سياست هاي نگهداري از اطلاعات

نگهداري از داده ها در مراکز مختلف در ظاهر آسان به نظر مي رسد، اما اگر طرحي براي آن نباشد، هزينه هايي را تحميل مي کند و مشکلاتي را ايجاد خواهد کرد. پشتيبان گيري از اطلاعات بخشي از نگهداري از اطلاعات است. نداشتن پشتيبان از اطلاعات مراکز مختلف را با مشکلات متعددي مواجه مي کند، اما نگهداري از انبوهي از اطلاعات بي آن که سياستي براي آنها تعيين شده باشد يا مدت نگهداري و هزينه پشتيبان گيري آنها مشخص شده باشد، نيز مشکل آفرين خواهد بود. اين که چه اطلاعاتي، چگونه و تا چه مدتي بايد نگهداري شوند. بخشي از طرحي است که در موسسات مختلف بايد به آن توجه شود.
ماتياس ترومن، عدم وجود برنامه را براي پشتيبان گيري داده ها هزينه بر مي داند. مرکزي که وي در آنجا اشتغال دارد بازنويسي روي نوارهاي پشتيبان گيري قديمي را منع مي کند. از اين رو، بايد نوارهاي جديدي خريداري شوند. اين مشکلات باعث شده تا درصدد طرحي جديد براي نگهداري از اطلاعات باشند. تعيين اين که چه داده هايي براي چه مدت بايد نگهداري شوند باعث مي شود تا بتوان با استفاده از نوارهاي پشتيبان گيري استفاده شده، از خريد نوارهاي جديد چشم پوشي کرد. هرچند وي مشخص نکرده که محل اشتغال وي به عرضه چه محصولات و خدماتي مي پردازد، اما وضعيتي که او به بيان آن ها مي پردازد شامل حال موسسات ديگر نيز مي شود.
مدير ما درصدد نوشتن يک طرح امنيتي است، اما اين بار بهتر است وکلا مسئول نوشتن آن باشند. ما بايد هر ماه بيش از چهل هزار دلار صرفه جويي کنيم.
سال ها است که ما از بازنويسي روي هر نوع داده مرتبط با ايميل، دايرکتوري هاي اصلي، سيستم هاي مالي و چندين سيستم و مخزن اسناد ديگر منع شده ايم. ممنوعيت بازنويسي روي نوارهاي پشتيبان گيري هزينه دارد؛ ما هر ماه تقريباً چهل هزار دلار براي نوارهاي جديد پول مي پردازيم.
بيشتر هزينه ها از آنجا ناشي مي شود که ما از بازنويسي روي هاردديسک هاي کارکناني که ديگر در اينجا شاغل نيستند، منع شده ايم. به تازگي با استفاده از گرفتن Image از آن هاردديسک ها، پيش از اختصاص آنها به کارکنان ديگر، دست کم اين هزينه کاهش يافته است.
از مسئول خود پرسيدم: «نمي توان از سياست نگهداري داده ها صرف نظر کرد و به وضعيت معمول بازگشت؟»
او گفت: «بله، مي توانيم، اما تا زماني که يک سياست فراگير براي نگهداري داده ها ايجاد نکرده ايم، نمي شود. سياست هاي نگهداري داده اسناد مشخصي هستند که تعيين مي کنند اطلاعات تا چه مدتي بايد نگهداري شوند.» ساده به نظر مي رسد، اما مشکل اين است که انواع مختلف داده بايد در بازه هاي زماني مختلفي نگهداري شوند. بيشتر سياست هاي نگهداري داده با يک دستورالعمل آغاز مي شوند. در ادامه يک برنامه زماني نگهداري مي آيد که شامل فهرستي از هر نوع اطلاعاتي مي شود که شرکت مي تواند ذخيره کند؛ به اضافه بازده زماني مورد نياز براي نگهداري، همچنين زماني که مدت مشخص به پايان مي رسد، دستورهاي ويژه اي براي بايگاني و از ميان بردن آن داده ها وجود دارد. اين سياست همچنين مي تواند شامل نگهداري اطلاعات در زمان رويدادهاي فضايي باشد.
اين هفته، به جلسه اي رفتم که به وسيله يک وکيل ارشد برگزار شده بود. او شروع کرد به توضيح اين که براي کمک به ايجاد سياست جديد يک مشاور حقوقي استخدام کرده است. نخست حس کردم اين موضوع ناخوشايند است، زيرا پيش بيني مي کردم، مسئول توسعه سياست من باشم. اما در پايان اين جلسه خشنود بودم که به او کمک خواهم کرد، زيرا بخش سنگين فرآيند، به طرف سوم واگذار خواهد شد.
$ داده ها در همه جا
يک زمان بندي فراگير براي نگهداري داده نيازمند ميزان قابل توجهي گردآوري است. به عنوان مثال، ما نيازمند دانستن شالوده عمومي همه داده ها در سرورها، منابع ذخيره سازي، نوارهاي پشتيبان گيري و کامپيوترهاي شخصي هستيم. اين شامل داده هاي فعال مثل لاگ هاي سيستم يونيکس و داده هاي غيرفعال مانند اسناد مالي، فروش و خدمات است.
مشکل ديگر زماني روي مي دهد که يک سازمان بين المللي باشيد. در چنين وضعيتي بايد از سرسخت ترين قوانين سياست اروپا تبعيت کنيد و بديهي است که ملزومات قانوني، تجاري يا شخصي ديگر نيز بايد اجرا شوند. به عنوان مثال، قوانين کنوني کميسيون امنيت و تبادل (Securities and Exchange Commission)، موسسات را به نگهداري اسناد مالي معين تا هفت سال ملزم کرده است. قوانين Sarbanes-Oxley (که به تعيين استانداردهاي ارتقا يافته براي شرکت ها مي پردازد) مي گويد، لاگ هاي دسترسي بايد يک سال نگهداري شوند. که اين امر به طور کلي فرآيند پيچيده اي است. تبيين نگهداري داده هاي مختلف مشکل خواهد بود، به ويژه اين که تعديل نيروها بسياري از سيستم هاي ذخيره سازي ما را بدون مالک گذاشته است.
دوست دارم روزي را ببينم که ديگر پول را براي خريد نوارهاي پشتيبان گيري هدر ندهيم.
منبع: نشريه شبکه-ش 102
منبع: