ويژگى هاى اطلاع رسانى در روابط عمومى

مهمترين وظيفه روابط عمومى برقرارى ارتباط در داخل و خارج از سازمان با مخاطبان انبوه و متفاوت است؛ در اجراى اين وظيفه واحدهاى روابط عمومى با استفاده از ابزارهاى مختلف اقدام به برقرارى ارتباط مى كنند، اما اگر اين عملكرد به نحو علمى و كارشناسى ارزيابى شود ، اثربخشى همه اين فعاليت ها با ترديد مواجه است چرا كه به عناصر ارتباطى در فراگرد انتقال پيام توجه كافى نشده است. ارتباط به هر شكلى كه برقرار شود، حداقل ۳ عنصر را درخود دارد. فرستنده (منبع)، پيام، گيرنده (مخاطب). هر سه عنصر ويژگى هايى دارد كه اگر موردتوجه قرار نگيرد به عنوان موانع ارتباط از اثربخشى آن مى كاهد به نحوى كه در بسيارى موارد، اثربخشى يك پيام به صفر مى رسد. در اين فرصت ويژگى هاى يكى از سه عنصر يادشده يعنى «مخاطب» به طور خلاصه تشريح مى شود.

تعريف مخاطب

از مخاطب تعاريف متعددى شده است كه ما به عنوان روابط عمومى بايد با توجه به وظايف و رسالت خود، تعريف خاصى از مخاطب داشته باشيم كه در ادامه به آن اشاره مى شود:
- مخاطب كسى است كه داوطلبانه به محتوى يا رسانه معينى روى مى آورد.
- اما از نظر روابط عمومى، مخاطب گروهى از افراد است كه ارتباط گر مى خواهد به آنان دسترسى داشته باشد و با آن ارتباط برقرار كند. از آنجا كه دسترسى روابط عمومى به مخاطب آسان نيست، مخاطب از جنبه هاى ديگر نيز تعريف شده است.

مخاطب سرسخت

مخاطبانى كه از پذيرفتن آنچه ارتباط جمعى و ساير فرستنده ها براى او مى فرستند اكراه دارد.

تعريف مخاطب از مخاطب

افراد ممكن است صرفاً به دليل اين كه به پيام خاصى توجه مى كنند خود را مخاطب بدانند، از نظر ديگر مخاطب به عنوان گيرنده و مخاطب به آفريننده با توجه به نقشى كه در فرايند ارتباطى دارد تعريف مى شود. اما ما به عنوان روابط عمومى مخاطب را كسى مى دانيم كه قصد داريم پيام هاى سازمان يا دستگاهى را كه در آن كار مى كنيم به او منتقل كنيم.

چرا مردم مخاطب رسانه ها مى شوند

دلايل متعددى براى مخاطب شدن از جانب مردم وجوددارد، به عبارتى مردم به دلايل زير از رسانه ها استفاده مى كنند:
۱- تفريح و سرگرمى و شادى هاى عاطفى
۲- نيازهاى اطلاعاتى و شناختى
۳- نيازهاى اجتماعى، هويت و گفت و گو با ديگران
۴- نيازهاى غيراجتماعى
۵- نيازهاى مربوط به خود رسانه ها، مثل زمانى كه تبليغات پخش مى شود.

شناخت مخاطب

همان طور كه گفته شد، ارتباط مؤثر زمانى برقرار مى شود كه پيام فرستنده، متناسب با ويژگى هاى مخاطب طراحى شود. براين اساس، برنامه ريزان ارتباطى - روابط عمومى - بايد دسته بندى درستى از مخاطبان داشته باشند، ويژگى هاى آنان را بدانند و در زمان و مكان مناسب، پيام متناسب را براى او ارسال نمايند.

دسته بندى مخاطبان

۱- بر مبناى ويژگى هاى جمعيت شناسى

سن، جنس، شغل، اندازه خانواده، موقعيت فرد در چرخه حيات خانوادگى، درآمد،آموزش، موقعيت جغرافيايى، مذهب، نژاد و مليت ويژگى هاى جمعيت شناسى مخاطب را دربرمى گيرد. فرستنده در طراحى پيام با هدف معين بايد به اين ويژگى ها توجه داشته باشد. به عنوان مثال، تحقيقات نشان داده است زنان مضطرب با ديدن مسابقه ها و نمايش هاى متنوع به آرامش مى رسند، حال آن كه مردان مضطرب با ديدن برنامه هاى خشن و پربرخورد ارضا مى شوند.

۲- بر حسب باورها

مردم، بسته به تجربه ها، تأثيرات محيط، باورهاى ذهنى و... دنيا را به شكل هاى گوناگون درك مى كنند. يك پديده ممكن است نزد اشخاص و گروه هاى مختلف معانى متفاوت داشته باشد. مثلاً در تبليغ يا اطلاع رسانى در زمينه بهبود غذا و تغذيه گروهى از مخاطبان برايشان زنده ماندن مهم است، اما در مقابل براى گروه ديگر «سالم ماندن» مى تواند پيام مناسبى باشد.

۳- براساس نگرش ها

وقتى پيام براى گروه موافق و مخالف فرستاده مى شود، نمى تواند يكسان باشد. هميشه پيامى كه براى مخالفان يك تفكر ارسال مى شود بايد قادر باشد به «چرايى» پاسخ دهد، حال آنكه پيام موافقان فقط بايد توضيحاتى درباره اهداف و برنامه ها باشد.
معمولاً در جريان انتخابات، برخورد با موضوع هاى اجتماعى، معرفى كالا يا خدمات و اعلام عملكرد يك دستگاه يا سازمان، سه گروه حاميان، مخالفان و بى طرفان از هم تفكيك مى شوند كه محتوى، رسانه و ويژگى پيام براى هر يك از اين گروه ها بايد متفاوت باشد. اصولاً هزينه پيام رسانى براى موافقان به نسبت مخالفان بسيار پائين است.

۴- براساس رفتار

رفتار مخاطبان در ويژگى هاى پيام مؤثر است. پيامى كه براى سيگارى ها تهيه مى شود با پيام براى غير سيگارى ها نمى تواند يكسان باشد. همين طور پيامى كه براى نيازمندان طراحى مى شود ويژگيها، ساخت و عناصر متفاوتى نسبت به پيامى كه براى ثروتمندان طراحى شده، دارد.

۵- براساس دسترسى

يكى از مشكلات روابط عمومى ها و اصولاً فرستنده ها اين است كه هميشه پيام را براى كسانى مى فرستند كه اولاً دسترسى به آنان آسان تر است و ثانياً ارسال پيام براى آنان هزينه زيادى ندارد.به عنوان مثال، اگر در يك روابط عمومى كتاب عملكرد چاپ شود، براى نمايندگان مجلس ارسال مى شود، حال آن كه اين نماينده قبلاً از طريق روزنامه، ديدار با وزير، بولتن هاى محرمانه، اينترنت، گزارش هاى ويژه و... با عملكرد آن سازمان آشناست. در مقابل براى گروه هاى بسيارى از جامعه كه مخاطب واقعى روابط عمومى هستند؛ پيامى فرستاده نمى شود. بنابراين لازم است، مخاطبان را براساس هزينه منابعى كه براى دسترسى به آنان ضرورى است تقسيم كنيم و پيام را نه براساس اصل دسترسى آسان ، بلكه به هركس كه لازم بود بدهيم.
در همين زمينه اورت راجرز مى گويد: بسيارى از آنان كه به اخبار و اطلاعات نيازمندترند ديرتر به اطلاعات دسترسى پيدا مى كنند. مثلاً درمورد تنظيم خانواده، اخبار و اطلاعات به كسى مى رسد كه همه نوع امكانات را دراختيار دارد و حتى قادر است تعداد زيادى را اداره كند.

۶ ـ بر مبناى مراحل فراگرد

براساس نظريه اشاعه «اورت راجرز» مراحل پذيرش يك ايده ـ پيام، به شرح زير است: آگاهى، اقناع، تصميم، اجرا و تثبيت. بنابراين نياز مخاطب در شرايط مختلف پذيرش يك پيام متفاوت است. در مرحله آگاهى دادن بايد اطلاعاتى داده شودكه كاملاً با مرحله اجرا يا تثبيت فرق كند.

۷ـ براساس منابع درآمدى

اين تقسيم بندى ،مخاطبان را بر اساس ميزان درآمد و منابع اقتصادى مورد توجه قرار مى دهد. همواره در موضوع رعايت مسائل بهداشتى ، متقاعد كردن مردم فقير سخت تر از مردم متوسط و ثروتمند هست. اقناع مردم كم درآمد به خريد لوازم و وسايل گران قيمت غيرممكن است. حتى اگر آن وسايل موجب آسايش و راحتى او مى شود. لذا در طراحى يك پيام با هدف مشابه، اما براى مخاطبان با درآمدمتفاوت نبايد يكسان باشد.

۸ ـ براساس استفاده از رسانه ها

گاهى اوقات در طراحى و ارسال پيام، رسانه، نه خودمخاطب مورد دسته بندى قرار مى گيرد . ارتباط گر (فرستنده) ممكن است به دلايل مختلف مجبور باشد از رسانه خاص استفاده كند، لذا مى توان مخاطبان را به شرح زير تقسيم بندى كرد: خواننده روزنامه كثيرالانتشار ، خواننده روزنامه محلى، شنونده راديو ، بيننده تلويزيون، همين طور مى توان گروهها را با پيام و رسانه ها تطبيق كرد: گروه سيگارى كوچك با روزنامه محلى، يا خريداران شير با برنامه ۸ تا ۹ صبح راديو ، يا طرفداران برنامه هاى علمى در برنامه ۹ شب تلويزيون، بنابراين دراين دسته بندى پيام با رسانه تطبيق مى شود.

۹ ـ براساس موضوع و ارتباط

به دنبال اين دسته بندى هشتگانه، براساس نظر «گروينگ وهانت» ويژگى افراد و گروهها در برخورد با پيام هاى سازمان هاى مختلف، يك روش ديگر بسته بندى مخاطبان بوده و مى توان در طراحى پيام به آن توجه كرد. ۴ گروه از هم قابل تمايز است:
الف ـ همگان هاى تمام مسائل، گروهى از مردم در همه جا فعالند. پس هر نوع پيامى را بايد براى آنان ارسال كرد.
ب ـ همگان هاى بى تفاوت. برخلاف گروه قبلى در همه جا ارتباط ناچيزى برقرار مى كنند.
ج ـ همگان هاى تك مسأله ،گروهى كه فقط يك مسأله دارند، اقتصادى، فرهنگى يا سياسى. بنابراين بايد پيام را با ويژگى آنان تهيه و ارسال كرد.
د ـ همگان هاى ناگزير و درگير. در جايى كه اكثريت جامعه در هر شرايطى درگيرند و به ناچار زير پوشش پيام هاى ارتباطى قرار گرفته اند.

۱۰ ـ براساس قوميت و استفاده از رسانه ها

در كشورهاى مختلف با توجه به قوميت ها،توجه خاصى به رسانه هاى محلى مى شود و اصولاً اقليت ها كمتر به رسانه هاى ملى كشورشان توجه مى كنند. در مورد موسيقى، تفاوت بين قوميت ها بالاست. بنابراين يك برنامه ريز ارتباطى دراين شرايط بايد با توجه به اين اصل ، رسانه مناسب ارسال پيام خود را انتخاب كند.با توجه به دسته بندى مخاطبان از جهات مختلف، مدل كاربردى شناخت مخاطب در دو قلمرو كلى تقسيم بندى مى شود:

الف ـ عوامل مربوط به مخاطب

۱ـ پس زمينه و محيط اجتماعى ، به ويژه طبقه اجتماعى ، تحصيلات مذهب، فرهنگ سياست، محيط خانوادگى و...
۲ ـ مشخصه هاى فردى شامل : سن، جنس، شغل ، درآمد، شيوه زندگى و...
۳ ـ سليقه ها، نگرش ها، رفتارها
۴ ـ عادت هاى عمومى مربوط به استفاده از رسانه در اوقات فراغت
۵ ـ آگاهى به گزينه هاى موجود، مخاطب در مورد چه برنامه اى فعال است.
۶ ـ زمينه استفاده از رسانه، دسترسى به رسانه ها

ب ـ عوامل مربوط به رسانه ها

۱ ـ سيستم رسانه اى
۲ ـ ساختار و تداركات رسانه اى
۳ ـ گزينه هاى محتوايى قابل دسترسى
۴ ـ اشتهار رسانه ها
۵ ـ زمانبندى و نحوه ارائه پيام
با شناخت مخاطب و دسته بندى مخاطبان براساس ويژگى هاى گفته شده، اميدواريم روابط عمومى ها بتوانند در اثر بخشى پيام ها با موفقيت قرين باشند.