به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مدیریت زنجیره‌ی تأمین

چکیده

به اشتراک گذاشتن اطلاعات به عنوان یک روش اصلی برای بقاء شرکت ها محسوب می شود و به عنوان وسیله ای برای ایجاد یکپارچی در زنجیره‌ی تأمین، بکار گرفته می شود. امروزه، با پیشرفت های ایجاد شده در زمینه‌ی تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات، به اشتراک گذاشتن اطلاعات تسهیل شده است. علاوه بر این، به اشتراک گذاشتن اطلاعات در نهایت منجر به بهبود مزیت های رقابتی شرکت ها می شود. امروزه، یک فقدان در به اشتراک گذاشتن اطلاعات در داخل شرکت ها وجود دارد که منجر به بی اثر شدن فعالیت های هماهنگ سازی در داخل واحدهای موجود در شرکت ها یا سازمان ها می شود. هدف از این مطالعه، بررسی و مرور میزان اثر بخشی به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مدیریت زنجیره‌ی تأمین، به منظور افزایش بازده و کارایی سازمانی در بخش تولید است. این مطالعه جزئیات مربوط به مزیت ها و موانع به اشتراک گذاشتن اطلاعات که موجب افزایش یکپارچگی زنجیره‌ی تأمین میان شرکت ها می شود را، مورد بررسی قرار داده است.

مقدمه

برای بقاء و توانایی رقابت در اقتصاد کنونی جهان، بخش تولید به طور قابل توجهی به ایجاد، اشتراک گذاشتن و انتشار اطلاعات و دانش به روز نیازمند است. برای ایجاد مزیت های رقابتی، بسیاری از شرکت ها امروزه تمرکز بیشتری بر روی زنجیره های تأمین قرار داده اند و از این رو، آنها فکر می کنند که این روش، یکی از راه های بهبود مدیریت زنجیره‌ی تأمین خود است. یک زنجیره‌ی تأمین بوسیله‌ی جریان های اطلاعاتی، مالی و کالایی، با فروشندگان، تولید کنندگان، توزیع کنندگان و خریداران، در ارتباط است.
محققین این مسئله را بیان کرده اند که نیاز است یک رابطه‌ی خودمانی، برای مدت های طولانی، میان شرکای زنجیره‌ی تأمین و تولید کنندگان وجود داشته باشد. به هر حال، اخیراً یک روش سیستماتیک برای نیل به SCI بوجود آمده است. با افزایش رقابت های جهانی، سازمان ها مجبورند تا در مورد روش های جمع آوری اطلاعات خود، دوباره فکر کنند. در یک واحد اقتصادی، یکپارچگی زنجیره‌ی تأمین می تواند میان بخش ها و حوزه های داخلی مختلف و همچنین شرکای خارجی زنجیره‌ی تجاری، ایجاد شود. Zhao و همکارانش استدلال کرده اند که یکپارچگی بیرونی میان فروشندگان و مشتریان بوسیله‌ی ایجاد کمیته‌ی روابط و یکپارچگی داخلی میان مشتری ها و فروشندگان، بوجود می آید. آنها این مسئله را بیان کرده اند که ایجاد یکپارچگی داخلی، شرکت ها را قادر می سازند تا یکپارچگی بیرونی داشته باشند زیرا کارخانه ها باید از طریق ایجاد یکپارچگی سیستمی، داده ای و فرایندی، قابلیت یکپارچگی داخلی خود را بهبود دهند و سپس به ایجاد یکپارچگی بیرونی بپردازند. به اشتراک گذاشتن اطلاعات، می تواند برای ایجاد یکپارچی داخلی و خارجی میان زنجیره های تأمین، مورد استفاده قرار گیرد.
ارزش واقعی به اشتراک گذاشتن اطلاعات در داخل زنجیره‌ی تأمین، می تواند بواسطه‌ی این حقیقت تعریف شود که مزیت های حاصله در هنگام استفاده از این روش، بر هزینه های صرف شده برای آن، سنگینی می کند. این هزینه ها ممکن است شامل سرمایه گذاری در زمینه‌ی سیستم های اطلاعات و هزینه هایی است که برای این کسب این اطلاعات به مشتریان و فروشندگان پرداخت می شود. هزینه های هماهنگی نیز ممکن است شامل هزینه های ارتباطاتی و مدیریتی (communication and administration costs) باشد. این هزینه ها می تواند با استفاده از توسعه های اخیر در زمینه‌ی تکنولوژی های اطلاعات، مانند برنامه ریزی منابع شرکت (Enterorise Resource Planning: EPR) و تکنولوژی های مبتنی بر اینترنت، کاهش یابد.
به اشتراک گذاشتن اطلاعات در زنجیره‌ی تأمین، ممکن است مزیت های متعددی برای شرکت ها داشته باشد. برای مثال، محصولاتی که تطابق بیشتری با نیاز مشتریان دارند، نسبت به محصولات مشابه خود سبقت می گیرند. استفاده‌ی وسیع از تکنولوژی های اطلاعاتی پیشرفته مانند مبادله‌ی الکترونیک داده ها (EDI) و تکنولوژی های بر پایه‌ی اینترنت، در زنجیره های تأمین، این مسئله برای شرکت ها اثبات شده است که ایجاد یکپارچگی در زمینه‌ی اطلاعات، تا چه حد مهم می باشد. در واقع، بسیاری از موضوعات مرتبط با زنجیره‌ی تأمین، از فقدان به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان اعضای موجود در زنجیره‌ی تأمین، ایجاد می شوند. این مطالعه تلاش می کند تا بررسی اجمالی بر روی مدیریت زنجیره‌ی تأمین، به اشتراک گذاشتن اطلاعات، انواع اطلاعات به اشتراک گذاشته و مزیت ها و موانع موجود در زمینه‌ی اطلاعات به اشتراک گذاشته در یک زنجیره‌ی تأمین، ارائه دهد.

مدیریت زنجیره‌ی تأمین

علاقه‌ی رو به رشدی در زمینه‌ی استفاده از مدیریت زنجیره‌ی تأمین (SCM) از دهه‌ی 1990 تاکنون وجود داشته است. بسیاری از تعاریف منحصربفرد برای SCM در مقالات و کتاب های انتشار یافته، آورده شده است. به هر حال، این تعاریف می توانند در سه زمینه‌ی اصلی شرح داده شوند. این زمینه ها عبارتند از زمینه‌ی فعالیت ها، زمینه‌ی مزیت ها و زمینه یاعضا و یا بخش های سازنده. هر زمینه ممکن است به زیر بخش هایی تقسیم شود. زمینه‌ی فعالیت ها، شامل جریان ها (یعنی اطلاعات و داده ها) و شبکه های داخلی و خارجی ایجاد کننده‌ی روابط می باشد. در حالی که زمینه‌ی مزیت ها ممکن است موجب افزایش میزان رضایتمندی مشتریان و افزایش بازده و اعتبار شود.
Stadtler مدیریت زنجیره‌ی تأمین (SCM) را به عنوان به اشتراک گذاشتن اطلاعات کالایی و مالی بین واحدهای مختلف یک سازمان تعریف می کند که به منظور برطرف شدن نیازهای مشتریان و در نتیجه افزایش کارایی زنجیره‌ی تأمین، مورد استفاده قرار می گیرد.
یک زنجیره‌ی تأمین می تواند به عنوان یک سری از سازمان ها تعریف می شود که ممکن است در فرایندهای و فعالیت های مختلف مورد استفاده قرار گیرند و هدف آنها فراهم آوردن محصولات و سرویس ها برای فروشندگان (بالادست و پایین دست) است. بنابراین یک زنجیره‌ی تأمین از تعدادی شرکت تشکیل شده است که این شرکت ها معمولاً شامل شرکت های فروش، توزیع و مشتریان نهایی می شوند.
اهداف خاصی وجود دارد که در مدیریت زنجیره‌ی تأمین باید به آنها رسید. بهبود رضایتمندی مشتریان، افزایش قابلیت رقابتی، برخی از این اهداف می باشند. یک مدیریت زنجیره‌ی تأمین همچنین موجب کاهش هزینه ها و منابع مربوط به تولید محصول می شود. این مدیریت همچنین موجب بهبود افزایش بازده و اثر بخشی سازمان ، می شود. SCM همچنین بر روی کاهش میزان انبارداری و هزینه های مربوطه،‌ افزایش سود و بهبود تعاون تمرکز دارد.

به اشتراک گذاشتن اطلاعات

بخش تولید دارای نقش مهمی در افزایش توسعه‌ی اقتصادی دارد. برای ارزیابی اقتصاد امروزی، تولیدکنندگان نیازمند تفکر دوباره در زمینه‌ی روش های مشارکت خود، هستند و از این رو، باید راهی ایجاد کنند که اطلاعات به روز رسانی شده‌ی خود را در داخل شرکت ها به اشتراک بگذارند. به هر حال، ایجاد یک بخش سخت افزاری و نرم افزاری تنها کافی نیست. این اعضا باید برای مشارکت در زمینه‌ی فعالیت های به اشتراک گذاری اطلاعات، رضایت داشته باشند. امروزه، شرکت ها به تنهایی کار نمی کنند، آنها به صورت شبکه ای با شرکای دیگر، مشارکت می کنند.
به اشتراک گذاری اطلاعات به معنای توزیع اطلاعات مفید برای سیستم ها، افراد و واحدهای سازمانی است. برای بهبود نتایج حاصل از به اشتراک گذاری اطلاعات، سازمان ها باید به 4 سوال اصلی پاسخ دهند. سوال اول، ما چه چیزی را باید به اشتراک بگذاریم، به چه کسانی باید این اطلاعات را بدهیم، چگونه این اطلاعات را به اشتراک بگذاریم و در نهایت، چه موقع باید این به اشتراک گذاری انجام شود. جواب های مناسب به این سوالات موجب می شود تا از ایجاد کارهای زائد جلوگیری شود و هزینه های مربوط به اشتراک گذاری، کاهش یابد. عبارت به شتراک گذاری اطلاعات می تواند همچنین به عنوان به اشتراک گذاری دانش (knowledge sharing) و یا جمع آوری اطلاعات (information integration) نیز در نظر گرفته شود. در یک زنجیره‌ی تأمین، اطلاعات زیادی مانند اطلاعات لوجستیکی، تجاری، استراتژیک، تاکتیکی و ... وجود دارد.
اثر به اشتراک گذاشتن اطلاعات بر روی زنجیره‌ی تأمین با ایجاد پیشرفت های اخیر در زمینه‌ی تکنولوژی اطلاعات (IT)، بیش تر جلوه پیدا کرده است. علاوه بر این، برخی از بررسی ها با تمرکز بر روی اثر به اشتراک گذاشتن اطلاعات بر روی کیفیت محصولات، انجام شده است. به هر حال، هنوز هم زمینه برای انجام مطالعات باز است و باید با انجام این مطالعات، مشخص شود چه اطلاعتی باید به اشتراک گذاشته شود و اثرات مفید این به اشتراک گذاری بر روی بهبود کیفیت چگونه است.
هماهنگی و یکپارچگی در مدیریت زنجیره‌ی تأمین (SCM) از سال های متمادی به عنوان یکی از دغدغه های بخش آکادمیک و دنیای تجاری است. برای ارزیابی اقتصاد امروز، شرکای زنجیره‌ی تأمین نیاز این هستند که مزیت های رقابتی خود را با استفاده از به اشتراک گذاری اطلاعات، بهبود دهند.
با استفاد از تکنولوژی اطلاعات، ساختارهای شبکه ای مختلف می تواند مدل سازی شود و بوسیله‌ی آنها هماهنگی نزدیکی میان شرکای زنجیره‌ی تأمین، ایجاد شود. این مشارکت و هماهنگی منجر به ایجاد زنجیره‌ی تأمین سودمند و پر بازده می شود. در صورتی که جریان های اطلاعاتی افزایش یابد، عدم قطعیت کاهش می یابد و در این صورت، مشتریان نهایی محصولات با کیفیت بالاتری را با پرداخت هزینه های کمتر و در یک دوره‌ی زمانی کمتر دریافت می کنند.
در چارچوب ارائه شده بوسیله‌ی Pandey و همکارانش، نوع اطلاعاتی که باید به اشتراک گذاشته شود، عبارتند از لیست خرید و فروش، صورت انبار، توسعه‌ی محصولات، فروش و پیش بینی ها، توسعه‌ی بازار، طرح های توسعه‌ی آینده، هزینه‌ی تولید، اطلاعات در مورد تکنولوژی های مورد استفاده و پیگیری سفارشات.
Polanyi و همکارانش ، این دانش ها و اطلاعات را به دو دسته طبقه بندی کردند: اطلاعات شفاف و اطلاعات مفهومی (tacit). اطلاعات شفاف همانگونه که از اسم آن مشخص است، اطلاعات خوش رفتاری هستند. این اطلاعات معمولا به صورت اعداد، کلمات، جداول و فرمول ارائه می شود. اطلاعات مفهومی، اطلاعات خوش رفتاری نیستند. این اطلاعات، اطلاعاتی بر پایه‌ی تجربه هستند و از این رو، به سادگی قابل توصیف نیستند و به سختی در ذهن می گنجند. به عنوان یک استدلال باید گفت، اطلاعات شفاف ملموس تر هستند و به سادگی به اشتراک گذاشته می شوند. به هر حال، برخی محققین اعتقاد دارند که به اشتراک گذاشتن اطلاعات مفهمومی، مشابه به اشتراک گذاشتن اطلاعات شفاف است.
Min و همکارانش به اشتراک گذاشتن اطلاعات را به عنوان قلب همکاری های زنجیره‌ی تأمین، نامیده اند. این بدین معناست که باید توجه بیشتری به اشتراک گذاشتن اطلاعات، اختصاص داده شود. یک اتصال میان دو عضو غیر وابسته در کانال های تأمین، مشارکت زنجیره‌ی تأمین نامیده می شود. این اتصال بواسطه‌ی افزایش سطح به اشتراک گذاشتن اطلاعات ایجاد می شود و موجب کاهش هزینه های کل و میزان ذخیره‌ی انبار می شود.

انواع اطلاعات به اشتراک گذاشته در زنجیره‌ی تأمین

انواع مختلفی از اطلاعات وجود دارد که می توان آنها را در داخل یک زنجیره‌ی تأمین، به اشتراک گذاشت. این اطلاعات شامل اطلاعات لوجستیکی، تجاری، استراتژیک، تاکتیکی و ... می باشد. برخی از انواع مشابه اطلاعات ممکن است به صورت زیر طبقه بندی شوند:

1) اطلاعات در مورد لیست موجودی
2) داده های مربوط به فروش
3) پیش بینی های فروش
4) اطلاعات مربوط به سفارشات
5) اطلاعات مربوط به قابلیت تولید
6) اطلاعات استخراج شده در مورد محصولات جدید
7) سایر اطلاعات

شرکا بیشتر دوست دارند اطلاعات مربوط به لیست موجودی را به اشتراک بگذارند. این اشتراک گذاری از ایجاد ذخیره های انبوه در انبارها و گاها ذخیره سازی های زیاد از حد، جلوگیری می کند. این اشتراک گذاری همچنین میزان کل ذخیره سازی اجناس در انبار را کاهش می دهد و هزینه های انبارداری را به شدت کاهش می دهد و همچنین اجازه‌ی پیش بینی و تصیم گیری دقیق را به ما می دهد. داده های مربوط به فروش، تغییرات ایجاد شده در زمینه‌ی سفارشات و تقاضاهای واقعی مشتریان را به ما می دهد و موجب کاهش اتلاف هایی می شود که بوسیله‌ی ذخیره سازی زیاد از حد و یا کمتر از میزان لازم، ایجاد می شوند. اعضای موجود در زنجیره‌ی تأمین به طور مجزا پیش بینی می کنند. با به اشتراک گذاری پیش بینی های انجام شده در زمینه‌ی فروش، پیش بینی های بهتری در مورد مزیت های رقابتی و زنجیره‌ی تأمین، حاصل می شود. به اشتراک گذاشتن اطلاعات موجود در زمینه‌ی سفارشات، منجر به تعیین سریع گلوگاه های موجود در زمینه‌ی زنجیره‌ی تأمین می شود و کیفیت سرویس دهی به مشتریان افزایش می یابد. اطلاعات موجود در زمینه‌ی قابلیت تولید محصولات ممکن است به کاهش سرعت رفتارهای شانسی در مورد ذخیره سازی محصولات می شود و از اثرات مخرب ناشی از این کار، می کاهد. اطلاعات مربوط به محصولات جدید می تواند به اشتراک گذاشته شوند و بدین صورت یک حمایت به موقع در زمینه‌ی محصولات ارائه شده بوسیله‌ی فروشندگان ایجاد می شد. در واقع زمانی با این اطلاع رسانی، یک تقاضا برای یک محصول در بخش خرده فروشی، ایجاد می شود. دو نوع دیگر از این نوع اطلاعات وجود دارد. این انواع عبارتند از اطلاعات در مورد کیفیت و پیشرفت های انجام شده در زمینه‌ی تکنیک های حمل و نقل و پارامترهای عملکرد زنجیره‌ی تأمین، کارخانجات و ... .

مزیت های به اشتراک گذاری اطلاعات

تحقیقات بسیاری برای تعیین مزیت های به اشتراک گذاری اطلاعات در کارخانجات و واحد های سازمانی، انجام شده است. این مطالعه برخی از این مزیت ها را مورد بررسی قرار داده است. منبع این مزیت ها در جدول 1 خلاصه شده است.
به اشتراک گذاری اطلاعات در بین اعضای زنجیره‌ی تأمین ممکن است مزیت های خوبی برای صنایع نیز داشته باشد. در بین این مزیت ها، Lee و همکارانش ، نشان داده اند که به اشتراک گذاری اطلاعات از دو راه به تولیدکنندگان منفعت می رساند. این مزیت ها عبارتند از کاهش هزینه ها و کاهش موجودی انبار. با توجه به کارهای انجام شده بوسیله‌ی Zhao و همکارانش، اگر به اشتراک گذاری اطلاعات به طور مؤثر مورد استفاده قرار گیرد، تولید کننده قادر است تا در زمانی که حتی سطح سرویس دهی در حد خرده فروشان نیز باشد، هزینه های انبارداری را به میزان 5 تا 35 % کاهش دهد.
وقتی اطلاعات اضافی در داخل زنجیره‌ی تأمین، موجود باشند، شرکا ممکن است از این اطلاعات منفعت ببرند و طرح های کنونی را با طرح های مناسب تر، جایگزین کنند. برای مثال، به اشتراک گذاشتن اطلاعات موجود در زمینه‌ی تقاضاها، هر یک از اعضای زنجیره‌ی تأمین را قادر می سازد تا پیش بینی های دقیقی را بر اساس تقاضاهای حقیقی، انجام دهد.
در زنجیره‌ی تأمین، اعضا ممکن است اطلاعات کاملی در مورد خودشان بدست آورند اما ممکن نیست یک چنین اطلاعات کاملی را در مورد اعضای دیگر، بدست آورند. عدم قطعیت ها ممکن است به دلیل فقدان اطلاعات در مورد سایر اعضا، ایجاد شود. اگر اعضا مایل به اشتراک گذاشتن اطلاعات خود با سایر اعضا باشند، عدم قطعیت های موجود می تواند به طور قابل ملاحظه ای کاهش یابد. اثرات مخرب تغییرات ناگهانی ممکن است به دلیل فقدان به اشتراک گذاری اطلاعات در سیستم های غیر متمرکز، ایجاد شود. جریان اطلاعات ایجاد شده در بین اعضای زنجیره‌ی تأمین که موجب می شود یک سیستم غیر متمرکز عدم قطعیت کمتری داشته باشد، ممکن است به طور قابل توجهی میزان اثرات منفی تغییرات ناگهانی را کاهش و یا حدف کند.
Mourtzis و همکارانش 4 مزیت مهنم SME بر روی شبکه‌ی تولید را به صورت به صورت زیر بیان کرده اند:
1) مدیریت مؤثر موجودی انبار از طریق ارتباطات بهبود یافته
2) کاهش هزینه ها مدیریت سفارش‌ها از طریق ارتباطات مؤثر
3) افزایش بهره وری و منفعت از طریق انجام بهتر سفارش‌ها
4) بهبوده استفاده از منابع از طریق مدیریت بهتر در تخصیص کارها.
با اشتراک گذاشتن اطلاعات میان بخش های مجزای یک شبکه‌ی لجستیک یا میان اعضای تجاری موجود در یک زنجیره‌ی تأمین، مشارکت بهتری ایجاد می شود. به اشتراک گذاشتن اطلاعات در داخل یک زنجیره‌ی تأمین می تواند موجب بهبود قابل توجهی در ارتباطات تجاری مانند ارتباط میان بر و با پاسخ سریع (QR) و لیست موجودی مدیریت شده در بخش فروش (VMI)، شود.
با توجه به کارهای انجام شده بوسیله‌ی Marshall و همکارانش، اطلاعات به اشتراک گذاشته، موجب ایجاد و استحکام بخشی روابط و هم بستگی های اجتماعی میان دریافت کنندگان و ارسال کنندگان اطلاعات می شود. بازده و کارایی سازمانی یکی دیگر از زوج های مزیتی ایجاد شده در هنگام به اشتراک گذاشتن اطلاعات هستند.

موانع موجود در سر راه به اشتراک گذاشتن اطلاعات

به اشتراک گذاشتن اطلاعات در داخل یک زنجیره‌ی تأمین ممکن است چالش‌های خاص خود را داشته باشد. در بین آنها، موانع عبارتند از مسئله‌ی رازداری اطلاعات به اشتراک گذاشته، موضوعات فتنه انگیز، قابلیت اطمینان و هزینه های ایجاد شده در هنگام استفاده از تکنولوژی های اطلاعاتی، مقررات غیر واقعی، نامناسب بودن و دقت اطلاعات به اشتراک گذاشته شده و در نهایت، عدم ایجاد قابلیت استفاده‌ی مناسب شرکت ها از اطلاعات به اشتراک گذاشته شده.
یکی از موانع اصلی به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ممکن است در زمینه‌ی حریم خصوصی اطلاعات مطرح باشد. یک شبکه‌ی واقعی باید برای افراد ایجاد شود تا بتواند بوسیله‌ی آن، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند. اعضای سازمان ها ممکن است به همدیگر اطمینان نداشته باشند که این مسئله ممکن است فرایند به اشتراک گذاری اطلاعات را مختل کند.
این اثبات شده است که یاد دادن نحوه‌ی استفاده از سیستم های IT به افراد موجود در زنجیره‌ی تأمین، زمان بر و هزینه بر است. استفاده از سیستم های IT با سهولت استفاده (user-friendly) ممکن است فرایند به اشتراک گذاشتن اطلاعات را بهبود دهد. سیستم IT که استفاده از آن مشکل باشد، می تواند اثر منفی بر روی به اشتراک گذاشتن اطلاعات داشته باشد..

نتیجه گیری

در این مطالعه، اهمیت تجمیع اطلاعات در زنجیره‌ی تأمین مورد بررسی شده است. به اشتراک گذاشتن اطلاعات مزیت های قابل توجهی در بخش تولید دارد. این مزیت ها عبارتند از کاهش موجودی انبار و مدیریت مؤثر ذخیره‌ی انبار، کاهش هزینه ها، افزایش میدان دید (کاهش قابل توجه در عدم قطعیت)، کاهش قابل توجه یا از بین رفتن اثر تغییرات ناگهانی (bullwhip)، بهبود استفاده از منابع، افزایش تولید، بازده سازمانی و بهبود سرویس دهی، افزایش و استحکام بخشی به روابط اجتماعی، تشخیص سریع مشکلات، پاسخ دهی سریع به مشکلات، کاهش سیکل زمانی سفارش تا تحویل، ردیابی و پیگیری بهتر، کاهش زمان بازاریابی، ایجاد شبکه‌ی گسترده، استفاده‌ی بهینه از ظرفیت های موجود. در سمت دیگر، برخی موانع نیز وجود دارد که انجام فرایند به اشتراک گذاری اطلاعات را با مشکل مواجه می کند. همانگونه که گفته شد، بخش تولید نیازمند این است تا از تکنولوژی های پیشرفته‌ی اطلاعاتی برای به اشتراک گذاری اطلاعات در داخل زنجیره های تأمین خود، استفاده کند و بوسیله‌ی آنها مزیت های رقابتی خود را بهبود دهد. بهبود این مزیت ها موجب ادامه‌ی بقاء در اقتصاد کنونی دنیا می شود.