شش عامل اتلاف وقت

در اين مقاله به شش عامل اتلاف وقت مدير و راه حل آن ها مي پردازيم.

1- مزاحمت هاي ناشي از تماس هاي تلفني، به علت:
 

الف) برنامه اي براي تماس هاي تلفني نداشتن.
راه حل: تنظيم طرحي براي گزينش، ارجاع دادن و يک کاسه کردن تماس هاي تلفني و تعيين ساعتي براي تماس هاي تلفني.
‏ب) ناتواني در ختم کردن مکا لمات تلفني.
‏راه حل:
1- از پپش معين کردن محدوديت زماني مکالمه (مثل: بله، مي توانم چند دقيقه اي با شما صحبت کنم ).
2-‏از پيش خبر دادن زمان ختم مکالمه (مثل: بله قبل از اينکه صحبتمان تمام شود...).
3-‏ صراحت به خرج دادن (مثل: متأسفم، من الان بايد جاي بروم).
ج) عدم ارجاع تماس هاي تلفني به ديگران.
‏راه حل:
1-افراد بيشتري را براي پاسخ به تماس هاي تلفني ديگران معين کردن و ارجاع تماس ها به آن ها.
2- تنظيم تماس هاي تلفني مورد نظر خود
3 -فهرست کردن نکاتي که بايد در تماس هاي تلفني گفته شود.

2- ‏به تعويق انداختن کارها، به علت:
 

الف) اعتقاد به اينکه من تحت فشار بهتر کار مي کنم.
‏راه حل:
توجه داشته باشيد که اين تصور، يک توجيه محض است.
ب) دام منيّت «بحران سازي».
راه حل:‏
متوجه اين گرايش باشيد که مبادا خواستار گسترش بحران و سپس ايفاي نقش قهرمان براي حل آن بوده باشيد.
‏ج) عادت به انجام امور ساده و پپش پا افتاده در ابتدا و به تعويق انداختن امور دشوار.
‏راه حل:
خطر بزرگ اين جاست که کار کنار گذاشته شده مي تواند حياتي ترين کار بوده باشد، يک مورد را برگرفته و اول همان را انجام دهيد.

‏3 -فقدان انضباط شخصي، به علت: عدم پيگيري.
 

‏راه حل:
بدانيد که مردم کاري را انجام مي دهند که شما بازرسي اش مي کنيد، نه کاري که انتظار انجامش را داريد. خود شما نيز چنين هستيد.
‏ج) ناتمام گذاشتن کارها.
‏راه حل:
پيش از کنار نهادن کارها، آن ها را به اتمام برسانيد. به هرکاري يک بار بپردازيد و در همان بار اول آن را تمام کنيد.

4- جلسات، به علت:
 

الف ) فقدان هدف.
‏راه حل:
بدون هدف يا دستور کار جلسه اي تشکيل ندهيد. تنها در موارد لازم در جلسات شرکت کنيد.
ب) کثرت يا قلت بيش ازحد جلسات.
‏راه حل:
1 -ميزان نياز به برگزاري جلسات معمول را مورد سنجش قرار دهيد.
2 - هر چند يک بار يکي از جلسات را برگزار نکنيد و پيامدهاي آن را بسنجيد.
3-جلساتي را که گرايش به طولاني شدن دارند، در نيمه زمان مقرر خاتمه دهيد.
ج )ناتواني در جمع بندي نتايج و پي گيري آن ها.
‏راه حل:
1- لزوم جمع بندي نتايج جلسات.
2- قطعيت بخشيدن به توافقات.
3- ‏يادآوري شرکت کنندگان نسبت به وظايفشان.
4 -تأکيد ورزيدن بر پي گيري مؤثر نتايج جلسات.

5 ‏- کارهاي کتبي، به علت:
 

الف) ترديد و بي تصميمي.
‏راه حل:
1-هر کاري را يک بار بخوانيد و انجامش دهيد.
2-همين الان انجام دهيد: هشتاد درصد از کارهاي وارده روزانه را مي توان در همان بررسي اوليه انجام داد و کنار نهاد.
‏3- کارها را نزد خود انبار نکنيد.
‏ب) بايگاني متراکم.
‏راه حل:
اگر بعداً نيازي به کپي گرفتن از نامه نخواهد بود، روي نامه اصلي پاسخ دهيد، يا اينکه از پشت نامه اصلي به عنوان نسخه بايگاني پاسخ خود استفاده کنيد.
‏ج) فقدان سيستم.
راه حل:
1-کاهش کپي گرفتن.
2-‏ استاندارد کردن فرم ها.
3- بايگاني کارها به نحو گزينشي و بر حسب الفبا و با تمهيد فهرست ارجاعات نمايه هاي متقاطع.
4- کنترل نمودن نحوه حفظ سوابق.

‏6- احاله امور به نحو غير مؤثر، به علت:
 

الف) امکان انجام بهتر و سريع تر کار توسط خود.
‏راه حل:
به جاي تأکيد بر سطح مورد توقع خويش، معيارهايتان را تا سطحي مقبول کاهش بدهيد. از کمال پسندي بپرهيزيد.
‏ب) کنترل بيش از حد.
راه حل:
آسان بگيريد، تأکيدتان بر نيل به اهداف باشد نه روش هاي انجام کار. نتايج را بسنجيد نه ميزان فعاليت ها
ج) تمايل بيشتر به انجام کار به جاي ارجاع به ديگران و اعمال مديريت.
راه حل:
به خاطر داشته باشيد که کار مدير، مديريت است نه انجام کار.
منبع:
کتاب مديرموفق
نشريه نسيم وحي، شماره 25