ايجاد اسنادي زيبا با Office 2010

هر نسخه از آفيس مايکروسافت، روش ها و ابزار جديدي براي خلق محتوا معرفي مي کند. اما وقتي شما براي انجام کارها با استفاده از برنامه هايي که هر روز با آن ها سر و کار داريد با محدوديت زماني مواجه هستيد، آيا اين تغيير به نفع شما است و نکته ي مثبتي به شمار مي رود؟
در واقع پاسخ اين سوال مثبت است. وقتي اين تغييرات روش هاي ساده اي براي خلق اسناد بهتر در مدت زمان کم تري در اختيار شما مي گذارند، مطمئناً به کارگيري آن ها به نفع شما خواهد بود.
Microsoft Office 2010 چندين ويژگي جديد و مهم مثل تم ها و گرافيک هاي SmartArt براي استفاده در برنامه هاي متعدد، بلاک هاي سازنده در Word و طرح هاي قابل شخصي سازي براي اسلايدها در Microsoft PowerPoint را در کار با اسناد معرفي کرد.
حالا، Microsoft Office 2010 تکنولوژي هاي خارق العاده اي که قدرت و توان ايجاد محتوايي که هميشه آرزوي ايجاد آن را داشته ايد، در اختيار شما قرار مي دهد. با استفاده از اين ويژگي هاي انعطاف پذير که به کارگيري آن ها نيز بسيار ساده است و به شما کمک مي کند ايده هاي تان را به مرحله ي عمل درآوريد، ممکن است از اين که متوجه شويد ساخت و ايجاد اسناد چشم نواز تا چه حد ساده است، شگفت زده شويد.
اين مقاله برخي از اين ويژگي هاي جديد براي ايجاد اسناد زيبا و کار ساده تر با office 2010 را به شما معرفي مي کند.

ايجاد محتوايي که بازتاب دهنده ي ايده هاي شما است
 

از ارائه ي چند رسانه اي پاورپوينت تا اسناد Word و روش هاي جديد و خيره کننده به منظور به نمايش گذاشتن داده ها در Excel، برنامه جديد office 2010 ويژگي ها و امکانات جديد و متعددي را در اختيار شما قرار مي دهد که از طريق آن ها مي توانيد هر چيزي که در ذهن داريد را در اسنادتان به نمايش بگذاريد. اجازه دهيد نگاه کوتاهي به تعدادي از اين ابزار جديد و فوق العاده بيندازيم.

گنجاندن ويدئو در ارائه هاي PowerPoint
 

وقتي شما يک ويدئو را از فايل هاي تان در داخل يک ارائه ي PowerPoint 2010 درج مي کنيد، حالا به طور پيش فرض اين ويدئو در داخل ارائه، گنجانده يا Embed مي شود. بنابراين هنگامي که ارائه هاي PowerPoint را به شکل الکترونيکي به اشتراک مي گذاريد، ديگر نيازي به مديريت چند فايل متعدد نداريد.
با به کار گيري گستره ي وسيعي از ابزاري شامل video trim، افکت ها، و غيره شما مي توانيد ويدئو را مستقيماً از داخل يک ارائه ي PowerPoint ويرايش کنيد. در حين پخش، وقتي ويدئوي شما به يک نقطه ي خاص رسيد، مي توانيد انيميشن هاي ساير اشياء را بر روي اسلايد راه اندازي کنيد تا مثلاً captionهاي يک نقطه ي کليدي در ويدئو نشان داده شوند، يا از ويژگي جديد Poster Frame براي نمايش دادن يک تصوير يا يک فريم از فيلم در ناحيه ي ويدئو در هنگامي که ويدئو پخش نمي شود به منظور اضافه شدن آن به داستان بصري و پرهيز از به نمايش درآمدن اسلايدهاي خالي و سياه استفاده نمائيد.
به منظور کاهش سايز بهتر در زمان پخش، شما مي توانيد ويدئو را فقط با چند کليک فشرده کنيد.
بسياري از اين ابزار جديد (نظير trim و fade) که براي کار با ويدئو در PowerPoint ايجاد شده اند، در عين حال براي فايل هاي صوتي که در اسلايدهاي خود درج مي کنيد نيز قابل استفاده هستند.
PowerPoint 2010 شما را قادر مي کند ويدئوهايي را که به يک وب سايت آپ لود کرده ايد براي پخش مستقيم از داخل ارائه تان در آن درج کنيد.

افزدن جذابيت به متن در اسناد Word
 

Word 2010، دو ويژگي قدرتمند و جديد را معرفي مي کند که به کمک آن ها مي توانيد متن موجود در اسناد را مثل يک طراح حرفه اي قالب بندي نمائيد:
OpenType typography: ظاهر تايپ حرفه اي را با پشتيباني از ويژگي هاي typography مثل ligature و styleها که در بسياري از فونت هاي OpenType ذخيره شده است، ايجاد مي کند.

افکت هاي متن: بسياري از افکت هاي مشابهي مثل bevels, reflections, custom shadows و غيره را که به گرافيک ها و تصاوير مي افزائيد به متن نيز اضافه کنيد. شما مي توانيد يکي از چندين افکت پيش فرض را انتخاب و يا آن ها را سفارشي کنيد. به دليل اين که شما اين افکت ها را مستقيماً به متن اسناد اعمال مي کنيد، هنوز هم مي توانيد متني را که از افکت ها استفاده مي کند، غلط گيري يا spell-check کنيد يا افکت هاي متني را به styleها اضافه نمائيد. بر روي برگه ي Home در گروه Font، گزينه ي TextEffects را پيدا کنيد. براي گزينه هاي بيش تر افکت هاي متني، کليدهاي CTRL+D را فشار دهيد تا جعبه ي متني Font باز شود و سپس بر روي Text Effects کليک کنيد تا جعبه ي متني Format Text Effects باز شود.
افکت هايي مثل gradient fills, bevels و reflections را مستقيماً به سند متني خود اعمال کنيد. توجه داشته باشيد که فرماني به نام WordArt که در برگه ي Tab برنامه ي Word 2010 قرار گرفته حالا يک جعبه ي متني را که از همين افکت هاي مشابه استفاده مي کند، درج مي نمايد. افکت هاي متني در Office 2007 در PowerPoint و Excel معرفي شدند و در آن برنامه ها WordArt نام داشتند.

افزودن Spark به داده هاي Excel
 

Excel 2010 چندين ابزار پيشرفته و جديد را به منظور بيان بصري داده هاي تان معرفي مي کند اما ويژگي مورد علاقه ي من، Sparklines است. Sparklines چارت هاي کوچکي هستند که شما مستقيماً در يک سلول Worksheet درج مي کنيد. ايجاد و سفارشي سازي آن ها ساده است و براي اين که داده هاي شما داستاني را تعريف کنند، کمک زيادي به شما مي نمايند. در برگه ي Insert، به column, line رفته و Sparklines را پيدا کنيد. وقتي يک Sparkline را بر روي يک worksheet (برگه ي کار) درج يا انتخاب مي کنيد برگه ي Sparkline Tools Design در دسترس قرار مي گيرد. از همين جا شما مي توانيد تعداد زيادي از جنبه هاي اين چارت هاي کوچک و فوق العاده را سفارشي کنيد.

بهينه سازي عکس ها در تمام اسناد Office 2010
 

Office 2010 به شما کمک مي کند تا تقريباً بدون صرف زمان، عکس هاي مورد نظرتان را با استفاده از ابزار پيشرفته ي ويرايش در Power Point, Word, Excel و Microsoft Outlook درج و سفارشي کنيد.
وقتي شما يک تصوير را در سندتان انتخاب مي کنيد برگه ي Picture Tools Format گستره ي وسيعي از ويژگي هاي جديد و پيشرفته را براي شما فراهم مي کند. در اين جا به تعدادي از اين ويژگي ها اشاره مي کنيم:
بريدن عکس ها به روش پيشرفته: همزمان با کشيدن و انداختن يا تغيير سايز تصاوير، کل آن را در ناحيه ي برش يا crop در سايه ببينيد و به سرعت بر روي قسمت مورد نظر زوم کنيد. شما همچنين مي توانيد عکس را به يک شکل خاص يا يک نسبت مشخص ببريد.
افکت هاي هنرمندانه: افکت هاي هنرمندانه و با کيفيت بالا نظير stroke, plastic wrap, paint يا glow edges را به عکس ها اضافه کنيد. شما براي اعمال يک افکت از گالري مي توانيد بر روي آن کليک کنيد و يا افکت ها را براي اين که دقيقاً به شکل مورد نظر شوند سفارشي کنيد.

با ديگران، يا به تنهايي کار کنيد
 

Office 2010 فقط به ايجاد محتواي زيبايي که به شما کمک مي کند ايده هاي تان را بيان کنيد، محدود نمي شود. بلکه اين مجموعه به شما کمک مي کند کارهاي خود را ساده تر انجام دهيد؛ چه به صورت انفرادي و چه به صورت مشترک با ديگران. وقتي شما به طور اتفاقي بدون ذخيره کردن يک سند آن را مي بنديد، آيا دلتان نمي خواهد بدون اين که مجبور باشيد همه ي کارهاي تان را از نو تکرار کنيد مجدداً از همان نقطه ي قبل کار را آغاز نمائيد؟
آيا اين کار باعث صرفه جويي در وقت افراد ديگري در تيم شما که بر روي همان سند Word, Excel يا PowerPoint کار مي کنند نمي شود؟ حالا مي توانيد اين کار را انجام دهيد.

بازيابي فايل هايي که بدون ذخيره کردن، بسته ايد
 

در نسخه هاي قبلي Microsoft Office، اگر برنامه به طور اتفاقي بسته مي شد (مثلاً به دليل قطع برق و خاموش شدن ناگهاني کامپيوتر) شما اغلب مي توانستيد تغييرات ذخيره شده را بازيابي کنيد. اما اگر خودتان بدون ذخيره کردن، يک فايل را مي بستيد، هيچ شانسي نداشتيد و وقت و زماني که صرف کرده بوديد، از بين مي رفت. خوب، حالا ديگر اين طور نيست. اگر براي مدتي کار کنيد و سپس به طور اتفاقي سند را بدون ذخيره کردن ببنديد، Word, Excel و PowerPoint شما را قادر مي کنند محتوا را بازيابي کنيد حتي اگر هرگز فايل را ذخيره نکرده باشيد. به پيش نويس هايي از سند که هرگز ذخيره نشده اند دسترسي پيدا کنيد. براي انجام اين کار، در برگه ي info بر روي manage Verions کليک کنيد.
شما همچنين مي توانيد از برگه ي info در نماي Backstage به 5 نسخه ي autosave آخر سند قبلاً فعال خود دسترسي پيدا کنيد. به طور پيش فرض، آخرين نسخه ي autosave در صورتي که شما سند را بدون ذخيره کردن ببنديد به طور موقت قابل دسترسي خواهد بود. بر روي يک نسخه ي autosave در دسترس کليک راست کنيد تا آن را با نسخه ي فعلي سند فعال تان مقايسه کنيد.

با استفاده از ابزار find و Navigation پيشرفته در Word با سرعت بيش تري به اطلاعات دسترسي پيدا کنيد
 

Navigation Pane پيشرفته در Word 2010 (که قبلاً Document Map نام داشت) چندين ابزار جديد براي سازمان دهي و پيدا کردن محتواي موجود در اسناد را در اختيارتان قرار مي دهد.

هدينگ ها را به منظور ترتيب مجدد بخش ها در اسناد، بکشيد: اگر شما قبلا از نماي Outline براي ترتيب دهي مجدد اسناد طولاني استفاده کرده باشيد، انجام اين کار در Navigation Pane با يک outline از هدينگ ها و توانايي کشيدن ساده ي آن هدينگ ها در داخل ستون حتي ساده تر شده است. وقتي شما يک هدينگ را حرکت مي دهيد، محتواي تحت آن هدينگ هم به طور اتوماتيک با آن حرکت مي کند.
يک خلاصه ي لينک دار از نتايج جست و جو را نمايش دهيد: حالا Find دقيقاً در Navigation Plane گنجانده شده است (درواقع، ميان بر CTRL+F صفحه کليد حالا Navigation Plane را به جعبه ي Search باز مي کند). يک ستون نتايج جديد، خلاصه اي از نتايج تمام جست و جوها را به شما نشان مي دهد.

براي يافتن به هر يک از آن نتايج جست و جو در سند، برروي آيتم مورد نظر کليک کنيد.

هاي لايت اتوماتيک نتايج جست و جو
 

وقتي شما در Word 2010 متني را در يک سند جست و جو مي کنيد، نتايج به طور اتوماتيک در سرتاسر سند، هاي لايت مي شوند. شما همچنين هاي لايت شدن را در Navigation Plane نيز مشاهده مي کنيد: در آن بخش هايي از سند که دربردارنده ي چنين جست و جوهايي هستند، هدينگ ها هاي لايت مي شوند و شما مي توانيد نتايج هاي لايت شده ي جست و جو را با يک نگاه به ستون thumbnail مشاهده کنيد.

براي دسترسي به جعبه ي گفتگوي آشناي Find با گزينه هاي پيشرفته ي جست و جو، در Navigation Plane بر روي پيکان کنار جعبه ي جست و جو و سپس بر روي Advanced Find کليک کنيد يا براي باز شدن برگه ي Replace از جعبه ي گفت و گوي Find and Replace دکمه هاي CTRL+H را فشار دهيد.

ويرايش همزمان فايل ها با همکاران
 

آيا مي خواهيد وقتي با ديگران بر روي پروژه هاي مختلف کار مي کنيد، بتوانيد کارها را سريع تر انجام دهيد؟ با Office 2010، ديگر نبايد منتظر بمانيد تا نوبت شما براي ويرايش يک سند، فرا برسد.
ويرايش همزمان با co-authoring، آن گونه که در Office 2010 شناخته مي شود، براي اسناد Word و ارائه هاي PowerPoint قابل استفاده است. کافي است فايل را بر روي يک سايت SharePoint 2010 يا يک پوشه ي Windows Live SkyDrive ذخيره کنيد. سپس فايل را براي ويرايش در Word 2010 يا PowerPoint 2010 به طور همزمان با فرد ديگري که همان کپي از فايل را براي ويرايش باز کرده است باز کنيد. وقتي شما فايل را ذخيره مي کنيد، ساير ويرايش گرها تغييرات را مشاهده مي کنند.
ويرايش همزمان براي wordbookهاي Excel با استفاده از برنامه ي کاربردي Excel Web در دسترس است. اگر سازمان شما SharePoint 2010 را نصب کرده باشد مي توانيد از طريق آن از Excel Web App بر روي SkyDrive بهره برداري نمائيد.
ويرايش همزمان نوت بوک هاي به اشتراک گذاشته شده در OneNote 2007 براي کار با سايرين بر روي شبکه ي کامپيوتري شما در دسترس قرار داشت. حالا شما مي توانيد وقتي فايل را بر روي يک سايت SharePoint 2010 يا SkyDrive ذخيره مي کنيد همان نوت بوک OneNote را تقريبا با هر کسي که از OneNote 2010 يا OneNote Web App استفاده مي کند، به اشتراک بگذاريد تا همه بتوانند آن را ويرايش کنند.
منبع: ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 136.