مديريت و تفويض اختيار (1)
نويسنده : پريسا محي الديني
چكيده
كليدواژه : اختيار ؛ تفويض اختيار ؛ سازماندهي ؛ Delegation of Authority
1- مقدمه
2- مفهوم اختيار
چستر بارنارد نویسنده معروف آمریکای می گوید: اختیار به پذیرش یا ارضاي افراد بستگی دارد. زمانی كه مدیر می خواهد دستوری بدهد باید شرایطی بر آن حاکم باشد که مورد پذیرش زيردستان قرار گیرد. بارناد با ارائه نگرش تازه ای اختیار را ناشی از پذیرش زیردستان می داند. او استدلال می کند قوانین و مقررات مشروع اطاعت می شوند ولی نه همه، و نه در همه شرایط.
نکته مهم این است که زیردست است که تصمیم می گیرد اطاعت کند يا نه. به عبارت دیگر مشروعیت دستور خاص به وسیله دستور گیرنده تعیین می شود نه دستور دهنده. بنابراین اختیار یا قدرت اعمال نفوذ مافوق به پذیرش و قبول زیردست بستگی دارد. اگر فردی به علت مقام رسمی که دارد حق دستور داشته باشد ولی دستور او مورد پذیرش زیردست قرار نگیرد در این صورت او فاقد قدرت و اختیار است.
اعمال اختیار در سازمانهای رسمی به ویژه مدارس و موسسات آموزشی مستلزم استفاده از جبر نیست. مفهوم اختیار را باید از یک سو از قدرت (power) و از سوی دیگر از ترغیب (persuasion) و نفوذ شخصی (personal influence) متمایز کرد. قدرت یعنی توانایی وادار کردن دیگران به انجام کار. قدرت مفهومی بسیار کلی و جامع است که هم کنترل و هم تسلط از راه اعمال زور یا تهدید به اعمال آن را شامل مي شود و هم كنترل از سوي فردي را كه مي تواند شرايط را به طريقي دستكاري و تصرف کند که دیگران مجبور شوند که بر خلاف میل خود مطابق منافع او عمل نمایند. مفهوم اختیار محدودتراست. «وبر» آن را چنین تعریف می کند: «این که دستورات خاص (یا همه دستورات) ناشی از منبع معلوم به وسیله گروه معینی از اشخاص اطاعت
خواهد شد.» گروه از روی میل دستورات را اطاعت می کند زیرا به منبع دستورات حق می دهند که آنها را کنترل کند. منبع اختیار ممکن است یک شخص یا نهادی غیر شخصی نظیر مجموعه ای از قوانین باشد.
در اختیار، شخص زیر دست به هنگام انجام کار از قدرت تمیز و داوری خویش صرف نظر می کند و وصول دستور یا فرمان را اساس پایه گزیتش طرز کار خود قرار می دهد. بنابراین دو ملاک تشخصیی اختیار عبارتند از:
1. اطاعت و اجابت ارادی دستورات مشروع
2. کنار گذاشتن قضاوت شخصی قبل از صدور دستورات
به عقیده سایمون (1957) اختیار یعنی قدرت تصمیم گیری برای هدایت فعالیتهای و اعمال دیگران. اختیار با مقام و منصب سازمانی مرتبط است. هر مقام سازمانی دارای حقوق ویژه و لاينفکی است که شخص به هنگام احراز مقام بدان دست می یابد و با کنار گیری از مقام آنها را از دست می دهد. بنابراین اختیار در سازمان و مدیریت از یک جایگاه رسمی و قانونی برخوردار است که از قانون اساسی، قوانین مجلس، اساسنامه ها، و ... نشأت می گیرد. رئیس سازمان دستور می دهد چون قانون به او اختیار و حق داده است. نکته مهم این است که اختیار مرتبط با انجام کار است که اگر خشک و بی روح بکار برده شود از قابلیت پذیرش آن کاسته می شود که به تبع منجر به کاهش اثر بخشی و کارایی می گردد. هنر مدیریت در آن است که با درايت خود به اقتضای محیط ضمن رعایت کلیه جوانب قانونی چنان آن را اعمال و بکارگیرد تا زیردست مشتاقانه به اطاعت و اجابت آن اقدام نماید.
3- تعريف تفويض اختيار
4- اركان تفويض اختيار
1. اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده می شود. برای مثال در شرکت سیم کو (برزیل) بزرگترین شرکت تولید کننده وسایل و لوازم تولید غذاهای دریایی کارکنان از اطلاعات کاملی برخوردارند. این کارکنان دفاتری در اختیار دارند که در آنها اطلاعات کامل درباره عملکرد شرکت، حقوق مقامات اجرایی در آن گنجانده شده است. همچنین شرکت ترازنامه و صورت جریانات نقد را به همه کارکنان حتی (پیشخدمت و آبدارچی) می دهند.
2. دانش و مهارت لازم: کارکنان بایستی دارای دانش و مهارت لازم جهت تامین هدفهای شرکت باشند. شرکتها با اجرای برنامه هایی دانش مهارت لازم به کارکنان را می آموزند تا آنها برای تامین هدفهای شرکت نقشی فعال برعهده گیرند. برای مثال شرکت زیراکس یک برنامه آموزشی به نام « خط دیدگاه » به کارکنان می دهد و آنها را از نقاط ضعف و قوت کارهای انجام شده آگاه می سازد و افراد بدین وسیله می توانند جایگاه خود را در هر طرحی تعیین نمایند.
3. قدرت: برای گرفتن تصمیمات مهم کارکنان بایستی از قدرت کافی برخوردار باشند. برای مثال در شرکت بیمه پرودنشیال تیمهایی از کارکنان اداری، فنی و متخصص تشکیل شده اند تا به درخواست بیمه شدگان برای خسارت مورد ادعا تا 95% میزان درخواست ، تصمیمات لازم را بگیرند.
4. پاداش: پاداش کارکنان بر اساس عملکرد شرکت پرداخت شود. شرکت از دو راه می توانند از نظر مالی به کارکنان پاداش پرداخت کند براساس عملکرد شرکت کارکنان را در سود سهیم کند و یا سهام جایزه به آنان بدهد.
مراجع:
1. مديريت سازمانهاي پيچيده ريچارد ال دفت
2. مديريت ، جلد دوم برنامه ريزي و سازماندهي – سيد محمد اعرابي – علي پارسانيان
3. نشريه اصلاح و تربيت شماره 50
4.نشريه توسعه مديريت شمار 38
5. نشريه اعتماد 18/12/82
6. نشريه كهكشان شماره 69
7. مجله تدبير شماره 126
/س
