صندوق پست الکترونیکی و کاربرد گزینه های مرتبط با آن

در این مقاله با امکاناتی که صندوق پست الکترونیکی ما در اختیارمان قرار می دهد آشنا می شویم. لازم به ذکر است که هدف ما از ارائه ی این مباحث کمک به کاربرانی است که قصد دارند در حد رفع نیاز روزمره شان با رایانه کار کنند. این مباحث برای کسانی که موارد پیچیده تری در مورد ایمیل ها را بخواهند، می تواند گسترده تر مطرح شده و کلیدهای دیگری نیز مورد بررسی قرار بگیرند. اما این مقاله مجال مطرح کردن مباحث پیشرفته تر را فراهم نمی کند. بنابراین تنها به نکات کاربردی تر که برای هر کاربری مفید است بسنده می کنیم. بهتر است هنگام یادگیری مباحث رایانه ای، همگام با خواندن مطالب، قدم به قدم تمامی مراحل را به طور عملی با رایانه جلو بروید تا هم سرعت و هم دقت یادگیری بالاتر رود. در این مقاله قصد داریم با قالب دیگری از نمایش صفحه ی ایمیل یاهو آشنا شویم.
در حالت کلاسیک، اگر در بالای صفحه و در سمت راست آن نگاه کنید، گزینه ی All ــ New Mail موجود است. با کلیک کردن روی این گزینه به قالب نمایش یاهو به شکل جدید آن خواهیم رفت. این تغییر را اعمال کرده و ادامه ی نوشته ها را دنبال کنید.
همانطور که در سمت چپ شکل 1 مشاهده می کنید، گزینه ی Inbox قابل مشاهده است و عدد جلوی آن نمایانگر تعداد ایمیل های خوانده نشده (Unread) موجود در صندوق ماست. (شکل 1)
با کلیک کردن بر روی زبانه ی Inbox، صفحه ای باز می شود که حاوی نامه های رسیده به صندق ماست. در قسمت From نام فرستنده ی ایمیل و در قسمت Subject، موضوع پیغام که فرستنده آن را تعیین می کند نوشته می شود (البته می تواند خالی هم باشد که در این صورت هم مشکلی ایجاد نمی کند) و در قسمت Date تاریخ ارسال آن ایمیل نوشته می شود. در ادامه ی مباحث با سایر گزینه ها هم به مرور آشنا خواهیم شد. (شکل 2)
ایمیل هایی که در صندوق ما موجودند، به طور پیش فرض بر اساس تاریخ و زمان ارسال مرتب شده هستند. اما با کلیک روی نام سر ستونها مثل Subject، From و Date می توانید بر اساس هر کدام از این موارد، رایانامه ها یا ایمیل های خود را مرتب کنید.
همین طور که به تعداد ایمیل های درون باکس (صندق پست الکترونیک) شما افزوده می شود، نیاز به حذف تعدادی از آنها که چندان مهم نیستند، بیشتر احساس می شود. برای این منظور ساده ترین راه ممکن این است که به روش زیر عمل کنید. همانطور که در شکل 3 مشاهده می کنید در کنار نام فرستنده ی ایمیل ها مربع کوچکی وجود دارد که اگر روی آن کلیک کنید و علامت تیک در آن نمایان شود، می توانید روی گزینه ی Delete کلیک کرده و همزمان، ایمیل یا ایمیل های تیک دار را حذف کنید. (شکل 3)
نکته:
توصیه ی ما این است که ایمیل هایی که حاوی یک فایل ضمیمه است و فرستنده ی آن هم برایتان ناشناس است را اصلاً باز نکنید و آنها را حذف نمایید. در محیط مورد بحث ما یا محیط ایمیل های یاهو نیز مانند ویندوز امکان برگرداندن فایل های حذف شده ی شما وجود دارد.گزینه ی Trash واقع در سمت چپ صفحه ی صندق پستی شما (شکل 3) مانند Recyclebin در ویندوز عمل کرده و اگر روی آن کلیک کنید، قادر خواهید بود که ایمیل یا ایمیل های حذف شده ی خود را بازیابی کنید. برای این منظور روی مربع کنار هر ایمیل کلیک کرده و سپس گزینه ی Move واقع در بالای ایمیل ها را کلیک کنید و از لیستی که نمایان می شود گزینه ی Inbox را برگزینید. با این روش ایمیلی که به اشتباه حذف شده است به Inbox شما برخواهد گشت. همان طور که در شکل 3 قابل مشاهده است، در کنار گزینه ی Trash کلمه ی Empty نوشته شده است و اگر روی آن کلیک کنید تمامی ایمیل های موجود در قسمت Trash برای همیشه حذف می شوند!
همانطور که در شکل 3 پیداست، علاوه بر گزینه ی Inbox و Trash که به توضیح آن ها پرداختیم، گزینه های دیگری مثل Spam، Draft و Sent هم موجود است که بهتر دیدم قبل از توضیح آنها، موارد دیگری در مورد ایمیل ها را بررسی کنیم و در خلال آنها به این موارد هم پرداخته شود تا آموزش کاربرد این گزینه ها آسانتر شود.

چگونه ایمیل هایمان را دسته بندی و مرتب کنیم:

رفته رفته ایمیل هایی که نگه داشته اید زیاد شده و در نتیجه مدیریت آنها هم مشکل می شود. بنابراین بهتر است ایمیل ها را با توجه به خصوصیات مشترکی که در آنها وجود دارد دسته بندی کنید و ایمیل های مرتبط را دریک پوشه قرار دهید. گزینه ی Folder (در پالت ذخیره سازی) را در شکل 4 مشاهده می کنید که در کنار آن گزینه ی Add موجود است. روی Add کلیک کنید تا در زیر Folder کادری نمایان شود و از شما بخواهد که به پوشه ی خود یک نام معنی دار بدهید. نام پیش فرض Untitled (بدون عنوان) است. آنرا به دلخواه تغییر دهید.
بعد از نامگذاری پوشه، ایمیل هایی را که می خواهید به این پوشه بروند را علامت دار کنید (در مربع کنار آنها تیک بزنید). سپس Move در بالای صفحه را کلیک کنید و از لیست آن، نام پوشه ای را که ساخته اید برگزینید. عمل Move یا انتقال ایمیل های انتخابی به پوشه ی مورد نظر انجام خواهد گرفت. (شکل 5)

چگونه یک ایمیل ارسال کنیم:

می خواهیم برای دوستمان یک پیام به شکل متن ارسال کنیم. تنها چیزی که الآن به آن نیازمندیم، نشانی الکترونیکی دوستمان است. برای این منظور گزینه ی new در طرف چپ صفحه را کلیک می کنیم و از لیستی که نمایان می شود، Email message را برمی گزینیم. (شکل 6)
شکل 7 ظاهر می شود. در این شکل، قسمتی را می بینید که در آن می توانید متن دلخواهتان را بنویسید. مانند شکل 7 روی علامت Text Alignment کلیک کنید و از منوی آن گزینه ی Flush Right را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه متن شما که قرار است فارسی باشد، از راست به چپ نوشته می شود.
همانطور که در شکل 8 می بینید متن ما نوشته شده است و می توانیم آن را ارسال کنیم. قابلیتی در ارسال پیامها وجود دارد و آن استفاده از شکلکهایی است که با آنها می توانیم احساسمان را از جملات واضح تر بیان کنیم. به این شکلک ها (تصاویر کوچک از حالات گوناگون چهره) Emoticon گفته می شود و برای دستیابی به آنها می توانید مطابق شکل 8 روی شکلک نشان داده شده کلیک کنید و Emoticon دلخواهتان را انتخاب نمایید. ابزارهای دیگری هم برای تغییر در نمای متن شما وجود دارد که از مهمترین آنها می توان به علامت B، I و U اشاره کرد که به ترتیب متن شما را Bold یا ضخیم، Italic یا کج نویس و یا به صورت Underline یا زیر خط دار تبدیل می کند. همینطور می توانید با سایر دکمه ها تمام یا قسمتی از متن خود را رنگی نمایید و فونت قلم و اندازه ی قلمتان را تغییر دهید. (برای کاربرانی که از محیط های نگارشی استفاده می کنند این علائم آشنا است).
پس از نوشتن متن می خواهیم آن را ارسال کنیم. آدرس گیرنده را می توانیم در قسمت To بنویسیم. اگر بخواهیم یک ایمیل را همزمان برای بیش از یک آدرس ارسال کنیم، می توانیم نشانی آنها را در قسمت TO بنویسیم و آن نشانی ها را با یک کاما از یکدیگر جدا کنیم.
مانند: ..... , نشانی ایمیل دوم, نشانی ایمیل اول: To
در کادر Cc یا (Carbon copy) «رونوشت کاربُنی» می توانیم نشانی الکترونیکی فرد یا افرادی را بنویسیم که می خواهیم یک رونوشت یا کپی از ایمیل ارسالی ما به دست آنها هم برسد.
اجازه دهید این مورد را با مثالی مشخص تر کنم. فرض کنید در مورد حقوق شما در محل کارتان، مشکلی به وجود آمده است. مشکل را در قالب یک نامه برای مدیر قسمت مالی می نویسید. چون می خواهید مدیرعامل را هم از جریان مطلع کنید در انتهای نامه چنین می نویسید: رونوشت جناب آقای.... به این ترتیب مخاطب اصلی شما مدیر قسمت مالی بوده است و رونوشت نامه ی خود را برای مدیرعامل هم ارسال کرده اید. اگر همین مثال را در حالت ارسال ایمیل مطرح کنیم، مانند این است که در قسمت To نشانی مدیر مالی نوشته شود و در قسمت Cc نشانی ایمیل مدیرعامل و یا سایر افرادی که می خواهید این ایمیل به دست آنها هم برسد.
گزینه ای به نام Blind carbon copy) Show Bcc) «رونوشت کاربُنی مخفی» هم در سمت راست تصویر 9 قابل مشاهده است که اگر روی آن کلیک کنید کادری باز خواهد شد و می توانید آدرسهای ایمیل مورد نظرتان را با کاما از یکدیگر جدا کنید. تفاوت آن با Cc در این است که کسانی که این ایمیل ارسالی شما را دریافت می کنند نمی توانند در بالای ایمیلی که از شما دریافت کرده اند نام دیگر افرادی را که این ایمیل برایشان ارسال شده است را ببینند. در کادر جلوی Subject هم می توانید عنوانی برای ایمیلتان در نظر بگیرید. اگر هم این کادر را خالی بگذارید، باز هم امکان ارسال ایمیلتان وجود دارد و مشکلی پیش نمی آید.
در یاهو امکانی برای زیباتر شدن نوشته هایمان فراهم شده است. این امکان را در شکل 10 مشاهده می کنید.
قسمتی که با رنگ مشکی مشخص شده است Show stationery نام داشته که پس از کلیک روی آن همانطور که در شکل 10 مشخص شده، این گزینه به Hide stationery تغییر کرده است و در سمت راست صفحه، ستونی باز می شود که در آن انتخاب های مختلفی را می توان دید. بسته به متنی که می خواهید ارسال نمایید، یکی از این قالب های مرتبط را انتخاب کنید تا متن شما مانند شکل، در صفحه ای زیباتر قرار بگیرد. اگر از قرار دادن قالب برای متنتان منصرف شده اید، گزینه ی None را کلیک کنید تا به وضعیت قبلی برگردید.
تا اینجا یاد گرفتیم که یک متن را ارسال کنیم. ولی همیشه ایمیل ما متن نیست و لازم می شود که گاهی فایل تصویری، فایل صوتی، فایل ویدئویی و... و یا حتی یک فایل متنی که در محیط هایی مثل word نوشته شده است را ارسال کنیم. برای این کار باید فایل مورد نظرمان را به فایل اصلی Attach یا ضمیمه کنیم. مراحل مربوط به شکل 6 را برای ارسال ایمیل از سر می گیریم. یعنی از منوی New گزینه ی Email Message را انتخاب می کنیم تا صفحه ای مشابه شکل7 ظاهر شود.گزینه ی Attach را در بالای مکان آدرس نویسی مشاهده می کنید. این گزینه را انتخاب کنید تا شکل 11 نمایان شود.
یاهو ابزاری برای اتچ کردن یا ضمیمه کردن آسان دارد. چون برای اولین بار است که می خواهید در ایمیل آزمایشی که ساخته اید فایلی را اتچ کنید، از شما برای نصب کردن این امکان سؤال می کند. ما فعلاً نیازی به این نصب نداریم. پس Not Now در شکل 11 را کلیک کنید تا به ادامه ی کار که انتخاب آدرس فایلی که می خواستیم آن را ضمیمه کرده و ارسال کنیم بپردازیم.
بعد از انتخاب Attach، از ما آدرس را می پرسد و بعد از انتخاب آدرس کمی زمان می برد تا فایل ما ضمیمه شود. در شکل 12 ملاحظه می کنید که یک فایل Attach شده و در کنار آن نشانه ی گیره ظاهر شده است. در یاهو این امکان فراهم شده است که همزمان تا 25 مگابایت داده را ارسال کنیم. نام فایل یا فایل هایی را که انتخاب کرده اید در پایین صفحه لیست می شود و پس از نوشتن نشانی مقصد در کادر To، کلیدSend را کلیک کنید و ایمیل خود را ارسال نمایید.
پس از ارسال، پیغام Message Sent را خواهید دید که نشان می دهد پیغام شما ارسال شده است.
گزینه های Draft و Sent و Spam
بد نیست همین جا راجع به گزینه ی Draft که قبلاً از آن نام بردیم، صحبت کنیم (شکل 5 سمت چپ شکل را ملاحظه نمایید). این گزینه که از ان به عنوان پیش نویس یاد می شود، در مواقعی کاربرد دارد که ما ایمیلی که می خواهیم ارسال کنیم ناتمام باشد. می توانیم ایمیل را تا هر جای آن که کار شده در این قسمت نگه داریم و در فرصت مناسب آن را از قسمت Draft بیرون کشیده و با کلیک روی گزینه ی Edit Draft، ایمیلمان را ویرایش و سپس ارسال کنیم. یاهو این امکان را فراهم آورده که ایمیلهای ما را به طور موقت در Draft نگه دارد تا اگر قطعی برق رخ داد، فایل ما از بین نرفته باشد و در Draft ذخیره شده باشد. حالا که با ارسال ایمیل آشنا شدید، می توانم گزینه ی Sent واقع در شکل 5 را نیز توضیح دهم.
Sent به معنای ارسال شده است و در این قسمت، شما ایمیل هایی که ارسال کرده اید را خواهید یافت. بنابراین اگر فراموش کرده اید که چه ایمیلی را ارسال کرده اید و یا حتی می خواهید از ایمیلی که ارسال کرده اید فایل اتچ شده ای را دانلود کنید، این کار از طریق گزینه ی Sent برایتان میسر است.

ایمیل های مزاحم یا هرز

گاهی در Inbox خود، ایمیل هایی را می بینیم که توسط شرکت های تبلیغاتی ارسال می شود. گاهی این ایمیل ها به تعداد زیادی برایمان ارسال می شود که حتماً با گذشت زمان، خسته کننده بودن آنها را بهتر متوجه خواهید شد. خود یاهو در بیشتر مواقع آنها را تشخیص می دهد و به قسمت Spam یا هرزنامه انتقال می دهد. (شکل 5 را مشاهده کنید)
شما می توانید با کلیک روی Empty واقع در کنار Spam ایمیل های موجود در هرزنامه را حذف کنید. ناگفته نماند که یاهو نیز گاهی اشتباه می کند و ایمیل های افرادی را که ما می شناسیم را هم به عنوان ناشناس تشخیص می دهد و آن را به Spam می فرستد. پس خوب است که قبل از خالی کردن هرزنامه، نگاهی به فرستنده های ایمیل های موجود بیندازیم و اگر اسامی آشنایی می بینیم، آن فایل را بخوانیم و بررسی کنیم. یاداوری می کنم که در میان ایمیل ها، گاهی ایمیل هایی با Subject یا موضوعی جالب مطرح می شود که اگر فرستنده ی آن ناشناس باشد، بهتر است احساس کنجکاوی خود را سرکوب کرده و آن را یا نامه را باز نکنیم. چراکه احتمال ویروسی بودن آن وجود دارد. مورد دیگری که در مورد Spam باید بدانیم این است که اگر خود یاهو ایمیل هایی را به عنوان اسپم تشخیص ندهد و این ایمیل ها مرتب برای شما ارسال شده و آزارتان می دهد، خود شما می توانید آن ایمیل را به Spam ببرید. به این ترتیب، یاهو ایمیل آن فرستنده را از آن به بعد به عنوان Spam می شناسد. برای این منظور مانند شکل 13 عمل کنید.
در کادر مربع کنار ایمیل مورد نظر تیک می زنیم. سپس Spam در بالای صفحه را کلیک می کنیم. از این به بعد ایمیل های ارسال شده از طرف این فرستنده به هرزنامه منتقل می شود.

ارسال پوشه

تا اینجا چگونگی Attach کردن یک یا چند فایل به ایمیل مان را بررسی کردیم. سؤالی که در اینجا مطرح می شود این است که آیا می توانیم مجموع فایلهایمان را در یک پوشه قرار دهیم و آن پوشه را ارسال کنیم؟ در جواب باید گفت که این کار به شکل مستقیم امکان پذیر نیست. ولی می توانیم پوشه را با کمک نرم افزارهایی مانند Win RAR یا Win Zip به صورت یک فایل فشرده در آوریم و سپس آن را ضمیمه و ارسال کنیم. برای انجام این کار روی پوشه ی مورد نظر راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده، گزینه ی Folder name rar" Add to" را انتخاب کنید. (Folder name نام پوشه ای است که شما انتخاب کرده اید). اگر این گزینه در منوی مذکور نبود، گزینه Send To را انتخاب و از منوی ظاهر شده گزینه ی Folder (zipped) Compressed را انتخاب کنید. آیکون پوشه ی فشرده شده ی انتخابی شما نمایان می شود. این فایل همان چیزیست که می خواستید ارسال کنید.
منبع: بانو،شماره- 27