نویسندگان: سالی براون، هلن هورن، کارولین ارلام، فیل ریس
مترجم: سعید خاکسار



 

اگر به دنبال شغل متناسب با ... می گردید این مقاله را بخوانید.

تکمیل کردن فرم درخواست شغل

وقتی دنبال شغلی می‌گردید، ممکن است ده‌ها فرم درخواست به جاهای مختلف ارسال کنید - اما فقط به مصاحبه‌های اندکی دعوت شوید. البته تک تک فرم‌ها اهمیت دارند. نحوه ی پر کردن یک فرم نقش مهمی ایفا می‌کند. فرم در خواستی که خوب تکمیل شده باشد می‌تواند برای شما نقش یک سفیر را ایفا کند.
1- اطلاعات مربوط به خودتان را به روز داشته باشید. برای مثال، همواره یک تاریخچه ی شغلی به روز داشته باشید تا تمام تاریخ‌ها، آدرس‌ها، معرف‌ها و سایر اطلاعات مهم یکجا در اختیارتان باشد. به همراه فرم درخواست شغل، یک نسخه از تاریخچه شغلی خود را ارسال کنید (چه بخواهند و چه نخواهند).
2- از فرم درخواست اصلی کپی بگیرید. معمولاً امکان ندارد بدون کمی برنامه ریزی در این خصوص که چه قدر اطلاعات می‌توان در چهارخانه‌های مختلف جای داد، بی درنگ یک فرم درخواست را تکمیل کرد. تا مطمئن نشده اید چه می‌خواهید بنویسید، فرم اصلی را پر نکنید.
3- مراقب تذکراتی چون «فقط با جوهر مشکی» یا «تایپ نکنید»، باشید. معمولاً پس از دریافت فرم‌ها، از آن‌ها کپی گرفته می‌شود - فتوکپی از جوهر مشکی دارای کیفیت خیلی شفاف تری است تا جوهر آبی. گاهی اوقات کارمندان کارگزینی در نظر دارند با تجزیه و تحلیل دست خط شما به ویژگی‌های شخصیتی شما پی ببرند، که در آن صورت در فرم قید می‌کنند که حتماً با دست تکمیل شود.
4- این تصور را در آن‌ها ایجاد کنید که خیلی مرتب و منظم هستید. هنگامی که نام دوره‌های آموزشی خود را ذکر می‌کنید، مطمئن شوید به جزییات کامل آن‌ها، مانند تاریخ برگزاری امتحانات، هیأت ممتحنین، نمرات و غیره اشاره کرد.
5- بر مسؤولیت‌هایی که تاکنون بر عهده داشته‌اید، تأکید کنید. وقتی به جزییاتی در مورد تجربیات خود (از جمله شغل‌های تابستانی) اشاره می‌کنید، و به ویژه اگر عهده دار یک مسؤولیت سرپرستی بوده‌اید و یا مسؤولیت نظارت بر کار دیگران را به عهده داشته‌اید، صریحاً به آن اشاره کنید.
6- به اندازه ی حجم چهار خانه‌ها اطلاعات بدهید. در یک چهارخانه ی کوچک اطلاعات خیلی زیادی جای ندهید - همیشه می‌توانید قید کنید «برای جزییات بیشتر لطفا به تاریخچه شغلی پیوست مراجعه شود»، در ضمن، اگر اندازه چهارخانه‌ها برای اطلاعات شما خیلی بزرگ است، سعی کنید جای خالی در آن باقی نگذارید، کمی جملات خود را کش بدهید.
7- از خود تعدادی سؤالات مصاحبه ای بیافرینید. یک راه آن این است که (در چهارخانه‌های مربوطه) مطالبی در مورد علایق و سرگرمی‌های خود بنویسید که برای افرادی که شما را مصاحبه می‌کنند از جذابیت کافی برخوردار باشند. هرچه بیشتر راجع به چیزهایی که خیلی بر آن‌ها تسلط دارید (مانند مشغولیت‌هایتان)، صحبت کنید، از شما برداشت بهتری خواهند کرد.
8- چرا ما باید شما را استخدام کنیم؟ گاهی مواقع سؤالی در این مایه‌ها از شما می‌شود. خیلی از خود تواضع نشان ندهید. اشکالی ندارد اگر بنویسید، «چون فکر می‌کنم تجربیاتم به خوبی توانایی انجام این کار را به من می‌دهد».
9- فرم اصلی را با احتیاط تکمیل کنید. استفاده از کامپیوتر برای فرم‌های از قبل طراحی شده، کار ساده ای نیست، بنابر این ناچار می‌شوید یا آن را دوباره تایپ کنید و یا اینکه با دست پر کنید. در هر صورت، نباید کاری کنید که در فرم خود خط خوردگی داشته باشید و یا از لاک استفاده کنید! به همراه فرم، یک نامه ی توضیحی و یک نسخه از سوابق شغلی خود را ارسال کنید. اطمینان حاصل نمایید بین سوابق شغلی و اطلاعاتی که در فرم ارائه کرده‌اید، اختلافی وجود نداشته باشد.
10- یک کپی از فرم تکمیل شده را برای خود نگه دارید. وقتی به طور همزمان برای چند شغل درخواست ارسال می‌کنید، راحت می‌توانید بین آنچه در یک فرم گفته‌اید و آنچه در فرم دیگر، به اشتباه بیفتید. وقتی به یک مصاحبه فراخوانده می‌شوید، اگر نگاهی به آنچه دقیقاً در فرم خود نوشته‌اید بیندازید، بسیار مفید خواهد بود - این اطلاعات همان مطالبی خواهد بود که مصاحبه کنندگان، بسیاری از سؤالات خود را بر مبنای آن قرار خواهند داد.

چگونه تاریخچه ی شغلی خود را بنویسیم

امتیاز یک تاریخچه ی شغلی این است که شیوه، اندازه و طراحی آن به دست خودتان انجام می‌شود (در حالی که در یک فرم، شخص دیگری برای تمام این موارد احاطه دارد). تاریخچه ی شغلی شما باید نقش یک سفیر را برای شما ایفا کند. شما می‌خواهید تاریخچه ی شغلی، منعکس کننده ی تمام تصورات درست در مورد خودتان باشد. سودمند است که برای تمام دوره ی حرفه ای خود، یک تاریخچه ی شغلی به روز، حاضر و آماده داشته باشید - چه برای هنگامی که در صدد هستید در شغل فعلی خود ارتقا پیدا کنید و چه موقعی که بدون مقدمه، فرصت‌های شغلی بهتری برای شما ایجاد می‌شود.
1- مشخص کنید که انتظار شما از تاریخچه ی شغلی خود چیست. مثلاً می‌خواهید که شما را به عنوان یک شخص بسیار مرتب و منظم معرفی کند. باید طوری آن را تهیه کنیم که به راحتی قابل فهم باشد. هدف اصلی از تهیه یک تاریخچه ی شغلی این است که به عنوان یک پاسپورت عمل کند و شما را به فهرست نهایی سوق دهد.
2- اطلاعات شخصی. تاریخچه شغلی خود را با اطلاعاتی از قبیل نام، تاریخ تولد، ملیت، آدرس، وضعیت تأهل و شماره تلفن شروع کنید. اگر تاریخ تولد خود را قید کنید بهتر است تا سنتان را -تاریخ تولد شما تغییر پیدا نمی‌کند اما سنتان چرا!- اطمینان حاصل کنید که اگر هر کسی تاریخچه شغلی شما را بخواند به راحتی بتواند با شما تماس برقرا کند - اگر فاقد تلفن هستید، سعی کنید کسی را پیدا کنید که بتوانید از شماره تلفن او استفاده کنید و او در صورت نیاز بتواند بلافاصله پیغام‌هایتان را به دست شما برساند.
3- تحصیلات و گواهی نامه‌ها. تا جایی وارد جزییات شوید که از شما در خواست شده است- برای مثال تاریخ‌ها، ‌امتحانات برد، آدرس‌های تماس و آخرین مدارج تحصیلی اخذ شده از مدارس یا دانشگاه‌ها. در ضمن، به هرگواهی نامه و تاریخی که انتظار دریافت آن را دارید، اشاره کنید- البته به وضوح مشخص کنید که "منتظر" دریافت آن‌ها هستید.
4- وضعیت اشتغال و تجربیات. (اگر مشاغل تابستانی داشته‌اید- آن‌ها را هم می‌توانید ذکر کنید) جزییات کاملی در خصوص کارفرمایان به آن‌ها بدهید تا بتوانند جهت تحقیقات بیش‌تر در مورد شما، با آن‌ها تماس برقرار کنند. صریحاً به مسؤولیت‌ها و سمت‌های تعهد آور خود اشاره کنید. اگر دارای یک شغل تمام وقت بوده‌اید، شاید بد نباشد دلایل رها کردن آن شغل را ذکر کنید.
5- اهداف شغلی. بد نیست به تاریخچه ی شغلی خود، بخش کوچکی در این زمینه اضافه کنید. برای آن‌ها شفاف کنید که شما فقط به دنبال این نیستید که در قبال کار کم، پول زیادی دریافت کنید! توضیح دهید چرا به کار علاقه‌مند هستید. توضیح دهید چرا فکر می‌کنید به خوبی از عهده آن کار بر می‌آیید.
6- سرگرمی‌ها، کارهای تفننی، مشغولیات، تفریحات (از تمام این کلمات به عنوان "زیر عنوان " استفاده نکنید!). از این قسمت ازتاریخچه شغلی خود استفاده کنید تا به وضوح نشان دهید شما یک فرد "طبیعی"، "اجتماعی"، "با نشاط" و "جالب توجه" هستید. فراموش نکنید چنانچه سمتی درشغلی داشته‌اید که به نحوی به کارهای تفننی شما مرتبط بوده است، به آن اشاره کنید. مدیر، ‌منشی، خزانه دار و یا یک عضو محلی بودن در یک باشگاه یا یک انجمن می‌تواند اطلاعات مفیدی را جع به قابلیت‌های شما ارائه دهد.
7- تاریخچه شغلی خود را مرتب به روز کنید. در صورت امکان، آن را درحافظه کامپیوتر نگه دارید تا بتوانید شکل ظاهری و صفحه آرایی آن را به دلخواه تغییر دهید و برای درخواست‌های شغلی ویژه "ویرایش خاص" روی آن انجام دهید.
8- صفحه آرایی آن را به دقت انجام دهید. هدف این است که تاریخچه شغلی، ‌شما را حرفه ای، بسیار منظم و جالب توجه معرفی کند. با تهیه یک تاریخچه شغلی حرفه ای، بسیار منظم و جالب توجه، آسان‌تر به این هدف خود می‌رسید. این تاریخچه شغلی همچنین لازم است که خوانا، مربوط و دارای زیر عنوان‌های واضحی باشد.
9- یک نسخه از آن را در هنگام درخواست برای اطلاعات بیش‌تر، ارسال نمایید. (و یک نسخه دیگر را به همراه فرم درخواست). منتظر نمانید تا از شما تاریخچه شغلی بخواهند. اگر اولین چیزی که یک کارفرما در مورد شما می‌بیند، تارخچه شغلی شما باشد، و برحسب اتفاق در همان موقع درزمره کاندیداهای شایسته طبقه بندی شوید، فرم درخواست شما با دید جدی تری بررسی خواهد شد.
10- معرفین خود را انتخاب کنید. بهترین کار، ذکر نام حداقل سه معرف است. سعی کنید افرادی را بیابید که به نظر متشخص بیایند و برای یک معرفی خوب بتوان روی آن‌ها حساب کرد. اول از آن‌ها اجازه بگیرید. کاری کنید که کارفرمایان
بتوانند به راحتی با معرفین شما تماس حاصل کنند- شماره تلفن و همچنین آدرس در اختیار آن‌ها بگذارید. وقتی کارفرمایان یک فهرست نهایی تهیه می‌کنند، آن وقت تماس گرفتن با داوطلبین موجود در آن فهرست ممکن است به این بستگی داشته باشد که چه قدر راحت بتوان با معرفین آن‌ها تماس گرفت.

آماده شدن برای مصاحبه

بعضی‌ها از مصاحبه تنفر دارند- اما برخی به نظرمی رسد با انجام مصاحبه به هیجان می‌آیند. توصیه‌های زیر ممکن است به شما کمک کنند تا طوری برای مصاحبه آماده شوید که شانس - ولذت- شما افزایش یابد.
1- در مصاحبه دادن "استاد" شوید. از دوستان، هم کلاسی‌ها، آشنایان- هرکسی- کمک بگیرید. عادت کنید سؤالات را فی‌الفور پاسخ دهید. شما می‌توانید صرفاً با مطالعه کردن در مورد مصاحبه دادن، در این کار مهارت پیدا کنید- تجربه، بهترین راه برای استاد شدن در این کار است.
2- عصبی نشوید. تصمیم بگیرید که هر مصاحبه را یک تجربه ی آموزشی تلقی کنید. بهترین کار این است که بتوانید آن قدر خونسرد باشید که پیشنهاد یک شغل به خود را بیش‌تر به عنوان یک پاداش تلقی کنید تا به هدف. آن وقت به احتمال خیلی زیاد آن شغل به شما پیشنهاد خواهد شد!
3- آماده ی عبارت "ازخودتان برای ما صحبت کنید" باشید. صحبت کردن در خصوص سوابق و تجربیات خود و سایر چیزها را تمرین کنید- به طوری که اگر لازم شد، بتوانید پنج دقیقه ای صحبت کنید. انتظار نداشته باشید که مردم متوجه تمام جزییات فرم درخواست یا تاریخچه شغلی شما بشوند- همه مصاحبه کنندگان آن‌ها را به دقت نمی خوانند.
4- پیرامون شرکت یا سازمان، تحقیقاتی انجام دهید. این کار به شما کمک میکند تاعلی الخصوص، وقتی نوبت سؤال کردن به شما می‌رسد، قادر باشید سؤالات معقول و آگاهانه ای بپرسید.
5- سؤالات هوشیارانه ای آماده کنید تا از آن‌ها بپرسید. چیزی در ارتباط با پول یا مرخصی از آن‌ها نپرسید! از آن‌ها سؤالاتی راجع به موقعیت‌های آموزشی، ساختار شرکت و سایر چیزهایی که به شما جلوه یک داوطلب واقعی و باهوش رامی دهد، بپرسید.
6- آماده عبارت "چرا ما باید این شغل را به شما پیشنهاد کنیم؟" باشید. آماده باشید تا به صورتی آرام اما با ابهت "باد به غبغب" بیندازید. در مورد تخصص و توانایی‌های خود خجالت نکشید.
7- قبل از حضور در مصاحبه، دقیقاً آنچه را در فرم درخواست (و در تاریخچه شغلی) خود نوشته‌اید، مرور کنید. یادتان باشید که این‌ها اطلاعاتی است که شما به آن‌ها داده‌اید (به علاوه اطلاعات اضافی که معرفین شما به آن‌ها داده‌اند).اکثر سؤالات مصاحبه بر اساس این اطلاعات تهیه می‌شوند.
8- طوری برنامه ریزی کنید که به موقع به آنجا برسید. هرگونه تأخیر احتمالی را در نظر بگیرید. شما نمی خواهید آشفته و ازنفس افتاده به آنجا برسید! تصورش را بکنید چه قدر انرژی ذهنی از دست می‌دهید اگر نیم ساعت از وقت خود را به این فکر کنید که دیر به آنجا می‌رسید. فاکتور هزینه‌های ایاب وذهاب خود را نگه دارید، چون ممکن است بعد از انجام مصاحبه بتوانید آن‌ها را پس بگیرید.
9- لباسی فراخور شرایط بپوشید. از قوه تشخیص خود استفاده کنید. اهمیت برخورد اول را ازیاد نبرید. مصاحبه کنندگان واقعاً فقط روی "برخورد اول" حساب می‌کنند- بنابراین اطمینان حاصل کنید که ظاهر خود را آن طور که دوست دارید، نشان دهید.
10- برای هر چیزی آماده باشید! شما ممکن است با گفتگوهای یک به یک غیر رسمی، گروه‌های مباحثه غیر رسمی، مصاحبه کنندگان یک به یک غیر رسمی- و یا با یک هیأت رسمی مصاحبه کننده شامل یک دوجین مصاحبه کننده در آن سوی میز، روبرو شوید! در بعضی از مصاحبه‌ها، از تمرین‌ها وتست‌ها روانشناسی استفاده می‌شود. باهرچه روبه رو می‌شوید، آن را به عنوان فرصتی برای بالا بردن تجربیات خود قلمداد کنید- حتی اگر این مرتبه به نتیجه مطلوب نرسید. لباس فراخور شرایط بپوشید.

انجام یک مصاحبه خوب

هیچ چیزی جای تمرین را نمی گیرد. تا آنجا که می‌توانید تمرین کنید تا مهارتهای خود را در دادن مصاحبه بالا ببرید. هدف اصلی خود از هرمصاحبه را، توسعه ی تجربیات خود در زمینه ی مصاحبه قرار دهید. انتظار نداشته باشید هرشغلی را که درخواست می‌کنید، ‌به شما پیشنهاد کنند.
1- با همه مؤدب و صمیمی باشید! شما نمی‌دانید درآنجا چه کسی چه کاره است! ممکن است با ابهت ترین عضو یک هیأت مصاحبه کننده، ‌مهم‌ترین فرد آنجا نباشد.
2- اگر داوطلبان دیگری وجود دارند، به آن‌ها اجازه ندهید در شما احساس حقارت ایجاد کنند. گاهی اوقات داوطلبان با هم "بازی‌های عصبی" می‌کنند، ‌به این امید که فرصت را از دست یکدیگر بربایند. در این بازی‌ها شرکت نکنید. چه بسا یک نفر رفتار داوطلبان را قبل از مصاحبه"زیر نظر" گرفته باشد - مثلاً یک متصدی پذیرش یا منشی ممکن است در حال "جمع آوری این‌گونه اطلاعات اضافی" باشد.
3- در لحظه ورود، ‌آرام باشید! بلافاصله به سمت "صندلی خالی" نشتابید. به زودی شما را به سمت یک "صندلی" هدایت و از شما دعوت به نشستن خواهند کرد.
4- ارتباط چشمی برقرار کنید. این عمل برای بعضی‌ها دشوار است- اما هرکسی می‌تواند با تمرین، در ایجاد ارتباط چشمی مهارت پیدا کند. اگر نگاه کردن در چشمان مردم شما را اذیت می‌کند، تمرین کنید که "در چشمان آن‌ها نگاه کنید، اما واقعاً به آن‌ها نگاه نکنید"! این کار بیش‌تر مثل نگاه کردن به عدسی یک دوربین است- شما نمی توانید با یک دوربین "ارتباط چشمی" واقعی برقرار کنید - اما می‌توانید تظاهر به آن بکنید.
5- سعی کنید هوشیار و با اعتماد به نفس به نظر بیایید - حتی وقتی که چنین احساسی نمی کنید. اکثر مجریان برنامه‌های زنده تلویزیونی، خونسرد و بدون اضطراب به نظر می‌رسند- اما اغلب آن‌ها اعتراف می‌کنند تا وقتی که هنوز"روی دور نیفتاده اند"، نبض آن‌ها تند می‌زند. با این وجود، ‌آنها به خوبی تظاهر می‌کنند که خونسرد هستند- پس شما هم می‌توانید- با تمرین.
6- بکوشید ازسکوت بپرهیزید. به طور کلی، ‌سکوت در یک مصاحبه یک "چیز بد" محسوب می‌شود! هرگاه زمان سکوت کمی از حد متعارف طولانی‌تر شد، سعی کنید حرفی برای گفتن- یا پرسیدن- پیدا کنید.
7- میان حرف کسی نپرید. وقتی یک نفر سعی دارد از شما سؤالی بپرسد یا پاسخ صحبت شما را بدهد، ‌به صحبت کردن ادامه ندهید. اگر حرفی دارید که برای زدن آن خیلی بی تاب هستید- صبر کنید- به زودی فرصت دیگری به شما داده خواهد شد.
8- لاف نزنید. وقتی چیزی را نمی‌دانید، معمولاً خیلی بهتراست بلافاصله به آن اعتراف کنید تا اینکه پس از کلی بلغور کردن، دست شما رو شود. خیلی بهتر است بگویید، "ببخشید، اما تاکنون با چنین موضوعی برخورد نکرد ام"، تا اینکه یک مشت چرت و پرت تحویل دهید.
9- درباره چیزهایی که نسبت به آن‌ها آگاهی دارید، به طرز متقاعد کننده ای صحبت کنید. وقتی در زمینه ی مسایل شخصی حرف می‌زنید- مثل موقعی که در مورد مشغولیت‌های یا سرگرمی‌های خود صحبت می‌کنید- از موقعیت بهره ببرید تا به مصاحبه کنندگان خود نشان دهید که چه قدر می‌توانید اعتماد به نفس وشور ونشاط داشته باشید. این وجهه ای که برای خود می‌سازید، می‌تواند جبران چیزهایی را که نسبت به آن‌ها اعتماد به نفس کم تری دارید، بکند.
10- در یک مصاحبه هیأتی، با همه اعضای هیأت صحبت کنید. روی صحبت شما فقط به طرف شخصی نباشد که آخرین سؤال را از شما پرسیده است- باهمه صحبت کنید. آن کسی که سؤال را از شما پرسیده است، احتمالاً متوجه خواهد شد که آیا پاسخ خوبی داده‌اید یا نه- اما بقیه ممکن است به این نکته پی نبرند. شاید بتوانید کاری کنید تا سایرین احساس کنند که شما دارید پاسخ خوبی می‌دهید. اگر بتوانید در بیش‌تر وقت مصاحبه، نظر اکثر مصاحبه کنندگان را به خود جلب کنید- مصاحبه خوبی انجام داده‌اید.
منبع: براون، سالی و همکاران، ( 1387)، مهارتهای مهم تعلیم و تعلم، سعید خاکسار، تهران، نشر موزون، چاپ دوم.