تکنیکها و قوانین طوفان فکری

در این مقاله در ابتدا شما با علت طوفان فکری یا بارش ذهنی آشنا می‌شوید و سپس در ادامه با تکنیک‌های طوفان فکری آشنا میشوید.

- چرا سازمان‌ها به طوفان فکری احتیاج دارند؟

- طوفان فکری چیست؟

- مراحل انجام طوفان فکری در سازمان

- تکنیک‌های طوفان فکری یا بارش ذهنی

- طوفان فکری فردی (Individual Brainstorming)

- نوشتن آزاد

- وابستگی کلمه

- شبکه‌های عنکبوتی

- طوفان فکری تیمی

- جلسه کوتاه طوفان فکری (Short Brainstorming Session)

- جلسه پیچیده طوفان فکری (Complex Brainstorm Session)

- مطالعه موردی درمورد تکنیک طوفان فکری
 

‌چرا سازمان‌ها به طوفان فکری احتیاج دارند؟

خلاقیت و نوآوری می‌تواند سازمان‌ها را در محیط رقابتی امروز متمایز سازد. سازمان‌ها برای باقی ماندن در این محیط به منابع شماره یک خود یعنی افراد تکیه می‌کنند.

برای اینکه کارکنان خلاق باشند، سازمان باید محیطی را ایجاد کند که خلاقیت را تحریک کرده و رفتارهایی را که همسو با ذهنی خلاق است، به نمایش گذارد و در این راستا از تکنیک‌های متنوع بهره جوید.

یکی از این تکنیک‌ها می‌تواند طوفان فکری (Brainstorm) باشد که نقش مهمی در فرآیند اجرایی تیم دارد زیرا در چرخه عمر یک پروژه، خلاقیت تیم، بارها در رویارویی با چالش‌ها مورد آزمایش قرار خواهد گرفت. طوفان فکری روشی است که می‌تواند خلاقیت افراد را متمرکز کند و به تیم در یافتن راه‌حل‌ها کمک کند.

طوفان فکری چیست؟

طوفان فکری فرآیند تفکر آزاد و تولید ایده است، فارغ از درگیر شدن با محدودیت‌هایی از قبیل “آیا این ایده خوب است یا بد؟ “اسلاتر و کوری ، 2003”
طوفان فکری و یا بارش ذهنی، یکی از بهترین تکنیک‌های شناخته شده برای تولید ایده در راستای حل خلاقانه مسئله است که بطور معمول با کمک یک تیم و تحت نظر تسهیل‌گر انجام می‌شود. قدرت طوفان فکری برابر با مجموع قدرت بالقوه مشارکت‌کنندگان است که ایده‌های خود را در یک محیط آزاد بیان می‌کنند و با بهبود و ترکیب بهترین ایده‌ها، به راه‌حلی کارآمد دست می‌یابند.

ممکن است در سازمانی، مسئله‌ای وجود داشته باشد اما هنوز، ایده‌ها و گزینه‌های قابل قبول توسط تیم، تولید نشده باشند. در چنین شرایطی مدیر پروژه می‌تواند جلسه طوفان فکری را پیشنهاد دهد. در جلسات طوفان فکری راه‌حل‌هایی کشف خواهند شد که بنظر می‌رسید اصلا وجود ندارند.
 

مراحل انجام طوفان فکری در سازمان

روش طوفان فکری ساده و سریع است. فارغ از بکارگیری تکنیک‌های متنوع و متفاوت طوفان فکری، می‌توان آن را بطور معمول با گام‌های زیر اجرا کرد:

1. پیش از هر چیزی شما نیاز دارید تا مسئله را بطور دقیق و شفاف تعریف و محدوده پاسخ‌های خود را مشخص کنید.

اگر شما بدنبال تولید ایده‌های زیادی هستید، مجبورید تا محدوده خود را گسترده‌تر در نظر بگیرید.برای مثال هر ایده‌ای برای افزایش فروش سازمان. اما اگر بدنبال ایده‌های با تعداد اندک هستید، محدوده‌ایی دقیق ترسیم کنید برای مثال ایده‌هایی که در بازه زمانی 6 ماه قابل اجرا باشند و یا ایده‌هایی با رویکرد ورود به بازارهای جدید.

2. افرادی را که ممکن است دانش مربوط به حوزه مسئله را داشته باشند انتخاب کنید.

نیازی نیست که متخصص باشند. در حقیقت، اگر نباشند، بهتر است زیرا شما نیاز دارید که افراد خلاقانه و “خارج از چارچوب‌های مشخص” فکر کنند این در حالی‌ست که کارشناسان تمایل دارند که در چارچوب‌های از پیش تعیین شده فکر کنند.

همانطور که گفته شد این افراد می‌توانند افراد شاغل در واحدهای دیگر سازمان و یا حتی خارج از سازمان باشند. تعداد 3 تا 8 نفر می‌تواند عددی ایده‌آل باشد.

بعلاوه شما نیاز دارید تا مشخص کنید که پیش از شرکت در جلسه چه اطلاعاتی به شرکت‌کنندگان داده شود  و تعریف دقیقی از کلمات و عبارات کلیدی در اختیار آن‌ها قرار دهید تا بتوانید به زبان مشترکی دست یابید. برای مثال تصور کنید که مسئله ما این است: ” چگونه می‌توانیم تولید سازمان را افزایش دهیم؟”  شما باید مشخص کنید منظور از تولید چیست؟ چه میزان افزایش مورد نظر شماست؟ آیا می‌توانیم از منابع خارج از سازمان کمک بگیریم؟

3. فردی مناسب را در نقش تسهیل‌گیری برای جلسه خود انتخاب کنید.

تسهیل‌گر فردی با تجربه‌ای است که جلسه را متمرکز نگاه می‌دارد. او باید توانایی مدیریت جلسه را داشته باشد و نگذارد کسانی – مانند افراد برون‌گرا- بر جلسه مسلط شوند و یا افرادی در فرآیند تولید ایده مشارکت نکنند. او باید تمامی ایده‌ها را یادداشت کند.

4. جلسه طوفان فکری را به دو بخش تقسیم کنید. البته شما نیاز دارید تا در ابتدای امر به توضیح مسئله، محدودیت‌ها و تعاریف بپردازید.

متخصصان عقیده دارند حدود 20 دقیقه می‌تواند زمان مناسبی برای این توضیحات باشد. پس از آن در بخش اول جلسه خود، تولید ایده را آغاز کنید.

با توجه به نوع مسئله، این مرحله بیش از 30 دقیقه زمان نیاز خواهد داشت. در واقع این امر تا زمانی که هیچ ایده جدیدی وجود نداشته باشد، ادامه می‌یابد. در مرحله بعدی نیاز است تا ایده‌های ارائه شده مرتب و بهترین ایده‌ها انتخاب و با یکدیگر ترکیب شوند.

این مرحله بطور معمول نسبت به مرحله پیشین زمان کمتری نیاز خواهد داشت.

تکنیک‌های طوفان فکری یا بارش ذهنی

تکنیک‌های بسیاری برای طوفان فکری وجود دارد که به بعضی از آن‌ها در این مقاله اشاره خواهیم کرد:
 

طوفان فکری فردی (Individual Brainstorming)

طوفان فکری فردی، یک روش حل مسئله و تفکر خلاق را از طریق تکنیک‌ها و تمرین‌های مختلف تحریک می‌کند. برخی از محبوب‌ترین تکنیک ها نوشتن آزاد (free writing)، وابستگی کلمات (word associations) و شبکه‌های عنکبوتی (spider-webs)  است.

معمولا طوفان فکریِ گروهی از روش‌های متعارف حل مسئله گروهی بیشتر جواب می‌دهد. اما جالب این است که تحقیقات گوناگون نشان داده‌اند که طوفان فکری انفرادی از نوع گروهی هم نتیجه‌بخش‌تر است؛ هم از نظر کیفیت و هم از نظر کمیت.

شاید علت این باشد که گروه‌ها بعضا قوانین طوفان فکری را زیرپا می‌گذارند و پای رفتارهای زیان‌‌بخش به گروه باز می‌شود. اما اغلب اوقات ایراد کار این است که افراد آن‌قدر به بقیه توجه می‌کنند که دیگر خودشان ایده نمی‌زنند، یا وقتی منتظرند نوبت صحبت‌شان برسد ایده‌هایشان را از یاد می‌برند. به این اتفاق انسداد (Blocking) می‌گویند.

وقتی خودتان تنهایی طوفان فکری می‌کنید، دیگر لازم نیست نگران نظر بقیه باشید یا رعایت حال‌شان را بکنید که مبادا ناراحت بشوند. می‌توانید آزادانه‌تر فکر کنید و خلاق‌تر باشید. مثلا ممکن است در جلسه گروهی یکی از ایده‌هایتان را از ترس مسخره بودنش مطرح نکنید؛ اما وقتی تنهایی در موردش بیشتر فکر کردید ممکن است یک راه خارق‌العاده از دل آن دربیاید.

با همه‌ی اینها ممکن است وقتی تنهایی کار می‌کنید نتوانید به‌اندازه‌ی جلسه‌ی گروهی به ایده‌ها پر و بال بدهید؛ چرا که دیگر تجربه‌‌ی گسترده‌ی مجموع اعضای تیم را ندارید که از آنها استفاده کنید.
 

نوشتن آزاد

سپس ساعت خود را برای زمانی مشخص تنظیم کرده و شروع به نوشتن می‌کنند. قلم آن‌ها نباید تا زمانی‌که زنگ ساعت‌ به صدا در بیاید از کاغذ جدا شود. در طول یک جلسه نوشتن آزاد، دستور زبان و اصول املایی نادیده گرفته می‌شود، زیرا هدف صرفاً تولید انواع ایده است.
 

وابستگی کلمه

وابستگی کلمه شامل نوشتن لیستی از کلمات و برقراری ارتباط بین آن کلمات با موضوع مورد نظر است. این روند منجر به تولید و توسعه تعداد زیادی ایده‌های دور از ذهن و خلاق توسط افراد می‌شود. ممکن است ایده‌ها با کلمات، رابطه بسیار سستی داشته باشند. “آزبورن ، 1960”.
 

شبکه‌های عنکبوتی

شبکه‌های عنکبوتی، یادداشتی بصری است که در آن فرآیند تفکر تبدیل به نمودار می‌شود. با استفاده از این شبکه، یک ایده می‌تواند باعث ایجاد بسیاری تعداد زیادی ایده‌های مرتبط دیگر شود (Mind Tools، 2005).

1. موضوع یا مشکل را در وسط صفحه در دایره‌ای قرار دهید.

2. خطوطی را از داخل دایره برای نوشتن عنوان کلی بکشید. این عناوین ایده‌های ممکن برای حل مشکل هستند. برای کمک به سازماندهی روند فکر بصری، این شاخه‌ها را با شماره 2 برچسب بزنید.

3. خطوطی را در ادامه عنوان ترسیم کنید و ایده‌های مرتبط – هر ایده‌ای – با عنوان را بنویسید.. این موارد را با شماره 3 برچسب بزنید.

4. به ایجاد لایه‌های بیشتر ادامه دهید. سعی نکنید یک شبکه عنکبوتی کاملاً متقارن ایجاد کنید بلکه آزادانه بنویسید و هرگونه فکر را بدون نقد دنبال کنید.

طوفان فکری تیمی

در طوفان فکری تیمی، شرکت‌کنندگان به تولید ایده‌های خلاقانه تشویق می‌شوند و انتظار می‌رود تا به محض شکل‌گیری ایده‌ها در ذهنشان، آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارند. “Siau، 1997”

زمانیکه ایده‌های به ذهن متبادر شده، بسرعت بیان شوند، این ایده‌ها ثبت و ممکن است با اشتراک‌گذاری بین اعضای تیم به پختگی برسند.

اینجا می‌توانید از قوه‌ی خلاقیت همه‌ی اعضای گروه و انبوه تجارب آنها بهره ببرید. وقتی یکی از اعضا در ایده‌ای به بن‌بست می‌رسد، خلاقیت و تجربه یک نفر دیگر می‌تواند به توسعه‌ی ایده او کمک کند. در طوفان فکری گروهی می‌شود ایده‌ها را بیش‌تر و بهتر از طوفان فکریِ فردی بسط داد.

امتیاز دیگر طوفان فکری گروهی این است که همه احساس می‌کنند نقشی در رسیدن به راه‌حل داشته‌اند و به‌یاد می‌آورند که بقیه هم ایده‌های بدیعی برای عرضه دارند. درضمن گروهی ایده دادن باعث می‌شود به همه خوش بگذرد و این اتفاق برای تیم‌سازی عالی است! با همه‌ی اینها، طوفان فکری گروهی مخاطره‌هایی هم به همراه دارد. پیشنهاد‌‌های غیرعادی شاید در ابتدا بی‌ارزش به نظر برسند. در اینجاست که باید جلسات را با دقت مدیریت کنید تا اعضای تیم این ایده‌ها را خرد و خمیر نکنند و باعث خشک شدن خلاقیت جمع نشوند.

بهتر است تا جایی که می‌شود اعضای گروه از حیطه‌های تخصصی گوناگون باشند. تلاقی تجربه‌های جورواجور خلاقیتِ جلسه را بیشتر می‌کند. اما حواس‌تان باشد که گروه‌تان زیادی بزرگ نشود؛ درست مثل دیگر کارهای تیمی، یک گروه پنج تا هفت نفره معمولا بهترین نتیجه را دارد.
 

جلسات طوفان فکری تیمی چند قانون اساسی دارند:

* تولید هر چه بیشتر ایده‌ها، تا جایی که امکان دارد.

* هیچ ایده‌ای نامناسب نخواهد بود.

* هیچکس حق انتقاد و یا مسخره کردن هیچ ایده‌ای را ندارد.

* هیچ بحثی (به جز توضیح ایده) مجاز نخواهد بود.

* از نوآوری استقبال می‌شود.

* ایده‌ها بهبود می‌یابند و با هم ترکیب می‌شوند.
 

جلسه کوتاه طوفان فکری (Short Brainstorming Session)

طوفان فکری برای حل مسئله موقتی بسیار مناسب است. جلسات کوتاه طوفان فکری در بسیاری از موارد که به یک راه حل سریع مورد نیاز است می‌تواند کارگشا باشد (Siau، 1997).

مثال‌ها عبارتند از: دانش آموزانی که روی یک پروژه کار می‌کنند، تیم پشتیبانی که به دنبال یک راه حل سریع برای مشتری خود هستند یا تیم پروژه‌ای که مجبور است با بیماری یکی از اعضای آن مقابله کند.

جلسه پیچیده طوفان فکری (Complex Brainstorm Session)

جلسات پیچیده طوفان فکری از ساختار از پیش تعیین شده‌ای برخوردار هستند تا از حصول نتیجه مورد نظر در طول جلسه اطمینان حاصل شود. بدون داشتن این ساختارها ممکن است گروه تمرکز خود را از دست بدهد و هیچ کاری انجام ندهد.
 

مبانی جلسه را تنظیم کنید:

* تعریف مسئله

* پیشینه / تاریخچه مشکل چیست؟

* چه کسانی ذینفعان اصلی هستند؟

* مجموعه مشخصی از سؤالاتی که باید در طول جلسه سؤال شود.
 

مطالعه موردی درمورد تکنیک طوفان فکری

گارتنر،از این تکنیک در یک کنفرانس فروش جهانی، با موفقیت استفاده کرد و راهکارهای خلاقانه برای این سؤال که “چگونه می‌توان روند فروش را بهبود بخشید؟” بدست آورد.

در این تکنیک طوفان فکری، تقریبا 600 نفر از فروشندگان که در 100 گروه 6 نفره قرار گرفته بودند، شرکت کردند.

هر نماینده فروش یک برگه کاغذ در اختیار داشت تا هر تعداد ایده‌ که می‌تواند را در مدت زمان یک دقیقه بر روی آن یادداشت کند. سپس برگه خود را به فردی که سمت چپ او نشسته، می‌دهد و نفر بعدی نیز یک دقیقه فرصت داشت تا از ایده‌های ایجاد شده توسط همسایه خود استفاده کند و ایده جدیدی را بر روی کاغذ بنویسند.

این فرآیند 5 بار تکرار شد به‌طوری که بعد از گذشت تنها شش دقیقه، هر فرد در هر گروه، ایده‌هایی جدید را به ایده‌های ایجاد شده توسط افراد دیگر در گروه اضافه کرده بود.

سپس به هر گروه پنج دقیقه فرصت داده شد تا ده ایده برتر را انتخاب کنند. در پایان این مرحله، 1000 ایده وجود داشت! سپس گروه‌ها در دسته‌های سه‌تایی قرار گرفتند تا 10 ایده برتر هر سه گروه- یعنی 30 ایده- را مرور کنند.

به هر گروه 10 دقیقه فرصت داده شد تا ایده‌ها را مرور کرده و پنج ایده برتر را انتخاب کنند. تنها پس از 21 دقیقه، تقریباً 165 ایده عالی ایجاد شد.

در روز بعد، لیست 165 ایده به کل تیم‌های فروش نشان داده شد تا آن‌ها بتوانند ایده‌های تولید شده و نتایج تمرین طوفان فکری خود را مشاهده کنند.

به این ترتیب، هر شخص در فرآیند تصمیم‌گیری شرکت کرده بود و علاوه‌بر ایجاد حس تاثیرگذار بودن در آن‌ها، احتمال حمایت و همکاری بیشترشان در زمان رویارویی با چالش‌ها نیز وجود دhاشت.

در واقع، این نمونه‌ای از چگونگی استفاده مؤثر از طوفان فکری برای مدیریت نتایج مهم در سازمان است.
 

سخن آخر

اکنون می‌توانید با استفاده از تکنیک طوفان فکری باعث بروز خلاقیت و بهره‌وری بیشتر در اعضای سازمان خود شوید، با چالش‌های موجود راحت تر روبرو شوید، از بهترین ایده‌ها برای حل مسائل استفاده کنید، آنها را با موفقیت مدیریت کنید و پشت سر بگذارید.
 

قوانین طوفان فکری (بایدها و نبایدها)

بایدها و نبایدها و توصیه‌های بسیاری برای مدیریت جلسات طوفان فکری مطرح می‌شود.

اما قوانین زیر را می‌توان قوانین زیربنایی طوفان فکری دانست:

قضاوت، نقد و ارزیابی ممنوع است.

به خاطر داشته باشیم که قضاوت و ارزیابی و انتخاب میان ایده‌ها، می‌تواند ذهن ما را به روی ایده‌های تازه ببندد.

ضمن این‌که یکی از موانع خلاقیت، خفه کردن و محدود کردن ایده‌ها در ذهن – حتی قبل از بیان اولیه – است.

بنابراین قضاوت، نقد و ارزیابی تا زمان پایان جلسه ممنوع است و این کار باعث خواهد شد که:

* کسی ایده‌ای را – قبل از بیان – در ذهن خودش حذف نکند.

*  کسانی که ایده‌ای را مطرح می‌کنند، با نقد و تحلیل دیگران، انگیزه‌ی خود را از دست ندهند.

*  تعداد و تنوع ایده‌ها افزایش پیدا کند.

هیچ‌کس مالک ایده‌اش نیست.

مهم است که هیچ‌کس ادعا نکند که این ایده مال من است یا آن ایده را فلانی مطرح کرد.

وصل کردن ایده‌ها به افراد، می‌تواند اثربخشی یک جلسه طوفان فکری را کاهش دهد. چون:

*  قضاوت ما در مورد فرد، به ایده هم سرایت می‌کند.

*  دیگران ترجیح می‌دهند ایده‌ی جدیدی مطرح کنند، تا این‌که ایده‌ی فرد دیگری را اصلاح کنند.

*  اصلاح یا تکمیل یک ایده، ممکن است باعث مقاومت و موضع‌گیری کسی که نخستین بار آن را مطرح کرده است بشود.

برای برگزاری بهتر جلسه طوفان فکری چه می‌توان کرد؟

در این زمینه، توصیه‌ها و ایده‌ها و تجربه‌های بسیاری مطرح شده است. بنابراین آن‌چه در ادامه می‌خوانید صرفاً برخی از توصیه‌های رایج برای افزایش اثربخشی جلسات طوفان فکری است.

دامنه‌ی مسئله را بسیار محدود تعریف نکنید.
ما پیش از این هم درباره اهمیت تعریف مسئله صحبت کرده‌ایم. بنابراین به خوبی می‌توانید حدس بزنید که محدود کردن تعریف مسئله، چه اثرات و تبعاتی دارد.

با محدود کردن مسئله، بخشی از پاسخ‌های احتمالی را حتی قبل از شروع بحث، حذف می‌کنیم. ضمن این‌که حساسیت و قضاوت ذهنی افراد درباره‌‌ی ایده‌هایشان افزایش می‌یابد و این حالت، می‌تواند به اصل عدم قضاوت و ارزیابی به عنوان زیربنای جلسه‌ی طوفان فکری آسیب بزند:
 

صورت مسئله را بسیار کوتاه تعریف کنید.

هر چه تعریف صورت مسئله را طولانی‌تر کنید، احتمال این‌که روند ایده پردازی محدود شود افزایش خواهد یافت.

می‌توانید با خودتان قرار بگذارید که صورت مسئله در کمتر از ده کلمه تعریف شود؛ یا این‌که اصرار داشته باشید آن را در قالب یک جمله تعریف کنید.


منبع: سایت ویرگول
سایت چطور
سایت متمم