چگونگي استفاده از صندوق پست الکترونيکي و بررسي کاربردهاي مرتبط با آن

در ادامه ي مباحث قبلي، در اين مقاله به گزينه هاي تکميلي در مورد ارسال و پاسخ ايميل و چگونگي باز کردن و بررسي فايل هاي ضميمه مي پردازيم و سعي مي کنيم با آموزش گزينه هاي کاربردي تر به روند ارسال ايميل ها سرعت ببخشيم. پس باز هم همراه ما باشيد. تقاضايي که دارم اين است که همگام با خواندن مطالب، آموزش ها را رايانه ي خود انجام دهيد تا نتيجه ي بهتري بگيريد.
فرض کنيد براي ما ايميلي رسيده است که تنها يک متن ساده نيست. در اين ايميل يک يا چند فايل ضميمه هم موجود است. چگونه فايل ها را ببينيم؟ شکل

1 را نگاه کنيد. در اينباکس( Inbox) يک ايميل موجود است که نشانه ي گيره ي کنار آن مشخص مي کند که اين ايميل حاوي يک يا چند فايل ضميمه است. روي آن کليک مي کنيم تا بتوانيم فايل هاي موجود در ايميل را دانلود کنيم و ببينيم. بهتر است ايميل هايي را که فرستنده ي آنها را نمي شناسيد و فايل ضميمه اي هم دارند را دانلود نکنيد تا مبادا رايانه ي شما ويروسي شود.
همانطور که مي بينيد، اين ايميل حاوي دو فايل ضميمه است. يکي از اين فايل ها تصوير( با حجم 51 کيلوبايت) و ديگري يک متن( با حجم 16 کيلوبايت) است. اگر مي خواهيد همزمان هر دو فايل را با هم دانلود کنيد Download All را انتخاب کنيد.
مطابق شکل

3 روي دکمه ي مربوط به دانلود کليک کنيد.
بعد از دانلود شدن، فايلي را مطابق شکل

زير با نام Attachment خواهيد داشت. روي آن راست کليک کنيد و گزينه ي Extract to attachment را برگزينيد.
در شکل

5 مشاهده مي کنيد که همان فايل به صورت يک پوشه درآمده و حاوي دو فايل ضميمه اي است که براي شما ارسال شده است.( اين فايل ها بر روي دسک تاپ رايانه ي من دانلود شده اند)
اگر تنها يک فايل به ايميل شما ضميمه شده باشد، با کليک روي دکمه ي دانلود در شکل

3، شکل

6 را خواهيد ديد که از شما مي پرسد آيا مي خواهيد اين فايل را ذخيره کنيد و محل ذخيره شدن آن را خودتان تعيين کنيد( گزينه ي save) و يا اينکه مي خواهيد مرورگر اينترنتي شما فايل را در محلي ذخيره کند و با نرم افزار مربوط به آن فايل، فايل ضميمه شده را باز کند( گزينه ي open).
نظر من اين است که اگر احتمال مي دهيد فايل علاوه بر باز کردن ارزش ذخيره کردن و ارجاع را هم دارد، گزينه ي save را انتخاب کنيد تا از ابتدا خودتان تصميم بگيريد که فايل در کجا قرار بگيرد و سپس فايل را باز کرده و بررسي نماييد.

Reply کردن و Forward کردن ايميل
 

اگر ايميلي برايتان ارسال شود و شما بخواهيد پاسخي به آن بدهيد، يک راه اين است که از روش هاي قبلي که آموختيم استفاده کنيم. يعني اين که يک صفحه ي جديد باز کنيم و يک ايميل را به آدرس همين فرستنده ارسال کنيم. اما راه ساده تر آن است که بعد از باز کردن ايميل مزبور، روي فلش کنار گزينه ي Reply کليک کنيم و از ليست ظاهر شده در شکل

7 Reply sender to را برگزينيم. صفحه اي باز مي شود که مي توانيم نوشته هايمان را در آنجا و در بالاي مطالب ايميل فرستنده بنويسيم. مزيتي که اين روش دارد اين است که سابقه ي نوشته ها و مطالبي که مي نويسيم و يا ضميمه مي کنيم در يک فايل باقي مي ماند و اگر فرستنده، ايميلي که براي ما ارسال کرده بوده است را فراموش کرده باشد، با ديدن فايل خودش به خاطر مي آورد که علت جوابي که داده ايم چيست.
بعد از آنکه يک ايميل را Reply کرديد، يک فلش آبي رنگ در کنار نام فرستنده ي ايميل قرار مي گيرد که که نمايانگر اين است که به اين ايميل پاسخ داده ايد.

Reply to All
 

فرض کنيد ايميلي را از فردي به نام AA دريافت کرده ايد. اگر اين ايميل را براي افراد ديگري هم فرستاده باشد و شما در جواب ايميل او از Reply to All استفاده کرده باشيد، پاسخ شما براي اشخاص ديگري که در ليست مقصد AA بوده اند نيز ارسال مي شود.

Forward
 

در کنار گزينه Reply دکمه ي Forward را در شکل

7 ببينيد. اگر بخواهيد ايميلي که دريافت کرده ايد را براي شخص يا اشخاص ديگري بفرستيد، گزينه ي Forward به شما کمک مي کند که خيلي سريع عين همان مطالب را ارسال کنيد. کافيست بعد از کليک کردن Forward، آدرس دوستانتان را در قسمت To: بنويسيد و دکمه ي Send را کليک کنيد.
در هر دو حالت Reply و Forward عنوان ايميل، همان نوشته اي که در ابتدا بوده است باقي خواهد ماند که البته در صورت تمايل مي توانيد آن را تغيير دهيد.
در حالتي که يک ايميل را Forward کنيد، در ستون i در کنار آن ايميل يک فلش سبز رنگ نمايان مي شود که نشانگر اين است که اين ايميل را براي افرادي ارسال کرده ايد.
ايميل هايي که براي شما مي رسند، اگر به وسيله ي Reply ارسال شده باشند، در ابتداي عنوان آنها Re و اگر با Forward ارسال شده باشند، Fw را خواهيد ديد. البته اين نوشته ها کاملاً قابل تغيير و اصلاح است.

سرعت بخشيدن به ارسال ايميل و مديريت نشاني ها با استفاده از Contacts
 

حتماً براي شما هم پيش مي آيد که بخواهيد يک ايميل را براي چند نفر ارسال کنيد. واضح ترين روش اين است که نشاني الکترونيکي آنها را يکي يکي وارد کنيد( همانطور که در مباحث قبلي آموختيم بايد بين نشاني ها يک کاما قرار دهيم) و سپس ايميل را ارسال نماييد. ولي راه سريع تري هم وجود دارد. مشخصات افرادي را که بيشتر با آنها در ارتباط هستيد را در قسمت contacts قرار دهيد. به اين ترتيب هرگاه در يکي از کادرهاي To: يا Cc: يا Bcc: يک حرف از نام و يا ايميل آنها را وارد کنيد، ليستي براي شما باز مي شود که حاوي مشخصات تمام دوستانتان است که اين حرف، حرف اول نام و يا ايميل آنها است و شما مي توانيد تنها با کليک کردن روي اسمشان و بدون اين که بخواهيد نشاني آنها را کامل وارد کنيد، آن را در کادر نشاني داشته باشيد. بعد از ايجاد ليست Contacts، باز هم راه ساده تري نسبت به نوشته هاي بالا وجود دارد و آن اين است که بر روي گزينه ي Contacts در بالاي صفحه کليک کنيم و نشاني هاي موردنظر براي مقصد را علامت تيک بزنيم.
در واقع contacts مانند يک دفترچه ي يادداشت عمل مي کند و مزيتي که دارد اين است که شما هر جا که باشيد مي توانيد بدون اينکه اسامي و نشاني منزل و شماره ي تلفن و يا ايميل دوستانتان را از بر کنيد، آنها را در ليست Contacts ذخيره کرده و از آن استفاده کنيد.
براي استفاده از Contacts به روش زير عمل کنيد:
در گزينه هاي سمت چپ صفحه، گزينه ي Contacts را انتخاب کنيد.( شکل

8)
در صفحه ي ظاهر شده مانند شکل

9 Add Contacts را کليک کنيد.
در کادرهاي مشخص شده در شکل

10 نام افراد مورد نظرتان و همچنين ايميل آن ها را وارد کنيد و سپس دکمه ي Save را کليک کنيد. حتي مشخصات ديگري مانند نشاني منزل و شماره ي تلفن آن ها را هم مي توانيد در اين ليست وارد نماييد.
Add Category دکمه ي ديگري است که به ما اين امکان را مي دهد که دوستانمان را بر اساس ميزان صميميت، نوع ارتباط، علاقه مندي هاي مشابه و... دسته بندي کنيم و ايميل هايي را که فکر مي کنيم مناسب هر گروه است را براي همان گروه بفرستيم.

جستجو در ايميل ها
 

يکي از موارد کاربردي در اين مبحث، نحوه ي جستجو در ايميل هاست. اين جستجو مي تواند در محتواي نوشته ها يا فايل هاي ضميمه و يا در اسامي فرستندگان ايميل و نشاني آن ها باشد.
روش اصلي براي انجام اين کار آن است که در کادر Search mail در زير دکمه ي Check mail، کلمه يا کلماتي را که در جستجوي آن هستيد تايپ کرده و روي Go کليک کنيد.( اگر در حالت کلاسيک نمايش ايميل ها هستيد، کادر Search mail هم رديف با Check mail قرار دارد). شکل

11 در صفحه ي جستجوي شما، کلمه ي موردنظر با رنگ سبز نشان داده خواهد شد.
در شکل

12 من به جستجوي ايميلهايي در Inbox پرداختم که محتوي کلمه ي Cooking بوده اند. کلمه ي Cooking را در سمت چپ شکل

12 با رنگ سبز مي بينيد.
اگر Narrow Results در سمت راست صفحه را فعال کنيد، خواهيد ديد که در ميان ايميل هايي که در آن ها کلمه ي cooking موجود است هم مي توان محدوديت هاي ديگري براي جستجو قرار داد. مثلاً بر حسب فرستنده هايي ( Sender) که در ايميل آن ها Cooking بوده است و يا ايميل هايي که در تاريخ خاص (Date) ارسال شده اند و حاوي کلمه ي Cooking هستند و...
اگر گزينه ي Show Snippets را فعال کنيد توضيحاتي را نيز در مورد هر ايميل خواهيد ديد.

خروج از محيط ايميل
 

اگر به خاطر داشته باشيد، در مقاله هاي پيشين از شما خواسته بودم که براي خروج از محيط ايميل، از گزينه ي Sign out استفاده کنيد. البته راه ساده ي خروج، کليک روي دکمه ي Close( ضرب در قرمز رنگ در بالا و سمت راست صفحه) است. ولي اين راه، روش مطمئني نيست. چرا که اگر در هنگام ورود به صندوق پست الکترونيکي، گزينه ي Keep me sign in را علامت زده باشيد، شما را در حالت اتصال نگه مي دارد و بار بعدي که به محيط ايميل وارد شويد، ديگر نام کاربري و رمز عبور از شما پرسيده نمي شود. بنابراين اگر شخصي غير از شما نيز به رايانه ي شما دسترسي دارد، پيشنهاد من اين است که اين گزينه را فعال نکنيد.
بد نيست همين جا راجع به قسمت ديگري در شکل 13 توضيح دهم. کارايي گزينه ي I cant access my account در هنگامي است که شما به هر دليلي، رمز عبور ايميل خود را فراموش کرده باشيد. بعد از کليک روي اين گزينه، ممکن است از شما سؤالاتي پرسيده شود که قبلاً در هنگام ثبت نشاني ايميل تان تعيين کرده ايد و به آن پاسخ داده ايد.

Gmail
 

گوگل نيز مانند ياهو امکان ايجاد نشاني صندوق پست الکترونيکي و کار با رايانامه را فراهم آورده است. براي ساختن يک نشاني جي ميل در محيط گوگل، در نوار آدرس کليک کنيد:
www.google.com
در بالاي صفحه اي که باز مي شود، گزينه ي Gmail را انتخاب کرده تا صفحه ي شکل 14 ظاهر شود.
چون هنوز نشاني جي ميلي نداريد روي گزينه ي Create an account کليک کنيد و مطابق آن چه در ابتداي مبحث ساخت ايميل بيان شد عمل کنيد.
اگر از قبل چنين نشاني را ايجاد کرده ايد نام کاربري و رمز عبور را در دو کادر بالايي بنويسيد و به خواندن رايانامه هايتان و يا ارسال آنها بپردازيد. اميدوارم که از اين آموزش ها راضي بوده باشيد و از آنها استفاده نماييد.
منبع: بانو، شماره 28.