چگونه یک تیم را مدیریت کنیم ؟

مدیریت تیم یک هنر است که نیاز به صبر و درایتی ظریف دارد. این مقاله راه‌های مؤثر مدیریت اثربخش یک تیم را به منظور اطمینان از جریان روان امور و بالابردن بهره‌وری ارائه می‌دهد.
به عنوان یک مدیر، توانایی مدیریت تیم یکی از ابتدایی‌ترین مهارت‌های مورد نیاز می‌باشد. ثابت شده‌ است که یک تیم با مدیریت اثربخش، در برابر مشکلات مختلف کاری، بهره‌وری و اثربخشی بیشتری از خود نشان می‌دهد. اما مدیریت یک تیم کار چندان ساده‌ای نیست و نیاز به بینشی عمیق، دوراندیشی، توانایی برنامه‌ریزی و مهارت‌های رهبری دارد. قبل از پرداختن به مبحث مدیریت تیم اجازه دهید ببینیم تیم چیست، تیم مجموعه‌ای از افراد با مهارت‌های گوناگون است که برای مدت زمانی کوتاه یا طولانی جهت انجام اثربخش وظایفی مشخص دورهم جمع شده‌اند. برای مدیریت یک تیم جدید، تیم پروژه و یا هر تیم دیگر دستورالعمل‌های مشابهی وجود دارد.

مدیریت اثربخش تیم

ارتباطات- مدیریت مسئولیت دارد که نسبت به اجرای مؤثر و موفقیت آمیز چشم‌انداز برنامه مدیریت ارشد، به همان شکلی که روی کاغذ آمده است اطمینان حاصل نماید. تفاوت کمی مابین تیمی با اعضای کاملأ جدید و تیمی از اعضای خود سازمان وجود دارد. اعضای تیم جدید باید به هم معرفی شوند درحالی که اعضای تیمی از کارکنان سازمان باید دوباره باهم آشنا شوند. ارتباطات نقش بسزایی در مدیریت تیمی دارد چرا که شما نیاز دارید که به تمامی اطلاعات مهم درمورد تیمی که هدایت آنرا دارید دست پیدا کنید، شما باید به اعضای خود آموزش‌های لازم پیرامون اهداف، نقش‌ها، اختیارات، مسئولیت‌‌ها و خطوط مرزی را بدهید.
ارزیابی- مدیر تیم باید نقاط قوت و ضعف و فرصت‌ها و تهدید‌های موجود در زمان تخصیص وظایف میان اعضا و تاثیرات کلی آنها را مورد ارزیابی قرار دهد. اطمینان حاصل کنید که وظایف را بر اساس دانش، مهارت و علایق، میان اعضا تقسیم نمایید. همگام‌سازی فعالیات‌های اعضا کار مشکل و زمان‌بری است ولی شما به عنوان مدیر گروه لازم است که تغییرات را به شکل صحیحی مدیریت نمایید. در زمان بیان دستورالعمل‌های کاری از زبانی صریح و واضح استفاده نمایید چرا که زبانی مبهم چیزی جز سردرگم‌نمودن اعضا و بهم‌ریختن نظم و هماهنگی آنها نخواهد داشت. اعضای یک تیم تا زمانی که از پشتیبانی مدیر خود مطمئن نشوند ریسک نخواهند کرد حتی ریسک های پیش‌بینی شده.
رفتار منصفانه- زمانی که عضوی از یک تیم هستید، به یاد داشته باشید که اعضای تیم همواره شاهد رفتار جانبدارانه شما هستند. رفتار جانبدارانه با برخی از افراد، طبیعی است ولی چیزی که از یک مدیر تیم انتظار نمی‌رود، ادامه این رفتار به شکل کورکورانه و مستمر است. تکرار این رفتارهای جانبدارانه نه تنها عواقب جدی برای پروژه دارد بلکه توانایی رهبری شما به عنوان مدیر تیم هم زیر سوال می‌رود. در زمان لازم سخت‌گیر و در مواقع دیگر منعطف باشید.
مدیریت تعارض‌ها- تضاد در علایق بخش جدایی ناپذیر در سازمان‌هاست. تعارض در زمینه عقاید، فرآیندها، رویه‌ها یا حتی نگرش افراد اگر به درستی مدیریت نشوند، می‌تواند پروژه را از مسیر خودش منحرف سازد. خود را در همه‌ی تعارضات دخیل نکنید، به کارکنان زمان بدهید که خودشان تعارضات را بین خود حل و فصل نمایند، به آنها اجازه دهید دریابند که شما به هوش و تجربه آنها اطمینان دارید و مظمئن هستید که آنها می توانند تعارضات خود را حل نمایند. رفتار مورد انتظار و اخلاقیات کاری را به روشنی برای اعضای تیم تشریح نمایید، مسائل شخصی، درگیری‌های جنسیت‌های مخالف و غیبت‌کردن را تشویق نکنید.

نکاتی برای مدیریت بهتر تیم

یک عضو عالی در تیم باشید- قبل از اینکه رهبر باشید باید بتوانید یک عضو تیم باشید و قوانینی را که انتظار دارید دیگران رعایت کنند، خودتان قبل از همه آنها را رعایت نمایید، باید در یکایک فعالیت‌های تیم درگیر باشید و نسبت به آن کارها نگرش مثبت داشته باشید. تیم رهبری را دوست دارد که به آنچه که می‌گوید عمل کند و همچون الگویی برای سایر افراد تیم باشد.
به تیم خود انگیزه بدهید- دادن پاداش‌های مناسب به اعضای شایسته‌ی تیم، به آنها انگیزه دهید. آنها نه تنها با پاداش‌های مادی که با کلامی تحسین‌کننده هم انگیزه می‌یابند، لازم است که کارهایی مؤثر بر منافع سازمان، مورد تصدیق و تحسین قرار گیرند که این می‌تواند سایر اعضای تیم را هم در جهت تلاش بیشتر تشویق نماید.
مدیریت تیم‌های جدا از هم- مدیر تیم باید بتواند تیم‌هایی که در مکان‌های مختلفی مستقر هستند را نیز مدیریت نماید. کنترل افراد دور از هم بسیار مشکل بوده و لازم است مدیر قوانین یکسانی برای همه آنها وضع نماید. به لطف فناوری‌های جدید شما با استفاده از نرم افزارهای ارتباطی به راحتی می‌توانید با اعضای تیم در هر کجا که باشند ارتباط برقرار نمایید.
از تیم خود حمایت کنید- شما باید قبل از محول کردن وظایف به اعضا، نقاط قوت و ضعف آنها را بررسی کرده و به آنها این اطمینان را بدهید که هر زمانی که به کمک شما نیاز داشته باشند شما آنجا خواهید بود.
تشویق آموزش و توسعه- هر یک اعضای تیم تمایل دارند که توانایی های خود را برای اخذ مسئولیت‌های بزرگتر در آینده، توسعه دهند. با اعضای تیم خود جلسه بگذارید و نیازهای توسعه و پیشرفت آنان را دریابید. برنامه‌های آموزشی سالانه برای آنها ترتیب دهید، مهارت‌ها و توانمندی‌های آنها باید در طول زمان توسعه پیدا کنند.
مدیریت احساسات سهام‌داران- مهم است که شما بدانید که سهاومداران داخلی و خارجی چه برداشتی از تیم شما دارند، باید از انتظارات آنها آگاه باشید و براساس آنها کارهایتان را برنامه‌ریزی نمایید. به خاطر داشته باشید که هیچ عکس العملی نسبت به انتقادات منفی که از تیم می‌شود نشان ندهید.
برنامه ریزی و تحقق اهداف- به تیم خود آموزش دهید تا کارهایشان را برنامه ریزی کنند که دچار استرس و فشارهای لحظه آخری نشوند.
دستیابی به نظم- بدون نظم غیر ممکن است بتوان کارها را در مدت زمان مورد نظر انجام داد، قوانین سازمانی هم باید اجرا شوند برای مثال اگر سازمان یونیفرم مخصوصی دارد، شما باید افرادی را که با لباس‌های شخصی خود سرکار حاضر می‌شوند را سرزنش و توبیخ نمایید. افراد تیم از هم دیگر چیز یاد می‌گیرند.
مهارت‌های خود را تقویت کنید- به عنوان یک رهبر تیم شما باید مهارتها و یادگیری خود را تقویت نمایید، این به شما در زمان‌های سختی، تعارض و مذاکره کمک می‌کند که تیم خود را به نحوی اثربخش مدیریت نمایید.
از اهداف سازمانی حمایت کنید- یک مدیر تیم هیچگاه نباید اهداف و علایق خود را مقدم بر اهداف سازمانی قرار دهد چرا که در این صورت اعضای تیم او را به چشم یک فرد خودخواه می‌بینند و با او همکاری نمی‌کنند.
تعیین اهداف چالشی- توصیه می‌شود اهداف کوتاه‌مدت بجای اهداف بلندمدت برای تیم تعریف شود، برای مثال یک تیم بازاریابی، می‌تواند اهداف سه ماهه‌ای برای رسیدگی به نیازهای 250 مشتری در یک منطقه خاص و گرفتن بازخور از آنها داشته باشد.
ساخت و حفظ فرهنگ تیمی- هرتیمی باید فرهنگ مختص به خود را داشته باشد، فرهنگی که افراد را به سوی کار بهتر تشویق می‌نماید، اعضای تیم باید بتوانند آزادانه و بی هیچ شک و تردید و واهمه‌ای نظرات خود را در مقابل مدیر تیم مطرح نمایند. یک انجمن آزاد باید برای اعضا فراهم شود که بتوانند براحتی در مورد مسائل مختلف به بحث و تبادل نظر بپردازند.
تمرین شفافیت- مدیر تیم باید صداقت و شفافیت را تمرین کند، همه‌ی اعضای تیم باید از تصمیمات و استراتژی‌های مدیریت مطلع شوند. مخفی‌کردن اطلاعات از برخی افراد و دادن آنها به برخی دیگر منجر به آشفتگی در تیم می‌شود و مدیریت، اعتماد اعضا را از دست می‌دهند.
تقویت انسجام تیم- لازم است حداقل هر 3ماه یکبار یک تمرین تیم‌سازی انجام شود که این تمرین می‌تواند در درون یا بیرون سازمان به شکل بازی، پیکنیک، ورزش، تماشای فیلم و غیره باشد که اینها به ایجاد اتحاد و کاهش تضاد و تعارضات در میان اعضا کمک می‌نماید.
مدیریت مؤثر منابع- به عنوان یک مدیر شما باید نسبت به مشکلات شخصی اعضای تیم خود حساس باشید، درصورتی که یکی از اعضا برای مدت طولانی در تیم حضور پیدا نکند شما باید توانایی ایجاد یک جایگزین به نحوی که مشکلی برای سازمان ایجاد نشود را داشته باشید. برای مثال زمانی که یکی از کارکنان زن شما مرخصی زایمان می‌گیرد شما می‌توانید یک نیروی موقت جایگزین را تا زمانی که او بتواند به تیم برگردد به کار بگیرید.
انتقاد سازنده- اگر انتقادی به هر یک از اعضای تیم وارد باشد، باید به شکل سازنده مطرح گردد، از اظهارنظرهای شخصی باید اجتناب نمود، با فرد مورد نظر نباید تنها درمورد نقاط ضعف و کمبودش صحبت شود بلکه باید به او توصیه‌هایی برای تقویت توانایی‌هایش داده‌شود و در صورت لزوم آموزش ببیند.
اقدامات اصلاحی- اگر برای اولین بارخطایی از کسی سر زد ، آرامش خود را حفظ کنید و طریقه صحیح آن کار را به او آموزش دهید، اخراج نمودن یک فرد در مقابل چشمان دیگر اعضا تصویر خوبی از مدیر در دید سایر اعضا ایجاد نمی‌کند.
به افراد نزدیک باشید- مدیر باید پذیرای نظرات و ایده‌های اعضای تیم باشد و نباید بگوید " من همیشه درست فکر می‌کنم"، بلکه باید اعضای تیمش را تشویق کند که در موارد مختلف شخصی و کاری با وی مشورت کنند.
شنونده‌ی خوبی باشید- برای حفظ اعضای تیم در کنار هم مدیر باید شنونده خوبی باشد و بدون اطلاع از همه‌ی حقایق، قضاوت نکند. نباید جانبدارانه قضاوت کند، در مواقع تعارضات باید سمت طرفی را بگیرد که حق با اوست.
مسئولیت پذیری- اگر مدیر مسئولیت اشتباهات تیمش را بر عهده نگیرد، تاثیر بسیار بدی روی تیم می‌گذارد و هماهنگی و انسجام میان اعضا را از بین می‌برد.
ابتکار عمل- مدیر تیم نباید منتظر بماند که رئیسش به او کاری محول کند بلکه باید ابتکار عمل به دست گیرد و همواره به فکر رفاه سازمان باشد.
برای موفقیت‌ تیم جشن بگیرید- فراموش نکنید که تیم خود را بخاطر موفقیت در کار، به یک شام دعوت کنید یا به آنها پاداش دهید.
یک مدیر تیم خوب می‌داند چگونه تیمش را هدایت کند و موفقیت جمعی برای تیم به دست آورد، پیشنهادات مطرح شده در این مقاله را برای مدیریت اثربخش و کارای تیم خود به کار ببرید.