چطور با تلاش کمتر به نتیجه بهتری در کارها برسیم؟

کار بیشتر، یا هوشمندی بیشتر؟

و اما ماجرای ضرب‌المثل اول متن چیست؟! این مثل درواقع افشره اصلی این مقاله است. همانطور که می‌دانید این جمله معروف زمانی به کار می‌رود که در حق کسی دعا کنیم با تلاش کم، نتیجه زیادی کسب کند. اما چگونه؟

نکته اصلی اینجاست! شاید در بعضی موارد تلاش خیلی زیاد، به نتیجه‌ای که در آرزویش هستید، آسیب برساند. گاهی برای یافتن راه‌های مؤثرتر برای رسیدن به نتیجه، نیاز به یک تفکر خلاقانه دارید. پس از آن می‌توانید بدون افزایش لیست کارهای خود، به دنبال راه هایی برای دستیابی به نتیجه باشید.

واقعیت تلخ اما قطعی در مورد اکثر ما صادق است و آن اینکه، به اندازه‌ی کارهای‌مان زمان در اختیار نداریم. فهرست کارهایی که باید انجام دهید، طولانی‌ست و متاسفانه زمان و ساعات شبانه‌روز بیشتر از همینی که هست (و برای همه‌ی مردم دنیا هم یکسان است) افزایش نمی‌یابد.

یک توضیح ضروری

وقتی درباره‌ی «کار کردن» حرف می‌زنیم، اشاره بر هر اقدامی می‌کنیم که مستقیما مقداری از زمانِ شما را به خود اختصاص می‌دهد. مثلا همین حالا، شما در حالِ انجام کاری هستید: مطالعه. زمانی که امیدواریم مفید باشد، اما می‌تواند به شکل دیگری نیز مصرف شود. مثلا، شاید انتخاب «هوشمندانه» این باشد که بجای خواندن، نسخه‌ی صوتی را بشنوید و به کار دیگری همزمان بپردازید.

هوشمندانه‌‌تر کار کنید، نه سخت‌‌تر!

حتما شما هم لیستی بلند بالا از کارهای پیش‌رو برای سال جدید در ذهنتان دارید. اما شاید دو به شک باشید که آیا این کارها دوباره به سال بعد منتقل می‌شوند یا این سال، همان سالی بود که مدت‌ها منتظرش بودید! اما نکته ناراحت کننده این است که این سال هم مثل تمام سال‌های قبلی 365 روز دارد و ساعات روز هم مثل همان قبلی‌هاست! اما چه اتفاقی می‌افتد که افراد دیگری می‌توانند با همین میزان زمان نتایج بهتری کسب کنند؟ در مطالب بعدی این پرونده، مفصل درباره‌ی عادت‌های مثبت صحبت خواهیم کرد، همچنین درباره‌ی موفقیت و تعاریف آن محتوای مفصلی را تدارک دیده‌ایم. اینجا، بنا نداریم که با مثال‌هایی تکراری و ادبیات مرسوم در حوزه‌ی «موفقیت» شما را بی‌جهت دلگرم کنیم. تنها بناست تا با پیشنهاد چند ترفند ساده اما سودمند، اثربخشی کار کردن را ارتقا دهیم.1
در ادامه چند نکته کلیدی برای تمرکز بر روی کار واقعی آورده ایم:

درباره استراتژی شفاف باشید

در ماموریت برای استراتژی اشتباه نکنید، ماموریت در مورد هدف است،استراتژی برنامه ای برای تحقق هدف است،اطمینان حاصل کنید که توضیحات شغلی صریحاً روی کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند تمرکز می کنند.

از معیارهای با ارزش استفاده کنید

علت شایع کار کاذب عدم اطلاع از نتایج موردنیاز و زمان رسیدن به آن است.

مراقب شلوغی بیش از حد باشید

زمانی که کارکنان نسبت به اولویت ها مطمئن نیستند، مشغول کارهای کاذب می شوند، شما باید بر روی اولویت ها تاکید کرده و اهداف را مشخص کنید، برای مثال زمانی که جلساتی به صورت منظم برگذار می شود و نتیجه ی مثبتی در برندارد، آن را از تقویم کاری حذف کنید.

با ارتباطات به عنوان یک وظیفه جمعی برخورد کنید

بررسی کنید که پیام شما از سوی دیگران دریافت شده و درک شده باشد، و به دنبال بازخوردها باشید و به آن ها گوش فرادهید، ارتباطات در مورد مسائل کاری باید ساده، واضح،قانع کننده و اغلب تکرار شود.

افراد اطراف خود را درک کنید

برخی افراد استعداد خاصی برای واگذاری پروژه‌ها زمانی که کار سخت می‌شود، دارند. تعدادی هم پروژه‌های جدیدی تعریف می‌کنند تا شهرت خود را به نمایش بگذارند. نکته اصلی این است که بدانید چگونه رفتار دیگران باعث ایجاد کار کاذب می‌شود و سپس مانع آن‌ها شوید. همانطور که رفتار دیگران را مورد بررسی قرار می‌دهید، باید از این موضوع که رفتار شما نیز باعث ایجاد کار کاذب می‌شود نیز اطلاع داشته باشید. زمانی که از شما خواسته می‌شود کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، این چالش را به عنوان یک فرصت ببینید. رویکرد استراتژیک در اولویت‌بندی، شما را از سایرین متمایز می‌کند.

زمانی که از شما خواسته می شود کاربیشتری انجام دهید، چالش را یک فرصت تلقی کنید، رویکرد استراتژیک شما در اولویت بندی شما را از افرادی که شکایت می کنند متمایز می سازد و شما یک مثال مثبت می شوید.2

کمک کردن دیگران به شما، برای خودشان هم فایده‌ای خواهد داشت

بهترین راه برای بهره‌مند شدن از کمک و حمایت دیگران این است که به آنها بفهمانیم در قبال کمکی که به ما می‌کنند، ما هم گِرِهی از کارشان باز خواهیم کرد. فرضا اگر همکارتان در برنامه‌ریزی برای جلسۀ اعضای شرکت به شما کمک می‌کند یا یکی از دوستان‌تان برای معرفی شما به کسی که می‌خواهید، خودش را به زحمت می‌اندازد، یا همسرتان وقتی نوبتش نیست ظرف‌ها را می‌شوید، باید به طریقی به آنها بفهمانید که کمک‌شان را بی‌جواب نخواهید گذاشت. مثلا همکارتان باید بداند که در ازای این کمکش بهره وری شما در محیط کار بیشتر می‌شود و برای او درآمدزایی خواهد داشت. همسرتان هم باید بداند که وقتی این کمک را می‌کند، شما هم به‌جایش با تلاش‌تان زندگی را در خانه به کام همه شیرین‌تر می‌کنید.
 

کمک خواستن از کارفرما

فکر کردن به درخواست کمک از کارفرما برای بسیاری از ما دلهره‌آور است. این نگرانی را داریم که با کمک خواستن از بالادستی‌های‌مان در نظرشان دست‌وپاگیر، مزاحم یا فاقد صلاحیت جلوه کنیم. اما اگر به‌هنگام کمک خواستن از کارفرما، راه‌حل‌هایی هم برای مسائل کاری ارائه کنیم، از این بابت جای هیچ نگرانی‌ای وجود نخواهد داشت. در ادامه می‌گوییم چطور می‌توانید این کار را انجام بدهید و چه مطالبی را باید در درخواست‌تان لحاظ کنید:

حتما به این مسئله اشاره کنید که متعهد به اولویت‌های سازمان یا شرکت‌تان هستید. این کار را می‌توانید با جمله‌ای شبیه به این انجام بدهید: به‌باور من، چند ماه آینده همه چیز همان طوری خواهد که شد که برایش برنامه‌ریزی کرده بودیم. از اینکه من هم در محقق کردن هدف‌مان نقشی دارم، خوشحال هستم.

از نقاط قوت یا دستاوردهای اخیرتان برای سازمان بگویید، همین‌طور راجع به مسائلی که نقش بازدارنده دارند و بهره‌وری شما را کم می‌کنند، با جمله‌ای شبیه به این: با تمامی وظایفی که به من سپرده شده است، وقتی در دفتر پشت میز کارم می‌نشینم، کمی تحت فشار قرار می‌گیرم. احساس می‌کنم اگر از دفتر بیرون بزنم و با مشتری‌ها تعامل داشته باشم، عملکردم بهتر می‌شود.

راه‌حلی ارائه کنید و از کارفرمای‌تان بخواهید به شما بازخورد بدهد، با جمله‌ای شبیه به این: «برای محقق شدن هرچه سریع‌تر اهداف‌مان، ایده‌هایی به ذهنم رسیده است؛ برای فراهم کردن فرصت‌های مدیریتی برای بعضی از اعضای تیم هم نظرهایی دارم.

مهارت نه گفتن را یاد بگیرید

گاهی این‌طور به نظر می‌رسد که برای وظایف و کارهایی که باید انجام بدهیم پایانی نمی‌توان متصور شد. برای اینکه بتوانیم کمی از فشارِ باری که روی دوش‌مان است کم کنیم، باید یاد بگیریم که گاهی اوقات به درخواست دیگران جواب منفی بدهیم. حالا چطور می‌توانیم نه گفتن به دیگران را یاد بگیریم؟ در ادامه خواهیم گفت:

درخواست برای توضیح بیشتر

دفعهٔ بعدی که کسی از شما خواست کاری برایش انجام دهید، به‌جای آنکه فوری و از روی عادت «بله» بگویید و آن را به فهرست وظایف‌تان اضافه کنید، از او بخواهید کمی بیشتر راجع به درخواستش توضیح بدهد، با سؤال‌هایی مثل اینها: فکر می‌کنی پروژه‌ات برای کامل شدن و به نتیجه رسیدن چقدر زمان نیاز داشته باشد؟ به‌نظرت، تجربه و مهارت من چه چیز بخصوصی به نتیجهٔ کار اضافه می‌کند؟ برای پایان آن موعد مشخصی در نظر گرفته‌ای؟ گاهی پرسیدن همین سؤال‌ها باعث می‌شود دیگران راجع به زمانی که قرار است از شما اشغال کنند بیشتر فکر کنند. شاید در نهایت از سپردن کارشان به شما چشم‌پوشی کنند.

استفادهٔ اصولی از تقویم

روی تقویمی که برنامه‌ها و وظایف‌تان را در آن یادداشت می‌کنید برگهٔ اضافی نچسبانید. زمانی که در حال برنامه‌ریزی برای وقت‌تان هستید، با خودکار وظایف را در تقویم یادداشت کنید. اگر کسی بخواهد کاری را به شما محول کند و خانهٔ خالی در جدول تقویم نمانده باشد، انتخاب‌تان مشخص خواهد بود: یا باید درخواست او را رد کنید یا آنکه کاری را که از قبل برایش برنامه‌ریزی کرده بودید کنسل کنید. حالا اگر به‌جای این کار، وظیفهٔ جدید را هم روی کاغذی بنویسید و ضمیمهٔ تقویم کنید، سرتان را بیش از اندازه شلوغ کرده‌اید. استفادهٔ اصولی از تقویم کمک می‌کند واقع‌بینانه‌تر و در حد توان‌مان از زمانی که در اختیار داریم استفاده کنیم.3


پی نوشت:
1.www.virgool.io
2.www.bizmesh.ir
3.www.chetor.com