ترفندهاي مديريت پروژه هاي Open Source

دنياي Open Source فضايي است که مملو از تجربيات است. اين تجربيات تنها در حوزه ايجاد کدهاي Open Source نيست بلکه برنامه ريزي در رويدادها، نوشتن مستندات، خلق هنر، طراحي، آزمايش و غيره را نيز شامل مي شود.
ما يک انجمن متشکل از افراد با استعداد و زبده هستيم که مهارت هايمان را در جهت کمک به ايجاد چيزهايي که سود همگان را در بر داشته باشد، به کار مي بريم. نتيجه، هزاران پروژه اي است که کليه سلايق و علاقمندي ها را پوشش مي دهد.
در خلال هياهوي پروژه، ممکن است يک آشفتگي به وقوع بپيوندد زيرا در حالي که افراد زيادي وجود دارند که در زمينه هنر هک کردن کدها، ساماندهي رويدادها و يا ساير مهارتهايي از اين قبيل مهارت دارند، کسي نيست که بر روي اجراي موفقيت آميز پروژه، از تبحر لازم برخوردار باشد.
پروژه هايي با سوء مديريت نه تنها کارايي کمتري براي ارائه به کاربران دارد، که براي کساني که مي خواهند به طور داوطلبانه در پروژه همکاري کنند، خسته کننده و نا اميدانه به نظر خواهد رسيد.
ترجيح مي دهيد به پروژه اي که به نظر مي رسد کسي نمي داند چه اتفاقي در شرف وقوع است و شما هم هيچ ايده اي براي اينکه چه کاري قرار است انجام دهيد، نداريد، بپيونديد يا پروژه اي که کاملاً شخصي است که چگونه مي توانيد به ديگران ياري رسانده و چگونه سهم تان از پروژه را با پروژه اصلي ترکيب کنيد؟
با تمام ذهنياتي که وجود دارد اينجا اولين نقش اصلي ما در اين مقاله ايجاد ارتقاء در سيستم مديريت پروژه است. شما نياز داريد که ذهنيات خود را در مورد اينکه دقيقاً مي دانيد که چه کاري قرار است انجام دهيد، کنار بگذاريد. (مطمئناً در مورد تعدادي از کارهايي که قرار است انجام دهيد چنين تصوري داريد.) اما شما نياز داريد که به اين فرضيه هم بپردازيد که دنيايي از تکنيک هاي مديريت پروژه وجود دارد که شما با آنها آشنا نيستيد. در آموزش اين تکنيک ها شما چيزهاي گرانبهايي در مورد اينکه چگونه موفق تر عمل کنيد، به دست مي آوريد. بزرگترين مديران پروژه کساني هستند که هميشه آماده اند تا تکنيک ها و رويکردهايشان را با مدل هاي جديدتري جايگزين کنند که به پروژه هايشان کمک کند تا بهتر اجرا شوند و براي هر عضو پروژه نيز، شرايطي را فراهم آورند که هنگام کار لحظات بزرگي را تجربه کنند.
در اين مقاله ما در مورد يک سري از موضوعات بحث مي کنيم. پيشنهاداتي که در اينجا مطرح مي شود براي هر نوع پروژه اي کاربرد دارد. نه تنها پروژه هاي توسعه نرم افزاري که ما در اينجا بر روي آن تمرکز مي کنيم، بلکه اگر شما در حال اجراي پروژه متفاوتي هستيد آنها را نيز پوشش مي دهد. تجربه ملحق شدن به اجراي پروژه هاي (1)Open Source يک نکته بسيار بزرگ در رزومه و CV شما محسوب مي شود و تکنيک هاي موجود در اين مقاله به طور کامل به اشتراک گذاشته مي شود. اگر شما بتوانيد قابليت هاي يک مدير قوي با توانايي برنامه ريزي مشخص در زمينه مديريت پروژه از خودتان نشان دهيد، کارفرمايان هميشه به دنبال شما خواهند بود. سگک کمربند خود را ببنديد و با هم در جاده تربيت مدير پروژه موفق تر و بهتر حرکت کنيم.
برنامه ريزي کليد موفقيت است
نکته کليدي در اجراي موفق برنامه بستگي به:
a) سازمان يافته بودن پروژه
b) تنظيم درخواست و توقعات به شکل مؤثر
c) متقاعد کردن افراد به اينکه به پروژه شما باور داشته و در آن سهيم باشند دارد.
خوشبختانه اگر شما با گزينه a شروع کنيد به گزينه b خواهيد رسيد و اندکي الهام بخش خواهد بود که نهايتاً به گزينه c برسيد.
سازمان يافته بودن پروژه به شما کمک مي کند که انتظارات را درست تر برآورده سازيد و افراد را به اين مسئله تشويق کنيد که پروژه شما ارزش سهيم بودن، در بدست آوردن سه مؤلفه که به دنبال مي آيد را دارد:

داشتن يک چشم انداز
 

اينکه بدانيد چه چيزي مي خواهيد بدست آوريد يا به چه چيزي قرار است برسيد هميشه يک ايده خوب است. اين ايده مي تواند اين باشد که چه مؤلفه هايي را در برنامه هاي کاربرديتان لازم داريد، چه سخنراناني در event شما حضور داشته باشند و مي خواهيد چه مقدار از اسناد شما براي نوشتن و غيره، در نظر گرفته شود.

طراحي جزئيات کار
 

برنامه کاري را به منظور رسيدن به اين موضوع که چگونه مي خواهيد به چيزهاي مورد نظرتان در يک بازه زماني برسيد و چگونه کار را در بين اعضاي گروه پخش کنيد، جمع آوري کنيد.

حفظ روند مسير
 

اطمينان حاصل کنيد که تيم، روند منظمي در جهت اهدافي که شما قبلاً تعيين کرده ايد و بر اساس برنامه اي که با هم يکي کرده ايد، در پيش گرفته است. حالا اجازه دهيد که بر روي هر کدام از اين سه محور نگاهي انداخته و پي ببريم که چگونه شما مي توانيد بهترين نتيجه ممکن را براي پروژه تان بدست آوريد.

داشتن يک چشم انداز
 

تصميم گيري اينکه شما چه مي خواهيد، آسانتر از آن چيزي است که به نظر مي رسد. تعيين اينکه آيا چيزي به عنوان اين ويژگي که نه تنها شامل ارزيابي مهارت هاي شما در اين سيستم جهت انجام کار، بلکه ميزان کاري که بايد صورت بگيرد تا هدف تکميل شود، وجود دارد. شما همچنين نياز داريد که مطمئن شويد که چه زماني تصميم مي گيريد چه چيزي را مي خواهيد انجام دهيد. دوباره تيم را حول و حوش آن اهداف دور هم جمع کنيد و از تکرار و مکررات پيش گيري کنيد. برنامه ريزي همچنين به طور مؤثر انتظاراتي را که مشتريان شما دارند، شامل مي شود.
براي تصميم گيري در مورد اينکه چه کاري مي خواهيد انجام دهيد، بايد يک گفتگوي شفاف با تيم داشته باشيد به طوري که کل تيم احساس کنند آنچه که آنها مي گويند يا به آن عقيده دارند همان چيزي است که شما مايليد به آن برسيد و تلاش کنيد که از بروز احساساتي نظير اينکه شما در اين اهداف و کار وکالت تام الاختيار داريد يا فرمان مي دهيد جلوگيري شود. بهترين روي کرد براي چنين چيزي اين است که جلسات مرتبي برگزار کنيد تا هر کس بتواند نظر خود را اعلام کند و شما بتوانيد آن ايده ها را براي يک برنامه، تدوين کنيد با اين رويکرد که چه کسي چه کاري را انجام خواهد داد.
وقتي شما اين جلسات را به طور منظم داشته باشيد، مشخص مي کند تنها در صورتي ايده هاي جديد به برنامه اضافه مي شوند که افراد بخواهند داوطلبانه کار انجام دهند. اين مي تواند شامل تلاش آنها براي کمک به ايده و عقيده ي ساير افراد باشد. به عنوان يک مدير وظايف شما تنها اجراي اين دستورات نيست، بلکه تأکيد بر اين مسئله است که داوطلبان بيش از اندازه تعلل نکنند. اگر چنين چيزي اتفاق بيافتاد باعث مي شود که وظايف، نيم تمام بماند.
شما به عنوان کسي که جلسات را هدايت مي کند، اين برنامه را با استفاده از الگوهاي زير که به شما کمک مي کند تا اهداف مشخصي را براي پروژه تان تعيين کنيد، مستند کنيد:
* هدف نهايي (Objective): در اين جا منظور همان مقصد مورد نظر ما است.
* معيارهاي موفقيت: اين جا، شامل يک توضيح است که مي تواند پاسخي به شکل بلي يا خير جهت تعيين اينکه آيا کار به طور موفقيت آميزي کامل شده بود، داشته باشد.
* کار (action): يک سري از کارها در سطوح بالا اضافه مي شود. اين کارها نمي توانند خيلي مشخص باشند؛ که بعداً اتفاق مي افتند و نيازي نيست که به هر شخصي اختصاص داده شود.
* ضرب الاجل (deadline) (مهلت انجام کار): تاريخ يا مدت زماني است که شما تمايل داريد کار به اتمام برسد.
* Spec: اين يک توصيف با جزئيات بيشتر از مقصد نهايي و چگونگي شکل گرفتن آن است.
* Owner: شخصي است که هماهنگ کننده سهم هر کسي در پروژه است. وقتي شما يک مجموعه از موانع رسيدن به اهداف را سند مي کنيد، يک ايده روشن از اهداف پروژه و اينکه چه کسي مشکلات مربوط به روند اجراي کار در پروژه را هماهنگ و برطرف کند، داريد.

ساختن و ايجاد ليست
 

هرکس يک عقيده در مورد انجام اين ليست دارد. بعضي افراد آن را قبول دارند در حالي که بعضي ديگر از آن نفرت دارند. حتي اگر شما يکي از طرفداران چنين ليست هايي نباشيد، در صورتي که فراموش کار هستيد آنها مي توانند براي حفظ مسير مسائل به شما کمک کند.
مهمترين الزامات براي يک ليست موفق اين است که اضافه کردن مؤلفه ها به آن، راحت، سريع و کارآمد باشد. در اين جا ما ابزار جالبي براي به روزرساني ليست در حال انجام (to-do) به شما پيشنهاد مي کنيم که getting things Gnome نام دارد. اين يک ابزار ساده جهت اضافه کردن مؤلفه ها و تاريخ هاي اتمام کار است.
با برچسب زدن ورودي ها، شما مي توانيد آنها را در داخل يک گروه دسته بندي کنيد و حتي ليست تان را در يک وب سايت قرار دهيد. بدين صورت هرگز اطلاعات شما از دست نمي رود.

طرح ريزي کار با تمام جزئيات
 

گام بعدي تقسيم هر هدف نهايي به يک دسته از کارها است که به اعضاي مختلف تيم اختصاص داده مي شود و سند سازي اين اقدامات در يک فضاي قابل دسترسي براي همگان وجود دارد. اين مي تواند به سادگي يک (2)Wiki يا به پيچيدگي يک ابزار مديريت پروژه باشد. هدف اوليه در اين جا ايجاد اطمينان در اين مورد است که هر هدفي مي تواند به يک مجموعه ساده از کارها شکسته شود که بتواند قابل کنترل و مديريت بيشتري باشد.
وقتي اين اقدامات را کنار يکديگر قرار دهيد، پيشنهاد مي کنيم که از اين قاعده کلي استفاده کنيد که مدت زمان انجام هر کار بيش از نصف يکروز نباشد. به اين دليل که اغلب اعضاي تيم شما داوطلب خواهند بود و اگر آنها با حجم زيادي از کار مواجه شوند، آنها را انجام نخواهند داد.
اگر کارها کوچکتر باشند و بتوانند در يک بعدازظهر بعد از ساعات کاري افراد به اتمام برسد، اعضاء بيشتر مشتاق خواهند بود که آن را تا آخر دنبال کنند.
با اتمام اين گام، شما بايد مجموعه اي از اهداف نهايي در يک سند و کليه کارها در سند ديگر داشته باشيد. حالا شما در وضعيتي قرار داريد که در مورد تمام کارها توافق لازم صورت گرفته و به افراد مختلف اختصاص داده شده است.
به عنوان يک مدير پروژه، اين ايده براي شما مفيد به نظر مي رسد که برگشته و دوباره برنامه را چک کنيد که مبادا افراد با حجم زيادي از کارها گرفتار شده باشند. اگر با چنين موردي مواجه شديد جستجو کنيد که آيا مي توانيد مقداري از کار را به کس ديگري واگذار کنيد تا از فشار کار فرد کاسته شود.

برگزاري جلسات
 

بسياري از مديران تيم ها، يک سري تکنيک ها و رويکردهايي دارند که از آنها استفاده مي کنند اين تکنيک ها زماني که با يک انجمن بر روي پروژه Open Source کار مي کنند مفيد خواهند بود. يکي از آنها اين است که شما چگونه جلسات را برگزار کنيد.
تکنيک هاي زير مي تواند به عنوان مثال، براي جلسات هفتگي تيم و همچنين براي اعضاي انجمن کاربرد داشته باشد. تصور کنيد که جلسات شما در دو حوزه مقدماتي اتفاق مي افتد: جلسات Public internet relay chat و تلفن کنفرانس ها.
برگزاري هر کدام از جلسات مقداري با يکديگر متفاوت است اما هر کدام از آنها، اهداف اوليه يکسان دارند: جمع آوري نقطه نظرات هر فرد و توافق بر روي مجموعه اي از کارها و انتقال آن به سايرين. وقتي يک جلسه برگزار مي شود، شما بايد مطمئن شويد که يک دستور کار وجود دارد و هر کسي درگير پروژه است اين شانس را داشته باشد که اگر مؤلفه اي مورد نياز باشد مي تواند، به آن اضافه کند. راه مناسب براي انجام اين کار، اين است که يک صفحه Wikiعمومي داشته باشيد، جايي که افراد بتوانند مؤلفه هاي دستور کار را اضافه کنند.
هرگز وسوسه نشويد که از دستور کار فرار کنيد حتي اگر تنها چند مؤلفه براي ادامه در آنجا وجود داشته باشد. دستور کار اين اطمينان را ايجاد خواهد نمود که موارد دستوري همان هايي است که در طول جلسه (نشست) وجود داشته.
شما سپس بايد دستور را مؤلفه به مؤلفه پيش ببريد، يک جلسه گفتگو داشته باشيد، مطمئن شويد که هر فردي در صحبت شرکت مي کند. (مراقب افراد ساکت باشيد و مطمئن شويد که اگر آنها احساس ناراحتي در مورد قطع مکالمه دارند، شما ميکروفون را براي سخنراني به آنها مي دهيد.) به محض اينکه شما وارد هر کدام از مؤلفه هاي دستور کار مي شويد، به تيم براي انجام کار فشار وارد آوريد، سپس مطمئن شويد تمام وظايف به افراد محول داده شده و مهلت توافق شده نيز تنظيم شده است. وقتي جلسه پايان يافت، ليست کارها را جمع آوري کرده و آنها را جايي قرار دهيد که براي همه کساني که در نشست حضور داشتند قابل دسترسي باشد.
مدير پروژه نظارت نمايد که ايجاد کارها فقط براي کساني قابل رويت باشد که از نظر دنبال کردن وظايف شان در رده بالاتري نسبت به سايرين قرار دارند. برنامه کاربردي که به طور دستي براي دنبال کردن کارها از جلسه به کار مي رود Tomboy نام دارد. (بخش ابزار سودمند را مشاهده نماييد)
در نشست آينده مطمئن شويد که کارهايي را که در جلسه قبلي مطرح شده مرور خواهد شد، تا مشخص شود آيا افراد کار خود را انجام داده اند يا خير، و آيا موانع و مشکلات را بررسي کرده اند؟ در غير اينصورت کار را به اشخاص ديگري واگذار کنيد.

حفظ روند مسير
 

حالا تيم آماده است با يک سري از اهداف و جزئيات و مجموعه اي از کارها، کار بر روي پروژه را آغاز و اجرا نمايد. در يک فضاي ايده آل، برنامه ريزي هوشمندانه شما مي تواند براي نگاه داشتن تيم به انجام صحيح کار، کافي باشد که در نهايت شما پروژه اي نسبتاً کامل در پايان مهلت مقرر داريد... هر پروژه عظيمي در رأس يک مدير ارشد دارد که آن فرد مسير اجراي پروژه را حفظ مي کند، اعضا را زير نظر دارد تا مطمئن شود که کارهايشان را به اتمام رسانده اند، مشکلات و موانع را شناسايي کرده و مطمئن مي شود که اعضاي تيمش از نحوه کار خوشحال و خرسند هستند. در پروژه هاي منبع باز (Open Source)، زماني که فرد توافق کرده است روي اهدافش کار کند و در مهلت مقرر کارش را تحويل دهد مي تواند اين توافق دست خوش بسياري از تغييرات گردد. في المثال افراد ممکن است ازدواج کنند، مريض شوند و يا به تعطيلات روند، که منجر به از دست دادن زمان در کار روزانه شان مي شوند، و يا درگير مسائل ديگري مي شوند: بچه دار مي شوند و حوادث ديگري از زندگي را تجربه مي کنند که مشارکت آنها در پروژه را بغرنج مي کند. هيچ دليلي وجود ندارد که اگر اين موارد اتفاق افتاد پروژه شما محکوم به شکست باشد. شما تنها نياز داريد که دوباره کارها را به افراد ديگري که زمان کافي يا مهارت لازم براي انجامش دارند واگذار کنيد.
مواجه شدن با اين شرايط ناخواسته به اين معناست که:
a) ديدگاه خوش بينانه اي بر روي کاري که در حال تکميل است داشته باشيد،
b) احساس مثبت و خوبي بر روي اين موضوعات که چه کسي بر روي چه چيزي کار مي کند و مشکلات و موارد تغيير پذير در کجا وجود دارند، داشته باشيد.
ابزاري وجود دارد که به شما در رسيدن به مورد (a) کمک مي کند، که burndoen chart نام دارد. در ادامه در مورد آن بحث خواهيم کرد. اما گزينه (b) شامل صرف زمان با تيم است، مرور کارهاي آنها و به طور کلي عضوي از گروه بودن است که به صورت ارگانيک کار مي کنند و با يکديگر ارتباط برقرار مي کنند. اگر شما ديد خوبي بر روي پروژه و افراد داشته باشيد، قادر خواهيد بود که اين اطمينان را داشته باشيد که با وجود شرايط پيش بيني نشده، هنوز هم پروژه و کار به اتمام مي رسد.

به اشتراک گذاشتن تجربيات
 

يادگيري از افراد ديگر و تلاش براي يادگيري تکنيک ها، بهترين روش براي پيشرفت و تصحيح مهارت هايتان است. يک روش خوب اين کار، اين مي باشد که از آنها بپرسيد چگونه پروژه را اجرا کردند تا رويکرد آنها مطلع شويد.
به عنوان مثال من فکر مي کنم اينکه به شما نشان دهم چگونه من تيم را در canonical مديريت کردم مي تواند براي شما مفيد باشد. ممکن است تعدادي از اين تکنيک ها براي پروژه و تيم شما مناسب و سودمند باشد.
تيم Ubuntuدر بر گيرنده چهارعضو است:
Daniel Holbach .Jorge Castro .David Planella و Ahmed Kamal.
کل تيم با هم (بر روي طيفي از انجمن کار مي کند که پروژه آنها کمک به ايجاد رشد، قابليتها و توليد در Ubuntu است.)
من تيم را با استفاده از شکستن چرخه انتشار 6 ماهه Ubuntu به يک مجموعه از وظايف مديريت پروژه، مديريت مي کنم.
* جمع آوري مواد مورد نياز
* برنامه ريزي بر روي هدف
* تقسيم کارها
* روند پيشرفت مسير
اولين گام جمع آوري موارد مورد نياز است، که شامل جستجو در اين مورد است که انجمن به چه ملزوماتي هنگام کار کردن بر روي موضوع مورد نظر، نياز دارد. در يک پروژه Open Source اين مسئله وابسته به اين است که بدانيد که کاربران شما مي خواهند که برنامه هاي کاري برايشان چه کاري انجام دهند. يا حاضران در کنفرانس چه انتظاري از event شما دارند.
اين مسئله، من را ملزم کرد که يک سري تماس ها را برقرار کنم، ايميل هايي به سهام داران ارسال کنم و به اين صورت نبض انجمن را در دست گرفته و تعيين کنم بهترين تلاش هاي تيم، در کجا مي تواند صورت گيرد.
وقتي در اين پروسه شرکت مي کنيد، مراقب باشيد اين احساس را در افراد ايجاد نکنيد که مي توانند يک ليست کريسمس گونه از چيزيهايي که مي خواهند در نظر بگيرند و شما هم به آنها ارائه دهيد.
روشن کنيد که شما براي بهترين راهنمايي در ارائه ملزومات ضروري که ممکن است هر کسي را خوشحال سازد در آنجا حضور داريد. نه اينکه هر کس هر چيزي را طلب کند بدست مي آورد.
اين پروسه به طور معمول با ليست عظيمي از bullet points در صفحه Wiki همراه است که شامل تمام ملزومات مختلفي است که افراد نياز دارند. گام بعدي الويت بندي يک سري از وظايفي است که در خلال 6 ماه چرخه انتشار (release cycle) با منابع موجود مي تواند بدست آيد. در مديريت پروژه Open Source تان، بايد تشخيص دهيد که چه ملزوماتي را و با چه تعداد از شرکت کنندگاني که با شما همکاري مي کنند، موجود داريد و زمان تعيين شده براي هر شخص در يک چارچوب زماني مشخص مي تواند بدست آيد.
اين پروسه مشکل است. اگر شما هم شبيه به من باشيد چيزهايي که براي انجام دادن انتظار داريد بيش از زماني است که در اختيار داريد بنابراين فراخوان هايي براي اين تصميم گيري هاي دشوار اعلام مي کنيم. به محض اينکه من ليست را به پايان مي رسانم bullet point به انبوهي از بلوک هاي اهداف که قبلاً مشاهده کرده بوديم که به فرمت صفحات wiki در مي آيند، تبديل مي شود. اين سند نقشه راه ما است. صفحه wiki بر اي دو هدف سودمند به کار برده مي شود: به تيم کمک مي کند که بفهمد لازم است آنها بر روي چه چيزي تمرکز کنند و همزمان سهام داران را قادر مي سازد تا بدانند در پايان چرخه انتشار چه چيزي بايد از تيم انتظار داشته باشند.
اگر چه نقشه راه براي فراهم آوردن يک مرور کلي از آنچه تيم بر روي آن کار مي کند، سودمند است، اما براي کمک به گروه جهت تقسيم بندي پروژه به اجزاي کوچکتر کافي نيست. بنابراين آنها کار را با جزئيات بيشتري طرح ريزي مي کنند. در اين حالت David Planella هماهنگ کننده جلسات توجيهي گروه مي خواهد يکسري جلسات آموزشي توجيهي را آغاز کند. چهار bullet points که دلالت بر اهداف اين چرخه در نقشه راه ما دارد براي طرح ريزي جزئيات کار کافي نبودند بنابراين ديويد آن را به دسته اي از کارها تفکيک کرد که شامل موارد زير بود:
* يک پست وبلاگي نوشت که از اعضاي انجمن درخواست مي کرد که بازخورد مورد نظرشان را پيرامون موضوعاتي که آنها تمايل دارند در جلسات آموزشي پوشش داده شود، ارائه دهند و در اجراي نشست ها شرکت کنند.
* يک لينک به شکل wiki.ubuntu.com/translation/training براي اطلاعاتي که وابسته به جلسات آموزشي است ايجاد نمود.
* يک سند در ubuntu همرا ه با ليستي از موضوعاتي که دوست داريم در جلسات توجيهي پوشش داده شود، نوشت.
* مقدار کمي از عناوين را براي جلسات آموزشي توجيهي انتخاب کرد و يک خلاصه براي اجراي يک جلسه براي هر کدام از آنها آماده کرد.
* يک پروژه (lanchpad (www.launchpad.net براي جلسات آموزشي توجيهي ايجاد کرد.
* جلسات آموزشي توجيهي را براساس برنامه تصميم گرفته شده، آغاز کرد.
به همراه ساير وظايفي که در اينجا ليست نشده است، هر کدام از آن کارها به افراد مختلف واگذار شد که عضو انجمن بودند و در نهايت Planella اطمينان حاصل کرد که تمام کارها تا پايان دوره 6release ماهه پايان خواهد پذيرفت.
در هر پروژه تيم يک طرح (برنامه کاري) براي lanchpad ثبت نام مي کند و ليستي از آيتم ها را به آن اضافه مي کند. اين برنامه کاري به همراه خود ساير ويژگي هاي سودمند را فراهم مي کند مانند اينکه طرح به چه کسي تخصيص داده شده است، وضعيت اجرايي حاضر و تاريخ مورد نظر براي اتمام کار. همچنين برنامه کاري براي افراد، اين امکان را ايجاد مي کند که هر زمان که برنامه کاري تغيير کرد به عنوان مثال زماني که يک قسمت از کار به روز شد، آنها يک ايميل با تغييرات جديد دريافت کنند. بعد از اين پروسه، ما حالا يک مجموعه از کارها و برنامه هاي کاري داريم، براي هر پروژه، يک طرح، با تمام کارهايي که به وظايف کوچک تر تقسيم شده و به طور محض مهلت اتمام آنها نيز تنظيم شده است.

در کنار تيم تان حضور داشته باشيد
 

برخي افراد بر اين باورند که اجرا و مديريت يک پروژه open source تنها اين است که مطمئن باشيد هر کسي از وظايف خويش آگاهي دارد و کارها نيز به موقع انجام مي شود. در اينجا مؤلفه مهم ديگري براي يک مدير موفق بودن وجود دارد و آن حضور مداوم در کنار تيم، درست زماني که گروه به شما نياز دارد، است.
بسيار مهم است که به خاطر بسپاريد بيشتر افراد گروه به صورت داوطلبانه کار مي کنند. آنها خانواده، مسئوليت، سرگرمي، کار روزانه و ساير مؤلفه هايي از زندگي را دارا مي باشند که مي تواند همکاري آنها در پروژه را تحت تأثير قرار دهد اين افراد انسان هستند، احساس دارند. آنها استرس ها را تجربه مي کنند، عصبي و ناراحت مي شوند و هرگز نمي خواهند در انجمن احمق به نظر برسند.
هميشه به اين واقعيت توجه داشته باشيد که تيم شما تنها يک وسيله براي انجام کار نيست و به طور مداوم بررسي کنيد که همه چيز در مورد آنها خوب پيش رود. اگر شما به استرس ها و تنش ها ي آنها توجه کنيد خواهيد ديد که مسائلي در زندگي شان وجود دارد که باعث بروز چنين عکس العمل هايي مي شود. هميشه اين شانس بزرگ وجود دارد که به عنوان يک دوست مسائل را بررسي کرده و از آنها سؤال کرده که آيا همه چيز در مورد آنها درست پيش مي رود. يک مدير پروژه موفق و کامل يک برنامه ريز و يک دوست است. شما بايد تلاش کنيد که همه اين خصوصيات را کسب کنيد.

(Burndown chart (3
 

اگرچه اينطور به نظر مي رسد که تا اين نقطه، کارهاي بسياري تنظيم گرديد اما مدير پروژه هنوز کارهاي زيادي براي انجام دادن دارد که مي تواند به اندازه 50 برنامه کاري در تيم و کمک به گروه براي کار مداوم بر روي آن و اتمام به موقع تمام کارها در پايان دوره باشد، که تمامي اينها کار بسيار عظيمي است.
خوشبختانه ما يک تکنولوژي بسيار خوب در زمينه پيگيري کارها داريم، اين تکنيک Borndown chart نام دارد.
همکار من Martin Pitt يک برنامه نوشته، اين برنامه تمام کارهايي را که در سراسر برنامه کاري تيم، مستند شده است را فرا گرفته و يک نمودار براي نشان دادن وضعيت آنها رسم مي کند. زماني که از تيم خواسته مي شود که کارهايشان را در blue print قرار دهند، آنها کار را تحت يک فرمت استاندارد که نشان دهنده شخصي است که اين کار به او تعلق دارد به صورت وضعت شان، اضافه مي کنند. به عنوان مثال» [dpm]»: يک سند در Ubuntu wiki به همراه ليستي از موضوعاتي که ما تمايل داريم در جلسات توجيهي به آن پرداخته شود، نوشته مي شود: Done
در اينجا کار متعلق به david panella است: [dpm] و david کار را به اتمام رسانده (Done). انواع ديگر وضعيت ها که شناخته شده عبارتند از:
* در حال انجام کار (to do)
* در جريان (in progress)
* به تعويق افتاده (postponed)
اسکريپت هاي پيت در تمام مؤلفه هاي کار تزريق شده است. وظايف و وضعيت ها تکميل و نمودار رسم شده که در شکل 1 نشان داده شده است. محور x دوره چرخه 6 ماهه و نمودار y مجموع تعداد کارها در دوره را نشان مي دهد.
هر روز يک خط جديد بر روي نمودار کشيده مي شود که تمام کارها را به to do (قرمز)، Done (سبز)، postponed (زرد) و in progress (نارنجي) تقسيم مي کند. از سمت چپ بالاي نمودار به پايين سمت راست يک خط سياه ضخيم مستقيم کشيده مي شود مسئوليت مدير اين است که مطمئن شود که محدوده قرمز رنگ در زير خط قرار گرفته باشد. اين قضيه کمک مي کند تا اين اطمينان حاصل گردد که يک جريان ثابت در سرتاسر چرخه و در تمامي کارها در حال شکل گيري است.
Burndowm chart براي کوتاه کردن جزئيات يک مجموعه بزرگ از کارها به شکل يک نمودار قابل سهولت براي تحليل جهت بررسي روند هر چيزي که شما بر روي آن کار مي کنيد، به کار مي رود. اين نمودار نه تنها يک غنيمت براي تيم است بلکه همچنين يک راه بزرگ جهت شرح دادن روند کار به ديگران است.
البته Burndown chart بر به روزرساني هاي مرتب تکيه دارد. شما نياز داريد اين اطمينان را حاصل کنيد، زماني که کار به اتمام مي رسد Burndown chart تغيير مي کند. اگر هيچ يک از افراد کارهايش را براي بازتاب داشتن در وضعيتش، به روزرساني نکند، اين نمودار عملاً بي فايده است زماني که شما به ثبت کارهايتان عادت کرديد، به روزرساني آنها ديگر کار چندان سختي به نظر نخواهد رسيد.

اتمام کار
 

مديريت پروژه و اجراي يک پروژه سازمان داده شده موفق، يک موضوع بزرگ است. اين چيزي است که ما نمي توانيم به طور منصفانه در اين صفحات به آن بپردازيم. هدف اين مقاله اين بود که توجه شما را به يک سري مفاهيم مهم و اساسي جلب کند و زمينه اي براي شما فراهم آورد که بتوانيد از آنها به عنوان يک عامل کمکي براي ادامه يادگيري در هر جاي ديگري استفاده کنيد.
مهارت هاي مؤثر در مديريت پروژه يک سري از تجربيات مسلسل وار و قابل يادگيري ثابت است. هنگامي که شما افرادي را با رويکردهاي متفاوت ملاقات مي کنيد جستجوي خود را پيرامون اين موضوع که «چه چيزي براي کار شما مناسب است» ادامه مي دهيد. اگر شما با افرادي که يک پروژه را اجرا کردند رابطه دوستي برقرار کنيد، مي توانيد از افکار آنها در مورد ديدگاه ها و رويکردهايشان، موانعي که پشت سر گذاشته اند و ساير اطلاعاتي که حاضرند با شما به اشتراک بگذارند، استفاده کنيد. يکي از جالب ترين خصوصيات انجمن هاي open source همان تمايل براي انتقال مهارت هاست. در بسياري از حالت ها تنها کافي است که شما درخواست يک مشاوره در زمينه مورد نظرتان کنيد، خواهيد ديد که به صورت رضايت مندانه اي، اين اطلاعات در اختيارتان قرار خواهد گرفت.
موفق باشيد و به ياد بسپاريد مطالبي را که آموخته ايد با ديگرا ن به اشتراک بگذاريد. زماني که پروژه منبع باز شروع به رشد مي کند، ما به نسل هاي جديد مديران پروژه، خوش آمد مي گوييم و هميشه لازم است که اين اطمينان را ايجاد کنيم که راهنمايي ها و دانش خود را به اشتراک مي گذاريم. مطمئن باشيد زماني که آموزش نسل جديدي از مديران را به عهده داريد به همين شيوه عمل مي کنيد.

فهرست پروژه
 

حفظ روند ارتباط: هميشه اطمينان حاصل کنيد که کانال هاي ارتباطي شما به لحاظ کاربردي آسان و قابل استفاده است و براي افراد جديدي که به پروژه مي پيوندند ساده است. بسياري از پروژه ها به اين دليل که نمي توانند به شرکت کنندگان جديد، راهنمايي هاي لازم را جهت شروع سريع کار ارائه دهند، با شکست روبرو مي شوند.
توافق بر ويژگي هاي اصلي: وظايف هميشه به گونه بهتري تقسيم شده و به موفقيت مي رسند و تنها راه براي چنين خواستي اين است که اطمينان حاصل کنيد، شما به عنوان يک گروه، بر روي کار اتفاق نظر داريد. همچنين بررسي کنيد که وظايف بين شرکت کنندگان مختلف درست تقسيم شده است.
پيگيري وظايف: عدم نظارت بر روي کارها نتيجه اي جز انجام نشدن آنها در بر نخواهد داشت، به خصوص در مورد انجمن هاي داوطلبانه. هفته اي يک بار کار افراد را پيگيري کرده تا مطمئن شويد آنها در مسير صحيح قرار دارند و سعي کنيد هر مانعي را از سر راه برداريد.
هميشگي آرامش: بعضي مواقع صبر و شکيبايي شما با افراد سرسخت سنجيده مي شود. افراد آنچه را بر روي آن توافق کرده اند دنبال نمي کنند و.. . به ياد داشته باشيد اين افراد داوطلب هستند بهتر است خونسردي خود را از دست ندهيد يا اينکه منتظر باشيد آنها از ادامه کار سرباز زنند.
شناسايي سريع موانع و مشکلات: اگر مشکلي با کاري که رو به اتمام است داريد، تلاش کنيد هر چه سريع تر مشکل را شناسايي کنيد. در غير اين صورت کار را به کس ديگري واگذار کنيد. اين به اين معناست که قرار داشتن در يک وضعيت مناسب بستگي به بروز رساني کارها و چک کردن آنها به طور منظم دارد.
تشويق امري حياتي است: ما يک انجمن داوطلب هستيم و پيشرفت و موفقيت داوطلبان به تأييد آنها بستگي دارد. از آنها به خاطر کارشان قدرداني کنيد و تشويقشان کنيد. در آنها حس خوبي پيرامون شراکت شان در پروژه ايجاد کنيد. اين چيزي است که مدت طولاني در انتظارش بودند.
ثبت و انتشار مداوم کارها: زماني که جلسه اي تشکيل داديد، از کارها يادداشت برداري کنيد، مطمئن شويد که آن موارد را به عنوان يک يادآوري، براي آنچه که تيم شما در جلسه آينده مي تواند انتظار داشته باشد، انتشار خواهيد داد. اين يک روش خوب حفظ و پيگيري روند پيشرفت مسير است.
مستند کردن تمام چيزها: کليد کمک به اجراي مؤثر يک پروژه و اطمينان از اين موضوع که هر کسي مي داند چه کاري بايد انجام دهد اين است که تمام پروسه هاي مختلف، release plan، و... را به طور کامل مستند کنيد. در اين حالت تمامي افراد در يک شرايط يکسان قرار مي گيرند.
حفظ برگزاري جلسات عمومي: اگر چه که فراخوان تک تک افراد کار مفيدي به نظر مي رسد اما به عنوان يک قاعده کلي تلاش کنيد که جلسات عمومي گروهتان را حفظ کنيد. در انجمنهاي منبع باز، هميشه حفظ شفافيت مسائل بسيار مهم است.
هراس نداشتن از تقسيم مسئوليت ها: هنگام شروع پروژه ممکن است بعضي وقت ها سپردن مسئوليت و زمام امور به ديگران نگران کننده به نظر برسد، با اينحال اين کار را انجام دهيد. اين مسئله باعث مي شود که شما را از جريان مانع تراشي و ايجاد محدوديت در پروژه باز دارد.
وقفه در برنامه زمان بندي شده: وقتي گروهي از داوطلبان بر روي يک پروژه کار مي کنند ممکن است اغوا کننده به نظر برسد اجازه دهيم فرجه زماني release plan دچارخطا شود. تسليم اين موضوع نشويد مگر اينکه به نظر ضروري برسد.
فراگيري دانش و تجربيات: موارد بسيار زيادي در حوزه مديريت پروژه براي فراگيري وجود دارد و هيچ فردي به تنهايي نمي تواند به جلو حرکت کند. از ساير افراد در مورد چگونگي انجام امور سؤال کنيد و از آنها بياموزيد. اين به شما کمک مي کند تا مهارت هايتان در اين زمينه، رشد زيادي کند.
سياست «نه گفتن به افراد کوته نظر و سرسخت»: افرادي که با آنها کار مي کنيد و از خود سرسختي نشان مي دهند، مي توانند به طور فزاينده اي باعث نفاق و از هم گسيختگي در پروژه منبع بازتان باشند. منصف باشيد و سعي کنيد که مشکل را حل کنيد. اما اين افراد را نه تشويق کنيد و نه اجازه دهيد در کار شما خلل ايجاد کنند.
پيگيري روند کار به طور مؤثر: بهترين پروژه هاي مديريت شده آنهايي هستند که بالاترين تمرکز را بر روي اين موضوع که اجراي هر چيزي، به چه خوبي صورت گرفته، دارند. در اين مقاله ما Burndown chartها را کشف کرديم. سيستمي يافتيم که بهترين کارکرد را در زمينه حفظ روند مسير براي شما داشته باشد.
ناديده نگرفتن تجهيزات و امکانات: بسياري از پروژه ها به خاطر زياده روي در ابزار مديريت پروژه که در اثر گذشت زمان حذف شده اند، متوقف مي شود. از ابزار و امکانات در همان مواردي که طراحي شده اند، استفاده کنيد تا به شما در به دست آوردن هر چه بيشتر موفقيت کمک کند.
خشک و مقرراتي نبودن: ابزار و پروسه ها اينجا هستند تا به افراد کمک کنند مؤثرتر باشند. اگر راه هاي بهتر و سريع تري براي انجام چيزهايي وجود دارد، تلاش کنيد آنها را پيدا کنيد، و تنها به اين اصرار نورزيد که «قوانين، خشک و تغييرناپذيرند» هستند، اين قضيه تنها باعث دلخوري افراد گروهتان خواهد شد.
انتخاب فرد مناسب براي هر وظيفه: برخي از مردم در برنامه نويسي تبحر دارند، برخي ديگر در نوشتن اسناد و گروهي در زمينه هنر. هميشه تلاش کنيد که اطمينان حاصل کنيد افراد با مهارتهاي مشخص را براي کار مناسب مهارت شان، در نظر گرفته ايد. اين مسئله باعث توليد موفقيت هاي بيشتري مي شود.
تضمين کيفيت: در بسياري از پروژه هاي نرم افزاري فاز رفع اشکال و تضمين کيفيت غالباً بسيار کوتاه است يا افراد در تقاضاي امکانات بيشتر دچار انحراف مي شوند. تضمين کيفيت (QA) مهمترين ويژگي است که شما بايد ارائه دهيد. هرگز بر سر اين موضوع کوتاهي نکنيد.

بررسي مشکلات:
 

هنگامي که در چرخه کاري خود پيشروي مي کنيد، مطمئن شويد که بحران و اشکالات را به منظور رهايي از آنها بررسي مي کنيد. و اعضاي انجمن خود را نيز تشويق مي کنيد که تمرکز بر روي آنها را در الويت کاري خود قرار دهند.

ارزيابي مجدد:

در پايان هر دوره ارزيابي مجدد کنيد که به چه ميزان کار را به خوبي پيش برده ايد. چه مورد تضعيف کننده اي وجود داشته و چگونه مي توانيد باعث پيشرفت در کار شويد. اين روند به منظور شناسايي راه هاي رشد و پيشرفت در آينده مفيد خواهند بود.

ابزارهاي سودمند
 

در اين جا ابزارهاي فراواني وجود دارد که به شما کمک مي کند پروژه خود را برنامه ريزي و ساماندهي کنيد. از مديريت ليست to do گرفته تا هماهنگي نرم افزاري. با کمک اين ابزار شما مشکلي در قرار گرفتن در رأس فعاليت هاي گروهتان نداريد. حال با هم نگاهي به موارد زير مي اندازيم:

Tomboy:
 

يک برنامه کاربردي ساده و کارآمد است. به طور دستي براي ثبت وظايف و يادآوري به شکل سريع استفاده مي شود.

Getting things Gnome:
 

همانطور که قبلاً اشاره شد، اين يک ابزار مديريت ليست to-do ساده است. GTG براي حفظ روند هر چيزي در پروژه تان مفيد بوده به شما امکان مي دهد که به شکل روزانه شخصاً آن را ساماندهي کنيد.

Launchpad:
 

ترفندهايي زيادي در زمينه توسعه وجود دارد، lanchpad بهترين گزينه در ارائه کدهاي ميزباني وب، پيگيري خطاها برنامه هاي کاري و غيره است.

the art community by jano bacon:
 

اين کتاب در مورد ايجاد و ساماندهي انجمن ها است.

پي نوشت ها :
 

1- open source در بر گيرنده شيوه اي از توليد و توسعه است که امکان دسترسي به منابع محصول نهايي را ترويج مي دهد.
2- wiki يک وب سايت است که اجازه مي دهد هر تعداد صفحات وب به هم پيوسته از طريق مرورگر وب که از زبانهاي نشان گذاري يا ويرايشگرهاي متني استفاده مي کند را به کار بريد. wiki به طور معمول توسط نرم افزار wiki به کار برده مي شود و غالباً به صورت مشترک توسط کاربران متعدد مورد استفاده قرار مي گيرد. کاربران مي توانند شامل وب سايت هاي انجمن، اينترنت هاي شرکتها، سيستم هاي مديريت دانايي و خدمات مورد توجه عموم باشد. اين نرم افزار همچنين مي تواند براي استفاده شخصي افراد به کار رود.
3- Burndown chart يک نمايش گرافيکي از کار باقي مانده براي انجام است. کار مورد نظر غالباً بر روي محور عمودي قرار دارد و محور افقي محور زمان است. به عبارت ديگر اين يک نمودار اجراي کار مورد نظر است و براي پيش بيني اينکه چه زماني کار خاتمه مي يابد سودمند است. اين نمودار مي تواند در هر پروژه اي که شامل مجموعه وظايف با تخمين زماني است مورد استفاده قرار بگيرد.
 

منبع: نشريه بزرگراه رايانه، شماره ي 142