راهنماي جامع آفيس 2010(1)

شايد Windows 7 توجه عمومي را در سال 2009 به سمت خود جلب کرده باشد، ولي مايکروسافت يک محصول بزرگ ديگر را براي امسال در آستين دارد: Office 2010.
اين عرضه، گستره قابل توجهي از ويژگيهاي جديد را به مجموعه آفيس اضافه مي نمايد که در ميان آنها مي توان به آغاز کار Office Web Apps، اينترفيس ريبوني در Outlook و نماي Backstage در تمام مؤلفه هاي آفيس نام برد. اما کداميک از اين ويژگيها مي توانند نحوه کار شما را تغيير دهند و کداميک از آنها بي معني هستند؟ شما با مطالعه چند صفحه آتي مي توانيد پاسخ اين سؤال را بدست آوريد.
راهنماي کامل آفيس 2010 ما، شامل يک سياهه از تمام نرم افزارهاي کاربردي مهم مجموعه دفتري مايکروسافت است که تقريباً در همه جا حضور دارد. هرجائي که يک ويژگي جديد را پيدا کنيم، به تشريح آن خواهيم پرداخت. ما همچنين راهنماهاي گام به گامي را براي هريک از نرم افزارهاي کاربردي کليدي آفيس ارائه خواهيم نمود تا در زمينه تسلط بر ويژگيهاي جديد به شما کمک کرده باشيم. اگر اين راهنماهاي گام به گام باعث تحريک اشتهاي شما شدند، مي توانيد نسخه بتاي Office 2010 را بطور رايگان از اينترنت بارگذاري نموده و خودتان به اکتشاف در اين نرم افزار جديد بپردازيد. نرم افزار بتا تا پايان اکتبر 2010 منقضي نخواهد شد و نزديک به 9 ماه زمان، براي استفاده رايگان از نرم افزار را در اختيار شما مي گذارد که نهايتاً وقتي در ماه ژوئن سال جاري بطور رسمي عرضه گردد، صدها دلار قيمت خواهد داشت.
مطمئن شويد پيش از نصب اين نرم افزار از تمام اين نرم افزار از تمام داده هاي خود کپي پشتيبان تهيه کرده ايد، زيرا اين يک نسخه بتا است و بايد با احتياط کامل با آن رفتار کنيد.
علاوه بر راهنماي ارائه شده براي هر نرم افزار کاربردي، ما همچنين به بررسي ويژگيهائي خواهيم پرداخت که مي توانند براي بنگاه هاي تجاري جذاب باشند و در عين حال به شما نشان مي دهيم که از هريک از 6 نسخه Office 2010 چه انتظاري مي توانيد داشته باشيد.

تغييرات بزرگ
 

يک موضوع قطعي در مورد اينترفيس ريبوني آفيس 2007 وجود دارد: شما عاشق آن شده ايد و يا از آن نفرت داريد.
اين اينترفيس مورد علاقه افرادي قرار گرفت که يک توده از ويژگي هائي که قبلاً پنهان بودند را کشف کردند، افرادي که مي توانستند بلافاصله ظاهر يک سند را به لطف دسترس پذيري ابزارهاي فرمت بندي، تنها با چند کليک بطور خارق العاده اي تغيير دهند، افرادي که دوست نداشتند روز کاري خود را با سر و کله زدن براي يافتن ويژگيهاي نسخه هاي قبلي آفيس تلف نمايند. از سوي ديگر، نوبت به کاربراني مي رسد که از اين اينترفيس متنفر هستند. افرادي که از مايکروسافت، بخاطر گذاشتن سنگ بناي اينترفيس ريبوني بدگوئي کردند، زيرا تمام سفارشي سازي هاي هوشمندانه آنها در يک حرکت، کاملاً « نامربوط » شده بودند؛ افرادي که به ساختار منوي دسته بندي شده، به همان صورتي که تقريباً در تمام نرم افزارهاي کاربردي ويندوز ديده مي شود، عادت کرده بودند؛ افرادي که عملاً احساس مي کردند اينترفيس نواري، فراميني که اين افراد، در اکثر موارد به آنها نياز دارند را مخفي کرده است.
در حاليکه آفيس 2010 آرزوي گروه دوم را در زمينه بازگشت منوها برآورده نمي سازد، اما با يک امتياز بسيار مهم همراه است: حالا شما مي توانيد ظاهر ريبون را تغيير دهيد.

ريبون قابل سفارشي سازي
 

اين يک شاهکار است، هرکسي از Excel, Word و يا ساير نرم افزارهاي کاربردي مجموعه آفيس، به روش خاص خودش استفاده مي کند. بعضي از کاربران، به ندرت بسياري از فرامين را لمس مي کنند، اما ممکن است با پيشرفته ترين توابع داخل برنامه ها، بطور عميقي سر و کار داشته باشند. گروهي از توابع که نمي توانيد آنها را بر روي برگه هاي اينترفيس ريبوني پيدا کنيد، اما براي روش کار شما حياتي هستند.
حالا شما مي توانيد برگه هاي خودتان را ايجاد کرده و هر چيزي که مايل هستيد را در آنها قرار دهيد. اگر کار اصلي شما در Excel اين است که به آناليز داده ها بپردازيد، يک برگه آناليز داده ها را ايجاد کنيد که PivotTables و توابع مشابه در آن پيش روي شما قرار گرفته باشند. احتمالاً مي خواهيد از يک برگه در منزل و از برگه ديگري در محل کار خود استفاده کنيد. همانطور که در راهنماي گام به گام ما خواهيد ديد، ايجاد چنين برگه هائي تنها چند لحظه طول خواهد کشيد. ممکن است شما چند ماکرو را ضبط کرده باشيد و بخواهيد آنها را بجاي استفاده از ميان برها بر روي يک ريبون قرار دهيد، خوب حالا اين قابليت در اختيارتان قرار گرفته است.

نماي Backstage
 

دومين قابليتي که بسياري از کاربران به آن علاقه پيدا خواهند کرد، نماي Backstage است. اين يک صفحه اختصاصي است که با کليک بر روي منوي فايل در گوشه بالا و سمت چپ پنجره برنامه( که جايگزين آيکن آفيس در نسخه 2007 شده است) مي توانيد به آن دسترسي پيدا کنيد و تمام خصوصيات مرتبط با فايل و نرم افزار کاربردي را در مقابل محتواي آن نمايش مي دهد. بنابراين، مواردي نظير چاپ، متاديتا، فهرستي از فايل هائي که اخيراً باز شده اند، گزينه هاي اشتراک گذاري و نظاير آنها در اين صفحه ديده مي شوند.تمام اين گزينه ها ارتقاء يافته اند تا استفاده از آنها آسانتر گردد.
براي مثال، چاپ را در نظر بگيريد. در گذشته وقتي شما ترکيب کليدهاي Ctrl+P را فشار مي داديد، مستقيماً به جعبه محاوره اي چاپگر خود با گزينه هاي محدودي( يک فهرست Dropdown براي انتخاب چاپگر مورد نظر، تعداد صفحات و اينکه کدام صفحات بايد چاپ شوند) هدايت مي شديد. حالا شما به يک نماي Backstage هدايت خواهيد شد که با يک پيش نمايش چاپ تکميل مي گردد. بطور عجيبي، اين قابليت در OneNote ارائه نمي شود، اما مايکروسافت در دفاع از خود به ما گفت که چاپ در نرم افزار کاربردي OneNote چندان رايج نيست.
اين موضوع واقعاً خجالت آور است زيرا نماي Backstage يک ويژگي فوق العاده به حساب مي آيد. اين ويژگي نه تنها از چاپ صفحات گسترده Excel در حالت Portrait بجاي Landscape توسط شما جلوگيري مي کند، بلکه به معناي آن است که مي توانيد به سرعت اندازه حاشيه هاي سند خود را تنظيم کنيد تا تعداد صفحات چاپ شده را در حداقل ممکن نگهداريد. شما همچنين مي توانيد ببينيد يک پيام eMail که در حال چاپ آن هستيد بر روي دو صفحه قرار خواهد گرفت، در حاليکه شما تنها چند خط ابتدائي آن را مي خواهيد.
اکنون دسترسي به فايلي که هفته گذشته( نه ديروز ) از آن استفاده کرده ايد نيز بسيار آسانتر شده است. ديگر مي توانيد حدود ده مورد « Recent Document» که همه ما به آنها عادت کرده ايم را فراموش کنيد، زيرا حالا وقتي بر روي گزينه Recent کليک کنيد، 20 مورد را مشاهده خواهيد نمود. شما در عين حال مي توانيد محل اين اسناد را در يک نگاه مشاهده کنيد که بافت ارزشمندي را به نام فايلها مي دهد.
موضوعات بسيار بيشتري وجود دارند که مي توانيم درباره نماي Backstage به صحبت درباره آنها بپردازيم، ولي ما خودمان را با اشاره به اين نکته که با کليک بر روي گزينه Share چه چيزي را بدست خواهيد آورد، دلداري مي دهيم. اشتراک گذاري يک قابليت کليدي در آفيس 2010 به حساب مي آيد، چه از طريق Web Apps کاملاً جديد با سرويس رايگان SkyDrive و چه از طريق يک چيدمان تجاري براساس SharePoint. بخش عمده اي از کارهاي صورت گرفته در اين بخش، در زير پوسته ظاهري آن انجام شده اند اما يک گزينه براي ذخيره سازي سند در SkyDrive با فشار يک کليد در نرم افزار Word، يک نشانه ظاهري کاملاً آشکار آن به حساب مي آيد. پس از اينکه حساب کاربري خود را براساس IDهاي Windows Live راه اندازي کرديد، انجام اينکار به آساني ارسال يک سند از طريق eMail خواهد بود. در عين حال بسيار خوشايند است که گزينه اي را براي ذخيره سازي با فرمت PDF را بطور توکار مشاهده مي کنيم، بدون آنکه به يک بارگذاري جداگانه براي اين منظور نياز باشد.
تنها مشکل ما با نماي Backstage اين بود که کل فضاي کاري را اشغال مي نمايد. ما تعداد دفعاتي که پنجره Word را در جستجو براي يافتن سندي که مشغول کار بر روي آن بوده ايم« Minimize» کرده ايم را به ياد نمي آوريم. تازه پس از انجام اينکار متوجه شده ايم که سند موردنظر پشت نماي Backstage پنهان شده بوده است.

ظاهر و رفتار
 

بطور کلي مي توان گفت که آيکنهاي جديد يک نوسازي مثبت از نمونه هاي قبلي به حساب مي آيند و بلافاصله قابل شناسائي هستند. با اينحال درباره الگوي رنگي برنامه ها کمتر متقاعد شديم. شما مي توانيد الگوي مورد نظر خود را بين آبي، سياه و نقره اي انتخاب کنيد. در عين حال، ما بر اين باور هستيم که اکثر مردم الگوي آبي را انتخاب خواهند کرد، زيرا مطمئناً مزاحمت کمتري را براي چشمها به همراه دارد. براي تغيير الگوي رنگي اينترفيس، مي توانيد به نماي Backstage رفته و بر روي گزينه Options کليک نمائيد، حالا در صفحه General يک منوي dropdown را در کنار عنوان «Color Scheme» خواهيد ديد.

روش متحد
 

روش ثابت و نامتناقض مايکروسافت در مورد اينترفيس کاربري، همان جائي است که همه چيز هوشمندانه تر مي شود. اين وضعيت با معرفي آشکار اينترفيس ريبوني در Outlook و OneNote آغاز مي گردد که هر دو نرم افزار کاربردي مذکور در نسخه هاي 2007 خود به سيستم منوي معمولي مقيد شده بودند. اين موضوع باعث مي شود که آموزش مجدد پرسنل و حتي اعضاي خانواده تان بسيار آسانتر باشد: به محض آنکه درک ساختار ابتدائي اينترفيس ريبوني آغاز شود، بسياري از مردم به کشف جنبه هائي از عملکردهاي آفيس مي پردازند که تاکنون هرگز چيزي درباره آنها نمي دانسته اند. با لزوم استفاده از يک اينترفيس واحد در تمام نرم افزارهاي کاربردي آفيس، يادگيري آن بسيار ساده تر خواهد شد.
آفيس 2010 در عين حال شاهد معرفي يک نسخه کاملاً جديد از اين مجموعه است: Office 2010 Starter. ما انتظار داريم که اين نسخه از تابستان به بعد بر روي اکثر قريب به اتفاق کامپيوترهاي جديدي که روانه بازار مي شوند، نصب گردد و البته دليل خوبي براي اين پيش بيني خود داريم. البته اين يک واقعيت است که بخشي از جمعيت Computing بخاطر محدوديت هاي نسخه مذکور نااميد خواهند شد زيرا شما تنها Word و Excel را بدست خواهيد آورد، گزينه ها، تنها به 4 برگه در هر دو نرم افزار کاربردي محدود شده اند و يک صفحه هميشه حاضر با پهناي 200 پيکسل در سمت راست صفحه قرار گرفته است که آگهي هاي تبليغاتي متغيري را براي نسخه هاي قابل خريداري آفيس نمايش داده و در عين حال لينکهاي سريعي به توصيه هاي Getting Started را در اختيار کاربر مي گذارد. با اينحال، ما پيش بيني مي کنيم که کاربران در هنگام مواجه شدن با اينترفيس آراسته Word 2010 و گزينه هاي جايگزين سنگين تر و رايگان ديگر، مطمئناً Office Starter را انتخاب خواهند نمود.

اين اينترفيس حتي به Web Apps که قبلاً براي آزمايش قابل دسترسي بوده است نيز گسترش يافته. به اين ترتيب، مايکروسافت تا حدودي بر يکي از مشکلاتي که آفيس 2007 با آن مواجه بود، غلبه نموده است: براي مثال، نوع فايل پيش فرض در نرم افزار Word بصورت DOCX تنظيم شده است که بدون وجود يک Plugin براي آفيس 2003 و اسلاف آن قابل خواندن نخواهد بود. در عين حال، مدتي طول کشيد تا OpenOffice و Google Docs از فايلهاي DOCX ذخيره شده در Word 2007 و همکاران آن پشتيباني نمايند. فايلهاي آفيس 2010 کاملاً با آفيس 2007 و Google Docs سازگار هستند که باعث مي شود به اشتراک گذاشتن آنها بسيار آسانتر باشد. در عين حال، خبر خوب اين است که اگر شما فايلهاي خود را بر روي SkyDrive ذخيره کنيد، هيچيک از فرمت بندي هاي خود را از دست نخواهيد داد.
بايد به اين نکته اشاره کنيم که شما حتي مي توانيد فايلهاي خود را براي نرم افزارهاي کاربردي Mobile Office آتي ذخيره نمائيد که براي تلفنهاي هوشمند مبتني بر ويندوز ارائه خواهند شد. همانند Web Apps، شما در اين مجموعه به هيچوجه به سطح گزينه هاي ويرايشي ارائه شده توسط نسخه هاي کامل Excel و Word و ساير نرم افزارهاي کاربردي آفيس نزديک نخواهيد شد، اما در عين حال مي توانيد باز هم فرمت بندي خود را در اينجا حفظ کنيد. بنابراين اگر در هر زماني با چنين نيازي مواجه شويد، مي توانيد يک صفحه گسترده Excel را با خيال آسوده بر روي تلفن موبايل خود ويرايش نمائيد.
اين شيوه متحد، يک مزيت منحصر بفرد در مقايسه با ساير رقبا را در اختيار آفيس 2010 قرار مي دهد: هيچيک از محصولات Google و يا Apple قادر به رقابت با آن نخواهند بود. در حاليکه ما هنوز فکر مي کنيم مايکروسافت با عدم ارائه گزينه اسناد برگه گذاري شده( tabbed) در نرم افزارهاي کاربردي خود به همان صورتي که مي توانيد با برگه هاي متفاوت در مرورگرهاي اينترنتي کار کنيد يک مزيت عالي را از دست داده است، اما بايد بپذيريم آفيس 2010 يک مجموعه بسيار هماهنگ از محصولات به حساب مي آيد که براي هر دو گروه کاربران خانگي و تجاري جذابيت خواهد داشت.

راهنماي سفارشي سازي ريبون
 

1- ما در اين مثال تصميم داريم يک برگه را براي بچه ها راه اندازي کنيم، زيرا به هر حال آفيس براي افراد بزرگسال طراحي شده است. اولين گام اين است که بر روي ريبون، کليک راست نموده و سپس گزينه « Customize the Ribbon...» را انتخاب کنيد. در صفحه اي که ظاهر مي شود، شما مي توانيد تمام برگه هاي از پيش تعريف شده را در سمت راست مشاهده کنيد که با آنچه توسط مايکروسافت، « Groups » ناميده مي شود، تکميل شده است ( براي مثال، فرامين متنوع در بالاي Font بر روي برگه Home نرم افزار کاربردي Word).
2- ايجاد يک برگه جديد و تغيير نام آن با استفاده از کليدهائي که در قسمت پائين و سمت راست جعبه محاوره اي قرار گرفته اند، بسيار آسان خواهد بود. با اينحال، يافتن فرمان دقيقي که به دنبال آن هستيد کمي پيچيده تر به نظر مي رسد. تنها در Word بيش از 1700 فرمان وجود دارد، بنابراين شايد متوجه شويد که استفاده از گروه هاي از پيش تعريف شده اي که در فهرست Tool Tabs قرار گرفته اند( و با استفاده از منوي Choose commands from مي توانيد به آن دسترسي پيدا کنيد)، بسيار ساده تر خواهد بود.

3- شما مي توانيد ريبون جديد ما با نام « براي بچه ها» را در شکل [6] مشاهده کنيد. ما يک ترکيب ساده از ابزارهائي که فکر مي کنيم بچه ها به آنها نياز خواهند داشت را به همراه ويژگي جديد WordArt به اين ريبون اضافه نموده ايم. حتي اين امکان وجود دارد که با استفاده از فلش رو به بالا در جعبه محاوره اي Customize Ribbon، ريبون خود را به اولين برگه اي که آنها خواهند ديد، تبديل کنيد.

Outlook
 

Outlook به اردک زشت مجموعه آفيس 2007 تبديل شده بود، تنها نرم افزار کاربردي مهمي که اينترفيس ريبوني جديد را ارائه نمي کرد زيرا طراحان مايکروسافت به اندازه کافي براي پياده سازي اينترفيس ريبوني در آن فرصت نداشتند. اما اين بار اينترفيس ريبوني بطور کامل در Outlook پياده سازي گرديده و در عين حال ويژگيهاي جديدي که به آن اضافه شده اند از هر نرم افزار کاربردي ديگري در مجموعه آفيس بيشتر است، هر چند که همه آنها منعکس کننده يک موفقيت نيستند.

eMail
 

مايکروسافت قول داده بود که مشکل قديمي اضافه بار اطلاعاتي را در Outlook 2010 برطرف نموده و به ما کمک کند تا زمان کمتري را براي جستجو در inboxهاي به هم ريخته و آشفته صرف نمائيم. با قضاوت بر اساس نسخه بتا، مي توان گفت که مايکروسافت تنها تا حدودي در اين زمينه موفق بوده است.
مهمترين جنبه در ميان تغييراتي که به صرفه جوئي در زمان کمک مي کنند، ويژگي جديد Ignore Conversation است. اين ويژگي، يک موهبت براي تمام کاربراني است که در شرکتهائي کار مي کنند که در آنها eMailهاي « Round-Robin» بصورت بخشي از فرهنگ درآمده اند.Ignore Conversation به شما اجازه مي دهد که يک پيام و تمام پاسخهاي بعدي به آن eMail را مستقيماً به فولدر Deleted Items بفرستيد. بنابراين اگر با يک eMail درباره پروژه اي مواجه شديد که ديگر با آن درگير نيستيد و يا به مسابقه فوتبال آخر هفته اي که همکاران شما مشغول برنامه ريزي براي آن هستند علاقه اي نداريد، مي توانيد به سادگي از اين گفتگو خارج شويد.

يک ويژگي مرتبط، يعني نماي Conversation، درست در انتهاي ديگر مقياس کارآئي قرار دارد. اين نما تلاش مي کند تا پيامهاي مربوطه به يک سوژه واحد را با روشي مشابه به Google Gmail در يک رشته گروه بندي نمايد. بنابراين، از نظر تئوري شما مي توانيد بر روي فلش کنار يک پيام کليک کرده و يک منوي dropdown را مشاهده نمائيد که تمام پيامهاي مرتبط با آن را نمايش مي دهد( البته در تئوري).
در عمل، اين ويژگي فعلاً بيشتر به يک آشفتگي مطلق شباهت دارد. Outlook از خط Subject براي تعيين اين موضوع که آيا پيامها يک گفتگوي واحد را تشکيل مي دهند يا خير، استفاده مي کند. همين موضوع باعث مي شود که گفتگوهاي مختلف در مورد يک سوژه واحد در يک توده بسيار بزرگ بسته بندي شوند.
خبر بدتر به زماني مربوط مي شود که فرستنده پيام، به کلي از استفاده از خط Subject خودداري کرده باشد( اتفاقي که بطور غافلگير کننده اي رايج است). تمام پيامهائي که فاقد سوژه هستند( صرفنظر از موضوع واقعي آنها) بعنوان بخشي از يک گفتگوي واحد در نظر گرفته خواهند شد. اين وضعيت باعث مي شود که انبوهي از پيامهاي تصادفي بدون هيچ دليلي در يک رشته سردرگم کننده قرار بگيرند. نماي Conversation به حدي براي آزمايش کنندگان بتاي ما آزاردهنده بود که در طول چند روز اول استفاده از آفيس 2010، آن را غيرفعال کردند. مايکروسافت اگر نمي خواهد ميليونها نفر از کاربرانش همين کار را انجام دهند، بايد پيش از عرضه کامل اين ويژگي بهسازيهاي قابل ملاحظه اي را بر روي آن اعمال نمايد.
خوشبختانه ويژگي هاي جديد ديگري در اين نرم افزار وجود دارند تا کمي از دلخوري کاربران بخاطر نماي Conversation بکاهند. Quick-Stepها، ماکروهائي براي وظايف متداول کاربران نظير Forward نمودن پيامهاي eMail به مدير و همکارانتان يا حذف يک eMail پس از آنکه پاسخي را براي آن ارسال کرديد، هستند. راه اندازي Quick-Stepهاي جديد، مستلزم دنبال کردن يک ويزارد ساده است و ما مي توانيم پيش بيني کنيم که اين قابليت به يکي از قهرمانان ستودني Outlook 2010 تبديل خواهد شد.

Outlook جديد، در عين حال کمي باهوش تر از اسلاف خود مي باشد. اگر تلاش کنيد به پيامي پاسخ دهيد که با يک پاسخ ديگر از شخصي بر روي فهرست To/CC جايگزين شده است، Outlook به شما هشدار خواهد داد که « در حال پاسخ دادن به آخرين پيام در اين گفتگو نيستيد » و در عين حال لينکي به آخرين پيامها را در اختيارتان قرار مي دهد. به همين ترتيب، اگر تلاش کنيد يک eMail را براي يکي از همکاران خود بفرستيد که ويژگي Out of Office Replies خود را فعال کرده است، Outlook به شما اطلاع خواهد داد، هرچند که اين ويژگي به کاربران Exchange 2010 محدود شده است.
حالا که درباره افزايش هوش eMail صحبت کرديم، بد نيست بدانيد که مايکروسافت تلاش کرده است تا با People Pane جديد خود بخشي از محبوبيت Xoboni را بدست آورد. People Pane بصورت يک منوي dropdown از بخش پائيني هر پيام eMail قابل دسترسي مي باشد. اين منو تمام پيامهاي اخير، ضميمه ها و قرار ملاقاتهاي آتي شما با نويسنده eMail مورد نظر را نمايش داده و وعده مي دهد که در آينده داده هائي نظير به روزرساني هاي وضعيت در شبکه هاي اجتماعي را نيز در برخواهد گرفت. با اينحال براي آنکه بتوانيد حداکثر بهره برداري را از اين ويژگي بدست آوريد، به SharePoint Server 2010 نياز خواهيد داشت.
در نهايت، Outlook مي تواند پيامهائي با ظاهر بسيار پيشرفته تر را ايجاد کند که البته براي کاربران طرفدار « متن ساده » مزيتي نخواهند داشت، اما مطمئناً مي توانند پيامهاي تجاري را جذابتر نمايند. براي مثال، در هنگام ارسال يک پيام eMail جديد، بر روي برگه Insert کليک نمائيد تا بتوانيد يک تصوير را در داخل پيام خود قرار دهيد. سپس، مي توانيد ويرايشهاي نسبتاً پيشرفته اي( نظير تصحيح رنگ، چرخشهاي 3 بعدي و اضافه کردن حاشيه ها) را در بخشهاي مختلف آن انجام دهيد. البته تصاوير تنها گزينه موجود در منوي Insert به حساب نمي آيند: گرافيک هايSmartArt، نمودارهاي Excel و شکل ها نيز همگي براي اين منظور در دسترش شما قرار خواهند داشت.برگه Insert در عين حال، شامل يک ويژگي Screenshot جديد است که به شما امکان مي دهد يک تصوير لحظه اي از هر پنجره باز ويندوز را بدون هيچ دردسري در پيام eMail خود قرار دهيد. اين قابليت مي تواند يک ويژگي بسيار ارزشمند براي طراحان وب، برنامه نويسان نرم افزاري و يا هر فرد ديگري که براي عيب يابي يک PC از طريق eMail تلاش مي کند، باشد.

تقويم
 

Calendar نيز با چند ويژگي ظريف جديد همراه شده است که زندگي را براي کاربراني که در داخل شرکت خود از Outlook استفاده مي کنند، آسانتر خواهد نمود. Outlook حالا يک پيش نمايش کوچک از تقويم شما را با درخواستهاي ملاقات ارائه مي کند که مشاهده اسلاتهاي مجاور قرارهاي ملاقات و اداره برخوردهاي احتمالي در برنامه هاي زمانبندي شده را آسانتر مي نمايد. کليدهائي که به شما اجازه مي دهند يک زمان جديد را براي يک قرار ملاقات پذيرفته، رد کرده و يا پيشنهاد دهيد، اکنون به منوهاي dropdown اضافه شده اند که گزينه اي براي ارسال و يا عدم ارسال يک پاسخ را فراهم مي کنند و جايگزين جعبه محاوره اي خسته کننده اي که قبلاً ظاهر مي شد، گرديده اند.
افرادي که در سازمانهائي با تقويمهاي اشتراکي کار مي کنند نيز احتمالاً به Schedule View جديد علاقه مند خواهند شد که تقويم شما را در کنار تقويمهاي همکارانتان نمايش داده و به يک مدير امکان مي دهد تا ببيند که تيمش در آن روز مشغول انجام چه کاري مي باشد. اگر خانواده شما از گروه عجيبي است که تقويمهاي خود را با استفاده از سرويسهاي Live بصورت آنلاين به اشتراک مي گذارند، مي توانيد تقويمهاي آنها را نيز به همين ترتيب مشاهده کنيد، با استفاده از گزينه هائي براي انتخاب يا عدم انتخاب هر تقويم.
بعلاوه، سرانجام مايکروسافت به اين نتيجه رسيده است که قرار ملاقاتهاي تمام ساعات روز شما عملاً داراي اهميت مي باشند و تصميم گرفته تا آنها را در نوار To-Do که در کنار eMail شما قرار مي گيرد، فهرست نمايد.

راهنماي راه اندازي تقويمهاي مشترک در Schedule View
 

1-Schedule View يک ويژگي جديد در بخش Calendar نرم افزار کاربردي Outlook 2010 است که مثلاً براي مديراني که مي خواهند اقدامات تيم خود را دنبال کنند و يا تيمهاي فروشي که نياز دارند بر قرار ملاقاتهاي يکديگر نظارت داشته باشند، بسيار ايده آل خواهد بود. براي باز کردن نماي Schedule ، بر روي Calendar کليک نموده و سپس Schedule View را از برگه View انتخاب نمائيد.
2- نام اعضاي تيم خود را در جعبه Add a Calendar در گوشه پائين و سمت چپ صفحه تايپ کنيد. حتي اگر به تقويم فرد مورد نظر خود دسترسي کامل نداشته باشيد، بايد بتوانيد زمانهاي آزاد و يا اشغال شده تيم خود را مشاهده نمائيد. براي درخواست اشتراک گذاري تقويمها بصورت کامل( که جزئيات قرار ملاقاتها را نمايش خواهد داد)، بر روي آيکن کوچک تقويم در جعبه مربوط به نام آنها کليک نمائيد.

3- اگر نشانگر ماوس را بر روي نام افراد در تقويم خود حرکت دهيد، گزينه هائي را براي ارسال eMail به شخص موردنظر و همچنين ارسال يک پيام فوري يا برقراري تماس تلفني با آنها در صورتيکه سازمان شما از چنين ويژگيهائي پشتيباني مي کند، در اختيارتان قرار خواهد گرفت. جعبه Pop-up در عين حال مشخص خواهد کرد که قرار ملاقات بعدي فرد مورد نظر شما چه زماني خواهد بود.

تماسها و وظايف
 

بخش Contacts در مقايسه با آفيس 2007 تقريباً هيچ تغييري و تنها ضميمه قابل ذکر در اينجا، Suggested Contacts است. اگر يک پيام eMail متناظر با شخصي را داشته باشيد که از قبل در فولدر Contacts شما قرار ندارد، Outlook بطور خودکار يک کارت تماس را براي او ايجاد و سپس نام و آدرس eMail وي را در فيلدهاي مربوطه درج مي کند. اگر اين ويژگي مي توانست شماره تلفنها و آدرسها را نيز مثلاً از امضاي eMail مورد نظر استنتاج نمايد بسيار بهتر بود، اما به هر حال يک ويژگي کوچک به حساب مي آيد که در وقت شما صرفه جوئي خواهد کرد. Tasks صرفنظر از اينکه از اينترفيس ريبوني بهره مي گيرد، هيچ چيز جديدي را ارائه نمي کند که بتوان به آن اشاره نمود.
منبع:بزرگراه رايانه، شماره 128.

/ج