زمان بندی کارها و فعالیت ها (بخش دوم)

برای زمان بندی باید از قلم و کاغذ بهره جست، به حافظه خود اعتماد نکنید.
 

چکیده: زمان بندی کارها و فعالیت ها یک امر پیچیده ایست ولی می توان به راحتی آن را آموخت و به کار بست. تجزیه وظایف، تعیین دقیق فعالیت ها و یادداشت برداری از جمله کارهایی است که باید آموخت و به کار بست. با ما همراه باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.

تعداد کلمات 1470 / تخمین زمان مطالعه 7 دقیقه

 

 اکنون که می دانید چه کارهایی باید انجام شوند و مهلت هایی برای انجام آنها تعیین کرده اید، باید مشخص کنید در عمل کار را چگونه انجام خواهید داد. باید این مساله را به طور مکرر مد نظر قرار دهید تا بتوانید وظایف جدید و آنچه را که در روز انجام می دهید لحاظ کنید. برای مثال در آغاز هر هفته و همچنین به صورت روزانه و هر صبح که به محل کار می رسید یا پیش از آنکه به منزل بروید.
با نگاه به هر یک از مهلت هایی که تعیین کرده اید و نیز تقویم تان، مشخص کنید چه کارهایی را قرار است در چه زمانی انجام دهید. به عنوان مثال محتوای برنامه های بازاریابی را در ساعت ۳ بعدازظهر روز چهارشنبه انجام خواهید داد. ثبت مستقیم این فعالیت ها در تقویم به شما امکان می دهد به سرعت متوجه شوید آیا تمامی وظایفتان در چارچوب زمانی ای که باید تکمیل شوند قابل دستیابی هستند یا خیر. همچنین اگر پروژه ها تقسیم بندی شده و روزهای مشخصی برای انجام هر بخش از آنها تعیین شود، دلهرهی کمتری ایجاد خواهند کرد.

در هنگام برنامه ریزی زمان خود:

1. مشکل ترین و مهم ترین وظایف را در آغاز روز قرار دهید. چرا که در این زمان شاداب و پرانرژی هستید، و هنوز دیگر ملزومات محیط کار وقفه ای در وظایف تان ایجاد نکرده اند. اگر کارهای مشکل را ابتدا انجام دهید، حس دست یافتگی خواهید داشت، و این شما را قادر می سازد وظایف ساده تر را در کنار دیگر تعهدات روز خود انجام دهید.

2. به همین شکل، میزان انرژی خود را در کل روز به خاطر داشته باشید. وظایف ساده را در میان وظایف مشکل تر قرار دهید تا به همین شکل، بتوانید برای انجام کارهای دشوار به خود پاداش و به نوعی استراحت ذهنی بدهید. . اگر چندین کار مشابه در هفته دارید، سعی کنید آنها را با یکدیگر در یک گروه قرار دهید؛ برای مثال تمامی گزارش های مسافر شود یا تنظیم فاکتورهای فروش را در یک دسته ی یک ساده انجام دهید. تیک زدن این کارها به عنوان گروهی که انجام شده است انگیزه بخش بوده و باعث می شود راحت تر در چارچوب مهلت های تعیین شده حرکت کنید. همچنین تغییر جهت بین انواع مختلف وظایف را که می تواند کارایی شما را کاهش دهد به حداقل می رساند.

وقتی وظایف را در تقویم خود وارد می کنید به سرعت متوجه می شوید در روز ساعات کافی برای دستیابی به هرآنچه که می خواهید وجود ندارد. این تمرین شما را وادار می کند مهم ترین وظایف خود را اولویت بندی کرده و آنهایی را که چندان مهم نیستند در مدت زمان هایی از یک روز دیگر قرار دهید.
اما در اکثر مواقع ممکن است باز هم مواردی در فهرست تان وجود داشته باشد که در تقویم خود لحاظ نکرده باشید، وظایفی که به نظر می رسد آنها را هر روز، یا هر هفته، به زمان دیگری موکول می کند و هرگز به آنها نمی رسید. گاهی اوقات این کارها ماهیتی اداری دارند، مانند ایجاد یک سامانه ی بایگانی جدید برای نگهداری قراردادهای فروشندگان، یا اینکه مربوط به اهداف بلندمدت تر هستند، مانند انجام طوفان فکری درباره ی ایده هایی برای یک محصول جدید.
لحظه ای این وظایف را مرور کرده و تصمیم بگیرید که با هر یک چه کنید:

1. کار مورد نظر را هم اکنون انجام دهید. آیا تیک زدن این مورد در فهرست تان، حتی اگر هرگز اولویت اول نباشد، عالی نیست؟ اگر این گونه است آن را انجام دهید و پیش بروید. به آن پیام صوتی پاسخ دهید، آن جلسه را لغو کنید، با آن پرواز را رزرو کنید. سپس به سراغ کارهای مهم تر بروید.

2. کار را برای بعد برنامه ریزی کنید. به این نتیجه رسیده اید که کار مورد نظر نیازمند توجه فوری نیست، و نمی توانید آن را به سرعت تیک بزنید، اما بالاخره باید انجام شود. در تقویم خود آن را به تاریخ دیگری موکول کنید و هر گونه مهلت زمانی مرتبط را طبق آن تنظیم کنید. اگر برای این کار برنامه ریزی نکنید انجام نخواهد شد، و حتی اگر این بدان معنی باشد که کار را در تقویم خود به یک ماه دیگر موکول کنید، همین کار را انجام دهید. وقتی روز مقرر فرا برسد می توانید وظایف را مجددا بررسی کنید.

3. کار مورد نظر را حذف کنید. اگر مایل نیستید کار را انجام داده یا برای آن برنامه ریزی کنید، این یعنی هرگز به انجام آن نمی رسید. و علامتی است که به روشنی نشان می دهد کار مورد نظر هر چه که هست از اولویت ها نیست. این مسأله را بپذیرید، با مدیر خود صحبت کنید، و اجازه بگیرید که آن را از فهرست خود حذف کنید. یعنی آن را به فرد دیگری محول کنید، و یا با مدیر به این نتیجه برسید که کار انجام نخواهد شد.

اکنون وظایف خود را سازماندهی و اولویت بندی کرده اید و وظایفی را که زمان کافی برای انجام شان ندارید کنار گذاشته اید. پس اکنون زمان آن است که فهرست وظایف خود را آماده کنید.
 

 به عنوان آخرین مرحله در این فرایند، نگاهی به تقویم خود بیندازید. برای امروز چه کارهایی باید انجام دهید؟ اگر در تقویم خود زمانی برای هر یک از وظایف مشخص کرده باشید، تهیه ی فهرست وظایف روز نسبتا ساده خواهد بود.
در اصل مهم برای به کارگیری موفق فهرست وظایف وجود دارد.

اول اینکه وظایف خود را تجزیه کنید. کاری که باید انجام شود یک وظیفه ی واحد است که پروژه یا هدفی را به پیش می برد (طبق آنچه برای تجزیه ی مهلت های زمانی خود انجام دادید این مفهوم باید آشنا باشد). برای مثال اگر وظیفه ی مورد نظر ایجاد زمان بندی تهیه ی کاتالوگ باشد، یکی از کارهایی که باید انجام شود ارسال ایمیل به فروشنده ی خدمات چاپ و تعیین تاریخی برای چاپ است که به شما امکان دهد زمان بندی خود را ایجاد کنید. تمرین تهیه ی یک فهرست وظایف، هر یک از مراحل ضروری در راستای انجام وظایف تان در یک روز مشخص را به شما یادآوری می کند.

دوم اینکه دقیق و مشخص عمل کنید. برای خودتان یادداشت های رمزی نگذارید. ممکن است در فهرست خود عنوانی مانند «برنامه ریزی ناهار با السا» داشته باشید؛ اما وقتی به آن می رسید فراموش کرده باشید وقتی می خواستید این ناهار را برنامه ریزی کنید فراموش هدف از آن چه بوده است. موارد را جزئی تر بنویسید تا مشخص باشد چرا کاری که باید انجام دهید مهم است. همه چیز را یادداشت کنید: «برنامه ریزی صرف ناهار با السا در ساعت ۱ بعداز ظهر روز جمعه برای صحبت دربارهی جلسه ی بعدی با مشتریان»

برای ایجاد فهرست، موارد زیر را انجام دهید:
1. فهرست خود را روی یک کاغذ یادداشت یا کاغذی مستطیلی شکل بنویسید. فهرستی ایجاد کنید که بتوانید همراه خود داشته باشید. اگر آن را روی کاغذی بنویسید که شکل یا اندازهی خاصی داشته باشد، از دیگر کاغذهای روی میزتان بیرون خواهد زد.
2. تاریخ مقرر را در کنار کار مورد نظر یادداشت کنید. این کار، یادآور مهم دیگری دربارهی مدت زمانی است که در اختیار دارید.
3. اولویت های بالای خود را هایلایت کنید. علامت گذاری با رنگ های مختلف به شما امکان می دهد در راستای مهم ترین کارهایی که باید انجام شوند حرکت کنید.

در حین کار، به طور مکرر (یعنی حدودا در هر ساعت) به فهرست خود نگاه کنید. آیا هنوز می توان آن را به راحتی مدیریت کرد؟ آیا لازم است اولویت بندی یا زمان بندی برخی وظایف تغییر کند؟ اگر هر ساعت این بررسی را انجام دهید، کمکم کنترل بهتری از زمان تان به دست می آورید و کارهای بیشتری را به انجام می رسانید.
سعی کنید برای تلاش هایتان به خود پاداش نیز بدهید. وقتی ۳ کار را در فهرست خود تیک زدید، وقفه ای برای استراحت به خود بدهید یا در مرحله ی بعد به سراغ کار ساده ای بروید. چرا که حس دست یافتگی و پاداش باعث حفظ انگیزهی شما می شود.
با اختصاص دادن وقتی به شناخت اهداف و نحوه ی صرف زمان، و سپس اولویت بندی و تخصیص زمان برای انجام کارها، می توانید فهرست های روزانه و واقع بینانه ای از کارهایی که باید انجام گیرند تهیه کرده و مطمئن باشید کار را در زمان مناسب انجام می دهید. سپس باید با یافتن کانون تمرکز خود و ایجاد عادات مناسب، شیوه ی خود را در انجام کارها بهبود بخشید.
 
منبع : کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (به انجام رساندن کارها)»
نوشته: نرگس شفیعی