چرخه PDCA چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟

چرخه PDCA چیست؟

در دنیای مدرن امروز کسب و کارها هر روز به فکر توسعه تجارت خود هستند از این رو از هر روش و شیوه ای برای بهبود فراید کارهای خود بهره می برند. یکی از شیوه هایی که مدت ها است در حوزه کسب و کارهای مختلف نتیجه خوبی را در برداشته است استفاده از چرخه ی بهبود مستمر یا چرخه ی دمینگ (PDCA) است.
چرخه ی بهبود مستمر، یک ابزاری است که، در تمامی بخش های کسب و کار به کمکتان می آید. در نتیجه یک رشد ثابت و بهسازی در تمامی بخش ها را ایجاد می کند. وقتی هدف شما رشد، ترقی و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار و نتیجه بخش باشد، می توانید از چرخه ی دمینگ استفاده کنید.

مفهوم چرخه ی (PDCA)

یکی از روش های کارامد ارائه شده در بهبود مستمر، چرخه ی (PDCA) است که توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است. یک روش ساده ولی دائمی و کارامد برای ایجاد تحولات ثمر بخش در تمامی فرایند های کاری است.
همانطور که از نام چرخه مشخص است به صورت دایره وار و چرخشی کار خود را انجام می دهد. چرخه ی PDCA را می توان در بخش های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست گذاری های بلند مدت و … به کار برد.

PDCA چیست؟

PDCA از ابتدای کلمات Plan، Do، Check و Act گرفته شده است که به ترتیب به معنی برنامه ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن است. در حقیقت این چرخه، یک چرخه کاری چهار مرحله ای است که برای انجام تغییرات و بهبود فرایند ها در کسب و کار می باشد.

چه زمان هایی باید از سیکل PDCA استفاده کرد؟

این چرخه چندین بار برای بهبود مستمر در سیکل های زمانی مشخص تکرار می شود. در مورد زمان استفاده از این چرخه باید گفت هنگامی که به بهبود تدریجی در کسب و کار نیاز داریم می توان از این الگو استفاده کرد. از سوی دیگر وقتی سازمانی می خواهد یک طرح جدید یا پروژه را شروع کند نیز می توان از این چرخه بهره برد.

همچنین زمانی که به پیشرفت جدید و یا ارتقا در طراحی یک فرایند، بهبود محصول یا خدمات نیاز است این چرخه به کمکمان می آید تا فرایند طراحی شده بهبود یابد. به طور کلی وقتی صحبت از برنامه ریزی، جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل ها در مقیاس کوچک، بررسی اولویت ها، ریشه یابی مشکلات و در نهایت برای انجام هرگونه تغییر تدرجی است چرخه ی دمینگ مورد استفاده قرار می گیرد.1

دمینگ به عنوان فردی پیشرو در رویکرد مدیریت کیفیت و به‌خاطر معرفی فرایند‌های آماریِ کنترل تکنیک‌های ساخت برای ژاپنی‌ها که در آن بسیار موفق بوده‌اند، به‌خوبی شناخته شده است.

او معتقد است که عامل کلیدی برای کیفیت تولید، در تعریف دقیق فرایند‌های تکرارپذیر ریشه دارد. درنتیجه چرخه‌ی PDCA، به عنوان رویکردی به تغییر و حل مسئله، در قلب فلسفه‌ی کیفیت دمینگ جای دارد.

چهار مرحله در چرخه‌ی طرح-عمل-بررسی-اجرا عبارتند از:

طرح: تشخیص و تجزیه‌وتحلیل مسئله

عمل: توسعه و آزمایش یک راه‌حل بالقوه

بررسی: اندازه‌گیری میزان اثربخشی آزمایش راه‌حل و تجزیه‌و‌تحلیل اینکه آیا راهی برای بهبود آن وجود دارد یا خیر

اجرا: پیاده‌سازی کامل راه‌حل بهبودیافته

این مراحل در شکل زیر نشان داده شده‌اند.

نکته

همین‌طور که به اصلاح، آزمایش راه‌حل و تکرار این فرایند ادامه می‌دهید، با برهم‌کنش‌های بیشماری بین فازهای «عمل» و «بررسی» مواجه خواهید شد.

چگونه از ابزار استفاده کنیم

چرخه‌ی PDCA، شما را تشویق می‌کند تا رویکردی روشمند به حل مسئله و پیاده‌سازی راه‌حل داشته باشید. هر بار از گام‌های زیر پیروی کنید تا مطمئن شوید که به باکیفیت‌ترین راه‌حل ممکن دست پیدا کرده‌اید.

گام ۱: طرح

نخست دقیقا مشخص کنید که مسئله‌‌ی شما چیست. استفاده از ابزار‌هایی مانند نمودار علت و معلول و ۵ چرا می‌توانند برای این کار کمک زیادی به شما بکنند. زمانی که این کار را انجام دادید بهتر است تا فرایندی را که در ریشه‌ی مسئله‌ است نگاشت کنید.

سپس همه‌ی اطلاعاتی را که ممکن است برای طراحی راه‌حل به شما کمک کنند، جمع‌آوری کنید.2

گام 2: عمل

این گام شامل فعالیت‌هایی است که مستلزم ایجاد راه‌حل‌های ممکن خواهد بود. برای این منظور پروژه را به‌صورت آزمایشی و در مقیاسی کوچک و با گروهی کوچک یا در یک محدوده‌ی جغرافیایی کوچک پیاده‌سازی کنید. برای این کار می‌توانید از روش‌های طراحی آزمایشی دیگری که مناسب مسئله، محصول یا ابتکار شماست، استفاده کنید.

مقاله‌های ما در بخش روش‌های خلق ایده‌های خلاقانه شامل ابزار‌های بسیاری هستند که می‌توانند برای ایده پردازی و تولید راه‌حل به شما کمک کنند. همچنین بخش دیگری که درباره‌ی تصمیم گیری است شامل ابزار‌هایی است که به شما کمک می‌کنند تا از میان راه‌حل‌های مختلفی که تولید کرده‌اید، دست به انتخابی علمی و به دور از هیجان بزنید.

نکته

به‌ خاطر داشته باشید که در این چرخه «عمل» به معنای «تلاش» یا «آزمایش» است و به معنی پیاده‌سازی کامل که در مرحله‌ی اجرا اتفاق می‌افتد، نیست.

گام 3: بررسی

در این مرحله، میزان اثربخشی راه‌حل آزمایش‌تان را اندازه‌گیری می‌کنید و تمام چیزهایی را که می‌توانند به شما بیاموزند که چگونه راه‌حل را بهبود بخشید، جمع‌آوری خواهید کرد.

باتوجه به میزان موفقیت راه‌حل آزمایشی، حوزه‌های بهبود مشخص‌شده و دامنه‌ی کلی ابتکار، ممکن است تصمیم بگیرید که مراحل «عمل» و «بررسی» را تکرار و راه‌حل را بهتر کنید.

هنگامی که به این نتیجه رسیدید که هزینه‌ی تکرارِ زیرحلقه‌ی عمل-بررسی از فایده‌ی آن بیشتر شده است، می‌توانید به مرحله‌ی آخر بروید.

گام 4: اجرا

اکنون وقت پیاده‌سازی کامل راه‌حل است. با وجود این استفاده‌ی شما از چرخه‌ی PDCA، ضرورتا در اینجا به پایان نمی‌رسد. اگر مشغول استفاده از PDCA یا چرخ دمینگ به عنوانی بخشی از برنامه‌ی بهبود مستمر هستید، لازم است که به مرحله‌ی برنامه (گام 1) بازگردید و به دنبال ناحیه‌های بیشتری برای بهبود بگردید.3

تکرار پذیری

چرخه PDCA یک چرخه تکرار پذیر هست که ممکن هست شما برای اینکه در هر حوزه ای از نقطه A به نقطه B برسید اصولا با یک بار نمی‌توان به شرایط ایده آل برسید. یک مجموعه‌ای از تکرارها رو باید پشت هم انجام بدیم تا به شرایط مطلوب و مورد نظر برسیم.4


پی نوشت:
1.www.ican.ir
2.www.chetor.com
3.www.khaandaniha.ir
4.www.virgool.io