مربع مدیریت زمان

 تراژدی بزرگ این است که اگر کاری را به تکرار انجام دهید، به آن کار عادت می‌کنید.
 

چکیده : هر کاری که می‌کنید به شما ارزشی می‌دهد که این ارزش می‌تواند زیاد یا کم باشد، وظیفۀ شما این است که روی ارزشمندترین کار متمرکز شوید. وظیفه شما این است که روی آن اندک فعالیتهایی مستقر شوید که بیشترین ارزش را برای شما تولید می‌کنند.

نعداد کلمات 1035 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

 

«ارزشمندترین کاری که در این لحظه می‌توانم بکنم کدامست؟» از آنجایی که این مهمترین سؤال در زمینۀ مدیریت زمان است، آن را بارها و بارها از خود بپرسید تا به طور خودکار و اتوماتیک راهنمای شما شود و سبب گردد که شما پرارزش‌ترین کار را صورت دهید. وقتی همۀ اوقات خود را صرف انجام دادن جواب این سؤال می‌کنید، از اینکه تا چه اندازه مولدتر می‌شوید حیرت‌زده می‌گردید. گاه از شرکت‌کنندگان در سمینارهایم می‌پرسم: «مهمترین دارایی مالی شما کدام است؟» پس از آنکه کمی فکر می‌کنند و به من جواب می‌دهند، به آنها می‌گویم: «توانایی کسب مداخل شما.» توانایی شما در کسب درآمد در دنیای کار 80 تا 90 درصد ارزش مالی شما را ایجاد می‌کند. خود را یک ماشین کسب مداخل در نظر بگیرید. هر کاری که می‌کنید به شما ارزشی می‌دهد که این ارزش می‌تواند زیاد یا کم باشد، وظیفۀ شما این است که روی ارزشمندترین کار متمرکز شوید. وظیفه شما این است که روی آن اندک فعالیت هایی مستقر شوید که بیشترین ارزش را برای شما تولید می‌کنند.
 

انتخاب ارزشمندترین کار برای هر لحظۀ زمانی در مورد زندگی شما هم به کار می‌رود. گاه بهترین کاری که می‌توانید بکنید این است که به منزل بروید و زود بخوابید. گاه ارزشمندترین طرز استفاده از زمان این است که با عزیزان و افراد خانواده خود رودررو صحبت کنید. گاه بهترین طرز استفاده از زمان این است که وقتتان را صرف افزایش سلامتی خود بکنید، یعنی ورزش کنید، غذای خوب و سالم بخورید، به قدر کافی استراحت کنید. گاه بهترین کاری که می‌توانید بکنید این است که در کنار خانواده خود کتابی خوب بخوانید. از فکر تماشای تلویزیون بگذرید. در مواقعی هم بهترین استفاده از زمان معاشرت کردن است. مهم این است که همیشه این سؤال را از خود بپرسید: «بهترین استفاده‌ای که از زمان خود می‌توانم بکنم کدامست؟» و بعد از پیدا کردن جواب به اینکار بپردازید.
 

در زمینۀ کارها و فعالیت های شما، باید میان آن معدود مورد حیاتی و کارهای جزئی تفاوت قایل شوید. شما همه روزه با چهار نوع کار و وظیفۀ مختلف روبه‌رو می‌شوید. توانایی شما در تفکیک کردن این کارها و طبقه‌بندی درست آنها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد. هر یک از این طبقات را می‌توان در یک مربع قرار داد.
 

کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادن آن را به تعویق بیندازید. کاری که هم‌زمان مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. مهمترین کار شما، کاری که بیشترین اولویت را دارد، هم مهم و هم اضطراری است. به این اصطلاحاً «مربع فوریت» می‌گوییم.
 

نوع دوم کار به کارهایی اطلاق می‌شود که مهم هستند اما اضطراری نیستند. انجام دادن این کارها را می‌توان به موقعی دیگر موکول کرد. و یا دست کم انجام دادن آنها را برای مدتی کوتاه به بعد موکول نمود. نمونه کار مهم اما غیر اضطراری تهیه گزارشی برای پایان ماه است. نوع دیگر آن گزارش درسی ترم دانشگاه است. شما در زندگی خود با کارهای مختلفی روبه‌رو می‌شوید که مهم هستند اما اضطراری نیستند. خواندن کتابهای مهم در زمینۀ شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارتها و توانمندیها، جملگی برای پیشرفتهای آتی شما حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند. از این‌رو در انجام دادن آنها مسامحه می‌کنید. متأسفانه بسیاری از کسانی که در کارشان موفق نمی‌شوند کسانی هستند که در بهتر کردن مهارتها و قابلیتهایشان به قدری تعلل کرده‌اند که دیگران از آنها جلو زده‌اند. حتی فعالیتی مانند ورزش کردن برای سلامتی شما حیاتی است اما اضطراری نیست. می‌توانید آن را برای مدتی به تعویق بیندازید. و اغلب مردم همین کار را می‌کنند. پزشکان می‌گویند 85 درصد مشکلات سلامتی که در سالهای بعدی زندگی برای اشخاص به وجود می‌آید، اگر قبلاً به آنها رسیدگی می‌شد وجود خارجی پیدا نمی‌کردند که به عنوان مثال می‌توان به ورزش کردن و رعایت رژیم غذایی اشاره کرد.
 

بعضی ها به دفتر شما مراجعه می‌کنند و حرفی می‌زنند که جواب می‌خواهند و یا برایتان ئی‌میل می‌فرستند که باید به آن جواب بدهید. اما هیچکدام برای شما مهم نیستند. اشخاص گمان می‌کنند از آن جهت که طی روز با این مسایل روبه‌رو هستند باید جوابی برای آنها پیدا کنند و حال آنکه اینها آن اهمیت لازم را ندارند. بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت های خود را صرف کارهایی می‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند. صحبت با همکاران از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد.
 

چهارمین نوع فعالیت در محیط کار آنهایی هستند که نه مهم‌اند و نه اضطراری. انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که آنها در آن کار می‌کنند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها، خرید کردن در ساعات اداری و یا اتومبیلرانی در خیابانها و گوش دادن به نوارهای موسیقی از جمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد. این کارها تلف کردن کامل وقت است. اینها کمکی به زندگی شما نمی‌کنند.
 

تراژدی بزرگ این است که اگر کاری را به تکرار انجام دهید، به آن کار عادت می‌کنید. و عادت وقتی شکل گرفت شکستنش دشوار است. بسیاری از اشخاص وقت خود را صرف انجام دادن کارهای کم‌اهمیت، کم‌ارزش و یا بی‌ارزش می‌کنند. و بعد وقتی آنها را از کار اخراج می‌کنند، حیرت‌زده می‌شوند. کار مهمی که باید بکنید این است که کارهای موجود را اولویت‌بندی بکنید. در ضمن باید همیشه کارهایی را انجام دهید که هم مهمند و هم اضطراری. بعد از آن باید به سراغ کارهای مهم و غیراضطراری بروید. این کارها می‌توانند به حرفه و سازمان شما کمک کنند.
 
منبع : برگرفته از کتاب "روانشناسی مدیریت زمان" اثر برایان تریسی