راهنمايي جهت مديريت بهتر وقت

اگرمايل به استفاده بهتر از اوقات خود هستيد؛ ابتدا بايد دقيقا بدانيد كه در حال حاضر وقت خود را چگونه سپري مي كنيد . به همة فعاليت‌هايي كه به طور معمول در هر روز كاري داريد، بينديشيد:
قرار ملاقات‌هاي، سرپرستي افراد، حضور در جلسات، مرور يا نوشتن طرح‌هاي پيشنهادي، تصميم‌گيري‌ها، تكميل طرح‌ها، تماس تلفني، تهيه گزارش، سفرها، مطالعه نشريات و.....
همچنين، لازم است راجع به اوقاتي كه هر روز به دليل مسائلي مانند امور پيش‌بيني نشده، مزاحمت هاي مكرر، تأخيرها، برنامه‌ريزي‌هاي نادرست، بحران مديريت، هدر مي‌روند ، نيز بينديشيد.
يك روش مناسب به منظور مشخص كردن اوقات از دست رفته و جلوگيري از آن، تهيه دفتر يادداشت يا سررسيد و ثبت فعاليت‌هاي روزانه‌تان به مدت يك يا دو هفته درآن است. سپس مندرجات مشروح در دفترتان را تحليل والگويي راكه نمايانگر نوع فعاليت‌هاي روزانه شماست ، پيدا كنيد.
آنگاه كليه جزئياتي كه شامل اجراي يك كار يا طرح مي‌باشد و يا كليه مشكلات و مزاحمت‌هاي موجود را رديابي كنيد.
اين كار را چند ماه انجام دهيد و ياد داشت‌هاي خود را براي يافتن الگوهاي تكراري نظير مزاحمت‌ها و اخلال‌هاي مكرر يا عادت‌هاي غيرخلاق، مطالعه كنيد. سپس راههايي جهت حذف و يا رفع آنها پيدا كنيد.
عملكردهاي روزانه خود را كه آشكارا در يادداشت‌هاي خود آورده‌ايد ، با آنچه تصميم به انجام آن داشته‌ايد، مقايسه كنيد.
اين روش به راستي شما را هشيار خواهد كردو نشان خواهد داد ، به چه ميزان موقعيتها را به ديگران واگذار مي‌كنيد و برنامه زمانبدي شما تحت فرمان ديگران و رويدادها "ونه شما "قرار دارد.

تعيين هدف

نكته كليدي در مديريت وقت، داشتن اهداف تعريف شده و روشن است. آنها را بنويسيد ومشخص سازيد . يك‌بار اهداف خود را بر اساس اولويت‌هايتان تنظيم كنيد، وقت مشخصي را به آنها اختصاص دهيد ونيز كليه فعاليت‌هاي لازم براي تحقق اهداف را يادداشت كنيد .
جهت آسان‌تر شدن كار خود، زمان لازم را براي انجام هر هدف در كنار آن يادداشت كنيد آنگاه اهداف خود را به سه طبقه تقسيم نمائيد:
? اهداف روزمره، كه عبارتست از: مديريت وقت و شامل تخصيص وقت معين جهت برنامه‌ريزي روزمره، مشخص ساختن آخرين فرصت براي هر كاري ووقت شناس بودن است.
? اهداف تحصيلي، (شغلي)، يا اهداف دراز مدت كه شما و مديريت تعيين كرده‌ايد. يكي از روش‌هاي خوب جهت نگه داشتن حساب چنين هدفي آن است كه مشخص كنيد كه حرفه شما ، از شما چه مي‌خواهد و سپس فعاليتهاي كاري خود را در ريز يك طبقه‌بندي كلي ( فعاليت‌هايي نظير: بازاريابي، حراج، موارد مالي و اجرايي) فهرست كنيد.
? اهداف شخصي يا فعاليت‌ها وتعهدهاي خارج از محدوده فعاليت‌هاي كاري شما . تنظيم وقت جهت انجام اين دسته از كارها بسيار مهم است.
اختصاص اوقاتي براي تفريح و بازي، به برخورداري از زندگي سالم ومتعادل كمك مي‌كند، گذراندن وقت با خانواده و دوستان تخصيص وقتي براي ورزش روزانه‌، پرداختن به علاقمندي‌هاي شخصي يا سرگرمي‌ها در صورتي در برنامه‌زمان‌بندي شما مي‌گنجد كه به خوبي طراحي شده باشد. ياد بگيريد چگونه براي فعاليتهاي خود طرح ريزي كنيد:
تنظيم اهداف وطرح‌ريزي آنها توأمان پيش مي‌روند . با فهرست كردن همه گامهاي لازم جهت تحقق اهداف خود، اقدام به عملي ساختن آنها نمائيد وخود را در يك موقعيت زمان بندي شده لازم الاجرا ، قرار دهيد.