اصول ده گانه مدیریت زمان (بخش سوم)

برای موفقیت، فقط نوشتن برنامه کافی نیست بلکه باید بر آن نظارت نیز داشت.
 

چکیده: افراد موفق، جدای از آن که برای خود برنامه هایی درست بر اساس استعداد خویش می نویسند، برای ارزیابی عملکرد خود نیز دغدغه هایی را دارند که در این نوشتار به نهمین و دهمین اصل از اصول دهگانه مدیریت زمان بدان اشاره خواهد شد. با ما همراه باشید.

تعداد کلمات 1977 / تخمین زمان مطالعه 10 دقیقه

 

اداره کردن، خود یکی از بزرگ ترین توانایی هایی است که یک انسان می تواند به دست آورد و فقط با این نیرو می توان برنامه را به اجرا رساند. لازمه چنین توانایی ای کسب صفاتی از قبیل اعتماد به نفس، اراده، پشتکار و نظم در زندگی است و آن چه موجب می شود تا فرد بتواند به این صفات دست یابد، قبول این واقعیت است که مسئولیت هر کس با خود او است و شخص دیگری نمی تواند او را اداره کند
البته اجرای درست اصول گذشته می تواند در ایجاد انگیزه بسیار مؤثر باشد و تحریکی جهت حرکت به سوی هدف مورد نظرتان باشد و شیرینی رسیدن به اهداف کوتاه مدت و موفقیت در برنامه روزانه، انرژی لازم برای ادامه مسیر را فراهم آورد. با این وجود تقویت اراده و توانایی تسلط بر خود پیش نیاز کسب هر موفقیتی محسوب می شود. اگر واقعا مسئولیت زندگی خود را بپذیرید و تصمیم و عزم جدی برای دست یابی به اهداف خود را داشته باشید، با رعایت نکات زیر می توانید امیدوار باشید تا در مدیریت زمان به موفقیت خوبی دست یابید و از علم خود در عمل بهره گیرید.

نخستین نکته، درست شروع کردن روز است. بسیاری در شروع کار با مشکل مواجه هستند و روز را خوب آغاز نمی کنند. اگر روز خود را با خستگی، خواب آلودگی و عجله شروع کنید نباید توقع داشته باشید که در طول روز، بدون فشار و با آرامش به کارهای خود برسید. از قدیم گفته اند: سالی که نکوست، از بهارش پیدا است.
برای این که بتوانید روز خوبی را آغاز کنید، شب به موقع بخوابید تا صبح به راحتی از خواب بلند شوید. آبی به صورت بزنید و کمی ورزش کنید، نماز بخوانید و برنامه روزانه خود را  -که شب قبل آماده کرده اید- مرور کنید و وظایف خود را به خاطر بسپارید و اولویت کارها را در نظر بگیرید. سپس همراه خانواده صبحانه کاملی میل کنید و سراغ کارهایتان بروید. مرور کارها در ابتدای روز موجب می شود راه های انجام دادن آن در ضمیر و ذهن شما مهیا گردد و در طول روز در مواجهه با کارها با سردرگمی مواجه نشوید و کاری از قلم نیفتد.
از زندگی و کار خود لذت ببرید؛ زیرا احساس و فکر شما مستقیما در عملکردتان تأثیر می گذارد، برای این منظور، هر روز برخی کارها را که به نوعی از آن لذت می برید (از جمله تفریحات سالم و ورزش) را در برنامه قرار دهید. به یاد داشته باشید اگر کاری را به خوبی و کامل انجام دهید، احساس رضایت و موفقیت ناشی از آن کمک بزرگی برای شما خواهد بود؛ اما انجام دادن کارها به صورت نیمه تمام، نیروی شما را به هدر می دهد.

البته نباید در دام کمال طلبی افتاد و همین کار که به قدر کافی انجام گرفت. کفایت می کند؛ زیرا از نکات مهم در اجرای برنامه این است که انجام کار درست مهم تر از انجام درست کار است. به این معنی که در اجرای برنامه اثربخشی کار (انجام کار) مقدم بر کارآیی (انجام درست کار) است؛ یعنی باید ابتدا روی اثربخشی کار تمرکز کنیم و در صورت موفقیت در آن به کارایی خود بیفزاییم. بنابراین باید از ایده آل گرایی پرهیز کرد؛ چرا که ایده آل گرایی معمولا دستاویزی برای تأخیر انداختن کار یا نیمه تمام گذاشتن آن است. اگر هم این چنین نباشد فراموش نکنید که اکثر اوقات انجام یک کار خوب ولی به موقع از انجام یک کار عالی ولی دیر هنگام مهم تر است؛ زیرا افرادی که کار را سریع تر انجام می دهند، تواناتر بوده و بهتر به نظر می آیند.
از سخت ترین بخش های مدیریت برنامه توانایی عدم پذیرش اموری است که از سوی دیگران تحمیل می شود. اگر چه کمک به سایرین کار مهم و خوبی است و نه گفتن به تقاضاهای آنها بسیار سخت و جانکاه ، اما باید پذیرفت که برخی مواقع کشتن یک کمله «نه» مؤدبانه و با منطق می تواند بسیاری از گرفتاری ها و استرس ها را مرتفع سازد.
بهترین شیوه «نه» گفتن، طریق عملی آن است، یعنی اگر مدتی با برنامه منظم باشید دیگر اطرافیان به شما به چشم انسان بیکار و بی برنامه نگاه نمی کنند درخواست های خود بیشتر مراعات می کنند.
همچنین کاری که آغاز نشده به نوعی ترس و اضطراب به همراه دارد؛ در حالی که اگر خود را با آن درگیر نمایید، ترس شما خواهد ریخت. بدین منظور، سعی کنید وظایفی را که به نوعی از آن واهمه دارید، در اول روز انجام دهید؛ زیرا تأخیر در این امور، موجب نگرانی در طول روز شده ، روی کارهای دیگر نیز اثر نامطلوب می گذارد.
در هنگام کار سعی کنید از هنر تنبلی سازنده نیز بهره ببرید؛ یعنی با مرور لیست وظایف خود و بررسی اولویت های آن ها، تا می توانید از انجام کارهای بی اهمیت شانه خالی کنید و این امور را تا حد ممکن به دیگران بسپارید. البته نه به عنوان سوء استفاده از آن ها. با این شیوه در حقیقت در انجام کارهای بی اهمیت تنبلی می کنید.

به خاطر داشته باشید ور رفتن و تمیز کاری و یا انجام دادن کارهایی کوچک و آسان قبل از یک کار مهم، راه هایی است که برای به تأخیر انداختن کار از آن استفاده می شود و می تواند موجب انجام نشدن کار شود. پس اگر تصمیم گرفته اید کاری را انجام دهید، فورا آن را آغاز کنید و درگیر آن شوید و آن گاه پس از نیم ساعت، اگر خواستید، اطراف خود را تمیز و مرتب کنید و به اموری از این دست رسیدگی کنید.
از طفره رفتن از انجام کار و به تأخیر انداختن امور به شدت بپرهیزید؛ زیرا این کار موجب ضایع شدن برنامه ریزی شما می شود. یکی از راه کارهای مقابله با طفره رفتن از امور ناخوشایند، رد کردن آنها به اجزای کوچک و تمرکز روی آنها در بازه های زمانی پانزده دقیقه ای می باشد. در این صورت با پیشرفت چند قطعه از کار، انگیزه به سامان رساندن آن به وجود خواهد آمد.
از سخت ترین بخش های مدیریت برنامه توانایی عدم پذیرش اموری است که از سوی دیگران تحمیل می شود. اگر چه کمک به سایرین کار مهم و خوبی است و نه گفتن به تقاضاهای آنها بسیار سخت و جانکاه ، اما باید پذیرفت که برخی مواقع کشتن یک کمله «نه» مؤدبانه و با منطق می تواند بسیاری از گرفتاری ها و استرس ها را مرتفع سازد. بهترین شیوه «نه» گفتن، طریق عملی آن است، یعنی اگر مدتی با برنامه منظم باشید دیگر اطرافیان به شما به چشم انسان بیکار و بی برنامه نگاه نمی کنند درخواست های خود بیشتر مراعات می کنند. افزون بر این خود شما هم در بررسی دسته ها و میزان آسیبی که به برنامه تان وارد خواهد شد به تشخیص بهتری می رسید. با این همه باید علاوه بر مراعات ادب به جایگاه فرد درخواست کننده هم توجه داشته باشید. مثلا می توانید در برنامه خود زمانی را برای انجام دستورات پدر و مادر خود قرار دهید.

همیشه از برنامه جلو باشید تا افزون بر به دست آوردن اعتماد به نفس، از نظر فکری دچار تشویش نشوید. در اجرای برنامه و صرف کردن وقت خود، بسیار جدی مصمم و منظم باشید و همان گونه که در پول خرج کردن دقت می کنید، در صرف وقت خود خسیس باشید و همان طور که زمان با شما بی رحمانه عمل می کند. شما نیز با آن بی رحمانه عمل کنید و نگذارید سستی و تنبلی، وقت تان را ضایع کند و مانع پیشرفت تان شود. نسبت به برنامه خود متعهد باشید و هر شب و صبح، زمان کوتاهی را برای برنامه ریزی و نحوه اجرای برنامه اختصاص دهید تا نتایج آن را بعد از مدت کوتاهی لمس کنید.
 

نظارت، ارزیابی و کنترل برنامه، کارآمدترین قسمت در استفاده از زمان است که احتیاج به وقت، تأمل و درایت همراه با جدیت و پشتکار دارد. بسیاری که از این قسمت کار غفلت می ورزند. نقص کار خود را نمی فهمند و راه پیشرفت خود را نمی یابند، باید حتما در حین انجام دادن برنامه، بر کار نظار نمود و تمام وقفه ها و مشکلاتی که در برنامه پیش می آید در ستون مربوط به آن در برنامه ثبت کرد. این کار را باید در حین روز انجام دهید، در غیر این صورت، در پایان روز نمی توانید به درستی این وقفه ها را شناسایی کنید.

باید هر شب قبل از نوشتن برنامه روز بعد، وقتی را برای بررسی و ارزیابی برنامه همان رور اختصاص دهید و با شناسایی نقاط ضعف و قوت، برای برطرف کردن نقاط ضعف، تدبیری بیندیشید و راهی نو اتخاذ کنید. امام علی (علیه السلام) می فرماید: «هر روز تو را عبرت بخشد، اگر آن را با فکر، همراه سازی.»
اگر معایب کار خود را شناختید، خوشحال شوید و با برنامه ریزی جدی در صدد رفع آن برآیید؛ نه این که امید خود را از دست داده، کار را رها سازید. توجه داشته باشید که شناخت اشتباهات و ضعف ها، خود یک قوت است، به شرطی که منجر به اصلاح شود؛ در غیر این صورت، مرتکب اشتباهی شده اید که به شکست خواهد انجامید.
آیینه چون نقش تو بنمود راست
خود شکن، آیینه شکستن خطاست

بدین منظور باید روحیه انتقادپذیری را در خود بالا ببرید تا هم خودتان انتقاد کنید و هم از نظرات و انتقادهای دیگران - که به منزله هدیه ای برای شما است-  استفاده کنید. برای این که بهتر بتوانید کار خود را ارزیابی کنید، نیاز به ملاک هایی برای این کار دارید، که اگر اهداف خود را به درستی روشن کرده باشید، با هدف گذاری روی اعمالتان می توانید بفهمید که در راستای هدفتان حرکت کرده اید یا به بیراهه رفته اید.
همان طوری که در نوشتن برنامه روزانه اشاره شد، برنامه باید دارای چندین ستون باشد که ستون های درج ساعات روز، نوع فعالیت، مهلت انجام دادن آنها و نوع اولویت شان در هنگام تنظیم برنامه تکمیل می شود. ستون عملکرد روزانه ، که در طول روز تکمیل می شود، اگر به دقت و درستی انجام شود در ارزیابی برنامه تاثیر خوبی می گذارد. ستون آخر که ارزیابی عملکرد روزانه است در پایان روز پر می شود و مشخص می شود علت عدم انجام و یا ضعف در کارها چه بوده است و چه درصدی از برنامه تحقق یافته است.

باید محاسبه کنید که زمان با ارزش تان را صرف چه کارهایی کرده اید؟ آیا آن فعالیت ها ارزش صرف وقت داشته اند یا نه؟ ببینید که چند درصد وقت خود را صرف کارهای اصلی و مهم کرده اید و چند درصد صرف کارهای روزمره و غیر مهم شده است؟ اگر کمتر از شصت درصد وقت خود را صرف کارهای مهم کرده اید، درصدد باشید تا با برنامه ریزی بهتر، راندمان کار خود را بالا ببرید. البته مواظب باشید که زیاد کمال گرا نشوید و با دیدن افراد موفق نخواهید که یک باره مانند آنها زندگی کنید و ره صد ساله را یک شبه طی کنید! پیشرفت در برنامه و زندگی، امری تدریجی است. البته باید هدف بزرگ در نظر داشت ولی کار را از جای کوچک آغاز کرد و شرایط روحی و روانی و ظرفیت خود را در برنامه ریزی رعایت کرد.
برای برطرف کردن عیوب خود، جدولی تنظیم کنید و عواملی را که موجب به هدر رفتن وقت تان می شود، در آن ثبت کنید و مشخص کنید هر روز، هر کدام، چه قدر وقتتان را تلف کرده است. با این کار، علاوه بر این که انگیزه شما برای برطرف کردن عیوبتان بالا می رود، بهتر می توانید راه حل مناسب را بیابید و با برنامه ریزی و جدیت، آن را پیگیری کنید. البته نباید از پاداش دادن به خود برای دستیابی به موفقیت های خود هر چند کوچک باشند غفلت کنید، به گونه ای که حتی برای رسیدن به اهداف کوچک هم برای خود پاداشی در نظر بگیرید. در صورتی که در کار و برنامه، مداومت و پشتکار داشته باشید، به زودی زمان از آن شما خواهد شد و هر طوری که بخواهید، از آن استفاده می کنید.
 
 
منبع: کتاب «جوان و مدیریت زندگی»
نویسنده: محمد ربانی خواه