چگونه یک سازمان ایجاد کنیم؟

گام نخست و مهم در ایجاد یک سازمان تعیین اهداف و چشم اندازهای مد نظر از ایجاد آن است و پس از آن باید وارد مرحله عملیاتی شد. . در این مرحله، سازماندهی نیروها و امکانات، جهت تحقق برنامه لازم و ضروری است. اکنون بد نیست قبل از ورود به بحث، تعریف «سازمان» و «سازماندهی» را بیان کنیم:

تعریف سازمان

سازمان مجموعه مرکبی است از واحدهای جزئی که هر یک به سود بقیه، عهده دار انجام کار معین می باشند. (1)

تعریف سازماندهی

سازماندهی مستلزم آن است که منابع- یعنی افراد، سرمایه و تجهیزات- به مؤثرترین شیوه برای حصول هدفها فراهم شود؛ بنابراین سازماندهی شامل ترکیب و یگانه سازی منابع است. (2)
پس از آن که دانستیم مقصود از سازماندهی، ترکیب و یگانه سازی منابع انسانی و سرمایه ای و تجهیزات می باشد، به راه های رسیدن به این مقصود می پردازیم.

عملیات سازماندهی

1. شناسایی و دسته بندی کارها؛
2. تعریف و واگذاری اختیارات و مسؤولیتها؛
3. ایجاد و برقراری روابط؛ (3)
اکنون به بررسی هر یک از مراحل یا عملیات سازماندهی می پردازیم:

1. شناسایی و دسته بندی کارها

برای شناسایی و دسته بندی کارها باید مطالب ذیل مورد توجه قرار گیرد:

الف) مبانی سازماندهی

برای سازماندهی، مبانی مختلفی چون هدف و وظیفه، نوع تولید، عملیات، منطقه عملیات و ارباب رجوع یا مشتری وجود دارد.
برای دسته بندی کارها، با توجه به اهداف مجموعه و برنامه ها و نوع فعالیتها باید مبنایی را که مناسبتر به نظر می رسد، پذیرفت و براساس آن تقسیم کار کرد. در بعضی از مراکز صنعتی ممکن است چند نوع کارگاه تولیدی وجود داشته باشند.
در این جا می توان بر اساس نوع تولید سازماندهی نمود و در مراکزی مانند بانکها می توان سازماندهی را براساس ارباب رجوع و یا مشتری انجام داد.
در مجموعه هایی که از نظر منطقه عملیاتی دارای تنوع می باشد، می توان بر اساس مناطق عملیاتی، سازماندهی نمود، مانند درختکاری در منطقه کویر و درختکاری در مناطق کوهستانی، ولی رایجترین شیوه، سازماندهی بر مبنای «هدف» یا «وظیفه» می باشد و امروز در سیستمهای دولتی معمولاً از این مبنا استفاده می شود.

ب) تجزیه و تحلیل عملیات

پس از انتخاب بهترین مبنا برای سازماندهی، باید اهداف و عملیات اصلی برنامه را تجزیه و تحلیل نمود تا به کوچکترین جزء که شغلهای مورد نیاز می باشد رسید؛ البته نباید این تجزیه و تحلیل بیش از حد ضروری و منطقی آن ادامه یابد.
مشاغل حاصل از تقسیم وظیفه، باید مشاغل و وظایفی باشد که موجب یکنواختی و بی معنا شدن شغل نشود و از عهده یک فرد، با تواناییهای عادی برآید.
برای رسیدن به شغلها و پستهای مورد نیاز، باید از استاندارد انجام کار اطلاع حاصل کنیم. اگر بدانیم استاندارد انجام کار یک نقاش، به طور متوسط در روز، نقاشی دو طرح می باشد و ما در نظر داریم روزانه حدود چهار طرح نقاشی کنیم باید دو پست برای وظیفه نقاشی پیش بینی کنیم. (4)
در این قسمت از بحث، معلوم شد که جهت سازماندهی باید عملیات برنامه را خرد کرد تا به کوچکترین جزء که پستهای سازمانی است رسید و تعداد پستها و شغلهای مورد نیاز را مشخص نمود.
در تأیید این مطلب روایت زیبایی از امیرالمؤمنین علی (علیه السلام) نقل می شود:
واجعل لکل إنسان من خدمک عملاً تاخذ به فإنه احری الا یتواکلوا فی خدمتک؛ (5)
برای هر یک از زیر دستان و کارکنان خود کاری تعیین کن تا او را نسبت به همان کار مؤاخذه و بازپرسی کنی، زیرا این روش سزاوارتر است تا این که کارهایت را به یکدیگر وانگذارند.
از این روایت به خوبی معلوم می شود که تعیین پستهای سازمانی با وظایف کاملاً مشخص و واگذار نمودن هر شغلی به فرد معین لازم می باشد، وگرنه همه افراد از زیر کار شانه خالی می کنند، ضعفها و کاستیها را به گردن هم می اندازند، هیچ کس مسؤولیت انجام نیافتن کاری را برعهده نخواهد گرفت ودر نتیجه کارها معوق و سازمان از تعقیب اهداف خودباز خواهد ماند.

پ) دسته بندی شغلها

پس از شناسایی شغلها و پستها باید آنها را در گروه های مناسب دسته بندی نمود. در سازماندهی همان گونه که در شکل «1-4» نشان داده می شود، ابتدا باید از بالا به پایین حرکت کرد، اهداف و عملیات را تجزیه و تحلیل نمود تا به کوچکترین جزء که شغلها می باشد رسید؛ اما برای دسته بندی و ترسیم سازمان مناسب باید از پایین به بالا حرکت کرد.
در این جا باید با توجه به نوع کار، منطقه عملیاتی و مسائلی از این قبیل مشخص شود که برای چند نفر با شغلهای معین، نیاز به سرپرست و یا مسؤول می باشد. برای بعضی از شغلها مانند شغلهای علمی- تحقیقاتی ممکن است برای هر سه یا پنج نفر به یک مسؤول احتیاج باشد، اما در یک سالن بزرگ که کارگران بسیاری مشغول کارند، برای پنجاه نفر به دو مسؤول نیاز است.
همین روند ترسیم سازمان از پایین به بالا ادامه می یابد، یعنی پس از معلوم شدن اولین سرپرستان باید پستهایی که بتواند به عنوان مدیران میانی مدیریت آنها را به عهده گیرد، معلوم شود تا بالأخره به مدیران عالی منتهی گردد.

سیر عملیات، جهت رسیدن به سازمان مناسب

مسأله ای که در این مرحله توجه به آن ضروری است، دقت در دسته بندی مناسب کارها و پستها می باشد، مثلاً می توان شغلها و فعالیتها را در دسته های تدارکاتی و مالی عملیاتی، آموزشی، تأمین نیروی انسانی و... تقسیم بندی کرد.

صف و ستاد

اصولاً هر سازمانی برای ایفای وظایف خود نیاز به دو نوع واحد «صف» و «ستاد» دارد. واحدهای صف، واحدهایی هستند که مستقیماً مجری هدف اصلی سازمان می باشند و واحدهای ستادی کمک دهنده و یاری کننده واحدهای صف در ایفای وظایفشان می باشند.
در تقسیم بندی و تعیین مشاغل باید توجه داشت که هر مجموعه باید واحدهای ستادی را بر اساس نیازمندیهای واحدهای صف به وجود آورد، نه آن که واحدها و شغلهای فراوان ستادی ایجاد نماید و بی جهت دستگاه عریض و طویل اداری به وجود آورد. این جا یکی از پرتگاه های سیستمهای اداری می باشد، زیرا فلسفه وجودی واحدهای ستادی، کمک به واحدهای صف جهت کارایی بیشتر آنهاست. اگر واحدهای «صف» ضعیف شوند و واحدهای «ستادی» بسیاری به وجود آیند، سیستم بیمار می شود و موجب کاهش کارایی سازمان و دست نیافتن به اهداف سازمانی خواهد شد.
مدیرانی که به این مسأله توجه نداشته باشند، پس از مدتی کوتاه به این
ضرب المثل معروف خواهند رسید که «آفتابه لگن هفت دست، شام و ناهار هیچی».

تناسب هزینه سازماندهی

برخی از مدیران در مجموعه اداری خود اگر از بی نظمی در جایی با خبر شوند، سریعاً به نظام دهی می پردازند و قسمتی را به این منظور بر بدنه سازمان اضافه می کنند، حال آن که باید دقت نمایند اگر این بی نظمی وجود داشته باشد چه مقدار بر سازمان ضرر وارد می شود، سپس هزینه نظام دهی را نیز محاسبه کنند، اگر هزینه نظام دهی بیش از بی نظمی به سازمان ضرر می زند، بی نظمی را بپذیرند و از حجیم ساختن بی مورد سازمان پرهیز نمایند.
مثلاً یک انبار را تصور کنید که اگر انباردار ویژه نداشته باشد، سالیانه به اندازه 20/000 ریال کاغذ حیف و میل می شود و اگر بخواهیم از این بی نظمی جلوگیری کنیم، نیاز به کارمندی انبار دار با حقوق ماهیانه 50/000 ریال می باشد. پس از کمی دقت به این نتیجه می رسیم که اگر بخواهیم سالیانه 20/000 ریال کاغذ از بین نرود، باید 600/000 ریال به عنوان حقوق هزینه کنیم. در این جا چنین نتیجه می گیریم که این بی نظمی بهتر از نظام دهی می باشد.

2. تعریف و واگذاری اختیارات و مسؤولیتها

پس از دسته بندی کارها باید برای هر قسمت مسؤولی انتخاب نمود و حدود اختیارات او را مشخص کرد.
در این جا حدیثی به اطلاع شما خواهد رسید که هم مسأله لزوم تقسیم کارها را تأیید می نماید و هم لزوم انتخاب مسؤولان که این وظایف را به عهده دارند.
علی (علیه السلام) در نامه خود به «مالک اشتر» چنین می فرماید:
واجعل لرأس کل امر من امورک رأساً منهم لایقهره کبیرها و لایتشتت علیه کثیرها؛ (6)
[ای مالک] باید برای هر نوع کاری از کارهایت، یک رئیس انتخاب می کنی، رئیسی که کارهای مهم، وی را مغلوب نسازد و کثرت کارها او را پریشان و خسته نکند.
در این کلام مسأله تقسیم کارها و انتصاب مسؤول برای آنها به روشنی بیان شده است.
اکنون جهت اطلاع بیشتر شما در مورد لزوم تقسیم کار و گماردن مسؤولانی برای آنها، فرازهایی دیگر از نامه امیرالمؤمنین را به «مالک اشتر» بیان می نمایم:
الف) سپس آن حضرت، کل کشور مصر را که بخشی از حکومت اسلامی آن زمان بوده است به صورت یک سازمان ترسیم نموده، هر جزء از جامعه را مکمل جزء دیگر معرفی می فرماید:
واعلم أن الرعیة طبقات لایصلح بعضها الا ببعض و لاغنی ببعضها عن بعض: فمنها جنود الله و منها کتاب العامة و الخاصة و منها قضاة العدل و منها عمال الإنصاف و الرفق و منها اهل الجزیة و الخراج من اهل الذمة و مسلمة الناس و منها التجار و اهل الصناعات و منها الطبقة السفلی من ذوی الحاجة والمسکنة و کل قد سمی الله له سهمه و وضع علی حده فریضة فی کتابه او سنة نبیه (صلی الله علیه و آله و سلم) عهداً منه عندنا محفوظاً؛ (7)
[ای مالک] بدان مردم از گروه های مختلف تشکیل یافته اند که هر کدام جز به وسیله دیگری اصلاح و تکمیل نمی شوند و هیچ کدام از دیگری بی نیاز نیستند.
این گروه ها عبارتند از:
لشکریان.
نویسندگان عمومی و خصوصی.
قضاوت عالی و دادگستر.
عاملان انصاف و مدارایی (نیروهای انتظامی).
اهل جزیه و مالیات اعم از کسانی که در پناه اسلامند یا مسلمانند.
تجار و صنعتگران.
و بالأخره «قشر پایین» یعنی نیازمندان و مستمندان.
برای هر کدام از این گروه ها خداوند سهمی مقرر داشته و در کتاب خدا یا سنت پیامبر که به صورت عهد در نزد ما محفوظ است، این سهم را مشخص و معین ساخته است.
از جملاتی که گذشت به خوبی روشن است که حضرت علی (علیه السلام) کل کشور
«مصر» را به صورت یک سازمان ترسیم نموده و کارها را تقسیم کرده است و می فرماید اصلاح و تکمیل امور مردم به همکاری و هماهنگی همه گروه ها می باشد و در ادامه ی نامه، وظایف هر صنف و وظایف مالک را نسبت به آنها گوشزد می فرماید؛ این گونه نیست که آن حضرت انتظار داشته باشد مالک به «مصر» برود و بدون سازماندهی، اداره امور را به عهده گیرد.
ب) در ادامه ی خطبه، عبارتهای در خور توجهی دیده می شود که مسأله لزوم تقسیم کارها و واگذاری مسؤولیتها را به خوبی اثبات می کند؛ آن حضرت می فرماید:
فول من جنودک انصحهم فی نفسک لله و لرسوله و لامامک؛
فرمانده سپاهت را کسی قرار ده که در پیش تو به خدا و پیامبر و امام تو خیر خواه تر ... باشد.
و نیز در ادامه می فرماید:
ولیکن اثر رووس جندک عندک من واساهم فی معونته؛
فرماندهان لشکر تو باید کسانی باشند که در کمک به سپاهیان، بیش از همه مواسات و همدلی کنند.
این دو بخش از نامه، مکمل یکدیگر می باشند و عمل به هر دو بخش لازم و ضروری است. در فرمان اول، «مالک» مأمور می شود که فرمانده کل انتخاب کند و در فرمان دوم موظف می شود در بین نظامیان به تقسیم بندی خاصی پردازد و برای هر کدام فرمانده مشخصی منسوب نماید.
پ) در قسمت دیگری از نامه، آن حضرت در مورد کارمندان اداری چنین می فرمایند:
ثم انظر فی حال کتابک فول علی امورک خیرهم واخصص رسائلک التی تدخل فیها مکائدک و اسرارک باجمعهم لوجوه صالح الاخلاق؛
سپس در وضع منشیان و کارمندانت دقت کن و کارهایت را به بهترین آنها بسپار و
نامه های سری و نقشه ها و طرحهای مخفی خود را در اختیار کسی بگذار که دارای اساسی ترین اصول اخلاقی باشد.
در این بخش نامه نیز مسأله «لزوم تقسیم کار» در امور اداری و دفتری حفظ و نگهداری اسناد سری به خوبی بیان می شود.
ت) در جمله ای دیگر امام (علیه السلام) می فرماید:
وتفقد امور من لایصل الیک منهم ممن تفتحمه العیون و تحقره الرجال فقرغ لاولئک ثقتک من اهل الخشیه و التواضع؛
در امور آنان که به تو دسترسی ندارند و مردم به دیده تحقیر به آنها می نگرند، بررسی کن و برای این کار فرد مورد اطمینانی که خدا ترس و متواضع باشد برگزین.
در این بخش «مالک» دستور می یابد در سازمان خود، قسمتی جهت دستگیری از مستمندان و بیچارگان به وجود آورد و مسؤول مشخصی هم بر این امر بگمارد. در این مبحث دانستیم که باید کارها به طور منطقی تقسیم بندی شود و برای هر قسمت مسؤول مناسبی انتخاب گردد. (8)

تعریف اختیارات

پس از تقسیم کار و انتصاب مسؤولان باید حدود اختیارات هر مسؤول مشخص و به او ابلاغ گردد. در این زمینه باید گفت: به طور کلی مسؤولیت خواستن از مسؤول، بدون اختیارات کافی معقول و منطقی نیست.
در جهان آفرینش تنها موجودی که مسؤول بوده و مورد بازخواست قرار می گیرد، انسان است. بازخواست و مسؤولیت او هم به خاطر عقل و اختیار است که خداوند به او عنایت فرموده است. حال اگر فردی اختیار از او سلب شد، مورد سؤال و عقاب واقع نمی شود و تکلیفی ندارد.
تمام دادگاه ها و سیستمهای قضایی جهان و همه ی عقلای عالم هم مسأله عدم اختیار را موجب رفع تکلیف می دانند. حال چگونه می توان فردی را مسؤول دانست و او را در مورد سوال قرار داد، در حالی که اختیارات در حدی که لازمه کار اوست، به او واگذار نگردیده.

اختیارات و افراد سرکش

انسانها طبعاً به آزادی در عمل تمایل دارند و هر کس دوست دارد خواسته های خود را به دور از هرقید و بند تحقق بخشد. با توجه به وجود این تمایل نیرومند در انسان، نیاز به کنترل در بسیاری از موارد ضرورت می یابد؛ گرچه ممکن است این تمایل در جهت اهداف سازمانی باشد، ولی اگر به صورت صحیحی کنترل نشود، موجب سلب اختیارات و مداخله در امور دیگر مسؤولان می گردد و در نتیجه آشفته بازار خطرناکی به وجود خواهد آورد که مدیر سازمان اگر تمام زمان خود را جهت حل نزاعهای ناشی از این امر بنماید، باز هم موفق نخواهد شد.
از این مهمتر، بعضی از این افراد پا را فراتر می گذارند و نه تنها در مسؤولیتهای افراد هم ردیف خود دخالت
می کنند، بلکه برخلاف دستورات مدیر سازمان و یا مسؤول مافوق خود نیز عمل
می نمایند. در مقابل یک چنین افرادی باید تلاش کرد که اختیارات ممکن را برای آنها مشخص کرد و از آنان خواست از این حدود پا فراتر نگذارند، کنترل چنین افرادی یکی از وظایف مدیران می باشد.
در این جا بخشی از نامه امیرالمؤمنین (علیه السلام) به یکی از فرمانداران خودسر را می آوریم:
... و أنت مسترعی لمن فوقک لیس لک أن تفتات فی رعیة و لاتخاطر الا بوثیقة؛ (9)
تو نیز باید مطیع مافوق باشی، درباره کار رعیت حق نداری بر اندیشه ی خود استبداد ورزی و حق نداری به کار بزرگی دست زنی، مگر با نامه ای که به تو برسد.
این جا امیرالمؤمنین (علیه السلام) فرماندار خود رأی را موظف می کند که بدون دستور در امور اساسی اقدامی نکند.

پی‌نوشت‌ها:

1. تئوریهای مدیریت، ص15.
2.مدیریت رفتار سازمانی، ص14.
3. مدیریت تولید، ص19.
4. مدیریت عمومی، ص63.
5. نهج البلاغه، نامه 31.
6. نهج البلاغه، نامه 53.
7. نهج البلاغه، نامه 53.
8. گفته های حضرت علی (علیه السلام) در این بخش از نامه 53 نهج البلاغه می باشد.
9. نهج البلاغه، نامه5.

منبع: نبوی، محمد حسن، (1382)، مدیریت اسلامی، قم، انتشارات بوستان کتاب قم، چاپ هفتم. :