ساختار سازمانی رسمی

سازمان بدون وجود یک ساختار مناسب به مکانی بی‌نظم تبدیل خواهد شد. سلسله مراتب سازمانی برای هر سازمانی مورد نیاز است از آنجاییکه این سلسله مراتب، ساختاری که در آن سازمان فعالیت می‌کند را تدوین می‌نماید.
ساختارهای سازمانی از زمان‌های بسیار دور توسط بشر بکار گرفته می‌شدند. همواره فردی به عنوان رهبر وجود داشته که وظایف گوناگون را میان اعضای تیم تقسیم نماید. از زمان حکومت های سلطنتی تا قلمرو پاپ ساختارهای سلسله مراتبی در هر جایی مورد استفاده قرار می‌گرفته‌اند. به هر فرد وظیفه‌ای محول می‌شده و از او انتظار می‌رفته که آنها را انجام دهد. هر فرد نقش‌های رهبری و مسئولیت‌های متفاوتی را بسته به پست و مقام خود در دست داشته است. و در پایان یک ساختار گزارش‌دهی تعبیه شده است که تضمین‌کننده‌ی ارزیابی عملکرد افراد بوده‌است.
تصور اینکه رشته‌ی طراحی و ساختار سازمانی یک مفهوم نو ظهور است اساسأ غلط است. جامعه نیز در نوع خود شبیه به چنین ساختاری است. اگر در زمینه زندگی شهروندی افراد در زمان‌های قدیم مطالعه داشته باشید، می‌بینید که هر گروهی یک وظیفه ای داشته، از کشاورزی و دامداری گرفته تا بافندگی و کارهای صنعتی، ما همان مفهوم را در امور کسب و کار امروزی بکار گرفته‌ایم.

تعریف ساختار رسمی

به معنای " مفهوم سلسله مراتب اختیارات در هر نهادی است که در آن افراد با همکاری و تشریک مساعی به دنبال تحقق یک هدف مشترک هستند". من به دو دلیل این تعریف علاقه‌مند هستم، اول به خاطر سهولت یادگیری این تعریف است بر خلاف تعاریف طول و درازی که وقتی جمله بعدی را می‌خوانید قبلی را از یاد می‌برید، و دلیل بعدی تعریف اصطلاح به همان شکل خام و اولیه خودش است. چرا که در ریشه‌ی تمامی اصطلاحات مدیریتی ساختار سازمانی تنها این مفهوم است که : ساختار سازمانی که جایگاه هر یک از کارکنان را در سازمان رتبه‌بندی می‌نماید.

سازمان رسمی چگونه شکل گرفت

با وجود آنکه ساختار سازمانی همچنان یک مفهوم قدیمی زیبا باقی می‌ماند، امروزه این مفهموم به منظور سازگاری با مدل‌های کسب و کار امروزی دست‌خوش تغییرو تحولاتی گشته است.
در جریان تغییرات مدل‌های جدید کسب و کار، مدیریت نیز ملزم به به روز آوری عملیات خود به منظور استخراج بهترین بازدهی می‌باشد. دوره‌ی زمانی را می‌توان به پیش از بروکراسی و پس از بروکراسی تقسیم‌بندی نمود. ساختارهای سازمانی به نسبت قدیمی‌تر، بیشتر مبتنی بر پادشاه بود به نحوی که ارتباطات تنها یک مسیر یک طرفه از بالا به پایین را در بر می‌گرفتند، سطوح پایین‌تر باید تنها مطیع اوامر بالادستی بودند و از آنها انتظار هیچ بازخوردی نمی‌رفت. اما ساختار جدیدتری که در دهه‌ی 1970 بروز کرد، آغازگر تشویق روابط دوطرفه بود که در این ساختار پیشنهادات سطوح پایین‌تر مورد توجه بسیار قرار می‌گرفت.

انواع ساختارهای سازمانی

منظور از انواع ساختار سازمانی مبانی اساسی است که این ساختارها بر اساس آنها برای کسب و کارهای گوناگون طراحی شد‌ه‌اند. این مبانی می‌تواند عملیات و یا تقسیم‌بندی‌ها باشند. اجازه بدهید یکی یکی نگاهی به آنها بیندازیم.

ساختار عملیاتی

در این نوع ساختار سازمان بر اساس فعالیت‌هایی که انجام می‌دهد به بخش‌های مختلف تقسیم می‌شود؛ همچون واحد تولید، فروش، بازاریابی، منابع انسانی، حسابداری و غیره. کارکنان در هر یک از این واحدهای عملیاتی فعالیت‌های مشابه به هم انجام می‌دهند. بین هر واحدی هم یک ساختار به طور مجزا وجود دارد برای مثال واحد بازاریابی به این شکل می‌باشد:
رئیس کل – مدیر بازاریابی- سوپر وایز- اعضای تیم‌ بازاریابی

ساختار تقسیم‌بندی

در این ساختار سازمان بر مبنای محصولاتی که تولید می‌کند تقسیم بندی می‌شود، این ساختار عمدتأ در شرکت‌هایی که بیشتر از یک محصول تولید می‌کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال یک شرکت خودروسازی، به واحدهای مختلف مثل واحد تولید خودروهای سواری، خودروهای ورزشی و یا کامیون سازی تقسیم می‌گردد.

ساختار ماتریسی

کاملا مشهود است که در سازمان‌های خیلی بزرگ امکان ندارد تنها یک نوع ساختار سازمانی وجود داشته باشد. شرکت‌های بزرگ با تعداد زیادی از کارمندان، نیازمند ساختار سازمانی است که هر دو نوع ساختارهای ذکر شده در بالا را داشته باشد. به چنین ساختاری ساختار ماتریسی می‌گویند. در یک ساختار ماتریسی سازمان ابتدا بر حسب محصولات تقسیم بندی شده و سپس برای هر بخش واحدهای مختلف تعریف می‌گردد.
بهترین سازمان‌های امروزی به دنبال‌ آن هستند که پای خود را فراتر از ساختارهای سنتی سازمانی گذاشته و به دنبال ساختارهایی با مرزهای کمتر می‌باشند. با وجود آنکه تا کنون شرکت های معدودی در پیاده‌سازی چنین ساختاری موفق بوده‌اند، اما ایده‌ی آن ساده است؛ داشتن سازمانی که در آن هیچ فردی لازم الوجود نیست. هر فردی تشویق می‌شود که پای خود را از مرزهای رسمی سازمان فراتر نهد و در سایر واحدهای سازمانی نیز کار کند و بدین شکل یک کارمند همه فن حریف باشد. این ایده حامی عدم یکنواختی در شغل نیز می‌باشد.