند تا کارهای محول را به بهترین وجه و به طور دقیق وکامل و با رعایت اصول بهینه‌سازی انجام دهند، سازمانی با وجدان کاری خوب است.
شاید همه کوشش‌هایی که تا کنون در زمینه تلفیق هدف‌های فرد و سازمان انجام شده به طریقی در پی تحقق همین هدف بوده است.
اجرای این هدف جز از طریق برگزاری مستمر جلسات مذهبی، اقامه نماز جماعت، دوره‌های بصیرت کارکنان و کار فرهنگی بر روی افراد سازمان و خانواده‌ها در راستای رشد معنوی، خودسازی و تهذیب نفس آنان عملی نخواهد بود.
در بین توصیه‏هاى امام راحل سفارش به «تهذیب و خودسازى»، توصیه‏اى محورى بود. امام امت پیش از انقلاب با چنین اندیشه و آرمانى به کانون معارف دین و اخلاق چنین رهنمود مى‏داد:
حوزه‏هاى علمیه، همزمان با فراگرفتن مسائل علمى به تعلیم و تعلم مسائل اخلاقى و علوم معنوى نیازمند است؛ راهنماى اخلاق و مربى قواى روحانى و مجالس پند و موعظه لازم دارد. برنامه‏هاى اخلاقى و اصلاحى، کلاس تربیت و تهذیب، آموختن معارف الهیه که مقصد اصلى بعثت انبیا مى‏باشد، باید در حوزه‏ها رایج و رسمى باشد ...
خوب است فقهاى عظام و مدرسین عالى مقام، که مورد توجه جامعه علمیه مى‏باشند در خلال درس و بحث به تربیت و تهذیب افراد همت گمارند و به مسائل اخلاقى بیشتر بپردازند. محصلین حوزه‏ها نیز لازم است در کسب ملکات فاضله و تهذیب نفس کوشش کرده به وظایف مهم و مسئولیت‌هاى‏ خطیرى که بر دوش آنان است، اهمیت دهند. (35)

4. میزان کنترل برنامه ها و پروژه ها

یکی دیگر از محورهای اساسی نظارت و کنترل، علاوه بر ارزیابی نیروهای انسانی، کنترل برنامه و پروژه‌هاست.
اگر پس از ارزیابی برنامه، معلوم شد که کار با وضعیت مطلوب انجام می‌شود، حرکت ادامه می‌یابد؛ اما اگر نقاط ضعفی در برنامه احساس شد، باید تبیین شود که مشکل به کدام قسمت از برنامه برمی‌گردد تا بتوان تغییرات لازم را در برنامه به کار گرفت.
همانطور که در گفتارهای مربوط به برنامه‌ریزی گفته شد، برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان و تهیه نقشه و برنامه کار است. برنامه‌ها نشان می‌دهد که هدف‌ها چگونه باید تحقّق یابد.
هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی به مجموعه کارها و عملیاتی، تبدیل و تقسیم می‌شود که آن را پروژه می‌نامند.
در انتخاب اهداف و پیش بینی‌ها هر چند دقیق و حساب شده عمل شود، هرگز نمی‌توان ادعا کرد که خطا و اشتباهی رخ نداده است، از این رو در روند کنترل برنامه، خطاها و نواقص آشکار شده و نتایج کار در هر مرحله با انتظارات مطلوب مقایسه می‌گردد و پس از آن که خطاها و اشتباهات دقیقاً شناسایی و ثبت شد، پی‌گیری‌های لازم اعمال می‌شود.
کنترل پروژه نیز فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت هنگام اجرای پروژه که از ابزار و شیوه های خاص خود در اجرای این مهم کمک می‌گیرد.
در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است به گونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. نظارت خداوند بر چگونگی ابلاغ پیامبران نشان دهنده اهمیت موضوع کنترل برنامه و پروژه است. در آیاتی از سوره مبارکه جن به این موضوع اشاره گردیده است:

اِلاّ مَنِ ارتَضى مِن رَسول فَاِنَّهُ یَسلُکُ مِن بَینِ یَدَیهِ ومِن خَلفِهِ رَصَدا، لِیَعلَمَ اَن قَد اَبْلَغوا رِسلتِ رَبِّهِم واَحاطَ بِما لَدَیهِم واَحصى کُلَّ شَىء عَدَدا

مگر رسولانی که آنان را برگزیده است و مراقبینی از پیش رو و پشت سر برای آنها قرار می‏دهد تا بداند پیامبرانش رسالت های پروردگارشان را ابلاغ کرده‏اند و او به آنچه نزد آنهاست، احاطه دارد و همه چیز را احصا کرده است. (36)
پس نظارت بر اجرا و هدایت اجرا یکی از مراحل مهم مدیریت پروژه است.
کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد:

۱. تعیین وضعیت واقعی پروژه

پروژه‌ای که برنامه‌ریزی شده است هم‌اکنون در چه مرحله‌ای قرار دارد و چه مقدار نیروی انسانی، بودجه، امکانات و.... را به خود اختصاص داده و از سازمان کسر نموده است؟

۲. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه

مقایسه بین وضعیت کنونی پروژه با برنامه از پیش طراحی شده. آیا برنامه جلوتر است یا پروژه یا حرکت پروژه دقیقا بر اساس برنامه بوده است؟

۳. در نظر گرفتن اقدام اصلاحی

اگر نواقصی در پیشرفت پروژه ملاحظه، و یا کمبودهایی در برنامه دیده شد باید با طراحان، مهندسان و کارکنان صحبت، و موانع رفع و کمبودها جبران گردد.

پی‌نوشت‌ها:

24. محجة‌البیضاء، ج3، ص371.
25. نهج‌البلاغه، نامه‌31.
26. سوره مبارکه قیامة، آیه 2.
27. بحارالانوار، ج71، ص104.
28. غررالحکم و دررالکلم، ص236.
29. غررالحکم و دررالکلم، ح7180.
30. نهج‌البلاغه، خطبه89.
31. بحارالانوار، ج6، ‌ص295.
32. صحیفه نور، ج7، ص93.
33. بیانات در دیدار اعضای هیأت دولت، 2/8/1383.
34. بیانات در جمع راهیان نور، پادگان دو کوهه، 9/1/1381.
35. جهاد اکبر، مبارزه با نفس، ص11.
36. سوره مبارکه جن، آیات27 و28.




 

 



ارسال نظر
با تشکر، نظر شما پس از بررسی و تایید در سایت قرار خواهد گرفت.
متاسفانه در برقراری ارتباط خطایی رخ داده. لطفاً دوباره تلاش کنید.
موارد بیشتر برای شما