مهارت برنامه‌ریزی در مدیریت (1)

صاحب‌نظران در مورد وظایف مدیریت، نظریات مختلفی را ابراز کرده اند؛ اما وظایفی که تقریباً همه اندیشمندان علم مدیریت با آن موافق هستند، عبارت است از:
برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، نظارت.
در این گفتار در مورد برنامه‌ریزی به عنوان اولین وظیفه مدیران و البته به عنوان یک مهارت بحث می شود.
برای دست یافتن به هر هدفی، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی صورت گیرد. این تلاش ذهنی شالوده مدیریت را تشکیل می‌دهد.
برنامه‌ریزی شامل تعریف اهداف سازمانی، تدوین و تنظیم استراتژی کلی برای دستیابی به اهداف، تغییر و توسعه سلسله مراتب جامعی از طرح‌ها و برنامه‌‌ها برای ایجاد انسجام و هماهنگی بین فعالیت‌ها در جهت تحقق اهداف است. (1)
در دانش مدیریت، می‌توان گفت برنامه‌ریزی، تنظیم اهداف، گسترش استراتژی‌ها، و تعیین طرح کلی وظایف برای تحقق اهداف است. البته منظور از برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه‌ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ گرفته می شود.
در تعریف کلی می‌توان گفت برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان و تهیه نقشه و برنامه کار است. برنامه‌ها نشان می‌دهد که هدف‌ها چگونه باید تحقّق یابد. (2)
برنامه‌ریزی در فعالیت‌های روزمره از اهمیت بسیاری برخوردار است. این مهم در کارهای بزرگ مدیریتی و رهبری از ضروریات اجتناب‌ناپذیر است. حضرت علی علیه السلام در مورد اهمیت برنامه‌ریزی در مدیریت انسانی می‌فرمایند:

أَمَارَاتُ الدُّوَلِ إِنْشَاءُ الْحِیَل‏ :

بقای مناصب و دولت‌ها به برنامه‌ریزی وچاره اندیشی در کارها مربوط است. (3)
20. میزان آشنایی با علم و دانش برنامه‌ریزی
برنامه‌ها، مجموعه‌ای از اهداف، سیاست‌ها و روش‌های مناسب برای اجرای عملی مشخص است که خروجی فرایند برنامه‌ریزی است.
گام اول در برنامه‌ریزی، بررسی هدف و مقصود فرد یا گروه از عملی خاص است؛ به این معنا که عمل مورد نظر چرا و به چه منظوری باید صورت گیرد.
در گام دوم راه‌های رسیدن به اهداف مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
گام سوم تهیه فهرستی از فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف مشخص است. در این مرحله وظایفی بررسی می گردد که باید محول شود.
در گام نهایی باید منابع و امکانات سنجده، و طبق آن برنامه طراحی گردد.
مدیران باید در برنامه‌ریزی به طبقه‌بندی و اولویت‌بندیِ منابع محدود بپردازند و بهترین و کارامدترین روش استفاده از منابع را انتخاب ‌کنند.
تخصیص منابع یکی از فعالیت‌های اصلی برنامه‌ریز است که اجرای برنامه‌ها را امکان پذیر می‌سازد. تخصیص منابع باید با اولویت‌های تعیین شده و هدف‌های مورد تصویب سازگار باشد. هر سازمانی دست کم چهار نوع منبع دارد که برای تأمین هدف‌های مورد نظر باید تخصیص یابند: منابع مالی، منابع فیزیکی، منابع انسانی و منابع فنی (فناوری).
ناگفته نماند که در هر برنامه‌ریزی باید محدوده زمانی، معین باشد. جمله‌ای معروف است که می‌گوید: کار خوب ولی به موقع از کار عالی ولی دیرهنگام بهتر است. برای استفاده بهینه از زمان، تعیین اولویت‌ها، روشی مفید است.
از آنجا که فرایند برنامه‌ریزی، اهداف و مقاصد را برای کسب موفقیت شناسایی می‌کند، احتمال رسیدن به هدف و متمرکز شدن بر راه‌های دستیابی به اهداف را افزایش می دهدو از هدر دادن انرژی در راه‌های غیر مرتبط و منحرف شدن در مسیر فعالیت جلوگیری می‌‌کند.
نکته‌ای که باید به آن توجه کرد این است که انتخاب روش‌ها در برنامه‌ریزی، خلاقانه باشد؛ یعنی برنامه‌ریز باید تعداد راه‌های ممکن برای رسیدن به اهداف را شناسایی کند و به یک یا چند راه معمول بسنده نکند.
چون گاهی بین مسیر انتخاب شده درمی یابید که این انتخاب، کارایی لازم را ندارد و به راهی دیگر نیاز است. در پیش گرفتن بهترین شیوه برای رسیدن به نتیجه مطلوب گامی پراهمیت در برنامه‌ریزی است.
امام صادق علیه السلام در اهمیت شناخت راه‌های هر کار می‌فرمایند:

قِفْ عِنْدَ کُلِّ أَمْرٍ حَتَّى تَعْرِفَ مَدْخَلَهُ مِنْ مَخْرَجِهِ قَبْلَ أَنْ تَقَعَ فِیهِ فَتَنْدَم‏ :

در آغاز هر کارى توقف کن؛ جهاتش را بسنج؛ راه ورودش را از خروجش بشناس پیش از آنکه ناآگاهانه در آن قدم بگذارى و به پشیمانی دچار شوى. (4)
در هر برنامه‌ریزی موفق، فهرستی که از فعالیت‌ها تهیه می شود، انعطاف لازم را دارد؛ یعنی با تغییرات جزئی، اصول آن به هم نمی‌ریزد و همیشه جایی برای نوسانات پیش بینی می‌شود.
اگر برنامه‌ای انعطاف و تغییرپذیری لازم را نداشته باشد در صورت اجرا نشدن بخش کوچکی از آن هم برای مدیر فشار ذهنی در پی دارد و احساس شکست را منتقل می‌کند.
امام علی علیه السلام درباره دقت و ظرافت در برنامه‌ریزی می‌فرمایند:

التَّلَطُّفُ فِی الْحِیلَةِ أَجْدَى مِنَ الْوَسِیلَة :

ظرافت و دقت در برنامه ریزی و چاره جویی از امکانات بهتر است. (5)
مدیری که توان چاره‌اندیشی مشکلات را دارد، سختی‌ها و مشکلات را پیش‌بینی می‌کند، اما افرادی که اشکالات را پیش‌بینی نکرده و برای آن راه حل هم نیافته‌اند در مشکلات غوطه‌ور می‌شوند؛ همانگونه که امام علی علیه السلام می‌فرمایند:

مَنْ قَعَدَ عَنْ حِیلَتِهِ أَقَامَتْهُ الشَّدَائِد :

هر که از چاره‏سازى کار خویش فرو نشیند، سختیها و شداید او را بر سر پا خواهند کرد. (6)
برنامه‌ریزان باید آگاه باشند که هنگام برنامه‌ریزی بین نیازها (خواسته ها) و منابعِ در دسترس، تعادل مطلوب باشد.
اگر مدیر، آگاهی لازم از منابع و امکانات داشته باشد و با تدبیر، تخصیص منابع کند، باعث ذخیره‌سازی زمان و استفاده بهتر از امکانات می‌شود.
برخی از مدیران، مشکلات را از کمبود امکانات، و خود را از ضعف، مبّرا می‌دانند.
مدیرانی که توان برنامه‌ریزی دارند، در موارد بسیاری با امکانات ناچیز کارهای بزرگی انجام می‌دهند و به استقبال کارهای بزرگ می‌روند ولی مدیر بی‌برنامه امکانات را در مسیر غلط به کار می‌گیرد و در جهت تحقق اهداف سازمانی هیچ حرکت مثبتی انجام نخواهد داد.
امام علی علیه السلام در باره برنامه‌ریزی و استقبال نمودن از کارها می‌فرمایند:

مَنِ اسْتَقْبَلَ الْأُمُورَ أَبْصَر، مَنِ اسْتَدْبَرَ الْاُمُورَ تَحَیَّر :

هر که از پیش به استقبال کارها رود، بینا شود و هر که به آنها پشت کند (و ناآماده با آنها روبرو گردد) سرگردان است. (7)
برنامه‌ریزی می‌تواند در مرحله اجرای برنامه‌ها نیز نقش هدایت‌کنندگی و نظارت داشته باشد؛ به این معنا که می‌توان ترتیب زنجیره‌ای برنامه‌ها و فعالیت‌ها را مرحله به مرحله با برنامه‌ از قبل تعیین شده تطبیق داد.
یکی از بهره های برنامه‌ریزی ایمن شدن از پشیمانی بعد از عمل است؛ چون برنامه‌ریزی موجب می‌شود که مدیر با دید باز وارد کار شود و هدفی مشخص را دنبال کند؛ پس کار را با طرح و برنامه دقیق آغاز می کند؛ دغدغه شکست ندارد و از کار پشیمان نمی‌شود.
پیامبر صلی الله علیه و آله به ابن مسعود فرمودند:

یَا ابْنَ مَسْعُودٍ إِذَا عَمِلْتَ عَمَلًا فَاعْمَلْ بِعِلْمٍ وَ عَقْلٍ وَ إِیَّاکَ وَ أَنْ تَعْمَلَ عَمَلًا بِغَیْرِ تَدْبِیرٍ وَ عِلْمٍ فَإِنَّهُ جَلَّ جَلَالُهُ یَقُولُ [وَ لا تَکُونُوا کَالَّتِی نَقَضَتْ غَزْلَها مِنْ بَعْدِ قُوَّةٍ أَنْکاثا]

هنگامى که به انجام دادن کارى مى‏پردازى با دانش و خرد به کار برخیز و از آن بپرهیز که ناسنجیده و بدون اطلاع به کارى دست زنى که خداوند جلیل مى‏فرماید: همانند آن زن نباشید که پشم های تابیده ی خود را پس از استحکام وامی‏تابید! (8) (9)
امیرالمؤمنین علی علیه السلامدر این‌باره می‌فرمایند:

التَّدْبِیرُ قَبْلَ الْعَمَلِ یُؤْمِنُکَ مِنَ النَّدَم‏ :

تدبیر کردن پیش از عمل، مانع پشیمانى است‏. (10)
رهبر معظم انقلاب نیز در مورد ضرورت برنامه‌ریزی در نیروهای مسلح می‌فرمایند:
«نیروهای اسلام وقتی با برنامه‌ریزی، دقت، اراده و تصمیم وارد بشوند، هیچ دژی نیست که در مقابل آنها بتواند مقاومت کند.» (11)
در چشم اندازی کلی، ویژگی‌های برنامه‌ریزی را می‌توان در موارد زیر خلاصه نمود:
1) تشخیص نیاز یا انعکاس انگیزه
2) جمع‌آوری اطلاعات در خصوص نیاز ایجاد شده
3) مرتبط ساختن اطلاعات و نگرش‌ها
4) تعریف اهداف در راستای رسیدن به نیاز
5) تأمین مقدمات مورد نیاز برای رسیدن به اهدافی که ما را در راستای رسیدن به نیاز یاری می کند.
6) پیش‌بینی وضعیت آینده
7) ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات پی در پی
8) اولویت بندی گزینه‌های ممکن و انتخاب بهترین گزینه‌ها
9) تعریف سیاست‌های اجرای برنامه
10) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه

پی نوشت ها :

1. مدیریت منابع انسانی، ص23.
2. مدیریت رفتار سازمانی، ص14.
3. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص348.
4. بحارالانوار، ج‏75، ص283.
5. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص243.
6. تصنیف غرر‌الحکم و درر‌الکلم، ص463.
7. تحریر المواعظ العددیة، ص118.
8. سوره مبارکه نحل، آیه92.
9. بحارالانوار، ج‏74، ص112.
10. بحارالانوار، ج‏68، ص338.
11. روزنامه جمهوری اسلامی، 28/11/1371.

ادامه دارد
/ع