تا حالا به این فکر کرده اید که چرا خیلی روزها برای انجام کارهایمان وقت کم می آوریم و به هیچ یک از کارهایمان نمی‌رسیم، بعد آرزو می‌کنیم کاش روز بیش تر از 24 ساعت بود؟ آیا 24 ساعت وقت کمی است؟ واقعیت این است که پاسخ به این سؤال برای تمام افراد یکسان نیست، افراد مختلف براساس توانایی‌ها و ضعف‌هایی که دارند به دلایل مختلفی برای کارهایشان وقت کم می‌آورند؛ اما یکی از مهم ترین دلایل مشترک بین انسان‌ها برای کمبود وقت، نداشتن مهارتی به نام «مدیریت زمان» است. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که یکی از آرزوهایتان بیش تر شدن زمان شبانه‌روز است، توصیه‌های زیر را تا پایان بخوانید.
 


آغاز کردن با گام‌های کوچک

حتماً این ضرب‌المثل معروف را شنیده اید که سنگ بزرگ علامت نزدن است. این ضرب المثل پرکاربرد در این جا هم کاربرد دارد و می‌گوید اگر شما تا الان هیچ مدیریتی بر زمان و عمر گران بهایتان نداشتید انتظار نداشته باشید از فردا بتوانید بر 24 ساعت شبانه‌روز مدیریت کنید و یک ثانیه از عمرتان هدر نرود. شما کم‌کم باید در مدیریت زمان استاد و ماهر شوید؛ برای مثال برای شروع، یک هفته به خودتان قول بدهید تلویزیون تماشا نکنید. اگر توانستید به قول تان عمل کنید، گام بعدی را بلندتر بردارید.
 


لیست کردن کارها

هر تکنیک مدیریت زمانی که روی کره ی زمین هست، لیست‌ کردن دارد. لیست ‌کردن کارها باعث می‌شود بتوانید به راحتی به تمام کارهای روزانه ی هفتگی یا ماهانه ی خود برسید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد، می‌توانید از کارهای خود لیست تهیه کنید. این ابزارها می‌تواند یک تکه کاغذ یا نرم‌افزارهای پیشرفته باشد که فقط برای این کار ساخته شده‌اند؛ البته یک نکته‌ای را هم باید این جا یادآوری کنم و آن این است که اگر در لیست‌ کردن کارها زیاده‌روی کنید، نه تنها زمان تان را مدیریت نکرده اید، بلکه وقت تان را هدر داده‌اید. وقتی از هرکار کوچکی لیست تهیه می‌‌کنید، قسمت زیادی از وقت تان را صرف تهیه ی لیست می‌کنید و ناخودآگاه با خودتان فکر می‌کنید کارهای بی‌شماری برای انجام دادن دارید و این گونه بدون هیچ دلیلی به خودتان استرس وارد می‌کنید؛ پس لازم نیست کارهایی مثل لباس پوشیدن و آب خوردن را در لیست وارد کنید.
 


اولویت بندی کارها

این مرحله، مرحله ی دسته‌بندی کارها و کنار گذاشتن کارهای فرعی و بی‌اهمیت است. برای این که بهتر بتوانیم کارهای خود را اولویت بندی کنیم، تمام کارهای روزانه را در چهار گروه به ترتیب اولویت، تقسیم بندی کنید:
  • کارهایی که بااهمیت و اضطراری هستند
  • کارهایی که فوری و اضطراری نیستند؛ اما مهم هستند
  • کارهایی که فوری و اضطراری هستند؛ اما مهم نیستند
  • کارهایی که نه اضطراری و فوری هستند نه مهم (سارقان وقت)
اگر دوست دارید از وقت تان نهایت استفاده را ببرید باید در بهترین زمان‌های که دارید به کارهای بااهمیت، یعنی کارهای دسته‌ی اول و دوم، بپردازید، اگر وقتی برایتان باقی ماند کارهای دسته ی سوم را انجام دهید. تا آن جا هم که می‌توانید سراغ دسته ی چهارم نروید؛ این دسته از کارها که به سارقان وقت معروف اند و شامل کارهایی مثل تماشای بیش از حد تلویزیون و وقت گذرانی بیش از حد با دوستان می‌شوند.
 

تقسیم بندی کارهای بزرگ به کارهای کوچک

همه ی ما می‌دانیم شروع بخشی از کار بزرگ، راحت تر از شروع تمام کار است. انسان به طور ناخودآگاه با تمام‌شدن کار و دیدن نتایج آن انگیزه پیدا می‌کند و ادامه ی راه را برایش هموارتر می‌شود؛ پس از این به بعد کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید، بعد می‌بینید قبل از آن که خودتان متوجه بشوید تمام کار به اتمام رسیده است.
 
گاهی اوقات تمام اصول مدیریت زمان را موبه مو رعایت می‌کنیم؛ اما باز هم به کارهایی که برنامه‌ریزی کرده بودیم نمی‌رسیم، علت چیست؟ علت، این باور اشتباه است که فکر می‌کنیم اگر مهارت مدیریت زمان بلد باشیم دیگر به هیچ وجه دچار کمبود وقت نمی‌شویم؛ اما اگر کمی دقت و تأمل کنیم می‌بینیم که نداشتن مهارت در موضوع‌های دیگر هم سبب کمبود وقت ما می‌شود. دو نمونه از این موارد عبارت اند از:
 
1. ناتوانی در نه‌ گفتن به خواسته‌های نابجا: افراد زیادی هستند که به دلایلی مثل خجالتی بودن و رودربایستی، خواسته ی خودشان را قربانی خواسته‌های دیگران می‌کنند؛ به همین دلیل وقت زیادی از عمرشان را در اختیار دیگران قرار می‌دهند تا آن ها به خواسته یشان برسند. اگر شما جزو این قربانیان هستید باید هرچه سریع‌تر مهارت نه گفتن را یاد بگیرید و توجه نکردن به این موضوع و پرداختن به مدیریت زمان یک جورایی پاک کردن صورت مسئله است.
 
2. ره صد ساله را در یک روز رفتن: گاهی اوقات فکر می‌کنیم مهارت مدیریت زمان چیز بیهوده ای است؛ چون هر چقدر هم که از زمان نهایت استفاده را می‌بریم به آرزوهای مان نمی‌رسیم؛ اما وقتی کارشناسانه به آرزوها نگاه می‌کنیم، می‌بینیم اصلاً آرزوی ما در این مدت زمان، دست یافتنی نبوده. برای برخی آرزوها باید سال ها تمرین و پشت کار داشت. بعد ما در یک هفته به خواسته یمان نمی‌رسیم، می‌نشینیم زانوی غم بغل می‌کنیم که چرا مدیریت زمان مشکلی از ما حل نکرد، حال آن که ماجرا چیز دیگری است.

نویسنده: مطهره ساغری‌دوز