ارتباط با مدیر سازمان

رفتار درست با مدیر، یعنی حفظ خود در جایگاه درست و ارتقاء سازمان .
 

چکیده: هر رابطه ای نیاز به حفظ چارچوب های آن است. ارتباط با مدیر هم به همین نحوست و باید چارچوب های سازمانی و اداری را در این مورد رعایت کرد. با ما همراه باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.

تعداد کلمات 1804 / تخمین زمان مطالعه 9 دقیقه

 

وقتی سعی در مدیر مداری دارید، ارتباط اثربخش مستلزم قدری مهارت است. اگر تلاش های شما برای ترغیب، بیش از حد واضح باشند، ممکن است با شکست مواجه شوند. اما باید در رویکرد خود مصمم باشید. این نوشتار به شما کمک می کند که در این مرز باریک قدم بردارید.
 

در حین برخوردهایی که در فعالیت های هر روزه با رئیس خود دارید، سعی کنید پیام هایی را که در پس صحبت ها و رفتار او وجود دارد تشخیص دهید. مسلما گفته ها و اقدامات اهمیت دارند، اما ارزشی که در پس آنها قرار دارد اغلب مهم تر است. گوش دادن مشتاقانه و مشاهده ی دقیق آنها می تواند مهم ترین مساله در درک، و نه صرفا تشخیص سبک ارتباطی مدیرتان باشد.
جمله ی «در اتاقم همیشه بازه» را که بسیاری از رؤسا به زیردستان خود می گویند در نظر بگیرید. این جمله به ظاهر واضح می تواند معانی مختلفی داشته باشد.

در اینجا ۳ مثال ارائه می دهیم:
ربکا  [1]
 وقتی ربکا می گوید «در اتاقم همیشه بازه»، معنای تحت اللفظی جمله را مد نظر دارد. به منظور افزایش صداقت و صمیمیت، او می خواهد افراد این امکان را داشته باشند که در هر زمانی شخصا به او مراجعه کنند. وقتی یکی از زیر دستان ربکا ایده ای دارد و به ناگهان به دفتر او می رود تا آن را مطرح کند، این کار به ربکا انرژی می دهد. وقتی مشکلی بروز می کند، ربکا می خواهد فورا آن را بشنود. چرا که به این شکل اطمینان می یابد همه در قالب یک گروه کار می کنند. اگر افرادی که برای محبت با ربکا به اتاق او می روند. درب اتاقش را بیاند، او معذب می شود. در واقع او نگران است همکارانش درب بسته را نشانه ی دورویی تلفی کنند. اگر لازم باشد، ربکا با فردی در محلی کاملا خصوصی محبت کند، یکی از اتاق های جلسه را رزرو می کند.

رائول [2]
رائول انتظار دارد افرادش سیاستِ درهای باز را در روحیه خود رعایت کنند، و نه به شکل مطلق. درب دفتر کار او در %۹۰ از مواقع باز است، اما وقتی او نزدیک به اتمام مهلت کاری باشد، درب را می بندد تا بتواند تمرکز کند، به خصوص اگر در حال نوشتن باشد. او نیز می خواهد افراد حس کنند که صحبت با او ساده و او «همیشه در دسترس» است، اما ایمیل و جلسات گروهی را روش های معمولی برای دسترسی افراد به خود تلقی می کند. اگر هر از گاهی فردی به علت بسته بودن درب اتاق، رائول را دورو تلقی کند، رائول این گونه تصور می کند که او فرد منطقی ای نیست.

جنیس [3]
جَنیس مانند تمامی زیردستان مستقیمش در پارتیشنی با دیواره های کوتاه کار می کند، بنابراین محل کار او بدون درب است. از نظر او «درب باز» تنها یک استعاره برای نحوه ی کار همکاران با یکدیگر است. او نمی خواهد افراد از اشتباه کردن، حتی در مقابل او، واهمه داشته باشند. اما او برای این نکته نیز اهمیت بالایی قائل است که باید فضای ذهنی لازم را در اختیار افراد قرار داد تا کار خود را در آرامش انجام دهند و پیش از اقدام طبق طرح های پیشنهادی، آنها را به دقت بررسی کنند. او می خواهد زیردستان مستقیمش ایده های نوین خود را مطرح کنند، اما انتظار دارد که آنها را به صورت مکتوب تحویل دهند و سپس نظر دیگر افراد را جویا شوند. از دید جنیس، درب باز به معنای «پاسخ فوری» نیست، و پاسخ فوری عبارتی است که او اغلب در توصیف کارهایی که با بی دقتی انجام شده اند، به کار می برد.

 وقتی با مدیرتان گفت وگو می کنید، به دنبال زمینه های مشترک هستید. اما اگر چنین زمینه ای پیدا نکنید، حائز اهمیت است که دچار آشفتگی نشده و یا عقب نشینی نکنید. ممکن است فکر کنید که مخالفت با او باعث می شود برداشت منفی از شما داشته باشد و یا واکنش دفاعی در او ایجاد شود. اما مدیران مایل اند تصمیم گیری هایی با اطلاعات بهتر انجام دهند، بنابراین اغلب به دنبال دیدگاه های دیگر نیز هستند. در حقیقت اکثر آنها چنین می گویند که به اندازه ی کافی دیدگاه های مختلف نمی شنوند.



اگرچه این تعبیرها از «درب باز» متفاوت هستند، اما حداقل ربکا، رائول، و جنیس روشی برای برخورد با کارمندان خود دارند. اما برخی مدیران، حتی سیاست صریحی برای چگونگی و تعداد دفعات ارتباط با کارمندان شان ندارند.

سبک تعاملی که مدیرتان ترجیح می دهد هر چه که باشد، شما به احتمال زیاد به کمی بررسی نیاز دارید تا آن را دریابید. با پرسیدن این سؤالات از خود آغاز کنید:

1. آیا مدیر من فردی شنیداری است یا خوانشی؟ افراد شنیداری تمایل دارند اطلاعات را ابتدا بشنوند و سپس بخوانند. اما افراد خوانشی ترجیح می دهند ابتدا گزارش مکتوبی را ببینند و سپس درباره ی آن با شما صحبت کنند.

2. آیا او اطلاعات و ارقام دقیق را ترجیح می دهد یا تنها خلاصه ای کلی را؟ اگر او مشتاق جزئیات است، بیشتر بر دقت و کامل بودن متمرکز شوید؛ و اگر خلاصه ای از مطالب را ترجیح میدهد، در وضوح و اختصار مطلب اصلی بکوشید.

3. او می خواهد اطلاعات را در چه فواصل زمانی ای دریافت کند؟ ممکن است مدیر شما مایل باشد همیشه آخرین اطلاعات را در فواصل مشخصی دریافت کند، و یا اینکه محدوده های متفاوتی برای هر یک از پروژه ها داشته باشد، مانند گزارش روزانه درباره اقدامات حیاتی و به روزرسانی های دوره ای دربارهی اقدامات ثانویه.

هر تبادل اطلاعاتی با مدیرتان تأثیراتی بر بهره وری دارد. نکات زیر به شما کمک می کنند که در این زمینه کارآمدتر عمل کنید:

یکی از کارهای اصلی مدیرتان پاسخگویی به خبرها است، چه خبرهای بد و چه خبرهای خوب. او باید مشکلات و فرصت های جدید را در اهداف، برنامه ها، و جریان های کاری فعلی لحاظ کندہ شما می توانید با استفاده از فرایند زیر به او کمک کنید:

1. تأثیر خبر مورد نظر را با پیانی روشن توصیف کنید. وقتی درباره ی مشکل خاصی صحبت می کنید، اشاره کنید چگونه کار شما و عملکرد سازمان تان را تحت تأثیر قرار می دهد و در مطرح کردن یک فرصت، مزایای احتمالی آن را نیز مشخص کنید. به صورت دقیق توضیح دهید چگونه حل این مشکل با استفاده از این فرصت به شما و مدیرتان در دستیابی به اهداف مشترکی که دارید کمک می کند.

2. راه حل با رویکرد خود را مشخص کنید. برنامه ی مشخصی را پیشنهاد دهید، اما گزینه های دیگر را نیز مطرح کنید مزایاو معایب هر فرصت را بیان کرده و توضیح دهید چرا فرصت مد نظرتان را مطلوب می دانید.

3. جزئیات نتایج هر یک از موارد را ذکر کنید. بیشترین تلاش خود را به کار بندید تا همه ی افرادی را که تحت تأثیر موضوع مورد نظر قرار خواهند گرفت مشخص کنید. مثال هایی عینی از خطرها و مزایایی که برای هر یک از ذی نفعان وجود دارد مطرح کنید. اگر راه حل یا رویکرد خود را در مقیاس کوچکی آزموده اید، نتایج و آنچه را که از آنها آموخته اید ارائه دهید.

4. برنامه ی خود را تنظیم کنید. مدیر خود را فعالانه در ایجاد یک برنامه ی عملکرد نهایی برای افزایش احتمال اجرای مناسب مشارکت دهید. انجام این کار، تعهد شما به حصول اطمینان از موفقیت را نشان می دهد.

 وقتی با مدیرتان گفت وگو می کنید، به دنبال زمینه های مشترک هستید. اما اگر چنین زمینه ای پیدا نکنید، حائز اهمیت است که دچار آشفتگی نشده و یا عقب نشینی نکنید. ممکن است فکر کنید که مخالفت با او باعث می شود برداشت منفی از شما داشته باشد و یا واکنش دفاعی در او ایجاد شود. اما مدیران مایل اند تصمیم گیری هایی با اطلاعات بهتر انجام دهند، بنابراین اغلب به دنبال دیدگاه های دیگر نیز هستند. در حقیقت اکثر آنها چنین می گویند که به اندازه ی کافی دیدگاه های مختلف نمی شنوند.

برای مخالفت سازنده با مدیرتان، نسبت به دیدگاه او احترام و درک داشته و نشان دهید که دستیابی به بهترین نتیجه برای سازمان برایتان با اهمیت است. در اینجا روش هایی برای انجام این کار ارائه می دهیم:

1. ایده های خود را به صورت مستقیم با ایده های مدیر و اهداف سازمان مرتبط کنید. به این شکل نشان خواهید داد که انگیزه ای برای همکاری و دستیابی به اهداف مشترک دارید، و نه عکس آن.

2. به جای اعتراض صرف، پیشنهاداتی ارائه دهید که مدیرتان بتواند طبق آنها عمل کند. می توانید چنین جملاتی بگوید: «چطوره با افراد دیگه ی صنعت که از این سامانه استفاده کردن ارتباط برقرار کنیم و ببینیم که اونها هم همین مشکلات رو داشتن؟ می خواید من یه فهرست ازشون تهیه کنم تا باهاشون تماس بگیریم و زمان خاصی رو هماهنگ کنیم؟»

3. توضیح دهید که ایده های شما چگونه می تواند از مشکلات جلوگیری کند. این مشکلات را با کلمات دقیق بیان کنید، و داده های پشتیبانی ارائه دهید که نشان دهد طرح پیشنهادی شما بر اساس اطلاعات است و هیجانی نیست.

4. مجموعه ای از گزینه های مختلف ارائه دهید. انتخاب های دوگانه («روش شما با روش من») احتمالا با مقاومت مواجه خواهد شد. اما پیشنهاد کردن چند راه ممکن، انعطاف پذیری شما را نشان داده و باعث می شود مدیرتان نیز به همین شکل پاسخ دهد.

5. بازخورد کلامی و غیر کلامی ارائه دهید. از عبارت هایی مانند «درک می کنم» یا نمی دونم چی می گین، استفاده کنید. به نشانه ی درک، سر خود را تکان داده با لبخند بزنید.

6. از عباراتی که مانند «دکمه ی خطر» هستند خودداری کنید. برای مثال، اگر وقتی کسی رویکردی را «بهترین کار» یا «گام بزرگ بعدی» توصیف می کند رئیس تان همیشه جا می خورد، روش دیگری برای بیان منظورتان پیدا کنید

7. وقتی صحبت می کنید، به دغدغه های مدیرتان نیز اشاره کنید. مثلا بگویید «می دونم که نگرانید برنامه می جدید قراره چطور پیش بره، و خودم هم اولش همین دغدغه رو داشتم. اما وقتی به کم تحقیق کردم، متوجه یه نکته ی مهم شدم...».

لحظات مخالفت معمولا قدری ناراحت کننده هستند، اما داشتن رابطه ای توأم با اعتماد با رئیس تان، امکان گذراندن این لحظات را نیز ایجاد می کند. در واقع، کنار آمدن با تفاوت عقاید به شکل موفقیت آمیز و همراه با پختگی می تواند باعث قوی تر شدن رابطه نیز بشود. و داشتن ارتباطی قوی با مدیرتان باعث می شود مذاکره با او ساده تر شود.
 
 منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیرمداری)»
نوشته: نرگس شفیعی