راه‌های افزایش بهره‌وری هنگام دورکاری

مختصات دورکاری تاحدی با کارکردن به شیوهٔ حضوری متفاوت است. کسانی که می‌خواهند به افراد موفق و شایسته‌ای در حوزهٔ دورکاری بدل شوند، باید نظم و مقرراتی جدی برای خود در نظر بگیرند و متفاوت‌تر از شاغلان معمولی تلاش کنند تا در کارشان موفق شوند.

مزایای دورکاری

برای کارفرمایان و شرکت‌های مختلف، جذب نیروهای دورکار بسیار سودآور است. هزینه‌ها به‌شکل درخور توجهی برای این دسته از دوستان کاهش پیدا می‌کند؛ چون دیگر لازم نیست هزینه‌های مکان را بپردازند و نیازهای افراد شرکت را تأمین کنند. علاوه‌‌براین، امکان جذب نیرو از نقاط جغرافیایی مختلف هم فراهم می‌شود و دست کارفرما در استخدام بازتر خواهد بود؛ مثلا اگر نیروهای کاری شرکتی از نقاط مختلف دنیا باشند، امکان اینکه همیشه کسانی برای پاسخ‌گویی به مشتریان حاضر باشند، به‌سادگی فراهم می‌شود.

نیروهای دورکار هم از مزایای این روش شغلی بی‌نصیب نیستند. آنها می‌توانند بدون وجود حواس پرتی های رایج در محیط کار، به شغل خود رسیدگی و برنامه‌ای منعطف برای کارکردن در طول روز طراحی کنند. ضمن اینکه دیگر نیاز نیست به محل کار رفت‌وآمد کنند و این یعنی هزینهٔ تردد افراد کاهش پیدا می‌کند و استفاده‌نکردن از وسایل نقلیه هم در کاهش آلودگی‌های محیطی، مثلا آلودگی هوا، نقش دارد.

معایب دورکاری

دورکاری معایبی هم دارد که نمی‌توان از آنها چشم پوشید. درواقع، دورکاری روشی ایدئال برای گرداندن گروه کاری نیست. یکی از مشکلات عمده‌ای که بر سر راه این نوع از کارکردن وجود دارد، دشواری ارتباطات است. مهارت های مدیریتی بسیار گسترده‌ای لازم است تا بتوان نیروهای کاری را از نقاط مختلف کشور یا حتی دنیا باهم هماهنگ کرد.

اگر تعامل و ارتباطات گروهی که به‌شکل دورکاری فعالیت می‌کنند، به‌خوبی در جریان باشد، بسیاری از مشکلات حل می‌شود. مدیریت گروه‌های دورکار به مهارت فراوانی نیاز دارد. اگر مدیریت در این زمینه قوی باشد، تعامل میان کارمندان و سرپرستانشان افزایش می‌یابد.

البته معایب دیگری هم برای دورکاری وجود دارد؛ مثلا ممکن است که نیروهای کاری به ورطهٔ انزوا بیفتند و کمی از انگیزه‌هایشان کاسته شود. اگر این افراد نظم و قانون را به‌خوبی در کارشان در نظر نگیرند یا از خود به‌خوبی مراقبت نکنند، فرسودگی شغلی و ازدست‌رفتن انگیزه‌های کاری بسیار محتمل خواهد بود.1

با درنظرداشتن نکاتی که دربارهٔ مزایا و معایب دورکاری گفته شد، نکاتی را در ادامه خواهید خواند که می‌توانند به افزایش بهره وری در زمان دورکاری کمک کنند.

برنامه‌ای سفت‌وسخت طراحی کنید

زمانی که به‌طور دورکار مشغول به فعالیت می‌شوید، به طراحی برنامه‌ای دقیق برای خود نیاز دارید. اگر برنامه ریزی نداشته باشید، ساعت‌ها و دقیقه‌ها از زیر دستتان لیز می‌خورند و نمی‌توانید بهره‌ور عمل کنید. واقعیت این است که چه خوشتان بیاید و چه نه، دورکاری به برنامه‌ریزی دقیقی نیاز دارد که مانع از فرسودگی شغلی و ازدست‌رفتن انگیزه ها می‌شود.

شاید فکر کنید داشتن برنامه‌ای سفت‌وسخت باعث می‌شود که محدود شوید و از خلاقیت هایتان کاسته شود؛ اما این‌طور نیست. لازم‌ترین موضوع برای موفقیت در دورکاری، برنامه‌ریزی و متعهدشدن به آن است. هیچ‌وقت فریب این را نخورید که دورکاری یعنی کارکردن با پیژامه و لباس راحتی در منزل. بعضی‌ها فکر می‌کنند که دورکاری یعنی آزادی مطلق.

خب، درست است و باید پذیرفت که نداشتن حضور فیزیکی در اداره یا شرکت ممکن است شما را راحت‌تر کند؛ اما اگر فکر می‌کنید که دورکاری بدون نظم و مقررات به موفقیت می‌رسد، سخت در اشتباهید. در زمان دورکاری هم به تنظیم ساعت بیداری، رسیدگی به وضع ظاهری خود و شروع کار سر زمانی دقیق نیاز دارید. اگر این مقررات را برای خود وضع نکنید، حساب مدیریت زمان از دستتان خارج خواهد شد و مرز میان زندگی شخصی و کاری‌تان گم می‌شود. نظم و آماده‌شدن برای کار در خانه در هر روز کاری، انگیزه‌هایتان را بیشتر می‌کند و ازنظر ذهنی، شما را در وضعیت پویاتری قرار می‌دهد.

اولویت‌بندی را جدی بگیرید

زمانی که در محیطی فیزیکی حاضر نیستید و خبری از سلسله‌مراتب اداری نیست، پیگیری روند و جریان کاری و اولویت بندی ها دشوار می‌شود. به همین خاطر است که باید اولویت‌بندی دقیقی برای انجام وظایفتان داشته باشید؛ مثلا تنظیم فهرست کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که باید دورِ انجام‌دادن آنها خط بکشید، ازجمله اقدامات مفید برای افزایش بهره‌وری دورکاری است. برای بهره‌ور عمل‌کردن، به ارتباط و تعامل با مدیران خود و اولویت‌بندی وظایف نیاز دارید.

برای اولویت‌بندی کارها و وظایف خود می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. بی‌شک این ماتریس و توجه به اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور دید خوبی برای برنامه‌ریزی کارها و مدیریت شغلی‌تان به شما می‌دهد.

در دورکاری، همان‌قدر که باید بدانید چه زمانی کارها را شروع کنید و مشغول شوید، دربارهٔ زمان تمام‌کردن کارها هم به آگاهی نیاز دارید. یعنی فقط به این دقت نداشته باشید که چه زمانی از روز، کارتان را شروع کنید و فعال باشید؛ بلکه گذاشتن نقطهٔ پایانی بر کارهای روزانه هم مهم است. پس اولویت‌بندی داشته باشید و هر زمان که فهرست کارهایی که باید در روز انجام بدهید به پایان رسید، کارکردن را متوقف کنید.

از ابزارهای کاری مناسب استفاده کنید

اگر بنا باشد که دورکاری کنید، باید ابزارها و تجهیزات مناسبی را هم در منزل داشته باشید؛ مثلا اهمیت‌دادن به ارگونومی میز، صندلی و ابزارهایی مانند رایانه به شما کمک می‌کند تا راحت‌تر کار کنید و بتوانید در طول کار به‌خوبی تمرکز داشته باشید. اگر بدانید که ارگونومی چیست و چطور می‌تواند به بهره‌وری‌تان اضافه کند، راحت‌تر و با جسمی سالم‌تر مشغول به کار خواهید شد.

حواستان به بدنتان و موقعیت نشستن خود باشد. در هنگام کارکردن باید بدنتان کاملا راحت باشد تا زود خسته نشوید و مشکلات جسمی برایتان به وجود نیاید. دور و اطرافتان را هم شلوغ نکنید. شلوغی و بی‌نظمی محیط باعث می‌شود تا آشفته شوید و نیاز به استراحت در شما افزایش پیدا کند.2

در ساعات کاری آنلاین و گوش به‌زنگ باشید

در طول ساعات کاری خود باید سعی کنید همیشه برای صحبت با همکاران یا مشتریان خود، آماده باشید. اگرچه دیگر خبری از جلسه‌های حضوری نیست، اما شاید لازم باشد جلسه‌ای با همکاران خود در اسکایپ داشته باشید! یا اینکه لازم باشد تلفن مشتریان خود را جواب دهید. چون در منزل کار می‌کنید، به این معنی نیست که قرار است در ساعات کاری به مسائل دیگر مشغول باشید؛ بلکه در عوض باید گوش به‌زنگ باشید تا از چیزی عقب نیفتید.

اگر لازم است، محیط کار در منزل خود را بهینه کنید

اگر شما هم یک بار کار از منزل را امتحان کرده باشید، حتما برایتان پیش آمده که روز‌هایی اصلا حوصله کار کردن ندارید. یا در محیط منزل آنقدر حواس‌پرتی برای شما وجود دارد که نمی‌توانید روی وظایف کاری خود تمرکز کنید. در همین راستا، پیشنهاد می‌کنیم یک جور میز کار برای خودتان در منزل بسازید که از هرگونه حواس‌پرتی به دور باشد. حتی اگر لازم است میزتان را جابه‌جا کنید، از این کار دریغ نکنید؛ نباید اجازه دهید موارد کم اهمیت، جلوی تمرکز شما را بگیرد.

پلی‌لیست بهره‌وری خود را پیدا کنید

کار کردن در محیطی ساکت می‌تواند خسته کننده باشد؛ مخصوصا اگر در پیژامه خود نشسته باشید! برای همین توصیه می‌کنیم یک پلی‌لیست از آهنگ‌هایی که می‌توانند به بالارفتن بهره‌وری شما کمک کنند انتخاب کنید و در طول کار، پخش کنید. قطعا هرکس سلیقه مخصوص به خودش را دارد، اما اگر از من می‌پرسید، سراغ موسیقی‌های بی‌کلام بروید (اگر هانس زیمر هم باشد که دیگر چه بهتر).

از قصد با همکاران خود مکالمه داشته باشید

اگر ارتباط خود را به کل با همکاران قطع کنید و با آن‌ها صحبت نکنید، احتمالا در حین کار کردن هم تمرکز خود را از دست می‌دهید. سعی کنید یک گروه با همکاران خود بسازید و آن‌جا با یکدیگر مکالمه کنید و حتی در مورد کار هم صحبت کنید. این موضوع باعث می‌شود تمرکز بیشتری روی کار‌های خود داشته باشید.

برنامه‌ریزی برای کار‌های روزمره خود را فراموش نکنید

با برنامه‌ریزی و مشخص کردن ساعت به ساعت برای انجام هر کدام از وظایف‌تان، بهتر می‌توانید سراغ آن‌ها بروید. برای این کار می‌توانید از اپلیکیشن‌های ToDo List استفاده کنید. یک اپلیکیشن رایگان در این زمینه، Google Task است که هم برای اندروید و هم iOS قابل دانلود است. اپلیکیشن‌های پولی با امکانات بیشتر هم برای اینکار وجود دارند. اگر هم می‌خواهید سنتی عمل کنید، می‌توانید از کاغذ‌های استیکر استفاده کنید تا لیست وظایف روزانه را یادداشت و سپس سراغ آن‌ها بروید.

در نهایت؛ با پیژامه کار نکنید

این مورد آخر شاید کمی خنده‌دار به نظر برسد، اما واقعیت این است که کار کردن با پیژامه می‌تواند روی بهره‌وری شما تاثیر منفی بگذارد. اگر لباس‌های رسمی‌تری بپوشید، درواقع به ذهن خود این سیگنال را می‌دهید که «حالا وقت کار کردن است». البته منظور این نیست که با کت و شلوار پشت کامپیوتر بشینید، اما همین که لباس کار کردن شما با لباسی که از خواب بیدار می‌شوید فرق داشته باشد، خودش کمک شایانی است به این که حسابی روی کار‌های خود تمرکز کنید.3


پی نوشت:
1.www.chetor.com
2.www.tehrannews.ir
3.www.yjc.ir