نگهداری از ایمیل‌های مهم

برای چند لحظه زمانی را تصور کنید که کل اطلاعات پست الکترونیکی شما شامل آدرس ها، شماره های تلفن، اسناد مهم، تصاویر و غیره ناپدید شوند. مسلماً این اتفاق برای شما بسیار مصیبت بار خواهد بود.
اگر مرتباً از نامه‌های الکترونیکی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید، نگران به وجود آمدن چنین وضعیتی باشید. بنابراین به این کار اهمیت ویژه ای دهید. برای اینکه در روند تهیه نسخه پشتیبان از نامه‌های الکترونیکی به شما کمک کنیم، مراحل انجام این کار را با برخی از برنامه‌های متداول در این زمینه توضیح می دهیم. قبل از شروع کار، اشاره به این نکته ضروری است که دو راه برای بازیابی نامه‌های الکترونیکی وجود دارد: نخست دسترسی به نامه ها با استفاده از یک برنامه پست الکترونیکی نصب شده روی کامپیوتر و دیگری استفاده از وب سایت ویژه ارائه دهنده پست الکترونیکی. در هر کدام از این دو مورد برای ایجاد امنیت خاطر بیشتر، باید فایل هایتان را روی یک درایو قابل حمل مثل یک CD ذخیره کنید.
۱) روش اول: برنامه‌های پست الکترونیکی
برنامه‌های پست الکترونیکی بسیاری وجود دارند. در این مقاله مراحل پشتیبانی از نامه‌های الکترونیکی توسط سه نمونه از مهم ترین آنها را بررسی می کنیم.
نرم افزار AOL باعث سهولت دسترسی به سرویس پست الکترونیکی AOL می شود. حتی اگر از برنامه AOL روی کامپیوترتان استفاده کنید، نامه هایتان روی سرورهای AOL مستقر می شوند، در نتیجه، می توانید از طریق برنامه AOL یا وب سایت AOL به پست الکترونیکی AOL دسترسی پیدا کنید. AOL به صورت خودکار نامه‌های ذخیره شده روی سرورهای خود را بعد از مدت محدودی پاک می کند. از این رو باید به صورت مرتب از نامه‌های الکترونیکی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. تمام نامه‌های جدید و خوانده نشده، به پوشه NEW MAIL در AOL ۹.۰SECURITY EDITION فرستاده می شوند. نامه ها برای مدت محدودی در این پوشه باقی می مانند و بعد از اینکه یک نامه را خواندید، به پوشه OLD MAIL منتقل می شود که در آنجا برای مدت محدودی باقی می ماند. این پوشه ها روی سرورهای AOL مستقر هستند. وقتی که این محدوده زمانی به پایان برسد، AOL آن نامه را پاک می کند.علاوه بر پاک کردن خودکار نامه ها بعد از یک مدت خاص، AOL میزان فضای ذخیره سازی طولانی مدت، نامه ها را از سرورهای AOL به کامپیوتر خانگی خود انتقال دهید. AOL از پوشه ای با نام SAVED ON MY PC برای ذخیره دائمی کپی نامه هایی که انتخاب کرده اید، استفاده می کند.این پوشه همچنین با نام PERSONAL FILING CABINET هم شناخته می شود که روی کامپیوترتان مستقر می شود.
از آنجا که PERSONAL FILING CABINET شامل نامه هایی می شود که آنها را برای نگهداری انتخاب کرده اید، پس باید از آن نسخه پشتیبان تهیه کنید؛ بدین منظور به آدرس زیر بروید:
سپس به دنبال پوشه ای با نام ORGANIZE بگردید و کل این پوشه را روی CD یا درایو FLASH کپی کنید. در صورتی که لازم است نسخه پشتیبان را بازیابی کنید، پوشه ORGANIZE و محتویات آن را در آدرس زیر کپی کنید:
▪ OUTLOOK
این برنامه فقط نامه ای الکترونیکی را ذخیره نمی کند، بلکه تقویم، عملکردها و یادداشت ها را نیز درون فایلی با نام PST(PERSONAL FOLDERS) ذخیره می کند. برای اینکه از اطلاعات خود در OUTLOOK نسخه پشتیبان تهیه کنید، PERSONAL FOLDERS BACKUP را از سایت مایکروسافت به صورت رایگان دریافت و اجرا کنید.
این برنامه افزودنی به شما توانایی تهیه نسخه پشتیبان از نامه‌های الکترونیکی در فاصله های زمانی مشخص را می دهد.
برنامه تهیه نسخه پشتیبان در OUTLOOK EXPRESS با OUTLOOK تفاوت دارد، بدین منظور ابتدا این برنامه را باز کنید و به منوی TOOLS بروید. OPTIONS را انتخاب کرده و سپس روی زبانه MAINTENANCE و بعد دکمه STORE FOLDER کلیک و محل پوشه را های لایت کنید. کلیدهای CTRL + C را برای کپی این محل در کلیپ برد فشار دهید، سپس روی CANCEL کلیک کرده و دوباره روی آن کلیک کنید تا کادرهای محاوره ای بسته شوند. بعد از اتمام این مراحل، روی START و سپس RUN کلیک کنید. در کادر OPEN، کلیدهای CTTRL+V را برای انتقال محل، فشار دهید و سپس روی OK کلیک کنید.
سپس لیستی از تمام فایل های DBX (فایل های مربوط به OUTLOOK EXPRESS ) را مشاهده خواهید کرد. برای امنیت خاطر بیشتر تمام این فایل های DBX را روی یک درایو قابل حمل کپی کنید.
۲) روش دوم: تهیه نسخه پشتیبان از پست الکترونیکی مبتنی بر وب
پست الکترونیکی مبتنی بر وب، دارای ویژگی های متفاوتی است؛ از جمله توانایی دسترسی به نامه‌های الکترونیکی در زمان. با وجود این، از آنجا که این برنامه‌های پست الکترونیکی، نامه‌های شما را روی سرورهایشان ذخیره می کنند، تهیه نسخه پشتیبان از آنها مشکل خواهد بود. اگر چه می توانید با استفاده از دستور SAVE AS در INTERNET EXPLORER یا یک مرورگر دیگر نامه ای خود را ذخیره کنید ولی این روشی غیر کارآمد برای تهیه نسخه پشتیبان از تعداد زیادی از نامه هاست.
در اغلب برنامه‌های پست الکترونیکی مبتنی بر وب، مثل GMAIL HOTMAIL و YAHOO! MAIL، لازم است که نامه هایتان را توسط یک برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS بفرستید یا دریافت کنید سپس از دستور العمل های این برنامه برای تهیه نسخه پشتیبان از نامه هایتان بهره ببرید.
از بین سه سرویس پست الکترونیک مبتنی بر وب که در این مقاله آنها را بررسی می کنیم. GMAIL تنها سرویسی است که به، صورت رایگان و بون نیاز به نرم افزاری مجزا نامه هی را به برنامه دیگری انتقال می دهد. در GMAIL، می توانید از ویژگی انتقال (POST OFFICE PROTOCOL) POP استفاده کنید.
این ویژگی نامه‌های شما را دوباره به یک حساب پست الکترونیکی که انتخاب کرده اید، می فرستد.
برای استفاده از این گزینه، به حساب GMAIL وارد شوید و روی پیوند SETTINGS کلیک کنید سپس روی زبانه FORWARDING AND POP کلیک کنید.
دکمه رادیویی کنار FORWARD A COPY OF INCOMING MAIL ، را انتخاب کرده و آدرس پست الکترونیکی مقصد را وارد کنید، سپس می توانید بعد از انتقال نامه از بین نگهداری، آرشیو کردن یا حذف پیام ها در سرور GMAIL، یکی را انتخاب کنید.
اگر هرزنامه‌های زیادی وارد صندوق پستی شما می شوند، می توانید نامه ها را قبل از انتقال فیلتر کنید و نامه هایی را که ملاک های لازم را شامل نمی شوند، حذف کنید.
برای اینکه کار را تکمیل کنید، روی SAVE CHANGES در زبانه FORWARDING AND POP کلیک کنید.
این سرویس قابلیت پشتیبانی را فقط به صورت غیر رایگان ارائه می دهد. اگر نمی خواهید پولی برای ویژگی های بیشتر آن بپردازید، باید به انتخاب خود از یک برنامه دیگر برای فرستادن نامه ها به یک آدرس پست الکترونیکی استفاده کنید. FOR HOTMAIL GET MAIL (واقع در آدرسWWW.E_EEASY.CON/GETMAILASPX) که به صورت رایگان است، دارای رابط کاربردی ساده ای است و این توانایی را به شما می دهد تا به صورت خودکار نامه‌های خود را به حساب پست الکترونیکی دیگری انتقال دهید.
برنامه دیگر برای این منظور WEB MAIL ASSISTANT است (واقع در آدرسHTTP://WWW.OMESEEK.COM/) که البته رایگان نیست و نامه‌های HOTMAIL را به یک حساب پست الکترونیکی که از قبل مشخص کرده اید، می فرستد و دارای عملکردهای فیلتر کردن هرزنامه و ادغام نامه ها است. علاوه بر این، WEB MAIL ASSISTANT با YAHOO! MAIL کار می کند؛ چرا که هر دو این برنامه ها، نامه ها را به یک حساب الکترونیکی مجزا انتقال می دهند و سپس با استفاده از یک برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS از آنها نسخه پشتیبان تهیه می کنند. بنابراین قادر نخواهید بود که نامه‌های خود را در سرورهای HOTMAIL بازیابی کنید.
این سرویس در YAHOO! MAIL نیز، همانند HOTMAIL، غیر رایگان است و مثل HOTMAIL می توانید برنامه ای رایگان را برای انتقال نامه هایتان به کامپیوتر خانگی خود نصب کنید.
این برنامه YPOPS! نامیده می شود و از آدرسHTTP://WWW.YPOPSEMAIL.COM/ قابل دسترسی است و باز مشابه HOTMAIL، به علت اینکه نامه هایتان را به یک حساب پست الکترونیکی انتقال می دهید تا از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید، قادر نخواهید بود که نامه‌های ذخیره شده روی سرورهای YAHOO! MAIL را بازیابی کنید.
● نتیجه گیری
اگر چه تهیه نسخه پشتیبان از یک حساب پست الکترونیک مبتنی بر وب احتیاج به طی مراح بیشتری دارد، ولی این اطمینان را به شما می دهد که کپی درستی از نامه هایتان دارید تا زمانی که از نامه‌های خود نسخه پشتیبان تهیه می کنید، مطمئن هستید که اگر مشکلی پیش بیاید، یک کپی از نامه‌های مهم خود دارید؛ با این حال همیشه به یاد داشته باشید که روند تهیه نسخه پشتیبان از نامه ها را باید به طور منظم و مرتب انجام دهید تا بتوانیدتعداد نامه هایی را که ممکن است بر اثر اشتباه از دست بروند، کاهش دهید.