راهنماي جامع آفيس 2010(2)

Excel
 

با وجود آنکه از نظر ظاهري چندان مشخص نيست، اما تفاوتهاي فراواني مابين Excel 2007 و Excel 2010 وجود دارد. ضميمه هاي متعدد اينترفيس ريبوني، نماي Backstage جديد و چند ويژگي اضافي ديگر نظير Sparklines در ميان اين تفاوتها قرار دارند. در عين حال، اين موضوع کاملاً حقيقت دارد که يک نرم افزار« متوسط » مي تواند در يک چشم بر هم زدن از نسخه 2007 به نسخه 2010 اين نرم افزار کاربردي سوئيچ نمايد.
با اينحال، هر شخصي که با اداره داده ها سر و کار داشته باشد، بهسازي هاي انجام شده بر روي Excel را تحسين خواهد کرد زيرا بسياري از آنها طراحي شده اند تا قدرت تجزيه و تحليل داده ها را در اختيار کاربراني قرار دهند که تمايلي ندارند ساعت ها وقت خود را به يادگيري نحوه استفاده از آنچه که ابزارهاي غيرقابل نفوذ به نظر مي رسند، اختصاص دهند. براي نمونه، اگر هميشه از PivotTable ها بخاطر آنکه بيش از حد پيچيده به نظر مي رسند فاصله گرفته ايد، اين عرضه جديد مي تواند براي شما مناسب باشد.
اما پيش از آنکه به کاوش در دنياي داده هاي قابل چرخش( Pivoting) بپردازيم، چند نوآوري جذاب در Excel 2010 وجود دارند که درک آنچه اعداد و ارقام مقابل چشمان کاربران تلاش مي کنند براي آنها بيان نمايند را آسانتر خواهند کرد.
اولين مورد که موضوع راهنماي گام به گام اين بخش ما را نيز به خود اختصاص داده، ويژگي کاملاً جديد Sparklines است. اجازه بدهيد فرض کنيم که شما يک رديف ساده از داده ها نظير ارقام فروش ماه گذشته خود را در اختيار داريد. اين داده ها را انتخاب کرده و سپس بر روي گرافيک نمودار خطي Sparklines کليک نمائيد تا يک نمودار خطي فوري را در سمت راست داده هاي خود بدست آوريد. بطور جايگزين، مي توانيد از اين قابليت براي نمايش يک نمودار ميله اي ساده استفاده کرده و يا ( اگر داده هاي شما به يک بله/خير ساده اشاره مي کنند، نظير آمار حضور و غياب در کلاس) مي توانيد گرافيکي که تحت عنوان « Win/Loss» شناخته مي شود را در کنار هر رديف از نتايج ايجاد نمائيد.
ما در عين حال بايد به فرمت بندي شرطي( Conditional Formatting) بهبود يافته Excel اشاره کنيم( بعنوان يک موضوع جانبي، به نظر مي رسد تيم بازاريابي مايکروسافت در هنگام انتخاب نام ويژگي هاي جديد کاملاً دخالت داشته است. براي اثبات اين موضوع کافي است به اين نکته توجه کنيد که نام هاي بخشهاي باقيمانده از نسخه هاي قبلي Excel نظير Conditional Formatting تا چه اندازه خشک و بي روح به نظر مي رسند، در حاليکه مي توانيد آنها را با نام هاي ديناميک و هيجان انگيزي نظير Sparklines و يا Slicers مقايسه نمائيد). اين ويژگي که در Excel 2007 معرفي شد، به کاربران امکان مي دهد تا بر روي يک جدول از نتايج در يک صفحه گسترده کليک کرده و فرمت بندي خاصي را بر روي سلولهاي حاوي داده ها اعمال نمايند: براي مثال، هرچه اعداد بزرگتر باشند، « داغ تر» خواهند شد. اين روش در موارد خاصي کار مي کند، ولي مايکروسافت بازخوردهاي منفي را درباره ويژگي مذکور دريافت کرد. براي مثال، شکل [13] تصويري از افزايش سود يکي از بخشهاي يک سازمان را در طول چند سال گذشته نشان مي دهد. در سمت چپ، شما مي توانيد بهترين نمائي که Excel 2007 در اختيارتان قرار مي دهد را مشاهده کنيد: يک شيب رنگ از چپ به راست. اما همانطور که در سمت راست مي بينيد، با Excel 2010 مي توانيد مقادير منفي را بطور متمايز مشاهده نموده و فوراً بفهميد که بايد کداميک از مديران بخش مربوطه « اخراج » شود.
کاربران عادي Excel از قابليت Paste with Live Preview بسيار راضي خواهند بود. اين قابليت به Excel منحصر نمي شود اما با در نظر گرفتن مشکلاتي که فرمت بندي در صفحات گسترده مي تواند به همراه داشته باشد، احتمالاً بيشترين کمک هاي خود را در اين نرم افزار کاربردي به نمايش خواهد گذاشت. براي مثال اگر يک تکه بزرگ از داده ها را از يک eMail به صفحه گسترده خود کپي کنيد، مي توانيد بين چسباندن ( Paste) آن با فرمت بندي ذاتي داخل eMail و يا با فرمت بندي مناسب براي صفحه گسترده جاري، يکي را انتخاب نمائيد. اگر داده ها شامل فرمول باشند، شما گزينه هاي بيشتري نظير توانائي چسباندن مقادير، فرمولها و يا ترانهش( Transpose) داده ها را در اختيار خواهيد داشت و با حرکت نشانگر ماوس خود بر روي هريک از گزينه ها، به آساني مي توانيد ببينيد که انتخاب آن دقيقاً چه نتيجه اي را براي شما به همراه خواهد داشت.
در نهايت، کاربران حرفه اي Excel احتمالاً بيش از هر نکته ديگري به توانائي سفارشي سازي نوار Ribbon علاقه مند خواهند شد( که البته اين ويژگي نيز در سراسر مجموعه آفيس 2010 براي شما قابل دسترسي مي باشد). اگر شما از يک مجموعه خاص از ابزارها استفاده مي کنيد و يا مي خواهيد ابزارهاي مشترکي را با تمام پرسنل خود به اشتراک بگذاريد، دليل کافي براي ارتقاء به Excel 2010 را در اختيار خواهيد داشت. در عين حال، انجام اينکار نيز به اندازه کافي آسان است: بر روي Ribbon کليک راست نموده، گزينه « Customize the Ribbon...» را انتخاب کرده و سپس اينترفيس مربوطه را دنبال کنيد.

آناليز پيشرفته
 

شايد « Slicer» شما را به ياد فيلمهاي ترسناک بيندازد، اما در واقع نامي است که مايکروسافت براي ابزار جديد و فوق العاده خود براي آناليز داده ها انتخاب کرده، ابزاري که PivotTable ها را به برنامه کاري توده کاربران خواهد کشاند. براي آن دسته از کاربراني که احتمالاً تاکنون نام PivotTable ها را نشنيده اند، بايد بگوئيم که اين نوع جداول به شما امکان مي دهند داده ها را با شيوه هاي بسيار بصري تر و قابل درک تري در مقايسه با يک جدل يکنواخت و مسطح از نتايج، مورد تجزيه و تحليل قرار دهيد. در عين حال، اين جداول بصورتي طراحي شده اند که شما هرگز با داده هاي اصلي تداخل نخواهيد داشت.
براي مثال، در نظر بگيريد که مي خواهيد مجموعه اي از صورتحساب ها را در Excel پيگيري نمائيد. اجازه بدهيد فرض کنيم شما پنج کارمند قراردادي در اختيار داريد که بر روي چند پروژه مختلف با شما همکاري دارند. هنگاميکه داده هاي مربوطه را وارد مي کنيد، جدولي با تاريخ صورتحساب، قيمت، نام کارمند، پروژه اي که صورتحساب به آن مربوط مي شود و بعضي موارد ديگر را در اختيار خواهيد داشت. با استفاده از PivotTables، شما مي توانيد اين اطلاعات را قلع و قمح کنيد: مثلاً ببينيد که هر فرد چه سهمي در هريک از پروژه هاي شما داشته است. سپس، شما مي توانيد با استفاده از قابليتهاي drag & drop به مشاهده هزينه پروژه در هر هفته بپردازيد.
با اينحال، PivotTable ها به اندازه کافي پيچيده هستند تا بسياري از کاربران Excel را فراري بدهند. حتي اگر شخص ديگري قبلاً داده ها را آماده کرده باشد، يک منحني يادگيري بسيار بلند باعث مي شود که اکثر افراد از نزديک شدن به اين قابليت صرفنظر نمايند. اما حالا Slicerها قدرت PivotTable ها را در قالب بسيار دسترس پذيرتري ارائه کرده و به کاربراني که در Excel تخصص ندارند امکان مي دهد تا داده ها را بطور زنده در شرايطي تقسيم بندي نمايند که تمام شرکت کنندگان يک جلسه هيأت مديره را تحت تأثير قرار دهد.
ما بيش از هر چيز تحت تأثير ايده يک داشبورد از نتايج قرار گرفتيم. اين داشبورد مي تواند بر روي يک Worksheet جديد قرار گرفته( همانطور که PivotTableها اينکار را انجام مي دهند) و به ارائه کننده امکان دهند تا نتايج را در آنجا کالبدشکافي نموده و سپس در مقابل مخاطبين، بلافاصله طوري به سؤالات پاسخ دهد که با PivotTableها بسيار دشوارتر بوده است. داشبورد در عين حال مي تواند نمودارهائي از نتايج را در برداشته باشد: اساساً PivotChartها که دقيقاً با همان مبناي PivotTableها کار مي کنند، اما نتايج را در يک نماي گرافيکي ارائه مي دهند.
اگر تجزيه و تحليل داده هاي شما بايد چند قدم فراتر از اين سطح برود ( براي مثال، اگر در حال استفاده از منابع متعددي از داده هاي چند دفتر هستيد)، مي توانيد نگاهي به PowerPivot Plugin بيندازيد که بعنوان يک بارگذاري از www.powerpivot.com قابل دسترسي مي باشد. در انتهاي اين بخش، اجازه بدهيد به يک نکته جالب براي تمام کساني که تاکنون با محدوديت 2 گيگابايتي فايلهاي Excel مواجه شده اند، اشاره کنيم. نسخه 64 بيتي Excel 2010 اين محدوديت را به 4 گيگابايت افزايش مي دهد، يک ويژگي که اينگونه افراد در رؤياي آن بوده اند. با اينحال، توجه داشته باشيد که SharePoint 2010 هنوز اندازه فايلهاي را به 2 گيگابايت محدود مي کند، بنابراين مايکروسافت پيش از آنکه بتواند ما را متقاعد نمايد که اين يک دليل کافي براي ارتقاء به حساب مي آيد، هنوز کارهاي زيادي براي انجام دادن دارد.

راهنماي استفاده از Sparklineها
 

1- در اينجا ما يک صفحه گسترده ساده را ايجاد کرده ايم که نتايج فروش يک کالاي فرضي توسط يک شرکت را در 5 شهر مختلف نشان مي دهد. در حاليکه تمام اعداد در اينجا قرار دارند، اما به آساني نمي توان با يک نگاه نتيجه گرفت که بخش فروش شرکت در کداميک از شهرها موفق تر و در کدام شهر ناموفق تر بوده است، يا اينکه سطح فروش در کدام شهر ثابت بوده است و نمايندگي کدام شهر تلاش کرده است تا بيشتري سهم را در موفقيت شرکت داشته باشد.
2- بنابراين ما بر روي برگه Insert کليک کرده و يکي از گزينه هاي Sparklines را انتخاب مي کنيم: Line ( يک خط گرايش ساده)، Column( يک مجموعه از نمودارهاي ميله اي)، يا Win/Loss( بهترين گزينه در شرايطي که مي خواهيد موفقيت شعبه فروش هر شهر را پيگيري نمائيد). پس از مشخص نمودن رديفهاي داده براي آناليز، شما چيزي شبيه به شکل [16] را مشاهده خواهيد کرد.
اين نما کاملاً خوب است، ولي ما مي خواهيم عملکرد نسبي هر شعبه را در طول زمان و در مقايسه با يکديگر مشاهده نمائيم. براي اينکار، وضعيت نمايش را به Column تغيير داده، سلولهاي حاوي نمودارهاي کوچک را انتخاب کرده و سپس بر روي گزينه Group در انتهاي سمت راست نوار Sparkline کليک مي نمائيم. حالا بر روي گزينه Axis کليک کرده و از مقادير Maximum و Minimum يکساني براي هر محور استفاده مي کنيم. به اين ترتيب، نمودار نمايش داده شده در شکل [17] را بدست مي آوريم که بوضوح برنده ها و بازنده ها را نشان مي دهد. ظاهراً زمان آن رسيده است که شرکت فرضي

تأثير وب
 

وقتي نوبت به موضوع « تأليف مشترک »( Co-Authoring) مي رسد، Excel احتمالاً بزرگترين مزيت را از آن بدست مي آورد. در حاليکه کاربران Word 2010 تنها در صورتي مي توانند بطور همزمان به ويرايش همزمان اسناد بپردازند که فايلهاي خود را از طريق SharePoint به اشتراک گذاشته باشند، کاربران Excel 2010 مي توانند از طريق Web Apps مايکروسافت صفحات گسترده را بطور مشترک تأليف نمايند.
اين قابليت در کنار توانائي Web Apps براي نگهداري فرمت بندي، فرمولها و ويژگيهاي پيشرفته اي نظير Slicerها، قدرت Excel را از مجموعه آفيس بيرون کشيده و بر روي شبکه قرار مي دهد. مهم نيست که تيم فروش شما کجا هستند، آنها مي توانند داده ها را براي انطباق با نيازهاي مخاطبين خود ( و پرسشهاي آنها) دستکاري نمايند.

Office Web Apps
 

هنگاميکه مايکروسافت اعلام کرد در حال توليد نسخه هاي وب رايگان از نرم افزارهاي کاربردي آفيس خود است، بسياري از مردم دچار اين بهت زدگي شده بودند که آيا غول نرم افزاري جهان تصميم گرفته است جواهرات تاج خود را به کاربران ببخشد؟ مطمئناً اينطور نيست. در حاليکه با استفاده از Office Web Apps امکان ايجاد اسناد از نقطه آغازين وجود دارد( يا بهتر است بگوئيم در بعضي از موارد چنين امکاني وجود دارد)، دامنه محدود ويژگي هاي ارائه شده باعث مي گردد که اين نرم افزارهاي کاربردي تنها براي ابتدائي ترين اسناد ممکن، مناسب باشند.
با اينحال، Office Web Apps کاملاً براي اشتراک گذاري و ويرايش اسنادي که با استفاده از نرم افزار کلاينت دسک تاپ ايجاد شده باشند، مناسب خواهد بود. مواردي که شما مي توانيد از 4 نرم افزار کاربردي Office Web انتظار داشته باشيد، عبارتند از:

1- Excel
تا اين لحظه، Excel کامل ترين نرم افزار کاربردي در مجموعه Web Apps به حساب مي آيد. امکان مشاهده و همچنين ويرايش همزمان صفحات گسترده توسط بيش از يک نفر وجود دارد و حتي بر روي Workbook هاي پيچيده با فرمولها، نمودارها و پيوندها نيز ويرايشها با سرعت تأثيرگذاري اعمال مي شوند.
Excel Web Apps تنها حاوي بخش کوچکي از ويژگيهاي پياده سازي شده در نرم افزار دسک تاپ خود مي باشد: در اين نسخه شما تنها دو برگه Home و Insert را در اختيار خواهيد داشت و برگه Insert نيز تنها Table و Hyperlink را در برمي گيرد.با اينحال، اين نرم افزار از تمام ويژگيهاي Excel 2010 پشتيباني مي کند. براي مثال، Sparklineها نمايش داده شده و نوسازي مي شوند، حتي با وجود آنکه شما نمي توانيد آنها را مستقيماً در Web Apps اضافه کنيد.
2-Word
در هنگام آماده سازي اين مقاله، Word Web Apps تنها به ما امکان مي دهد تا اسناد را مشاهده کنيم، بنابراين به سختي مي توان نتيجه گيري کرد که اين نسخه چقدر مفيد خواهد بود. يک نکته تعجب آور اين است که مايکروسافت هيچ برنامه اي براي پياده سازي ويرايش همزمان بر روي اسناد Word ندارد، ويژگي که يکي از جذابيتهاي مهم Google Docs به حساب مي آيد.
نمايش دهنده Word Web Apps بخوبي از عهده سند متني 174 صفحه اي مورد نظر ما برآمد و تمام جداول و فرمت بنديهاي پيچيده آن را حفظ کرد، برخلاف Google Docs که حتي از Upload سند 15 مگابايتي ما نيز خودداري کرد، زيرا از محدوده ناچيز 500 کيلوبايتي آن بزرگتر بود. Word Web Apps در عين حال با ويژگي Find نرم افزار دسک تاپ که مورد بازنگري جدي قرار گرفته است نيز انطباق يافته که باعث مي شود اسکن اسناد بزرگ بصورت آنلاين در آن بسيار آسانتر گردد.
3-PowerPoint
PowerPoint Web Apps به شما امکان مي دهد تا نمايشهاي اسلايد تمام صفحه را ويرايش نموده و مشاهده کنيد، ولي آيا ما برنامه اي براي اجراي تمام Presentation هاي خود از يک مرورگر وب داريم؟ بعيد به نظر مي رسد. براي مبتديان، بد نيست به اين نکته اشاره کنيم که PowerPoint Web Apps در حال حاضر قادر به نمايش ويديوهاي جاسازي شده در اسلايدها نمي باشد. ويژگيهاي جذاب ديگري نظير Transitionها و انيميشنهاي پيشرفته نيز در نمايشهاي اسلايد آنلاين پشتيباني نشده اند.
ويرايش Presentationها بصورت آنلاين بطور قابل توجيهي آسان است و فونتها و الگوي جاري نيز هنگاميکه اسلايدهاي جديدي را به يک Presentation موجود اضافه مي کنيد، حفظ مي شوند، حتي با وجود آنکه هيچ الگوي از پيش تعريف شده اي در اين نسخه وجود ندارد و اگر بخواهيد نمايش اسلايد خود را از نقطه آغازين ايجاد نمائيد، تنها به يک مجموعه محدود از فونتها دسترسي خواهيد داشت. با اينحال، چند محدوديت عجيب در گزينه هاي ويرايش به چشم مي خورند. براي مثال، امکان اضافه کردن يک قاب عکس 3 بعدي به يک تصوير Upload شده وجود دارد، اما هيچ روشي براي تغيير اندازه تصوير در اختيار شما قرار نمي گيرد.
اگر مايکروسافت بتواند گيرهاي مربوط به ارائه و ويرايش را برطرف کند، PowerPoint Web Apps به يکي از اعضاي جذابتر اين مجموعه تبديل خواهد شد.
4-OneNote
در هنگام آماده سازي اين مقاله، OneNote Web Apps کاملاً غيرفعال بود، بنابراين تنها مي توانيم چيزي را نقل کنيم که درباره آن به ما گفته شده است. مايکروسافت مي گويد OneNote قابليت ويرايش همزمان و همچنين ويژگيهائي نظير Spellchecking, AutoCorrect و گزينه اي براي درج تصاوير و جداول را ارائه خواهد کرد.

راهنماي نحوه استفاده از Web Apps
 

1- براي دريافت رايگان يک حساب کاربري در SkyDrive ثبت نام کنيد. اگر از قبل يک Windows Live ID را در اختيار داريد، مي توانيد از آن براي Sign-in استفاده نمائيد. SkyDrive 25 گيگابايت فضاي ذخيره سازي رايگان را در اختيار شما قرار مي دهد، ولي اندازه فايلها به 50 مگابايت محدود شده است.

2- براي ويرايش يک سند موجود، سند را در Office 2010 باز کنيد. در منوي File بر روي گزينه Share و سپس Save to SkyDrive کليک نموده و اعلانهاي نمايش داده شده را دنبال کنيد. سند را بر روي دسک تاپ خود بسته، آن را در فولدر SkyDrive خود پيدا کرده و سپس بر روي گزينه Edit کليک نمائيد.
3- اسنادي که بر روي SkyDrive شما ذخيره شده اند، کپي هائي از اسناد اصلي هستند و به همين دليل ويرايشهاي انجام شده بصورت آنلاين در نسخه محلي فايل اعمال نخواهد شد. براي ايجاد يک فايل جديد، بر روي Documents کليک نموده و سپس يک نوع فايل را انتخاب کنيد.

Word
 

با وجود آنکه در اولين نگاه به نظر مي رسد براي يافتن تفاوتهاي Word 2010 با نسخه پيشين آن بايد يک رقابت تخصصي را برگزار نمود، اما تعداد زيادي از تفاوتهاي ظريف آنها تنها پس از چند ساعت استفاده آشکار خواهند شد. اين تفاوتها را مي توان به دو گروه تقسيم کرد: ارائه و بازدهي.

ارائه
 

مايکروسافت مطمئناً نمي خواهد اسناد شما را در يک ساختار ساده و غيرجذاب زمينگير نمايد. آخرين تلاش براي زيباسازي اسناد شما( که براساس Themeها و Styleهاي بهبود يافته اي که در Office 2010 معرفي شده بودند ايجاد گرديده است)، در قالب افکتهاي متني در اختيار شما قرار دارند. اين افکتها به شما امکان مي دهند تا افکت هاي گرافيکي( نظير انعکاسها، درخشش و سايه ها) را به متن اضافه کنيد که به اين ترتيب به ارتقاء سطح ظاهري سند کمک کرده و يک زيبائي حرفه اي را براي صفحات عنوان و سرفصلها ايجاد مي نمايد( البته به شرط آنکه از افکت ها براي تزئين آنها استفاده کرده باشيد). برخلاف WordArt، متن تايپ شده با استفاده از Text Effects بعنوان يک گرافيک درج نخواهد شد و به همين دليل امکان Paste, Cut، ويرايش و تغيير ظاهر آن بر حسب تمايل شما وجود خواهد داشت.
فونت ها نيز درخشش تازه اي به خود گرفته اند، به اين معني که فونت هاي OpenFont ويژگي هاي چاپي هوشمندانه اي نظير Ligature، فرم هاي عددي و فاصله گذاري عددي را تأمين مي کنند. Word در عين حال از همان توابع ويرايش عکس و ويژگي هاي Screenshot بهره مي گيرد که در Outlook به چشم مي خورند( يک موضوع نه چندان غافلگير کننده، با در نظر گرفتن اين موضوع که Word ويرايشگر متني پيش فرض Outlook است) . بعلاوه، يک مجموعه بزرگتر از اشکال و SmartArt براي درج در اسناد پيش بيني شده است که باز هم به افزايش جذابيت ظاهري صفحات کمک خواهد کرد.

بازدهي
 

افرادي که زندگي حرفه اي خود را در اسناد طولاني Word سپري مي کنند، از ويژگي هاي جديد بهره وري و بازدهي اين نرم افزار راضي خواهند بود. Document Map که کاملاً مورد بازنگري قرار گرفته( و اکنون عنوان آن به Navigation Pane تغيير کرده است)، به شما امکان مي دهد تا اسناد طولاني را با استفاده از تصاوير Thumbnail هر صفحه، مرور نمائيد. بطور هوشمندانه اي، اين ويژگي به شما اجازه مي دهد تا بخشها و يا فصلهائي از سند خود را در يک موقعيت جديد Drop & Drag کنيد. بنابراين اگر با کمي تأخير تصميم گرفته ايد که نامه رئيس شرکت خود را در گزارش مالي شرکت بعد از نتايج مالي قرار دهيد، مي توانيد نوار عنوان بخش مربوطه را به موقعيت مورد نظر خود بکشانيد که شماره صفحات نيز بطور خودکار اصلاح خواهند شد. اين ويژگي بر اسنادي تکيه دارد که با سرفصلها( که بطور صحيح نشانه گذاري شده اند) ايجاد شده باشند، زيرا Word به اندازه کافي باهوش نيست که بتواند خودش نقاط آغاز و پايان هر بخش را حدس بزند. Navigation Pane در عين حال منوي Find( که باز هم مورد بازنگري کامل قرار گرفته است) را در خود جاي مي دهد. جستجو براي يافتن عبارت مختلف، اکنون از طريق يک فهرست شبيه به موتور جستجو در اختيار شما قرار مي گيرد که بخش کوچکي از متن اطراف کلمات کليدي شما را نيز نمايش مي دهد. اين قابليت در مقايسه با سيستم قبلي گردش در ميان تمام انطباقهاي يافته شده براي کلمه کليدي، يک شيوه بسيار آسانتر براي يافتن بخشهائي از متن مورد نظر شما است.
Spellchecking نيز هوشمندتر شده است و خطاهائي که در آنها خود کلمه بطور صحيح تايپ شده اما در متن نادرستي مورد استفاده قرار گرفته است را مشخص مي کند. براي مثال اگر شما عبارت « Bare in mind» را تايپ کنيد، Word يک خط موج دار آبي رنگ کوچک را در زير Bare قرار داده و هنگاميکه شما Spellcheck کامل را اجرا مي کنيد، پيشنهاد مي نمايد که آن را با Bare جايگزين کنيد.
در نهايت، Word 2010 وعده مي دهد که ديگر شما با چنين تجربه اي مواجه نخواهيد شد که يک سند را بدون ذخيره سازي آن تغيير داده و سپس در کمال بي توجهي پيش از خروج در جعبه محاوره اي که از شما درباره ذخيره سازي سند سؤال مي کند، بر روي No کليک نمائيد. اکنون Word بطور خودکار نسخه هائي از تمام اسناد را بطور پيش فرض ذخيره نموده و به شما امکان مي دهد تا کارهاي ذخيره سازي نشده خود را بازيابي کنيد. با اينحال، اين ويژگي در نماي جديد Backstage پنهان شده است. در منوي File، بر روي گزينه Recent کليک کنيد تا در قسمت پائيني فهرست اسناد، گزينه اي را براي بازيابي اسناد ذخيره سازي نشده( Recover Unsaved Documents) مشاهده نمائيد. برگه Info منوي File به شما امکان مي دهد تا نسخه هاي قبلي سندي که در حال حاضر مشغول کار بر روي آن هستيد را بازيابي کنيد.

راهنماي نحوه مديريت اسناد بزرگ
 

1- Word 2010 مديريت اسناد بزرگ را بسيار آسانتر نموده است، اما اين اسناد بايد بطور صحيحي نشانه گذاري شده باشند. کار را با يک صفحه آغازين شروع کرده، عنوان سند خود را تايپ نموده و سپس Title Style را از برگه Home انتخاب کنيد.
2- نام سرفصلهاي خود را با استفاده از Heading 1 Style ايجاد کرده و بخشهاي فرعي را با Heading 2 مشخص نمائيد. براي تغيير ظاهر کلي، بر روي منوي Styles کليک کنيد. حالا بر روي View کليک نموده و گزينه Navigation Pane را فعال کنيد.
3- آيا مي خواهيد يک بخش از سند را به محل جديدي انتقال دهيد؟ براي اين منظور کافي است نام بخش مورد نظر خود را در Navigation Pane به محل جديدي آن drag & drop کنيد. شماره صفحات بطور خودکار اصلاح خواهند شد.
منبع: بزرگراه رايانه، شماره 128.

/ج