منظم بودن در محل کار برای بسیاری افراد کار مشکلی است. یک میز شلوغ پر از پرونده، برگه های کوچک یادداشت کارهایی که قرار است انجام دهید، شماره تلفن ارباب رجوع و همکاران شرکت‌های دیگر که به در و دیوار مانیتور و روی میز چسبانده‌اید، ظرف غذای نیمه تمام، باقی‌مانده صبحانه هول هولکی، لیوان نیمه تمام چای یا قهوه که هر لحظه ممکن است روی میز چپ شود. تمام این‌ها تصویری از میز یک کارمند است که شاید نمی‌داند چطور در محل کار منظم باشد. در ادامه راهکارهای نظم در محل کار را می خوانید.


۱- واقع‌بین باشید

دل‌تان می‌خواهد یک راز موذیانه را در مورد منظم بودن در محل کار با شما در میان بگذاریم؟ اصلا وانمود نکنید که “می‌توانید”.

به جای این‌که تلاش کنید در محل کار با نگرانی در مورد وظایفی که به عهده‌تان گذاشته شده دست و پنجه نرم کنید بهتر است در مورد کارها و اهدافی که واقعا می‌توانید انجام دهید و کنترل کنید، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید. تعیین اهداف کوچک، معقول و کوتاه مدت در حیطه وظایف شغلی، به شما این امکان را می‌دهد که با حفظ احساس موفقیت و نتیجه‌گیری، کارهای‌تان را پیش ببرید.

این یک روش بی‌نظیر و عالی برای یادآوری به خودتان است که چه کارهایی را ” می‌توانید” انجام دهید نه این‌که چه کارهایی را “لازم است” انجام دهید.


۲- یک میز کار مخصوص با روحیاتتان برای خودتان بچینید

مگر این‌که «بتمن» باشید که بتوانید روی یک میز کار در گوشه‌ای تاریک و نمناک و غار مانند از کار کردن لذت ببرید و احساس رضایت کنید. از سوی دیگر همه ما نمی‌توانیم یک میز کار رویایی رو به پنجر‌ه‌ای روشن و پر نور داشته باشیم، با این‌همه لذت بردن از محیط کار به کاهش استرس در شما کمک می‌کند. یکی از مهم‌ترین عوامل منظم بودن در محل کار درست کردن و طراحی یک میز با توجه به علایق خودتان است البته تا آن‌جا که با قوانین شرکت و محل کارتان در تضاد نباشد. برای مثال اگر این امکان و اجازه را دارید عکسی از فرزندتان را قاب کنید و روی میز جلو چشم‌تان بگذارید. این عکس می‌توانید حتی عکس کوچکی پدر و مادر یا همسرتان باشد. به جای چسباندن برگه‌های کوچکی که تاریخ تمام شدن آخرین مهلت برای انجام کاری را به شما یادآوری می‌کند، برگه‌هایی را بچسبانید که روی آن شرح برنامه‌ریزی خودتان را برای انجام کارها و وظایف محوله نوشته‌اید. یک گلدان کوچک ،چند شاخه گل طبیعی، یک شمع زیبا یا یک نوشته امید بخش قاب شده، هم به منظم بودن در محل کار کمک می‌کند و هم استرس را از شما دور و حال‌تان را خوب می‌کند. یادتان باشد منظم بودن در محل کار با استرس داشتن در تضاد است پس هر یک یا دو ساعت به خودتان کمی استراحت بدهید، آب یا یک نوشیدنی آرام بخش بنوشید، یک گپ کوتاه بزنید و ادامه کارتان را انجام دهید.


۳- به جای انجام چند کار همزمان، زمان را مدیریت کنید

احتمالا قبلا هم این جمله به گوش‌تان خورده است: کسانی که می‌توانند ده کار را به طور همزمان انجام دهند آن‌هایی هستند که قدم به قدم از بالای لیست شروع می‌کنند تا به انتها برسند. اگر شما عادت دارید در حالی که دارید ایمیل جواب می‌دهید از طریق اسکایپ هم در کنفرانس حضور پیدا کنید و در همان زمان با همکار یا دستیارتان سر مسئله‌ای بحث کنید و گزارش‌هایی را که باید به رییس تحویل دهید تنظیم کنید، احتمالا این توانایی را دارید کارهای زیادی را همزمان مدیریت کنید. اما آیا این روش درست است؟ نتیجه یک تحقیق صورت گرفته حاکی از آن است که به مرور زمان سطح هوشی و آی‌کیو افرادی که عادت دارند چند کار را به صورت همزمان انجام دهند بیشتر از افرادی که مواد مخدر مصرف می‌کنند دچار اختلال شده و کاهش پیدا می‌کند.


۴- عادت‌های خوب را در خودتان نهادینه کنید

چه در حال برنامه‌ریزی برای انجام یک پروژه جدید هستید یا تلاش می‌کنید تا یک کار پر حجم و گیج‌کننده را به انجام برسانید شکی در این نیست که مدیریت و برنامه‌ریزی زمان در دراز مدت به نفع شما تمام خواهد شد. طبیعتا برای منظم بودن در محل کار باید یاد بگیرید که برنامه ریزی کنید. به این ترتیب نگه داشتن تقویم جلسات، مهلت نهایی انجام پروژه‌ها، و حتی رعایت دقیق زمان ناهار سبب می‌شود تا قدم به قدم از اخراج و تبدیل شدن به یک کارمند بی‌نظم دور شوید. وقتی که برای کارها زمان بندی داشته باشید کمتر دچار استرس می‌شوید. پس در گام اول، سیستم‌هایی که با آن‌ها سر و کار دارید را برای تمام کارهای‌تان تنظیم کنید. برای مثال تمام ایمیل‌های مربوط به یک پروژه را در یک فولدر جداگانه منظم و طبقه‌بندی کنید. اگر به این نوع نظم و برنامه‌ریزی عادت کنید، به این ترتیب کارها سریع‌تر پیش می‌رود و خودتان هم کمتر دچار تنش و اضطراب می‌شوید.


۵- میز کار و صفحه دسکتاپ کامپیوترتان را خلوت و منظم نگه دارید

شاید به نظر شما کمی عجیب باشد اما یکی از مهم‌ترین قدم‌ها برای منظم بودن در محل کار مرتب نگه داشتن صفحه دسکتاپ کامپیوتر است. در واقع نیازی نیست که برای منظم بودن در محل کار حتما یک میز کار رویایی داشته باشد، همین که از ابتدایی‌ترین کارها شروع کنید نظم خود به خود ایجاد می‌شود. یک خروار برگه سیاه و پر شده با کلمات مختلف که روی میز پخش شده‌اند کافی است تا تمرکزتان را برای انجام کارها از دست بدهید. پس اولین کاری که می‌کنید این است که میز را خلوت کنید، صفحه دسکتاپ کامپیوتر را سر و سامان بدهید و موارد اضافی را حذف کنید. شاید در طول هفته فقط چند دقیقه وقت برای مرتب کردن سیستم و میز کارتان داشته باشید، زمانی که این کار را انجام می‌دهید وقت بگیرید و ببینید که منظم کردن میز کار و دستکتاپ چند دقیقه وقت‌تان را می‌گیرید. به این ترتیب در دفعات بعدی آسان‌تر و با استرس و سردرگمی کمتری این کار را انجام می‌دهید.


منبع: مجله افق