مهارت سازماندهی در مدیریت (1)

سازماندهی یکی از وظایف مدیریت، و شامل فعالیت‌هایی برای طراحی ساختار سازمانی، تعیین مسئولیت افراد و شرح وظایف آنها، طبقه‌بندی مشاغل، واگذاری اختیارات و ... است.
در تعریفی دیگر می‌توان گفت: سازماندهی، گروه‌بندی فعالیت‌ها برای دستیابی به اهداف، تخصیص هر گروه از فعالیت‌ها به مدیر، به همراه قدرت و اختیار لازم برای نظارت بر آن و تأمین هماهنگی در ساختار سازمان است.
این عمل معمولاً پس از برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد؛ یعنی برای سازمان دادن به کارها، لازم است ابتدا هدف و برنامه مشخص شده باشد.
طبق نظر برخی از اندیشمندان علوم مدیریت، جزئیات وظایف مدیر برای سازمان‌دهی عبارت است از:
1. تأمین عوامل انسانی و مادی مورد نیاز برای تحقق برنامهی تنظیم شده
2. برقرار نمودن ساختار رسمی سازمان (اصل سلسله مراتب و اصل وحدت فرماندهی) برای هدایت اختیارات و اجرای هماهنگ فعالیت‌ها
3. تعریف نمودن وظایف و تشویق و ترغیب نمودن کارکنان برای پذیرش مسئولیت و ارائه ابتکارات
4. استفاده نمودن از اصل نظم و ترتیب و حفظ انضباط تا ادارات هر سازمان به وسیله مدیران شایسته بتوانند بهترین خدمات را ارائه کنند. (1)

1. میزان آشنایی با تخصص و روحیه و توانایی کارکنان

برای سازمان دادن به فعالیت‌ها، ابتدا باید اصولی شناسایی شود که هر مجموعه به عنوان مبنا پذیرفته است؛ به طور مثال در برخی سامانه ها غالباً مبنا هدف و یا وظیفه است و در برخی دیگر، ارباب رجوع مبنا و اصل است. به هر حال از لازمه‌های کسب مهارت در سازماندهی، آشنایی با تخصص و روحیه و توانایی کارکنان است.
کارکنان علاوه بر صداقت و درستی در کار، باید دارای تخصص لازم و حسن رفتار با مراجعان باشند. امام صادق علیه السلام وجود این سه ویژگی اساسی را ضروری می‌دانند:

کُلُّ ذِی صِنَاعَةٍ مُضْطَرٌّ إِلَى ثَلَاثِ خِلَالٍ یَجْتَلِبُ بِهَا الْمَکْسَبَ وَ هُوَ أَنْ یَکُونَ حَاذِقاً بِعَمَلِهِ مُؤَدِّیاً لِلْأَمَانَةِ فِیهِ مُسْتَمِیلًا لِمَنِ اسْتَعْمَلَه‏:

هر صاحب حرفه و صنعتى ناچار باید داراى سه ویژگی باشد تا بتواند به وسیله آن تحصیل درآمد کند:
اوّل آنکه در رشته علمى خویش مهارت داشته باشد.
دوم آنکه با درستکارى و امانت رفتار کند.
سوم آنکه با ارباب رجوع حسن برخورد داشته باشد و نسبت به آنان ابراز تمایل کند. (2)
هر مدیری برای اینکه در کار خود موفق باشد و اهداف سازمان را با کامیابی پیش ببرد باید با توانایی‌ها و تخصص افراد و کارکنان خود آشنایی پیدا کند. این شناخت برای ایجاد رابطه‌ ای مفید و مؤثر با کارکنان نیز لازم است.
مدیر در نگاه امروزی به کارکنان خود به عنوان ابزار نمی‌نگرد، بلکه متوجه ابعاد وجودی و انسان بودن آنهاست. اکنون بدون در نظر گرفتن احساسات و روحیات کارکنان در محل کار و متناسب ساختن محیط کار و نوع فعالیت با روحیات آنان، موفقیت سازمانی به دست نخواهد آمد.
مدیران با در نظر گرفتن روحیه افراد و مهارت آن‌ها و تناسب بین آن دو، باعث بهبود عملکرد و تقویت وجدان‌‌کاری کارکنان می‌شوند. مولای متقیان علیه السلام در نظر گرفتن روحیات و مهارت در کار را به ما نشان داده‌اند. حضرت در نامه خود خطاب به محمد‌بن‌ابی‌بکر فرمودند:

لَوْ نَزَعْتُ مَا تَحْتَ یَدِکَ مِنْ سُلْطَانِکَ لَوَلَّیْتُکَ مَا هُوَ أَیْسَرُ عَلَیْکَ مَئُونَةً وَ أَعْجَبُ إِلَیْکَ وِلَایَة:

اگر حکومت مصر را از تو (محمد بن ابی‏بکر) می‏گیرم، مدیریت دیگری که هم آسانتر و هم از نظر روحی مناسبتر باشد به تو می‏سپارم. (3)
با این نگرش، تعهّد و همکاری نیز در جمع کارکنان نمود بیشتری می‌یابد و به تبع آن سازمان به بهره‌وری می‌رسد.
از آنجا که مدیر موظف است برای افزایش سطح کیفی سازمان رضایت شغلی کارکنان را فراهم کند، باید علاوه بر توجه به ویژگی‌های روحی و روانی نیروهای خود، ویژگی های جسمی آنان را نیز مدنظر قرار دهد.
در جامعه کنونی، که بخشی از مشاغل را بانوان به خود اختصاص داده‌اند، احساسات، روحیات و وضعیت جسمی آنها باید بیشتر مورد توجه مدیران واقع شود؛ چنانچه حضرت علی علیه السلام در این‌باره فرموده‌اند:

وَلَا تُمَلِّکَ الْمَرْأَةَ مِنْ أَمْرِهَا مَا جَاوَزَ نَفْسَهَا، فَإِنَّ الْمَرْأَةَ رَیْحَانَةٌ، وَلَیْسَتْ بقهرمانه:

کارى که برتر از توانایى زن است به او وامگذار که زن، گل بهارى است نه پهلوانى سخت‏کوش. (4)
مدیر باید استعدادهای کارکنان را چه از نظر روحی و چه از نظر جسمی بشناسد و در مسیر درست از آنها استفاده کند.
اگر مدیر می‌خواهد کارهایی را برای بهبود وضعیت کنونی و با نگاه به آینده، بهتر انجام دهد، باید در مشاغل مناسب، افرادی علاقه مند و دلسوز بگمارد. هر کاری که او به عنوان مدیر انجام می‌دهد در نهایت به افرادی که پیرامون مدیر هستند، بستگی خواهد داشت. بدون این عملکرد، موفقیت وی به عنوان مدیر به مقدار زیادی محدود خواهد شد.
به کارگیری افراد مناسب در مشاغل مناسب، اولین بخش در مرحلة به کار‌گیری نیروها است.
بخش دیگرِ بکار‌گیری آنان، همراه کردن کارکنان در سطوح مختلف با کار و مدیریتشان است. مدیر باید به سطحی فراتر از به کارگیری صِرف دستهای کارکنان برسد. او باید مغز، قلب و روح آنان را هم به کار بگیرد. اگر دلبستگی و تعلق در سازمان باشد، کارکنان همواره در کنار مدیر خواهند بود.
احساسات و روحیات هر فردی با کار او اثر مستقیم دارد. افرادی که رضایت شغلی دارند یعنی نسبت به کار خود احساس خوشایندی دارند و آن را با روحیات خود متناسب می‌دانند در کارشان نیز موفقند و سطح کیفی کار را بالا نگه می‌دارند. اگر افراد و کارکنان دریابند از جانب مدیر، احساسات و روحیات آن‌ها مورد توجه قرار گرفته و کار و فعالیتشان با روحیات آنان همخوانی پیدا کرده است با علاقه‌مندی و حسن نیت به کار می‌پردازند.
مدیران موفق در جستجوی افراد با استعداد هستند. صرف نمودن زمان زیاد برای یافتن نیروی خوب، بهتر از انتخاب عجولانه و از دست دادن نیرو پس از زمانی کوتاه است. مدیر ماهر، ترجیح می‌دهد کارکنان خود را در مشاغلی به کار گمارد که مناسبشان است پیش از آن که در موقعیت شغلیشان تثبیت شوند؛ به کارمندان خود کمک می‌کند تا توانمندی‌هایشان را چند برابر کنند. مدیران ناموفق معمولاً تلاش بسیاری می‌کنند تا افرادی را برای کارهایی تربیت کنند که به طور طبیعی توان آن را ندارند و یا برای آن آمادگی ندارند؛ برای همین است که گماردن کارکنان در مشاغل مناسب بسیار مهم است.
افراد می‌توانند مهارت‌های جدید را یاد بگیرند و توانایی‌های موجودشان را ارتقا بخشند. این روش می‌تواند توانمندی‌های نهفته در آنان را بیدار کند طوری که به مرز اعجاز و گذشتن از استعدادهای معمول و طبیعی خود برسند.
مهارت و توانایی و تخصص افراد برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. بنابراین مدیر قابل باید بتواند متخصصان را بشناسد و از آنها در جهت درست استفاده کند. مهارت نداشتن همانا و خراب کردن همان! پیامبر‌اکرم صلی الله علیه و آله فرمودند:

مَنْ عَمِلَ عَلَى غَیْرِ عِلْمٍ کَانَ مَا یُفْسِدُ أَکْثَرَ مِمَّا یُصْلِح‏:

هر کس بدون دانش (مهارت و تخصّص) به کارى دست زند، بیش از اینکه آن کار را درست انجام دهد، خراب مى‏کند. (5)
بسیاری از مدیران مقدار زیادی از وقت، انرژی و سرمایه‌ مادی و معنوی سازمان را صرف درس پرواز دادن به افرادی می‌کنند که اصلاً نمی‌توانند پرواز کنند. مدیر باید توان پذیرش این واقعیت را داشته باشد که بعضی آدم‌ها خوب انجام دادن بعضی کارها را هیچ وقت یاد نمی‌گیرند؛ چرا که جرأت و تجربه کار را ندارند.
امیرالمؤمنین علی علیه السلام در خصوص انتخاب اهل تجربه فرمودند:

و تَوَخَّ مِنْهُمْ أَهْلَ التَّجْرِبَة:

کارگزاران را از اهل تجربه (تخصص) انتخاب کن. (6)
هر فردی برای شغل و موقعیتی خاص مناسب است. توانمندسازی می‌تواند ناهمواری‌های راه را هموار کند. پس مدیر باید هر گونه ضعفی را برطرف سازد که ممکن است فرد را عقب نگه دارد و یا مانع دست یابی او به فرصت‌های آینده شود. اگر فرد در جایگاه شغلی مناسبی باشد، همه این امور امکان پذیر می‌شود. کمک کردن به افراد برای چند برابر کردن توانمندی‌هایشان یکی از ثمربخش‌ترین وظایف مدیریت است. مدیر باید برای ورود افراد شایسته به گروه و به کارگیری مفید نیروهای قدیمی تلاش کند.
مقام معظم رهبری در سخنی می‌فرمایند:
«سازماندهی را هر چه می‌توانید محکمتر و با کیفیت‌تر بکنید. در نیروی انسانی و استفاده و کاربری آن، اصل سازماندهی است. مدیران به مسئله سازماندهی اهمیت بدهند که کار سازماندهی در نیروهای مسلّح با نظم و انضباط ویژه همراه است.» (7)

2. میزان آشنایی با مشاغل و شرایط احراز شغل

پس از اینکه اصول و مبانی سیستم روشن شد، مدیر باید بر اساس آن، اهداف و فعالیت‌های اصلی را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد تا به شغل‌های مورد نیاز آگاه ود؛ همچنین باید استاندارد کار در شغل‌ها و پست‌ها رعایت گردد. ( به طور مثال اگر بدانیم، استاندارد کار نقاش به طور متوسط در روز، نقاشی دو طرح است و ما در نظر داریم روزانه حدود چهار طرح نقاشی کنیم باید دو پست برای وظیفه نقاشی پیش‌بینی کنیم.) (8) با رعایت استاندارد پست‌ها می‌توان به شماره پست‌های مورد نیاز دست یافت.
پس یکی از راه‌های کسب مهارت سازماندهی پس از شناخت روحیه، تخصص و توانمندی‌های کارکنان، آشنایی با مشاغل و شرایط احراز شغل است.
برای این که سازمانی به هدف‌های خود دست یابد، باید تمامی فعالیت‌ها و وظایف در آن سازمان، هماهنگ باشد. تجزیه و تحلیل و شناخت فعالیت‌ها (آشنایی با مشاغل) که زیر نظر مدیریت منابع انسانی است به این هماهنگی کمک می‌کند. تجزیه و تحلیل شغل در واقع اساسی‌ترین ابزار مدیریت منابع انسانی است. تجزیه و تحلیل شغل، یعنی بررسی ویژگی‌های هر یک از مشاغل در سازمان و بدست آوردن اطلاعات کافی درباره آنها. به وسیله تجزیه و تحلیل شغل می‌توان وظایف هر شغل را روشن، و واقعیت‌های مربوط به آن شغل را جمع‌آوری کرد.

تجزیه و تحلیل شغل در سه موقعیت انجام می شود:

1. هنگامی که سازمان ایجاد می‌شود.
2. هنگامی که مشاغل جدید، ایجاد و توسعه داده می‌شود.
3. هنگامی که مشاغل، تغییرات قابل ملاحظه‌ای داشته باشد.
نتیجه اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل برای تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل مورد استفاده قرار می‌گیرد. در مدیریت منابع انسانی، دانش و مهارت‌های لازم برای درست انجام دادن و احراز شغل نیز مشخص می شود.
مدیران می‌توانند از روش تجزیه و تحلیل شغل، که وظایف و مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و توانایی‌های انسان در آن مشخص می شود به ارزش نسبی مشاغل پی‌ ببرند و از آن در جهت پرداخت و تعیین حقوق و مزایا به طور متعادل و مناسب بهره گیرند.
بنابراین تجزیه و تحلیل شغل، شامل روشهایی است که به وسیله آن میتوان به وظایف و مسئولیت‌های شغل، شرایط کاری شغل و رابطه هر شغل با مشاغل دیگر پی‌برد.
روش‌های تجزیه و تحلیل شغل مشاهده، مصاحبه، پرسشنامه و روش ثبت عملکرد روزانه است که بر اساس روش، تجزیه و تحلیل صورت می‌گیرد. این روش شامل سه سؤال است:
1. چه کاری انجام می‌گیرد؟
2. چرا این کار انجام می‌شود؟
3. چگونه این کار انجام می‌شود؟
بدون داشتن اطلاعات مربوط به توانایی‌های انسانی مورد نیاز در مشاغل، برنامه‌ریزی نیروی انسانی به طور صحیح صورت نمی‌گیرد. برای آنکه مدیریت منابع انسانی، وظایف خود را صحیح انجام دهد، باید اطلاعات دقیق و به روز از ویژگی‌های مشاغل و توانایی‌های انسانی مورد نیاز برای هر یک از مشاغل را دارا باشد. پس می‌توان گفت نتیجه تجزیه و تحلیل مشاغل، تدوین شرح شغل و شرح شرایط احراز مشاغل است.

شرح شغل

در شرح شغل به طور خلاصه و کلی، دلیل شغل و روش انجام دادن، همچنین عنوان شغل، نمونه وظایف و مسئولیت‌ها و شرایط کاری برای شاغل بیان خواهد شد. با این توضیحات، هدف کلی و حدود وظایف و ماهیت آن مشخص می‌شود.

شرح شرایط احراز

احراز در لغت به معنای فراهم کردن یا جمع کردن و جای دادن است. (9)
در بیان شرایط احراز شغل، حداقل توانایی‌ها و مهارت‌هایی شرح داده می شود که شاغل برای انجام دادن آن شغل قائل است.
مهارت‌ها، تجربیات، تحصیلات، ویژگی‌های روحی و روانی و دیگر تواناییها از جانب شاغل برای انجام دادن بهتر کار به صورت مکتوب بیان می‌شود.
در واقع شرح شغل و شرایط احراز همزمان صورت می‌گیرد و پس از اینکه تهیه و تدوین شد، باید مورد تأیید سرپرستان و مدیران قرار گیرد که با مشاغل ارتباط مستقیم دارند. همچنین برای احراز شغل می‌توان از انواع آزمون‌های رغبت‌سنج شغلی نیز بهره برد.
در بررسی و شناسایی کارکنان موفق و غیر موفق در بررسی علل بروز حوادث، در بررسی میزان رضایت شغلی و امثال آنها اطلاعات موجود در شرح شغل و شرایط احراز مؤثر است؛ همچنین با تجزیه و تحلیل دقیق مشاغل و تعیین شرایط احراز آنها نیازهای آموزشی نیز مشخص می‌شود.
در گفتار قبل در مورد گماردن افراد لایق طبق توانمندی‌هایشان به صورت مفصل بحث شد. درایت هر مدیر پس از آگاهی نسبت به روحیات افراد و شناخت مشاغل و شرایط احراز آن‌ها، گماردن افراد در پست مربوط به خود است.
امام خمینی (ره) فرمودند:
«هر کس در هر شغلی که به او پیشنهاد می‌شود، اگر شایستگی ندارد برای آن شغل برای او صحیح نیست و جایز نیست که در آن شغل وارد بشود و اگر شایستگی دارد برای آن برای او صحیح نیست که شانه خالی کند.» (10)
تشخیص مدیران نسبت به ویژگی مشاغل مورد نیاز در سازمان خود و همچنین شرایط احراز این مشاغل، بیانگر قدرت سازماندهی ایشان است. شایسته است مدیران، این مسئولیت مهم را به بهترین گونه و با مطالعه و بررسی کامل انجام دهند. با کلام مولا علی علیه السلام نتیجه بحث را آذین می‌بندیم که فرمودند:
کُنْ مَشْغُولًا بِمَا أَنْتَ عَنْهُ مسئول:
به چیزى مشغول باش که مسئول آنى و از تو سؤال می شود. (11)

پی نوشت ها :

1. برگزیده نظریه‌های سازمان و مدیریت، ص41-42.
2. تحف‌العقول، ص233.
3. نهج‌البلاغه، نامه‌34.
4. نهج‌البلاغه، نامه‌31.
5. مشکاة‌الانوار،ص134.
6. نهج‌البلاغه، نامه53.
7. بیانات در دیدار با اعضای ارتش جمهوری اسلامی ایران، 30/1/1374.
8. مدیریت عمومی، ص63.
9. لغتنامه دهخدا.
10. صحیفه امام، ج17، ص‌235.
11. الحیاة، ج‏1، ص553.

ادامه دارد
/ع