مهارت‌های زندگی ؛ مهارت مدیریت زمان

 

مقدمه

یکی از مراحل زندگی بشر، مرحله دنیاست که شامل سه اتفاق عمده ی: تولد (ورود)، زندگی (حضور) و مرگ (خروج) می باشد.
انسان در تولّد و مرگ و اصل زندگی اختیاری ندارد، اما در چگونگی و نوع زندگی مختار است و شایسته است برای کسب حیات طیّبه، زیستنی آگاهانه، خردمندانه و سعادتمندانه همراه با سلامت جسم و توجه به آینده ای روشن تلاش نماید. یکی از بنیادی ترین و مفیدترین مهارت های لازم برای یک زندگی موفق و تصحیح و سالم سازی روابط خانوادگی و اجتماعی مهارت مدیریت زمان است، چرا که زمان ارزشمندترین گوهر الهی در اختیار انسان و شریف ترین و اصلی ترین نعمت الهی است. برای کسب حیات طیبه با نگاه متقارن به دنیا و آخرت توجه به پنج نوع تربیت برای بشر ضروری است:
1. تربیت جسمی
2. تربیت عاطفی
3. تربیت عقلانی
4. تربیت دینی
5. تربیت اجتماعی
چرا که نیل به سعادت و خوشبختی واقعی بشر در بُعد فردی، خانوادگی و اجتماعی مرهون کسب توانمندی و موفقیت در این پنج نوع تربیت جهت «شکوفاسازی شخصیت خود و اداره ی زندگی» و «برقراری ارتباطات موفق جمعی تا حدّ تأثیرگذاری مثبت» و «ارتباط عمیق با خداست».
کارشناسان تربیتی به بخشی از آگاهی ها و توانایی های انسان که برای دستیابی به یک زندگی موفق مورد نیاز است، «مهارتهای زندگی» می گویند. در این مقاله به تبیین و تشریح راهکارهای داشتن یک زندگی سالم و مهارتها و روش های مقابله ای مورد نیاز می پردازیم.

مهارت مدیریت زمان

یکی از بنیادی ترین و مفیدترین مهارت های لازم برای یک زندگی موفق و تصحیح و سالم سازی روابط خانوادگی و اجتماعی مهارت مدیریت زمان است، چرا که زمان ارزشمندترین گوهر الهی در اختیار انسان و شریف ترین و اصلی ترین نعمت الهی است. شکر و بهره گیری صحیح از این نعمت عظمای الهی موجب موفقیت انسان خواهد شد. امروزه در مجامع علمی و آثار مکتوب بحثی تحت عنوان مدیریت زمان با هدف شناخت گوهر زمان و شناخت آسیب ها و سارقان وقت و شناحت اصول و قوانین چگونگی استفاده بهینه از زمان مطرح می باشد که خلاصه و فشرده ی آن مباحث را در سه محور حضورتان ارائه می دهیم:

الف) محور اول شناخت اهمیت وقت: پیامبر اکرم (صلی الله علیه و آله و سلم) در این زمینه می فرمایند: «هیچ روزی نیست مگر اینکه ندا می کند: ای فرزند آدم! من آفریده ای جدیدم و هرگاه که کاری در من می کنی گواه و شاهد توأم، پس در من کار نیک انجام ده تا به آن کار بر تو گواهی دهم، که اگر بروم دیگر مرا نخواهی دید، شب نیز چنین می گوید.» (1)

و یا در حدیثی دیگر می فرمایند:
«به عمر خود بخیل تر باش تا به درهم و دینارت.» (2)
ما غالباً درباره ی ارزش، اهمیت و هزینه وقت و زمان، گفتگو می کنیم، امّا با این وجود به ندرت از طریق محاسبه، هزینه ی وقت را در یک جلسه یا یک گردهمایی یا کنفرانس به دست می آوریم. اگر مثلاً برای هر دقیقه ارزشی معادل 1000 تومان در نظر بگیریم، در می یابیم که با اغتنام یا اتلاف وقت، به ازای هر دقیقه همان اندازه پول به دست می آوریم یا از دست می دهیم. ما باید برای وقت به عنوان ارزشمندترین سرمایه زندگی خود، اهمیت قائل شویم.

ب) محور دوم، شناخت آسیب ها و دزدان وقت وقت طلاست، بلکه فراتر از طلاست و همان طور که طلا دزد دارد پس وقت هم دزد دارد. اگر وقت مهم تر از طلاست پس مراقبت و محافظت از وقت، حساس تر و دقیق تر خواهد بود. اگر وقت طلای نامرئی و بی رنگ است، دزدان آن هم معمولاً پنهانی و نامرئی هستند. پس باید دزدان وقت را بشناسیم تا قدرت و مدیریت و مهار زمان، در ما تقویت گردد.

تعدادی از دزدان وقت: عادات غلط، بی نظمی، بی برنامگی، خواب زیاد، مکالمات اضافی و غیر مفید و پرحرفی، سؤالات بی جا، عدم واگذاری امور قابل واگذاری به دیگران، عدم مشورت با افراد خبره، تلفن، موبایل، رادیو، تلویزیون، شرکت در جلسات اضافی و مباحث غیر ضروری و بعضاً مفسده انگیز، دیدارهای بدون برنامه های قبلی و مراجعات نابهنگام، پرداختن به اهداف جزئی و غیر مهم، عدم اولویت بندی کارها و پرداختن به امور غیر اولویت دار، ترافیک، طول دادن مکالمات و زمان صرف غذا، وسواس و تکرار کارها، رفت و آمدهای غیر مفید، تسویف (کار امروز را به فردا انداختن)، وسایل را بر جای خود نگذاشتن، برعهده گرفتن کاری بدون تخصّص و...، انجام کارها بدون وسیله مناسب، عدم آسیب شناسی اقدامات و برنامه ها، عدم استفاده از تجارب گذشته زندگی، تفریحات کاذب و غیر لازم یا ارتکاب گناه (مانند قمار بازی و...)، غم و اندوه و افسردگی.

ج) محور سوم، شناخت اصول مدیریت زمان

1. اصل برنامه ریزی برای کوچکترین واحد زمان:

برای بعضی کوچکترین واحد زمان، ثانیه است. برای بعضی دقیقه، برای برخی ساعت، روز و یا هفته است. برای اشراف پیدا کردن بر زمان و مدیریت بر آن تلاش کنید کوچکترین واحد زمان را برای خود مشخص کنید و برای آن برنامه ریزی کنید. باید توجه داشت که زمان پدیده ای وحشی، صیدی تند پا، گریزان و نامرئی است که شکار آن نیاز به صیادی دقیق، بصیر، مصمم و خستگی ناپذیر دارد. از جمله راه ها و دام های شکار این صید، برنامه ریزی و نوشتن وظایف و اهداف است.

2. اصل استفاده از برنامه ریزها در استفاده از زمان

یکی از عوامل مؤثر در مدیریت زمان، استفاده از انواع برنامه ریزها (وسائل کمکی برای برنامه ریزی) است که به عنوان یک حافظه کمکی، انسان را در مدیریت وقت یاری می کنند. برنامه ریزها می توانند بر طبق نیازها و سلیقه ی شخصی یک دفترچه یادداشت شخصی باشد و یا کلاسورهای آماده، تقویم های سالنامه ای، دیجیتالی و یا کامپیوتری ویژه مدیریت زمان باشد. (3)

3. اصل اولویت بندی کارها

تعیین اولویت ها و پرداختن به امور اهمّ، از مهمترین اصول مدیریت زمان است. البته اگر کسی تمام کارهایش مهم باشد به معنای آن است که هیچ کار مهمی ندارد، لذا لازم است که با دقت نظر، وظایف، مسئولیت ها و اهداف را اولویت بندی نموده و حق تقدم کارهای اهم را همواره رعایت کرد. در نظر داشته باشید که معمولاً 50 تا 65 درصد کارهای ما غیر مهم است و 15 درصد از کارهای ما معمولاً اهم و 20 درصد آنها هم مهم می باشند. و نباید حجم بسیار زیاد امور غیر مهم و حتی مهم و اکثریت بودن آنها ما را فریب دهد و از امور أهم باز دارد.

4. اصل آشنایی با راه های صرفه جویی در وقت

چند روزی از این دستورالعمل ها پیروی کن، به زودی از نتایج آن حیرت زده خواهی شد.
1- هر روز صبح، کارهای آن روز را فهرست کن و پس از اتمام هر مورد، آن را در فهرست خط بزن.
2- هرگز دوستی را ملاقات نکن مگر اینکه قبلاً با او قراری حضوری یا تلفنی گذاشته باشی.
3- همیشه در جیب خود مداد با کاغذ یا یک دفترچه یادداشت کوچک داشته باش تا برنامه و فکرهای نو را در زمان بیکاری در آن یادداشت کنی.
4- به قصد بنزین زدن به راه نیفت، بلکه هرگاه از کنار پمپ بنزین سر راهت می گذری باک بنزین ماشینت را پر کن.
حتماً مواظب باش بنزین تمام نکنی چون در این صورت آدم گیج و منگی به نظرخواهی آمد.
البته غنیمت شمردن وقت به این معنی نیست که زمان تفریح و استراحت برای خود در نظر نگیریم، بلکه به این معنی است که از تلف شدن وقت جلوگیری کنیم.

5. اصل «فقط روزی یک ساعت»

با کنار گذاشتن یک ساعت در هر روز کاری، 260 ساعت در سال یا معادل 32 روز کامل کاری در سال به دست می آوری. در این زمان می توانی کارهای بزرگ و زیادی را به انجام برسانی.  

6. اصل هدفمندی و هدف گزاری (کلید طلایی مدیریت زمان)

یکی از علل مهم موفقیت، هدفمندی و هدف سازی در زندگی است. افراد گمراه، افرادی بی هدف و یا بدهدف هستند. باید به اهداف کوچک و بزرگ بیاندیشیم و با تصویر و ترسیم آن اهداف با توجه به راه و روش های علمی و برنامه ریزی صحیح آنها را به مرحله ی اجرا در آوریم.

7. اصل توجه به آهنگ نوسانات حالات و آمادگی های خود

هر فرد در ساعاتی از شبانه روز، دارای آماده ترین و پرانرژی ترین حالات است، در ساعاتی دارای آمادگی و انرژی متوسط و در ساعاتی دارای انرژی ضعیف و ناکارآمد می باشد. بر اساس همین آهنگ و نمودار نوسانی، باید کارهای اولویت دار، متوسط، عادی و روزمره را تقسیم نمود. قرار دادن وظایف اهم پیچیده و یا ناخوشایند که مستلزم تمرکز حواس، استرس و یا نگرانی است در زمان های اولیه صبح که انسان بیشترین آمادگی را دارد، در موفقیت انسان بسیار تأثیرگذار است.

8. اصلی واگذاری وظایف

یکی از اصول مدیریت زمان، واگذاری بخشی از وظایف و مسئولیت ها و کارهای قابل واگذاری به دیگران، برای به دست آوردن زمان بیشتر و در نتیجه پرداختن به امور لازم و اهم است. این کار با استخدام دستیار، کارمند و یا خدمتکار میسر می شود. اجرای این اصل موجب رشد متقابل فرادست و فرودست خواهد شد. البته گاهی تفویض و واگذاری امور به متخصص نیز، شامل این اصل خواهد شد.

9. اصل خلوت و داشتن لحظه های غیب

سعی کنید در همه ی ساعات شبانه روز در دسترس نباشید؛ بلکه ساعاتی را برای تفکر، عبادت، مطالعه، برنامه ریزی، مراقبه و خلوت با خود قرار دهید و با استفاده از این زمان علاوه بر تقویت ارتباط با خویش، اولویت های کاری خود را معلوم سازید و چک لیستهای روزانه، ماهانه و سالانه را بررسی، ارزیابی و تکمیل نمائید.

10. اصلی مثبت اندیشی و فعالیت مثبت

همیشه باید سعی کنیم به مثبت اندیشی عادت نمائیم تا از خود برخوردها و رفتارهای مثبت و گرمی بروز دهیم و از زندگی خود راضی و خشنود باشیم و حتی امور بد آیند را حمل بر آینده دار بودن مثبت نماییم. قرآن می فرماید: (چه بسیار پیش آید که چیزی را ناخوشایند می شمارید ولی در واقع خیر و صلاح شما در آن باشد...) (4). علاوه بر مثبت اندیشی، سعی کنید در هر روز حداقل چند کار مثبت و لذت بخش انجام دهید تا مابقی ساعات و برنامه های روزانه ی شما را تحت تأثیر قرار دهد و در طول روز، با انگیزه ی کافی و انرژی بتوانید به فعالیت خود ادامه دهید.

11. اصل توجه به امروز

یکی از اصول مهم مدیریت زمان، توجه به زمان حال و عبور از گذشته می باشد، چرا که در بسیاری از امور ما به خاطر پرداختن به گذشته و مشکلات آن، زمان حال را نیز از کف داده و گذشته های تاریک و یا غیر مفید خود را تکرار می نمائیم. شعار توجه به امروز به معنای عدم آینده نگری و یا عدم عبرت از گذشته نیست، بلکه به معنای حداکثر استفاده از موجودی امروز و فرصت در اختیار است.
امام علی (علیه السّلام) می فرمایند: «گذشته ی عمر تو رفته است و باقیمانده ی آن محل تردید است، پس زمانی را که در آن به سر می بری، برای کار و عمل غنیمت شمار.» (5)

12. اصل استراحت های منظّم

استراحت های منظم در حکم توقف ها و فرصت های تنفسی هستند که می توانند در شما تجدید قوا نموده و شما را برای کارهای طولانی و سنگین همواره آماده نگه دارند. استراحت به موقع و به مقدار در حکم روغن کاری چرخ دنده های بدن و روح است و موجب تجدید قوا و برگشت انرژی و مانع دل زدگی و وازدگی از کار و فعالیت خواهد بود.

13. اصل 80/20 (قانون پارتو)

معروف است از کل مسایل زندگی، 20 درصد از آنها مفید و یا دارای اولویت اول می باشند که انجام صحیح این 20 درصد موجب پیشرفت و موفقیت 80 درصدی می شود. مثلاً 20 درصد از وقت جلسات، تولید 80 درصد تصمیمات را به دنبال دارد.

14- اصل بهبود مدت اجرا

گاهی با اینکه از یک مبدأ، حرکت را آغاز کرده ایم، برای رسیدن به مقصد، 10 دقیقه، گاهی 20 دقیقه و گاهی بیشتر وقت صرف کرده ایم، علت چیست؟ علت آن است که در هر یک از موارد فوق، با انگیزه ای خاص و تحت شرایط درونی و یا بیرونی ویژه، حرکت را آغاز نموده ایم. لذا بهبود مدت اجرا در همه ی برنامه ها، یکی از اصول مدیریت زمان است. برای بهبود بخشی مدت اجرای طرح ها و برنامه ها، باید به این موارد نیز توجه کرد: 1. اصل تشویق و تنبیه 2. اصل نذر (برای انجام کارها نذر کنید.) 3. اصل تدّبر و اندیشه مجدد 4. اصل استفاده از تجربه و مشاوره 5. اصل صرف ثروت برای صید زمان و... 6. توجه به اصل مشارکت و یاری گیری

15. اصل فقط یکی (ساده سازی و مدرنیزاسیون فرآیند و تسهیل مدیریت)

یکی از مهارت های لازم در مدیریت زمان، تبدیل کثرت ها به وحدت و یکی نمودن امور گوناگون است. باید بدانیم که همه ی کثرت ها به وحدت برمی گردد و هر کثرتی قابلیت بازگشت به وحدت را دارد، به طور مثال جلسات چند ساعته را می توان به جلسات یک ساعته، تماس های چند دقیقه ای را به تماس های یک دقیقه ای و یا کار کردن با چند وسیله را به کار کردن با یک وسیله چند کاره تبدیل نمود.

16. اصل تطویل و تغییر طول زمان و با برکت نمودن آن

ما در فرهنگ اسلامی و جهان بینی توحیدی معتقدیم که: «لیلهُ القدر خیرٌ من ألف شهر» بر اساس این اندیشه دینی، فشرده سازی زمان ممکن است.
برای کسب مهارت در تغییر طول زمان توجه به چند نکته حائز اهمیت است:
1. ارتقای اندیشه خود.
2. ارتقای سطح معلومات خود.
3. استفاده از تجارب دیگران.
4. شناسایی و استفاده از زمان های با برکت.
5. توجه به علل و عوامل خیر آفرین و برکت زا با توجه به آیات و روایات اهلبیت (علیهم السّلام).
6. توجه به اصل سرعت بخشی به امور.

17. اصل عمل به جای گفتن

در ضرب المثل چنین آمده است: «روزی را که به نایت (برای گفتن) می آوری به پایت بیاور (برای عمل).»
گاهی برای یافتن زمان بیشتر، به جای دستور دادن به کاری، شخصاً باید آن کار را انجام داد و به جای گفتن مطلبی، باید آن را در عمل اجرا کرد.

18. اصل انتخاب بهترین ها برای اندیشیدن و گفتگو

آیا هیچ اندیشیده ایم که در مورد چه موضوعاتی می اندیشیم؟ بخش عمده ای از زندگی ما، با دوستانمان می گذرد. در این مدت با آنها درباره ی چه صحبت می کنیم؟ توجه کنید که مغزهای بزرگ درباره ی اندیشه ها گفتگو می کنند. مغزهای متوسط درباره رویدادها گفتگو می کنند. مغزهای کوچک درباره ی افراد و مسایل مادی گفتگو می کنند و مغزهای خیلی کوچک، درباره ی خودشان گفتگو می کنند پس باید تلاش کنیم شخصیت خود را ارتقاء بخشیم.

19. اصل انتخاب مکان مناسب برای انجام امور

در بسیاری از اوقات مکان مناسب، موجب به حداکثر رسیدن بهره وری از زمان می باشد، مثلاً نماز در مسجد، مطالعه در کتابخانه، ورزش در ورزشگاه و...

20. اصل توجه به اولین تا آخرین دقیقه ها

در انجام امور گاهی برای ما لحظه های آغازین ارزشمندند و لحظه های تمرکز و تلاش همه جانبه به شمار می روند، ولی لحظه های پایانی از اهمیت کافی برخوردار نیستند، گاهی برعکس لحظه های پایانی مهم قلمداد می شوند ولی پس از شروع کار به تدریج دقیقه ها، اهمیت خود را از دست می دهند.
اصل مهم بهره وری از زمان به ما می گوید، تلاش کنیم از اولین لحظه ها آنچنان استفاده کنیم که از آخرین لحظات و کار را با همان انگیزه و حرارتی که شروع نمودیم ادامه داده و سپس به پایان برسانیم.

21. اصل توجه به ابزارها و وسیله ها

شاید این ضرب المثل معروف را شنیده باشید که می گویند: «نجاری با ارّه ای از کار افتاده، سخت مشغول بریدن چوب بود. فردی به او گفت: ارّه ات را تیز کن تا چوب راحت تر و در زمان کمتری بریده شود، او گفت وقت ندارم!»
این ضرب المثل به ما می فهماند که استخدام ابزار و از بین ابزارها، بهترین آنها در صرفه جویی و بهره وری از زمان دخالت دارد بنابراین هر کس، برای رسیدن سریع و آسان به اهداف خود، باید به کیفیت و کمیت استفاده از وسایل و ابزارها، توجه داشته باشد.

22. اصل «گاهی دیرتر بروید»

به برخی از محافل و مجالس که دعوت می شویم می توان دیرتر رفت و زودتر آن جا را ترک کرد. اگر امکان تأخیر در رفتن به مجلسی وجود دارد و عدم حضور اولیه شما موجب وقت کشی دیگران و یا بروز مشکلات و یا خلف وعده نمی شود کمی دیرتر بروید، البته این تأخیر باید با هدف بهره وری از اوقات باشد.

23. اصل استفاده از اوقات سوخته! (6)

وقتهای سوخته یعنی وقت های خستگی، افسردگی، خواب، غذا خوردن، رفت و آمد و... باید برای این وقت ها، برنامه داشته باشید.
یکی از شاگردان امام خمینی (ره) در این خصوص می گوید: «امام آن قدر برای وقت حساسیّت داشتند که اگر کسی در راه می خواست با معظم له صحبت کند، نمی توانست ایشان را متوقّف سازد که ایشان دیرتر به مقصد برسد البته امام همان طور که در راه حرکت می کردند، پاسخ سؤال ها را می دادند.» (7)

تذکرات:

• ما در طول هر هفته 168 ساعت اختیار داریم که لازم است برای آن برنامه ریزی کنیم.
• قبل از بکارگیری اصول مدیریت زمان یک هفته تمام فعالیت های خود را لحظه به لحظه ثبت کنید، سپس کارهای آینده خود را فهرست نمایید تا بتوانید برای آینده، زمان خود را مدیریت کنید.
• لزوماً کم کردن مدت استراحت و خواب، یک ابزار برای مدیریت زمان و بدست آوردن زمان به شمار نمی رود. (8)

نمایش پی نوشت ها:
1. جامع الکبیر سیوطی.
2. بحارالانوار / 74 / 78
3. لازم به ذکر است دفتر «برنامه ریز مدیریت زمان» که توسط مؤلف تنظیم و تولید شده است با نگاهی اخلاقی، روش مدیریت زمان و استفاده از لحظه لحظه زندگی را به مخاطبان ارائه می دهد و در این خصوص بسیار مفید و اثرگذار است.
4. بقره / 216
5. غررالحکم / ص 151
6. جهت مطالعه بیشتر و پیگیری تفصیلی مطالب ذکر شده، می توانید به کتاب مدیریت زمان ج 3، 2، 1 اثر دیگر مؤلف، رجوع کنید.
7. سرگذشت های ویژه / ج 5 / ص 83.
8. کتاب مدیریت زمان / ج 1 و 2 و 3 از مؤلف مطالعه شود.

منبع مقاله :
نیلی پور، مهدی؛ (1390)، مهارت های زندگی، نشر اصفهان: مرغ سلیمان، چاپ دوم