مدیریت زمان با تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یا گوجه‌فرنگی

فرانسیسکو سیریلو، مبدع تکنیک پومودورو در این فکر بود که از زمان خود بیشترین بهره را ببرد. انواع برنامه‌های مدیریت زمان را آزمایش کرد. ابتدا از برنامه‌ای استفاده کرد که طبق آن در هر روز فقط یک کار مهم را انجام می‌داد، این برنامه خوب بود اما باعث کسالت می‌شد که درنهایت راندمان کار پایین می‌آمد. وی به کمک قلم و کاغذ و ساعت‌ش توانست برنامۀ جدیدی را طرح‌ریزی کند.

فعالیت‌هایش را بر روی کاغذ نوشت و هر 25 دقیقه یک فعالیت را انجام ‌داد. به محض اینکه ساعت وی زنگ می‌‌خورد،‌ استراحت کوتاهی می‌کرد و به سراغ برنامه بعدی می‌رفت. ساعتی که فرانسیسکو استفاده می‌کرد شبیه گوجه‌فرنگی بود که در آشپزخانه‌ها برای تنظیم زمان جهت تهیه سس گوجه‌فرنگی استفاده می‌شد به همین دلیل نام این تکنیک برگرفته از کلمه گوجه‌فرنگی به زبان ایتالیایی پومودورو است.1

اصول تکنیک پومودورو

به طور کلی تکنیک پومودورو را می­‌توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:
 

۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش

بیشتر ما به گونه‌ای زندگی می‌کنیم که انگار زمان دشمن ماست و برای اجرا­ کردن قراردادها و تحویل آن در موعد مقرر با آن مسابقه می‌دهیم.

تکنیک پومودورو به ما یاد می­‌دهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن عمل کنیم.
 

۲. از بین بردن فرسودگی ناشی از کار

استراحت­‌های کوتاه و برنامه‌ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله‌ها را که ناشی از وارد کردن فشار بیش از حد به خود است، از بین­ می‌برد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیش از حد و خستگی تقریبا غیرممکن است.
 

۳. مدیریت حواس­‌پرتی­‌ها

تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام­‌های فیس­بوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل دائم ذهن را درگیر و منحرف می‌کنند. معمولا می‌توان این عوامل حواس‌پرتی را به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌­کند که این درگیری­‌های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت‌بندی کنید.
 

۴. ایجاد توازن بهتر بین زندگی و کار

بیشتر ما با احساس گناه ناشی از تعویق، آشنایی داریم. اگر روز پرباری نداشته­ باشیم، نمی­‌توانیم از زمان استراحت‌مان لذت ببریم. به عنوان کسی که تکنیک پومودورو را به خوبی آموخته است، قادر خواهید بود جدول زمانی کارآمدی ایجاد­ کنید و با اولویت‌­بندی، کارهای مهم‌‌تان را به انجام برسانید و در نهایت از وقت آزاد خود نهایت استفاده و لذت را ببرید.2

موارد مورد نیاز برای ‏انجام پومودورو

تایمر آشپزخانه (می توانید از نرم افزارهای کامپیوتری هم استفاده کنید).‏

مداد

برگه کارهایی که باید انجام شوند

برگه لیست فعالیت ها

برگه ثبت کارها (مراحل ثبت، بررسی و بازبینی در این برگه صورت می گیرند).‏3
 

پومودورو در پنج مرحله

برای انجام تکنیک پومودورو، پنج مرحله را باید در نظر داشت:‏

‏1- در آغاز هر روز برنامه ریزی کنید. فهرستی از کارهایی را که قصد دارید در آن روز انجام دهید، در لیست کارهایی که باید انجام شوند بنویسید.‏

‏2- در طول روز، بر کارهایتان نظارت کنید. ببینید برای چه کارهایی وقت خود را صرف می کنید و اتمام هر کار چقدر زمان می برد.‏

‏3- در پایان هر روز، نتایج را ثبت کنید. برای خودتان یک بایگانی درست کنید تا بتوانید بفهمید وقتتان را چگونه صرف می کنید.‏

‏4- هر روز در پایان، وقتی را برای بررسی اختصاص دهید تا اطلاعات خام را به دریافت ها و مشاهدات تبدیل کنید.‏

‏5- چگونگی صرف وقتتان را بازبینی کنید و تصمیم بگیرید چطور می توانید بهتر زمان بندی کنید.‏3
 

فواید تکنیک پومودورو

 

تنوع در انجام فعالیت‌ها

عدم‌خستگی بابت فعالیت‌های طولانی مدت
 

سلامت جسمی

یکجا نشستن و عدم‌تحرک در زمان‌های بلند باعث آسیب به ستون فقرات می‌شود.
 

تمرکز بر فعالیت

بدلیل فرصت کم برای انجام فعالیت، ناخودآگاه سعی در استفاده بهینه از زمان خواهید داشت.1
 

پیشنهاداتی برای اجرای بهتر تکنیک پومودورو در مدیریت زمان

 

برنامه‌ریزی

ابتدا اهداف بلند مدت و پیچیده را به اهداف ساده تقسیم کنید. بعد از این مرحله ۲۵ دقیقه اول را برای انجام وظیفه‌ای که به منظور رسیدن به هدف خود مشخص کرده‌اید با تمرکز کامل شروع کنید.
 

تمرکز

به هر آنچه که در ذهن شما و در محیط موجب به هم خوردن تمرکز شما می‌شود بگوئید الان نه، الان در حال انجام کار هستم. وقتی تمام انرژی خود را بر روی کاری می‌گذارید که در حال انجام آن هستید میزان بهره‌وری شما افزایش پیدا می کند. بنابراین اگر می‌خواهید 25 دقیقه کتاب بخوانید،‌ لپ‌تاپ، کامپیوتر، موبایل و وای‌فای خود را خاموش کنید تا دچار وسوسه چک کردن اینستاگرام، تلگرام و… نشوید.
 

زنگ تفریح

بعد از اتمام هر ۲۵ دقیقه به استراحتی کوتاه بپردازید. در این زمان که به نظر بسیار کوتاه می‌رسد مثلا 5 دقیقه، سعی کنید با نوشیدنی، خوراکی، تنقلات، استنشاق هوای‌تازه و حرکات‌کششی به تجدید قوای جسمی خود بپردازید.
 

بازخورد

در تنفس طولانی مدت خود این فرصت را دارید که دوباره نیروی خود را بدست آورید. حالا می توانید به گفتگو با همکاران خود بپردازید. می‌توانید ازنقطه نظرات آنها برای پیشبرد بهتر کار استفاده کنید یا مشکلات پیش آمده در حین انجام کار را با آنها مطرح کرده و به هم‌اندیشی بپردازید. می توانید روند کار خود را در ذهن خود مرور کنید و از چگونگی انجام کار خود مطلع شوید. میزان اشتباهات را به حداقل برسانید و از دوباره‌کاری جلوگیری کنید.1

چه کسانی می‌توانند از این تکنیک استفاده کنند؟

تکنیک پومودورو بسیار محبوب است. نویسنده‌ها، دانشجوها، طراح‌ها، برنامه‌نویس‌ها و تمام کسانی که دائما باید در کار خود ایده‌پردازی کرده و خلاقیت به خرج دهند، از این تکنیک استفاده می‌کنند. تکنیک پومودورو یک تکنیک فردی است. اگر شما مسئول یک خط تولید هستید احتمالا نمی‌توانید در هر ۲۵ دقیقه خط تولید را متوقف کنید و به افراد زیردست خود ۵ دقیقه استراحت بدهید.

این تکنیک بیشتر به درد کسانی می‌خورد که به تنهایی چیزی تولید و دیگران آن را مطالعه، مرور و استفاده می‌کنند.

حتی کامپیوتر هم به معنی واقعی چند‌وظیفه‌ای نیست. بلکه زمان را به قسمت‌های بسیار کوچک تقسیم می‌کند و در هر بازه زمانی کوتاه فقط یک کار را انجام می‌دهد.

تکنیک پومودورو برای کسانی که مجبور هستند چندین پروژه را هم‌زمان جلو ببرند نیز مفید است. اگر مجبور لازم است چند پروژه را با هم جلو ببرید، کار روی یکی از آن‌ها را آغاز کنید. پس از یک یا چند دوره پومودوروی ۲۵ دقیقه‌ای و ۵ دقیقه استراحت، می‌توانید برگردید و همان کار را ادامه دهید و یا اینکه پروژه دیگری را شروع کنید.

مغز انسان چند‌‌وظیفه‌ای نیست. انسان نمی‌تواند مثل کامپیوتر چندین کار را هم‌زمان انجام دهد. حتی کامپیوتر هم به معنی واقعی چند‌وظیفه‌ای نیست. بلکه زمان را به قسمت‌های بسیار کوچک تقسیم می‌کند و در هر بازه زمانی کوتاه فقط یک کار را انجام می‌دهد.

تکنیک پومودورو با همین ایده ساخته شده است. اینکه شما به جای انجام هم‌زمان چند کار، مدت‌زمان کار خود را به بازه‌های کوچک تقسیم و در هر بازه روی یک‌چیز کار کنید. استراحت‌های کوتاه در این بین می‌توانند کمک شایانی به افزایش بازدهی و تمرکز ذهنی شما بکنند.4

پینوشتها
1.www.daneshgahezendegi.com
2.www.mindtoolbox.ir
3.www.iranianpath.com
4.www.tejaratnews.com