نویسنده : سید احمد سجادی
منبع : راسخون


 

4. میزان ارتباط با سازمان‌های دیگر

از مهم‌ترین عواملی که در سرنوشت هر سازمان، مؤسسه، گروه و افراد، ارزش و اهمیت اساسی دارد و آن را در رسیدن به اهداف یاری می‌کند، چگونگی ارتباط آنها با افراد و سازمان‌هایی است که با آنها سر و کار دارند؛ همچنین با افکار عمومی جامعه‌ای است که در آن فعالیت می کنند. هر قدر این ارتباط، پیوسته و مفید باشد به همان اندازه آن فرد، گروه، سازمان و... در رسیدن به اهداف خود موفق خواهند بود. پس شناخت سازمان‌هایِ پیرامون و تحلیل افکار عمومی از اهمیت‌ زیادی‌ برخوردار است. مدیران برای حفظ یکپارچگی سازمان، تحول و ایجاد خلاقیت در درون سازمان، براورده کردن انتظارات مردم و کارکنان و اجرای تعهدات، نیازمند ارتباط مؤثر و مناسب با دیگر سازمان‌ها و مراکز هستند تا از دانش، تجربه، دستاورد و تولیدات آنان برای مقاصد و برنامه‌های خود استفاده کنند. از سویی ارتباط پیوسته با مردم و در جریان قرار دادن آنها از وظائف اصلی هر مدیر و فرمانده در نظام اسلامی است که امام صادق علیه السلام در ترسیم خطوط کلّى این ارتباط مى‏فرمایند:

خالِطُوا النَّاسَ وَ أتُوهُمْ وَ أَعینُوهُمْ وَ لا تُجانِبُوهُمْ وَ قُولُوا لَهُمْ کَما قالَ اللَّهُ تَعالى‏: وَ قُولُوا لِلنَّاسِ حُسْناً :

با مردم بیامیزید؛ در اجتماعشان شرکت کنید و آن‏ها را در کارها یارى‏ کنید؛ منزوى نشوید و از جامعه کناره نگیرید و با آنان چنان سخن بگویید که خدا فرموده است: با مردم به خوبى سخن بگویید. (22)
سازمان‌ها برای‌ رسیدن‌ِ هرچه‌ بهتر و راحت‌تر به‌ مقاصد خود، نیازمند حسن‌ رابطه‌ و درک‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ با یکدیگر و عموم‌ مردم‌ هستند؛ به همین دلیل مدیران‌ در تشکیلات‌ خود به‌ تأسیس‌ دفتر، واحد یا بخشی‌ تحت ‌عنوان‌ «روابط عمومی» اقدام می‌کنند تا از طریق‌ آن، ارتباط مفید و مؤثر را با افراد خارج‌ سازمان‌ برقرار کنند.

تعریف روابط عمومی

روابط عمومی نهادی است که به جوامع نوین تعلق دارد و در روند پیدایش و رشد سازمان‌های نوین برای آسان سازی ارتباط میان سازمان‌ها با محیط درونی و بیرونی، مخاطبان، گروه‌های تأثیرگذار و تأثیرپذیر از سازمان‌، افکار عمومی، رسانه‌ها و سازمان‌های دیگر ایجاد شده است.
با توجه به اینکه وجود سازمان به ارتباطات وابسته است و هر مدیری معمولاً بیشتر وقت خود را صرف برقراری ارتباط با دیگران می‌کند، برای ایجاد هماهنگی بین مردم و سازمان‌ها به روابط عمومی کارامد و مؤثر نیاز است. روابط عمومى، بخشى از وظایف مدیریت سازمان است و عملى ممتد، پیوسته و طرح‌‌ریزى شده است که از طریق آن افراد و سازمان‌ها مى‌کوشند تا تفاهم، رضایت و پشتیبانى کسانى را به دست آورند که با آنها سرو کار دارند.
بنابراین روابط عمومی، پل ارتباطی بین جامعه و مدیران است که این جریان، مبادله اطلاعات و پیام‌های دوجانبه است. این پل ارتباطی به عنوان واسطه ای اثرگذار درون و بیرون سازمان را به هم مرتبط می‌سازد و در واقع سعی می کند در قالب تلاش برنامه‌ریزی شده و هوشمندانه، سازمان و مخاطبان را در کنش و واکنش متقابل به نقطه تفاهم، تعامل و مشارکت نزدیک سازد.
توانایی ارتباط صحیح با سازمان‌های خارج نشانگر پویایی و میزان فعالیت این سازمان است. در واقع یک سازمان می‌تواند با تعامل خوب با دیگر سازمان‌ها به اطلاعات ارزشمندی در مورد برنامه‌ها، فعالیت‌ها و مأموریت‌هایی دست یابد که با آن در ارتباط است.

وظایف اصلی روابط عمومی

اِعمال مدیریت شایسته در جامعه در درون شبکه‌هاى ارتباطى گسترده به اطلاعات و آگاهى‌هاى متقن، به روز، واقعى و کارامد از جامعه نیاز دارد. دستیابى به چنین اطلاعات و آگاهى‌هایی نیاز به روابط عمومى قوى و پایدار را آشکار مى‌سازد. از عمده وظایف روابط عمومى مى‌توان به این موارد اشاره کرد:
مهمترین‌ وظیفه‌ روابط عمومی‌، شناخت‌ افکار عمومی‌ و نفوذ در آن‌ برای‌ جلب‌ رضایت‌ افکار عمومی‌ نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ که‌ هم‌ در درون‌ سازمان‌ و هم‌ در بیرون‌ از سازمان‌ دنبال‌ می‌شود. در واقع، طبیعت تشکیل روابط عمومى‌ها به علت اقتضاى مبرم زمان براى راهنمایى و رهبرى افکار عمومى است. بی‌تردید، این‌ وظیفه‌ در قالب‌ مجموعه‌ای‌ از فعالیت‌های‌ ارتباطی‌ صورت‌ می‌گیرد.
برقرارى ارتباط و انتقال پیام‌ها هسته مرکزى و کانون اصلى فعالیت‌هاى روابط عمومى را تشکیل مى‌دهد. مسئولان روابط عمومى باید به خوبى وسایل و مسیر‌هاى ارتباطى جامعه را بشناسند و نسبت به کارکرد‌هاى آنها آگاهى کامل داشته باشند تا هنگامى که نیاز ارتباطى احساس شد به خوبى بتوانند تصمیم بگیرند، کدام مسیر یا مسیر‌هاى جامعه را به کار گیرند. همه مسئولان روابط عمومى باید به این اصل مهم و کلى و این واقعیت آگاه باشند و آن را در فعالیت ارتباطى خود به عنوان محور اصلى در نظر بگیرند.
روابط عمومی، زمانی می‌تواند نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا کند که در تشکیلات و سازمان جایگاه مناسبی داشته باشد و بتواند جایگاه خود را حفظ کند. البته در بیشتر سازمان‌ها روابط عمومی در ساختار سازمانی مستقیما زیر نظر مدیر سازمان قرار دارد. در هر حال مدیر روابط عمومی‌ باید دارای اخلاق نیکو و حُسن معاشرت باشد؛ امیر مؤمنان حضرت علی علیه السلام در بیان تأثیر خلق نیکو بر معاشرت افراد فرموده‌اند:

مَنْ حَسُنَتْ خَلیقَتُهُ طابَتْ عِشْرَتُهُ :

هرکس اخلاقش نیکو شود، معاشرتش پاکیزه و نیک مى‏گردد. (23)
مدیر روابط عمومی باید ضمن‌ داشتن‌ تخصص‌ و تبحر در شناخت‌ افکار عمومی‌، علوم‌ ارتباطات‌ و روابط عمومی‌ و آشنایی‌ اجمالی‌ با اصول‌ دانش‌ مدیریت‌ از علوم‌ اجتماعی‌ همچون‌ جامعه‌شناسی‌، روانشناسی‌، مردم‌شناسی‌ و تاریخ‌ معاصر ایران‌ و جهان‌ و پژوهشگری‌ بهره‌ای‌ برده‌ باشد. داشتن‌ آگاهی‌های‌ روز نیز از ضرورت‌های‌ اساسی‌ برای‌ مدیر روابط عمومی‌ است‌. بی‌تردید این‌ وظیفه‌ در قالب‌ مجموعه‌ای‌ از فعالیت‌های‌ ارتباطی‌ صورت‌ می‌گیرد که‌ می‌توان‌ آنها را تحت‌ عناوین‌ ارتباطات‌، امور فرهنگی‌ و نمایشگاه‌ها، انتشارات‌، سنجش‌ افکار و پژوهش‌ و برنامه‌ریزی ‌دسته‌بندی‌ کرد. از دیگر وظایف روابط عمومی‌ها، ارائه مشاوره به مدیر سازمان است که با این کار، ضمن تغذیه اطلاعاتی مدیر و ارائه راهکارهای مناسب در چگونگی برخورد و ارتباط افراد در سازمان و یا خارج از سازمان، مدیر را در تصمیم‌گیری‌های صحیح یاری کند. روابط عمومی باید پیوسته از طریق فعالیت‌های پژوهشی و افکار‌سنجی، خواست‌ها، علائق، نیازها و گرایش‌های مخاطبان سازمان و افکار عمومی جامعه را در زمینه کار خود بسنجد و آن را به اطلاع مدیریت سازمان برساند و با اقدامات تصمیم‌ساز، امکان تصمیم‌گیری درست را از سوی مسئولان فراهم سازد و موجبات بهینه‌سازی سیاست‌ها، و روش‌ها را ممکن گرداند.
نقش دیگر روابط عمومی در فرایند تصمیم‌گیری، مطالعه واکنش گروه‌های مختلف مخاطبان در برابر پیام‌ها و رفتارهای سازمانی است؛ به عبارتی روابط عمومی با ایجاد نظام بازخورد به مدیران سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات نامناسب خود را شناسایی کنند و به بهبود آنها مبادرت ورزند تا از این طریق، اعتبار و شهرت سازمان خدشه‌دار نشود. پس مدیر روابط عمومی باید در مرکزِ چرخه اطلاعات سازمان قرار داشته باشد تا بتواند اطلاع‌رسانی را صحیح، سریع و دقیق انجام دهد. برای ایجاد هماهنگی بین عناصر مادی و انسانی سازمان به صورت شبکه ای کارامد و مؤثر، برقراری ارتباطات مطلوب ضروری است؛ زیرا وقتی ارتباطات برقرار نشود، فعالیت سازمان متوقف می‌شود و می‌توان گفت که مدیریت کارساز به برقراری ارتباطات مؤثر بستگی دارد. کیفیت ارتباط بین سازمان و عموم افراد و مراکزی که با آن سر و کار دارند، عامل اساسی در تحقق اهداف سازمان به شمار می رود. بر این اساس، سازمان را مرزهایش تعریف نمی‌کند؛ بلکه سازمان توسط شبکه ذی‌نفعان و مخاطبانش تعریف می‌شود. مدیریت سازمان‌های مختلف درجهت تدوین روش کار روابط عمومی ممکن است موضوعات و محورهای مختلفی را مورد توجه قرار دهند اما آنچه مدیران همه سازمان‌ها در آن اشتراک دارند، تلاش برای شکل‌دهی به مجموعه‌ای هماهنگ است که بتواند اهداف گوناگون را محقق کند، این هماهنگی می‌بایست بتواند در سطوح مختلف سازمان بطور موفقیت‌آمیزی ارتباط برقرار‌ کند.
اقدامات و فعالیت‌هایى که از سوى روابط عمومى انجام مى‌گیرد به دو دسته تقسیم مى‌شود:
1. کلى و عمومى، فعالیت‌هایى که از قبل پیش‌بینى و برنامه‌ریزى شده و با بررسى طرح‌هاى اجرایى با آمادگى و در نظر گرفتن میزان بودجه در محدوده زمانی مشخص به اجرا در مى‌آید.
2. جزئى و مقطعى، آن دسته از فعالیت‌ها و اقدامات اجرایى که بنا به نیاز و گاهی دفعتا نیاز آن احساس می شود و بر اساس مصلحت روز، ضرورت اجراى آن وجود دارد. برای اجراى هر برنامه کلى، عمومى، یا جزئى و مقطعى، چهار مرحلة تحقیق، تهیه برنامه، ارتباط و ارزیابى وجود دارد که طى صحیح و منظم این مراحل، موفقیت اقدامات روابط عمومى‌ها را تضمین مى‌کند و از آغاز تا پایان این چرخه را تشکیل مى‌دهد.

5. میزان ارتباط با دیگر سازمان‌ها

همان‌طور که در گفتار قبل ذکر شد، تعامل مثبت و سازنده و اثربخش با داخل و خارج سازمان بسیار مهم است. این تعاملات می‌تواند باعث هماهنگی و یکپارچه‌سازی و ایجاد زمینه مشترک برای فعالیت سازمان و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان گردد. موضوع ارتباطات در سازمان از چنان اهمیتی برخوردار است که می‌توان گفت اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیر این است که روش ارتباطاتی را توسعه دهد.
عمل سازماندهی و مدیریت مستلزم برقرای ارتباط مؤثر است به گونه‌ای که کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود آگاه شوند. عمل رهبری هم بدون ارتباطات مطلوب موفق نخواهد بود. به این ترتیب مدیران، وظایف خود را فقط در صورت برقرار کردن ارتباطات مؤثر می‌توانند انجام دهند و بنابراین ارتباطات، اساس کار مدیران را تشکیل می‌دهد.
ارتباط با دیگر سازمان‌ها برای مدیریت به دلایل زیر مهم است:
اولاً ارتباطات با دیگر سازمان‌ها فرایندی است که مدیران با استفاده از آن، وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، هماهنگی و کنترل را با استفاده از تجربیات آنان بهتر به انجام می‌رسانند.
ثانیاً ارتباطات فعالیتی است که مدیران بخشی از وقت خود را به آن تخصیص می‌دهند. ارتباط با دیگر سازمان‌ها نه تنها وظیفه مدیر را آسان می سازد بلکه وسیله‌ای است که سازمان را با محیط‌های همگون مرتبط می‌سازد؛ به عبارت دیگر باید گفت که از طریق ارتباط با سازمان‌های مرتبط، هر سازمانی به صورت مجموعه ای باز در می‌آید.
مرز ارتباطی‌ سازمان‌، روابط عمومی‌ است‌ که ‌مدیریت‌ ارتباط بین‌ سازمان‌ و جامعه‌ را به‌ عهده‌ دارد.
عدم برقراری ارتباط با دیگر سازمان‌ها و تبادل تجربه با یکدیگر باعث رخ دادن موازی‌کاری است؛ به عبارتی دیگر با تعامل دوسویه می‌توان از موازی‌کاری جلوگیری کرد.
نکته قابل توجه در ارتباطات این است که مدیران با صداقت و حسن خلق با دیگران و سازمان‌های همگون برخورد کنند که دروغ و بد اخلاقی دو آفت مهم ارتباط با سازمان‌های موازی است.
رئیس مذهب تشیع حضرت امام صادق علیه السلام پس از ابلاغ سلام به پیروان فرمان‏بردار خود، بازتاب رعایت این نکات را چنین توضیح مى‏دهند:

فَإِنَّ الرَّجُلَ مِنْکُمْ إِذا وَرِعَ فى‏ دینِهِ وَ صَدَقَ الْحَدیثَ وَ أَدَّى الْأَمانَةَ وَ حَسُنَ خُلْقُهُ مَعَ النَّاسِ قیلَ هذا جَعْفَرِىٌّ فَیَسُرُّنى‏ ذلِکَ وَ یَدْخُلُ عَلَىَّ مِنْهُ السُّروُرُ وَ قیلَ هذا أَدَبُ جَعْفَرٍ وَ إِذا کانَ عَلى‏ غَیْرِ ذلِکَ دَخَلَ عَلَىَّ بَلاؤُهُ وَ عارُهُ وَ قیلَ هذا أَدَبُ جَعْفَرٍ :

بدرستى که هرگاه مردى از شما در دین خود ورع داشته باشد، راست گوید؛ امانت را بپردازد و با مردم خوش‏رفتارى کند، مى‏گویند این «جعفرى» است. این امر مرا مسرور مى‏سازد و خوشحال مى‏شوم و گفته مى‏شود این، ادب جعفر است؛ ولى چنانچه غیر از این باشد، ننگ و عارش نصیب من مى‏شود و مى‏گویند این، ادب جعفر است. (24)
صاحب‌نظران‌ برای‌ ارتباطات‌ خارجی‌ هر‌ سازمان،‌ نقش‌های‌ گوناگونی‌ را قائلند؛ از جمله‌:
جمع‌‌آوری‌ اطلاعات‌، حمایت‌ از کارکنان‌ در مقابل‌ اثرهای‌ منفی‌ محیطی‌، جذب‌ کارکنان‌ شایسته‌ و افزایش‌ کارایی‌، تبادل‌ با محیط، توسعه‌ ارزش‌های‌سازمان‌، رهبری‌ افکار عمومی‌ یا افزایش‌ آگاهی‌های‌ مردم‌.
ارتباط برون‌ سازمانی،‌ مرکز ثقل‌ فعالیت‌های‌ هر‌ سازمان‌ در نظام‌های‌ باز است‌. در مقایسه‌ می‌توان‌ نتیجه‌ گرفت‌ از دیدگاه‌ نظریه‌ کلاسیک‌، روابط خارجی‌ با دیگر یگان‌ها کارایی‌ را افزایش‌ می‌دهد و برای‌ به ‌دست‌ آوردن‌ اطلاعات‌ مهم‌ عملیاتی بر آن‌ تأکید می‌شود.
ارتباط بین دو مجموعه و سازمانِ همگون که دارای اهداف مشترک هستند به سه حالت صورت می‌گیرد:

1. ارتباط نهادی

زمانی‌که تبادل مواد و اطلاعات بین سازمان‌ها پیوسته و بدون استفاده از نقش‌های خاص سازمانی یا شخصیت‌های خاصی صورت گیرد، یعنی بین این دو سازمان از نظر کاری آنچنان اتحاد و ارتباطی هست که باید همیشه مواد و اطلاعات خود را تبادل کنند تا بتوانند به حیات خود ادامه دهند پس از نظر اخلاقی نیز بایستی دو طرف هر آنچه را برای خود می‌پسندند برای دیگری نیز بپسندند.
امیر‌مؤمنان على علیه السلام در وصیّت خود به امام حسن علیه السلام به بخشى از این خطوط کلى اشاره می کنند و مى‏فرمایند:

اجْعَلْ نَفْسَکَ مِیْزاناً فیما بَیْنَکَ وَ بَیْنَ غَیْرِکَ فَأَحْبِبْ لِغَیْرِکَ ما تُحِبُّ لِنَفْسِکَ وَاکْرَهْ لَهُ ما تَکْرَهُ لَها، وَ لا تَظْلِمْ کَما لا تُحِبُّ أَنْ تُظْلَمَ وَ أَحْسِنْ کَما تُحِبُّ أَنْ یُحْسَنَ إِلَیْکَ :

خویشتن را میان خود و دیگران میزان قرار ده؛ آنچه را براى خود مى‏خواهى براى دیگران بخواه و آنچه را براى خود خوش نمى‏دارى براى دیگران نیز خوش ندار. [به کسى‏] ستم نکن؛ چنان که دوست ندارى به تو ستم شود و نیکى کن همان‌گونه که دوست‌دارى به تو نیکى شود. (25)

2. ارتباط نمایندگی

وقتی‌ ایفا کننده‌ نقشِ ارتباط، رسماً نماینده سازمان باشد و با نماینده رسمی سازمانی دیگر ارتباط برقرار کند.

3. ارتباط فردی

این ارتباط زمانی است که فرد یا افرادی از هر سازمان با فرد یا افرادی از سازمان دیگر، تبادل مواد یا اطلاعات می‌کند بدون این‌که این فرد یا افراد، نماینده رسمی سازمان، و یا شرح وظیفه و شرایط خاصی برای این ارتباط داشته باشند و گاهی بنابر احساس وظیفه شرعی یا حس هم دوستی و نیت خالصانه این ارتباط بر‌قرار می‌شود.
امیرمؤمنان امام علی علیه السلام در این‌باره مى‏فرمایند:

انَّ اللَّهَ سُبْحانَهُ یُحِبُّ انْ تَکُونَ نِیَّةُ الْانْسانِ لِلنَّاسِ جَمیلَةً :

خداى سبحان دوست دارد که نیّت انسان درباره همنوعانش نیکو و زیبا باشد. (26)

پی نوشت ها :

22. مستدرک الوسائل، ج8، ص314.
23. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص255.
24. الکافى، ج2، ص636.
25. نهج‌البلاغه، نامه31.
26. شرح غررالحکم، ج2، ص667.

ادامه دارد
/ع