تصميم گيري بعنوان يكي از مهارتهاي مديريتي

1- مقدمه
 

برای اتخاذ یک تصميم مساعد بايد بتوان، ارزش هر يک از نتايج احتمالي را که پس از انجام تصميم او حاصل خواهد شد، پيش بيني کرده و به طور ضمني اين ارزش ها را با نوعي مقياس کمي مقايسه، و احتمال موفقيت را بررسي نمايد، که اين کار هميشه ساده نخواهد بود. تصمیم گیری از اجزای جدایی ناپذیر مدیریت به شمار میآید و در هر وظیفه مدیریت به نحوی جلوه گر است؛ در تعیین خط مش های سازمان، در تدوین هدفها، طراحی سازمان، انتخاب، ارزیابی و در تمامی اعمال مدیریت. تصمیم گیری جزء اصلی و رکن اساسی است.

2- تصمیم گیری
 

در هر نوع تصميم گيري دو عامل اساسي وجود دارد:
1- ارزش نتايج حاصل از اتخاذ تصميم و اجراي آن و يا به عبارتي ارزش مورد انتظار شخص.
2- شانس و احتمالي که در صورت اقدام، براي نيل به نتايج احتمالي مطلوب وجود خواهد داشت.
به نظر هربرت سايمون، تصميم گيري جوهر اصلي مديريت است و حتي مي توان مديريت را مترادف با آن دانست. وي نظريه تصميم گيري خود را تحت عنوان «مدير به عنوان تصميم گيرنده» ارائه نمود. به نظر او تصميم گيرنده فردي است که در تقاطع راه ها، در لحظه انتخاب، آماده است که دريکي از مسيرها پا گذارد. اگر مديريت را مترادف با تصميم گيري بدانيم، ديگر انتخاب تنها يک راه از راه هاي ديگر تصميم گيري نيست، بلکه عنوان تصميم گيري به کل فرآيند اطلاق مي شود. در بسياري از سازمان ها به ويژه سازمان هاي اداري و عمومي، تصميمات اتخاذ شده با نسبت هاي متفاوت شامل هر دو تصميمات اجرايي و سياست گذاري مي گردد. تصميم گيري و حل مشکل همان طور که در مقدمه بيان شد تصميم گيري فرآيند مرتبط با حل يک مسأله يا مشکل است و اغلب با اصطلاح «حل مشکل» مطرح مي شود.
در بسياري موارد مسأله يا مشکل وضعيت خيلي پيچيده اي دارد و تنها بخشي از آن ممکن است قابل فهم و کنترل باشد. بنابر اين، تصميمات معمولاً آن چنان طراحي نمي شود که نتايج ايده آل يا پاسخ هاي کامل ارائه دهند بلکه براي بهبود بخشيدن به وضيعت مسأله طراحي مي گردند. در برخي موارد ممکن است مديران آن چنان خود را در مقابل مسائل ببينند که فقط بتوانند تا حد امکان شدت مسائل را کاهش دهند تا اين که براي همه مسائل به طور سيستماتيک در جستجوي يک پاسخ کاملاً درستي برآيند.
راسل ایکاف بين حل مشکل (solving)، رفع مشکل (Resolving)، دفع مشکل (Dissolving) و جذب يا هضم مشکل (Absolving) تفاوت قائل است و مي گويد:
- حل مشکل (Solution): يعني يافتن پاسخ بهينه، بهترين انتخاب يا بهترين شق. تصميم گيري عقلايي کوشش است براي يافتن چنين پاسخي.
- رفع مشکل (Resolution): به معناي يافتن پاسخ رضايت بخش است که ممکن است ضرورتاً بهترين راه قابل دسترسي نباشد، بلکه انتخابي است که به اقتضاي شرايط، نظير محدوديت هاي زماني و يا فقدان شناخت واقعي از مسأله، انجام مي گيرد.
- دفع مشکل (Dissolution): زماني صورت مي گيرد که هدف ها تغيير داده شوند، به طريقي که در شرايط موجود و با اجراي اقدامات تعيين شده مسأله اي در رسيدن به هدف جديد به نظر نرسد. احساسات درباره آنچه که بايد اتفاق مي افتاد تغيير يافته و تعديل شده و در مسيري قرار مي گيرند که اگر آنچه که اتفاق خواهد افتاد رخ دهد، به عنوان واقعيت هاي جاري پذيرفته خواهد شد.
- جذب يا هضم مشکل (Absolved): يعني به اميد اين که مشکلات احتمالي ظاهر نخواهند شد، ناديده انگاشته شوند.

3- فرایند تصمیم گیری
 

در تعریفی بسیار ساده تصمیم گیری عبارت است از انتخاب یک راه از میان راههای مختلف. فرآيند تصميم گيري يا حل مشکل را مي توان از مرحله احساس مشکل تا فائق آمدن بر آن که در مجموع 10 مرحله را تشکيل مي دهد، به سه بخش عمده نسبتاً مشخص طبقه بندي کرد:
- مراحل 1 تا 5 که اجزاي تصميم ساخته مي شود و به هم پيوند مي يابند.
- مرحله 6 که در حقيقت مرحله اتخاذ تصميم است.
- مراحل 7 به بعد که بخش اجراء نظارت و کنترل را شامل مي شود.
از يک نگاه ديگر فرآيند تصميم گيري را مي توان به دو بخش کلي طبقه بندي نمود:
- بخش اول شامل مراحل 1 تا 7 که وظيفه برنامه ريزي مديريت را تشکيل مي دهد.
- بخش دوم از مرحله 7 به بعد که مراحل اجراء نظارت و کنترل را در بر مي گيرد.
با توجه به طبقه بندي بالا مي توان چنين نتيجه گرفت که اين مراحل دهگانه بخش اعظم و شايد هم از جهتي تمام وظايف مديريت را شامل مي شود و اين خود مؤيد نظريه هربرت سايمون است که اظهارمي دارد «مديريت مترادف است با تصميم گيري»، اما به اعتقاد بعضي از صاحب نظران، فرآيند تصميم گيري عقلايي تنها بخشي از وظايف مديريت محسوب مي شود که شامل شش مرحله اول است و مراحل بعدي، فرآيند اجرا و نظارت را تشکيل مي دهند که بحث پيرامون آنها از محدوده اين بحث خارج است.
فرایند تصمیم گیری شامل شش مرحله می باشد:

1-3- مرحله اول؛
 

شامل تشخیص و تعیین مشکل و مسئله ای است که در راه تحقق هدف؛ مانع ایجاد کرده است.

2-3- مرحله دوم ؛
 

یافتن راه حل های ممکن برای رفع مشکل مذ کور است د ستیا بی به راه حل ها با توجه به تجربه های علمی و عملی مدیر و اطلاعات و آمار در دسترس می باشد و هر چه راه حل های بیش تری وجود داشته باشد انتخاب بهتری در تصمیم گیری صورت خواهد گرفت

3-3- مرحله سوم؛
 

انتخاب معیار برای سنجش و ارزیابی راه حل های ممکن است. به عنوان مثال میتوانیم هزینه یا سود را معیار ارزیابی شقوق ممکن قرار دهیم یعنی راه حل های که هزینه کمتر یا سودی بیشتر دارند را مورد تائید قرار دهیم.

4-3- مرحله چهارم؛
 

تعیین نتایج حاصل از هر یک از راه حل های ممکن است. نتایج مثبت و منفی راه حل ها در این مرحله مشخص میشوند .

5-3- مرحله پنجم؛

ارزیابی راه حل ها از طریق بررسی نتایج حاصل از آنها است. با توجه به نتایج مثبت و منفی که در هر یک از راه حل ها بدست آمده است و مقایسه آنها با همدیگر میتوان راه حل مطلوب را تعیین نمود. در بعضی از موارد تعیین راه حل مطلوب ازطریق نتایج بدست آمده مشکل است. شاید بر اساس یک معیار راه حل دارای الویت است ولی به لحا ظ معیار دیگر دارای الویت نمی باشد بنابراین در این موارد باید روش تلفیقی را بوجود آورد تا ارزیابی برآن اساس صورت گیرد.

6-3- مرحله نهایی؛
 

انتخاب یک راه از میان راه های مختلف و ارائه بیانیه تصمیم است که نشانگر تصمیم مدیر می باشد .گاهی اوقات اجرای آزمایشی تصمیم متخذه نیز جزء فرایند تصمیم گیری ذکر می شود که ضمن آن عملی بودن تصمیم، ارزیابی میشود و در صورت موفقیت آمیز بودن، اجرای آن ادامه داده می شود و درصورت ناموفق بودن، در قالب یک مشکل جدید در ابتدای در فرایند تصمیم گیری قرار می گیرد و موارد آن تکرار می شوند.
آنچه بايد بيشتر مورد توجه قرار گيرد، نقش تعيين کننده اطلاعات است، که هسته مرکزي الگوي تصميم گيري عقلايي را تشکيل مي دهد و بدون توجه به آن، اين الگو سطحي و از درون تهي و در نتيجه فاقد کارايي خواهد بود.
الگوي عقلايي تصميم گيري اصولاً بر اين مبنا استوار است که تصميم گيرنده در جستجوي به حداکثر رساندن رضايت به وسيله اتخاذ و اجراي تصميم است. داشتن دانش و شناخت کامل از راه هاي حصول به اين هدف و واکنش و عکس العمل دقيق ديگر افراد و سازمان هايي که در مسير فرآيند ساخت، اتخاذ و اجراي تصميم قرار خواهند گرفت (نظير مشتريان و رقبا، محيط سازماني و اجتماعي) تأثير اساسي بر نحوه ارزيابي راه حل هاي ممکن و عملي خواهد داشت. با همه اين احوال هرگز نمي توان از قبل به طور قطع اطمينان حاصل کرد که به حداکثر رضايت خواهيم رسيد.

4- مهارت هاي لازم براي اجرايي مراحل الگوي عقلايي تصميم گيري
 

تصميم گيري عقلايي با مهارت ها شخص و خصيصه هايي پيوند دارد که لازم است در شخص تصميم گيرنده وجود داشته باشد.اين مهارت ها به طور موردي و انفرادي در اشخاص وجود دارد و بسياري ازمديران تنها بعضي ازآنها را دارا هستند، مهارتهايي که متناسب با مراحل الگوي عقلايي تصميم گيري است در جدول زير نشان داده شده اند:

مراحل مهارت هاي کليدي لازم
 

1ـ احساس مشکل
روشني انديشه
2ـ بيان و تحليل مشکل
جمع آوري و دريافت اطلاعات
3ـ تعيين هدف ها و معيارها
دقت نظر
4ـ يافتن راه حل ها و شقوق ممکن
خلاقيت
5ـ ارزيابي نتايج احتمالي
قدرت پيش بيني و پيشگويي
6ـ گزينش بهترين راه حل ها
قضاوت و تصميم گيري

5- استفاده از مدل در تصمیم گیری
 

مدل الگویی برگرفته از واقعیت است و روابط بین متغیرها را نشان می دهد و می توان از آن برای پیش بینی در تصمیم گیری استفاده کرد. با به کارگیری مدل بدون آنکه مخاطره تصمیم گیری در دنیای واقعی را داشته باشیم می توانیم مطلوب ترین تصمیم را اتخاذ کنیم. به وسیله یک مدل آثارتغییرات مختلف می تواند به سرعت و با دقت مورد سنجش قرار گیرند و تصمیم گیرنده بدون مخاطره و ریسک از نتایج آن ها مطلع شود. مدلها برداشت و شمایی از واقعیت اند ولی عین واقعیت نیستند و از این رو سیستم های واقعی را به دقت نشان نمی دهند. مدل مطلوب مدلی است که اجزای اصلی مورد نظر در تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری را داشته باشد و اگر چه درست همانند واقعیت نیست ولی با نشان دادن روابط بین اجزاء وسیله ای ساده و مناسب در اختیار تحلیل گرو تصمیم گیرنده قرار دهد.

6- انواع مدل ها
 

مدل های مختلفی برای پیش بینی اخذ تصمیم و تجزیه و تحلیل فعالیتهای مدیریتی وجود دارد ولی بطور کلی میتوان آنها را در چهار دسته تقسیم بندی کرد:

- مدل های کلامی:
 

در مدل های کلامی ؛مدل بصورت نوشتار و در قالب عبارت وجملات بیان و تشریح می شود.

- مدل های ترسیمی:
 

دراین مدل ها روابط بین متغیرها بصورت نمودار و اشکال ترسیم می گردد مانند نمودار تجزیه و تحلیل نقطه سربه سر که در تصمیم گیری مربوط به تولید بسیار کاربرد دارد.

- مدل های تجسمی (سه بعدی ):
 

دراین مدل ها وضعیت فیزیکی موضوع در مقیاس معین مجسم می گردد مانند ماکت یک ساختمان یا یک کارخانه یا سالن استقرار اتومبیل.

- مدل های ریاضی:
 

مدل های ریاضی روابط ریاضی بین متغیرها را نشان میدهند مانند فرمول تعیین تعداد کالا در نقطه سربه سر نوعی مدل ریاضی به شمار می آید.
در تصمیم گیری کوشش می شود تا با استفاده از مدلها بهترین راه حل ممکن انتخاب شود اما دربعضی مواقع چنین مدل دقیق علمی برای آن بدست نمی آید بنابراین باید از روش اکتشافی ـ ابتکاری بهره گرفت. در این روش فرد با توجه به تجربیات و توانایی های ذهنی خود می کوشد راه حل مناسبی برای حل مشکل بدست آورد هر چند مدل اکتشافی به دقیقی مدلهای قبلی نیست ولی باعث می شود که فرد به سرعت راه حل مناسب را برای مشکل انتخاب و به اجرا در آورد.

7- انتخاب مدل مناسب
 

یک مدل مناسب بستگی به نوع مشکل و هدف تصمیم گیرنده و موقعیت و شرایط وی دارد. مدل مناسب باید در برگیرنده عوامل متعددی که در تصمیم گیری دخیل هستند باشد. در صورتیکه تصمیم گیری نیاز به عوامل بسیار نداشته باشد و اگر مدل ساده ای نیز جوابگوي نیاز ما باشد که روابط محدود بین متغیرها را بیان می کند باید انتخاب شود. در هر صورت ما باید مدلی را انتخاب کنیم که سریع تر، ساده تر و با دقت بیش تر ما را به هدف برساند.

8- انتخاب معیار یا ملاک درتصمیم گیری
 

فرایند تصمیم گیری نها یتأ عبارت است از انتخاب یک شق از میان شقوق مختلف. معیارهایی که مدیران برای اخذ تصمیم و انتخاب به کار می برند عواملی هستند که در راه رسیدن به هدف سازمان دارای اهمیت اند. از طریق تجزیه وتحلیل های علمی و بررسی هدف و خط مشی های سازمان می توانیم این معیارها را بشناسیم. یکی از اساسی ترین گام ها در تصمیم گیری یافتن معیار وارزیابی راه ها به وسیله آن است.

9- طبقه بندی تصمیم ها
 

طبقه بندی تصمیم ها کار مدیر و تحلیل گر را در انتخاب مدل ها و معیارهای تصمیم گیری و شیوه های اخذ تصمیم ساده می سازد. در این جا به دو نوع طبقه بندی اشاره خواهیم کرد.
- طبقه بندی تصمیم ها از نظر میزان اطمینان به نتایج حاصل از شقوق مختلف اخذ تصمیم دراین طبقه بندی سه گروه قرار می گیرد:
- تصمیم گیری تحت شرایط اطمینان کامل: زمانی که تصمیم گیرنده با اطمینان کامل می داند که نتیجه یا نتایج حاصل از هر شق ممکن چیست و در چه شرایطی اتفاق خواهد افتاد. از نظر تصمیم گیری در شرایط اطمینان کامل قرار دارد.
- تصمیم گیری در شرایط ریسک: وقتی تصمیم گیرنده با اطمینان کامل نمی داند که نتایج حاصل از هر شق چیست ولی احتمال وقوع آنها را میداند در تحت شرایط ریسک و با مخاطره تصمیم میگیرد.
- تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان: هنگامی که تصمیم گیرنده احتمال وقوع نتایج حاصل از شقوق ممکن را نمی داند؛ او در شرایط عدم اطمینان تصمیم گیری می کند.
- طبقه بندی تصمیم ها براساس مراحل: راه های دیگر برای طبقه بندی تصمیم گیری براساس مراحلی است که در تصمیم گیری ملاک عمل هستند که به دو دسته تقسیم می شوند
- تصمیم های تک مرحله ای یا ایستا: تصمیم های یکباره هستند که در آنها فقط به نتایج یک مرحله توجه می شود. درتصمیم های تک مرحله ای؛ تصمیم گیرنده مراحل بعدی و نتایج حاصل ازآنها را در نظر ندارد و قصد ش اخذ تصیم در مورد یک مسئله است که آن را ثابت فرض کرده است.
- در تصمیم های چند مرحله ای و دنباله دار: نظر تصمیم گیرنده معطوف به مراحل بعدی و نتایج ناشی از تصمیم اخذ شده است. در این گونه تصمیم ها هدف آن نیست که فقط در یک مرحله نتیجه خوبی حاصل شود بلكه نظر آن است که یک سلسله انتخاب ها طوری انجام مي گیرند که نتیجه کلی خوبی از مجموع آنها بدست مي آید. تصمیم های چند مرحله ای در واقع مجموعه ای از تصمیم ها هستند که ارتباط آنها با هم در نظر گرفته شده و اثرات هر تصمیم به تصمیم بعدی مورد توجه است. روش تصمیم گیری ماتریس یک تصمیم گیری تک مرحله ای است. روش درخت تصمیم گیری یک تصمیم گیری چند مرحله ای می باشد.
يكي از شيوه هايي كه براي تجزيه و تحليل چند مرحله اي به كار مي رود درخت اخذ تصميم است. در تصميم هاي چند مرحله اي، كه كا ر تصميم گيري در گروي اخذ مجموعه اي از تصميم هاي متوالي است شيوه مذكور، روشي بسيار مفيد و مؤثر است.

10 - نتیجه
 

در مباحث ذکر شده شیوه ها و روش هایی از تصمیم گیری مورد بحث قرار گرفت که به شیوه های جامع عقلایی مطرح هستند. در این شیوه ها؛ هدف یافتن بهترین راه حل از میان طرق ممکن است. همچنین هدف و مشکلات روشن و واضح ؛ قابل بیان اند و اطلاعات مورد نیاز قابل جمع آوری و دردسترس تصمیم گیرنده هستند که به وسیله آنها به شکل منطقی میتواند راه حل مطلوب را انتخاب کند. ولی در د نیا واقعی با توجه به محدویت های زمان ؛ مالی و نبود اطلاعات کافی و قابل اطمینان نمی توان به این ساده گی بهترین راه حل ممکن را ا نتخاب نمود و مدیر ناچار با کمک تجربیات ؛ قضاوت های ذهنی ؛ مقایسه های محدود و تغییرات تدریجی در تصمیم های قبلی و با اطلاعاتی که در دسترس دارد تصمیم می گیرد و اگر چه شاید تصمیم هایش بهترین نباشد ولی در محدوده امکانات قابل قبول و رضایت بخش به شمار می آید. بنابر این نباید خود را به شیوه های جامع – عقلایی محدود کنیم و این مطلب نیز باعث رد این روش ها نمی شود یا اینکه تصمیم گیری نباید تابع قاعده و یک شیوه منطقی و منظم نباشد بلکه هدف ارائه شیوه های دیگری است که با واقعیات محیط و شرایط واقعی سازمان و مدیران مطابقت بیشتری دارد و بهتر می تواند پاسخگوی نیاز مدیران باشند.
منبع : www.mgtsolution.com
ارسال توسط کاربر محترم سایت : mher1345
/ج