مترجم: سعید علیزاده
منبع:راسخون

 

یکی از سوالات کلیدی هنگام طراحی چیدمان دفتر جدید این است که دفتر با فضای باز یا دفتر با اتاق کوچک انتخاب کنیم. این مقاله به شما کمک می‌کند تا تصمیم درستی بگیرید.
هنگامی که با تصمیم دشواری مانند طرح چیدمان مناسب دفتر مدیریت روبرو می‌شوید، نمی‌توانید تنها روی سلیقه شخصی تکیه کنید. چیدمان دفتر بر اساس برخی از فاکتورها مانند محیط اداری، فرهنگ کار، سطح ارتباط و تعامل بین کارکنان متفاوت است. باور داشته باشید یا نه، یک تصمیم اشتباه در مورد چیدمان این پتانسیل را دارد که باعث نارضایتی کارکنان، بی اعتمادی، بهره‌وری پایین و در نهایت کاهش سودآوری می‌شود. ابتدا درک تفاوت‌های گسترده بین طرح‌بندی اصلی ضروری است.

چیدمان اتاق کوچک

مفهوم اتاق کوچک یا اتاقک‌های محل کار برای اولین بار در سال 1967 تحت عنوان Action Office II معرفی گردید. طراحی توسط رابرت پروست برای شرکت تحقیقاتی هرمان میلر ایجاد شد. پس از ارجاع به تعدادی از روانشناسان رفتاری و صنعتی، این طرح مورد بررسی قرار گرفت. پس از یک دوره زمانی، اتاقک‌ها به ایستگاه‌های کاری جداشونده تفکیک شدند که یک دیوار جداکننده با ارتفاع بین 5 تا 6 فوت در آن قرار داشت. در چهار دهه گذشته اتاقک‌ها تغییراتی داشته‌اند. آن‌ها در حال حاضر نماد محیط اداری عادی هستند.

مزایای استفاده از اتاقک

• اتاقک می‌تواند به همه کارکنان اداره حریم خصوصی و شخصی ارایه دهد.
• آن‌ها به جلوگیری از حواس پرتی‌های غیرضروری در محیط کار کمک می‌کنند و در نتیجه سطح تمرکز کارمندان افزایش می‌یابد.
• یکی از نکات عمده مثبت اتاقک این است که آن‌ سطح شگفت انگیزی از فضای ذخیره‌سازی و قفسه‌هایی برای اسناد رسمی و شخصی کارکنان ایجاد می‌کند.

معایب استفاده از اتاقک

• مهمترین جنبه منفی اتاقک این است که آن‌ به دلیل عدم ارتباط منظم خلاقیت کارکنان را دچار اختلال می‌کند. دلیل این است که، اتاقک‌ها اغلب در همه جا ساکت و خفه و خسته‌کننده به نظر می‌رسند.
• احتمال کمی وجود دارد تا بین دو نفر از کارکنان ارتباط بین فردی ایجاد شود و در نتیجه احساس انزوا بین کارکنان ایجاد می‌شود. کارشناسان در زمینه روانشناسی اغلب گفته‌اند که اتاقک‌ها اثر طولانی مدت روی حالات و روان کارمندان دارند. این سیستم بسیاری از کارکنان حرفه‌ای را به افراد درون‌گرا تبدیل کرده است
• اتاقک‌ها دلیل عمده‌ای برای نارضایتی و بی‌اعتمادی کارکنان هستند. این نوع چیدمان می‌تواند احساس تبعیض در ذهن کارکنان ایجاد کند.
چیدمان اتاقکی برای شغل‌هایی که نیاز به سطح بالایی از تمرکز و حفظ حریم خصوصی دارند مناسب است. این اتاقک‌ها برای شغل‌هایی که بصورت پشت پرده هستند و نیاز به تعامل شخصی منظم با همکاران و مشتریان ندارند مناسب هستند.

چیدمان فضای باز

این نوع چیدمان اداری بسیار سنتی است که در آن هیچگونه مانعی بین دو نفر از کارکنان در بستر کاری ایجاد نشده است. ویلیام سیمز و فرانکلین بکر از دانشگاه کرنل نقل کرده‌اند که محیط کاری که بیشتر باز است شانس بیشتری برای مشاهده و آموزش از آن‌هایی که دارای تجربه بیشتر و مهارت متفاوتی هستند ایجاد می‌کند. چیدمان فضای باز به مدت بیش از نیم قرن وجود داشته است. این نوع چیدمان برای اولین بار توسط یک شرکت طراحی آلمانی به نام Quickborner توسعه داده شد. هنگامی که غول‌های صنعتی مانند هنری فورد برای دفترشان سیستم چیدمان باز را انتخاب کردند این سیستم محبوبیت بیشتری پیدا کرد. آخرین تحقیقات نشان دادند که در حدود 10 درصد ادارات در سراسر جهان به سبک چیدمان فضای باز طراحی شده‌اند.

مزایای استفاده از سیستم فضای باز

• فضاهای باز اجازه می‌دهند که به راحتی و آزادانه به همکاران و زیردستان خود در اداره دسترسی داشت.
• این سیستم این قدرت را دارد تا از اتلاف زمان و منابع اداره جلوگیری کند چون کارکنان این فرصت را دارند تا بر همکاران خود در هر زمانی توجه داشته باشند. به عنوان مثال، صرف ساعات طولانی برای تماس‌های تلفنی غیررسمی یا ارسال ایمیل‌های شخصی و ... در طول زمان کار می‌تواند به صورت چشمگیری محدود شود.
• این سیستم باعث هماکری بیشتر و تجربه روح تیمی در کارکنان می‌شود.
• افزایش شدیدی در خلاقیت کارکنان ایجاد می‌شود چون فضاهای باز دعوت به تبادل ایده‌های تازه و نوآورانه و جریان ارتباطی بین کارکنان ایجاد می‌کنند.
• فضاهای باز نقش مهمی در ایجاد انگیزه بین کارکنان ایفا می‌کنند چون همه کارکنان، اعضای مدیریت و مدیران سطح بالا در کنار یکدیگر می‌نشینند و در نتیجه به صورت مساوی عمل می‌کنند.
• تحقیقات نشان می‌دهند که زمانی که سازمان‌ها چیدمان فضای باز را انتخاب می‌کنند، احتمال کمتری وجود دارد تا حس حسادت و بی اعتمادی در بین کارکنان ایجاد شود.
• به طور کلی ادارات با چیدمان فضای باز در مقایسه با اتاقک‌ها می‌توانند تعداد بیشتری کارمند در خود جای دهند.

معایب فضای باز

• مهمترین جنبه منفی طرح فضای باز عدم حفظ حریم خصوصی است. درست است که در ادارات با چیدمان فضای باز ممکن است اتاق‌هایی برای جلسات خصوصی و همچنین استراحت کارکنان وجود داشته باشد، اما حفظ حریم خصوصی در محل کار، یکی از اولویت‌های مهم برای برخی از کارکنان است. ضرورت این امر اغلب توسط کارمندان با استعداد اما درونگرا احساس می‌شود.
• ادارات با فضای باز دلیل اصلی حواس‌پرتی و عدم تمرکز در بین کارکنان است. کوچکترین سر و صدا از طرف یک کارمند ممکن است باعث اختلال در تمرکز همکارانش شود که باعث ایجاد تلاطم در محیط آرام کاری می‌گردد.
• ادارات با چیدمان فضای باز به ندرت دارای امتیاز قفسه‌ها و فضاهای ذخیره‌سازی برای هر کدام از کارمندان است.
چیدمان فضای باز برای شغل‌هایی مانند مهندسان، تکنیسین‌ها، متخصصان نرم افزار، کارمندان و تایپیست‌ها، کارکنان BPO، هنرمندان خلاق و با استعداد و ... مناسب است. به طور کلی، همه آن شغل‌هایی که با حداکثر تعامل پیشرفت می‌کنند بایستی دارای چیدمان فضای باز باشند.

فاکتورهای تصمیم‌گیری

حدس میزنم که اکثر خوانندگان این مقاله نمی‌دانند که کدام طرح برای آن‌ها بهتر است. اما اگر هنوز هم در مورد تصمیم درست مطمئن نیستید، در این صورت تعدادای سوال وجود دارد که نیاز است از خود بپرسید. بسته به پاسخ شما که بله یا خیر است من پیشنهاداتی برای نوع چیدمان دفتر دارم. امیدوامر پیشنهادات من برای یک تصمیم مناسب مفید واقع شود.
آیا کارکنان شما به دنبال اتاقک و حریم خصوصی آن هستند؟
• بله (اتاقک را انتخاب کنید)
• خیر (به دنبال فضای باز باشید)
آیا به دنبال گسترش کسب و کار خود و افزایش تعداد کارکنان هستید؟
• بله (فضای باز انتخاب مناسبتری است)
• خیر (اتاقک)
آیا دارای بودجه زیادی برای چیدمان اداره هستید؟
• بله (انتخاب اتاقک)
• خیر (انتخاب فضای باز)
آیا بسیاری از کارمندان شما درونگرا هستند؟
• بله (انتخاب اتاقک)
• خیر (انتخاب فضای باز)
آیا کارکنان شما دارای شغل حیاتی هستند و نیاز به تمرکز دارند؟
• بله (انتخاب اتاقک)
• خیر (انتخاب فضای باز)
یک روش ایده‌آل برای ایجاد چیدمان مناسب اداره، ایجاد تعادل طلایی بین هر دو سیستم چیدمان است. اداره شما می‌تواند به دو بخش تقسیم شود که در واقع یک بخش اتاقک و بخشی که دارای چیدمان فضای باز است. در این زمان ممکن است اتاقک با دیوار شیشه‌ای بین آ‌ن‌ها که ارائه‌دهنده فضای فردی و جریان آزاد نور در سراسر ایستگاه‌های کاری است را انتخاب کنید. در نهایت مایلم بگویم قبل از این‌که سرمایه خود را صرف طراحی دفتر بکنید نیاز است تا مقدار فراوانی برنامه‌ریزی و قضاوت داشته باشید.