فضاهای همكاری مجازی چیست؟

اصل فضای كاری مجازی مشترك این است كه مردم را به همكاری با یكدیگر قادر می‌سازد، صرف‌نظر از جایی كه آنها در آن هستند. در عمل، این بدان معنی است كه شامل تركیبی از به اشتراك‌گذاری اسناد، ویرایش مشاركتی و كنفرانس صوتی/ تصویری می‌باشد. اگر چه تأمین كنندگان، بسته‌های نرم افزاری كه حاوی همه این عوامل است را ارائه می دهند، بسیاری از كاربران مجموعه ابزار مورد نیاز خود را مونتاژ می‌كنند.

چرا از این ابزار استفاده كنیم؟

دلایل زیادی برای استفاده از فضای كاری مجازی وجود دارد، از جمله:
1. این اجازه را می‌دهد تا سازمان‌ها به بهترین مهارت در هر نقطه از جهان دسترسی داشته باشند؛
2. می تواند به طور چشمگیری باعث كاهش هزینه های سفر شود.
3. این اجازه را می‌دهد تا مردم در زمان و مكانی كه برای آنها بسیار مؤثر است كار كنند و همچنین به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

نحوه استفاده از فضای همكاری مجازی

با توجه به بازارهایی كه به طور مداوم در حال تحول است طیف وسیعی از ابزارهای وجود دارد، دشوار است هر مجموعه خاص توصیه شود به هر حال این امكان وجود دارد كه در مورد اصول كلی كه باید راهنمای صحبت توسعه فضای كاری باشد، صحبت كنیم.
1. با مردم شروع كنید. این ابزارها تمایل به تقویت شیوه‌های كار موجود دارند. بنابراین، پیش از معرفی ابزار مجازی، هر گروه یا تیم نیاز به مرور كار و بررسی شیوه‌ها و چگونگی انجام آن دارد.
2. اطمینان حاصل كنید كه فناوری آماده كار است. تجهیزات با كیفیت ضعیف مثل لینك‌های اینترنتی كند و با تصویر/ صدای ضعیف، تجربه تلخی برای كاربران به همراه خواهد داشت و آنها را از استفاده در آینده دلسرد می‌كند.
3. كاربران را در زمان مناسب آموزش دهید. آموزش برای یك اجرای موفق لازم است.
4. با ابزار انسان محور(1) شروع كنید. كنفرانس های صوتی و ویدئویی بر حسب نیاز طبیعی بشر ساخته شده‌اند. آنها همچنین منافع فوری را پیشنهاد می دهند- كه اگر كیفیت به اندازه كافی خوب باشد- صرفه جویی در زمان و استرس می‌شود.
5. محتوای همكاری را معرفی كنید كه در ارتباط با كنفرانس صوتی/تصویری است به طوری كه اجازه می دهد تا كاربران با تجربه‌تر كمك‌های فوری را به همكاران خود پیشنهاد كنند.

چه زمانی باید از فضاهای همكاری مجازی استفاده كنیم (و چه زمانی نباید استفاده كنیم)

فضای كاری مجازی به سرعت در حال تبدیل شدن به یك بخش اساسی در فعالیت‌های بسیاری از سازمان‌ها شده است و این روند احتمالاً ادامه خواهد داشت. بنابراین، مهم است موقعیت هایی كه در آن ممكن است این رویكرد نامناسب باشد، شناسایی شوند. این موقعیت‌های كلیدی عبارتند از:
* اتصال ضعیف اینترنتی ابزارهای نرم افزاری مختلفی مردم را قادر می‌سازند كه در محیط‌های ضعیف اینترنتی كار كنند. با این حال، اگر ثابت شود كه موانع بیش از حد بر سر راه كاربر وجود دارد، سرخوردگی ایجاد شده برای كاربران ممكن است بر فواید كار مجازی بچربند.
* این كار نیاز به همكاری مستقیم فیزیكی دارد. اگرچه طراحی مد روز به طور فزاینده‌ای از ابزار مجازی حمایت می‌كند، اما طیف وسیعی از كارها وجود خواهد داشت كه واقعاً نیاز به موقعیت مكانی دارند.
* امنیت و حفظ حریم خصوصی بسیار مهم می‌باشد. در شرایطی كه در آن حریم خصوصی كاملاً ضروری است، به عنوان مثال، رابطه بین پزشك و بیمار، موقعیت مكانی حایز اهمیت می‌باشد.

مثال

مجموعه همكاری مؤثر از طریق تركیب (skype(2 (كنفرانس صوتی/ تصویری) ‌با سیستم ویرایش اسناد مشاركتی گوگل عملی می‌باشد. تركیب حاصل اجازه می‌دهد تا تیم‌ها به نوشتن اسناد به طور مشترك، بحث در مورد برنامه‌ها و ضبط مطالب كلیدی در ویكی اقدام كنند. كل بسته به صورت رایگان در دسترس است و نیاز به اینترنت نسبتاً كم سرعت دارد.
به مرحله قبل بر می گردیم در هر دو هزینه‌ها و قابلیت‌ها ما را به نرم افزار (Adobe(3 متصل می كند. این مجموعه تیم را قادر می‌سازد تا اسناد و تصمیمات خود را یكپارچه كنند و ویژگی‌های بیشتری را ارائه می‌دهد مانند به اشتراك‌گذاری صفحه، اتاق‌های تیم‌های جداگانه، رأی‌گیری و مدیریت جلسات. كل سیستم قابل اجرا بر روی یك فلش پلاگ این كه در اكثریت قریب به اتفاق رایانه‌های شخصی بدون نیاز به هرگونه نصب بیشتر موجود می‌باشد.
(Teleplace (4 نمونه‌ای از همكاری‌های مجازی هنر است. این سیستم جهان سه بعدی بسیار قدرتمندی فراهم می‌كند كه پشتیبانی از طیف گسترده‌ای از همكاری‌ها را دربرمی گیرد. با وجودی كه سیستم بسیار ساده‌ای برای استفاده است، ولی به احتمال زیاد نیاز به آموزش برای كاربران برای بهره برداری كامل از آن همچنان وجود دارد.
برخی تأمین كنندگان نرم افزارهای مشترك مجازی
اسناد گوگل در آدرس:
www.google.com/apps/intl/en/business/index.html
اتصال به سایت ادوبی در آدرس:
http://tryit.adobe.com/us/connectpro/webconference/?sdid=FBFLM
فضای كار مجازی در آدرس:
www.teleplace.com

پی‌نوشت‌ها:

1. Human-Centred Tool
2. نرم افزاری برای اشتراك صدا و تصویر ویدئویی از طریق اینترنت
3. نام شركت نرم افزاری
4. فضای كار مجازی كه توسط شركت ها، دانشگاه ها و سازمان‌ها و بنگاه‌های دولتی آمریكا

منبع مقاله :
یانگ، رونالد،(1391)، ابزار و تكنیك‌های مدیریت دانش، مترجمان: محمدباقر نوبخت، سیدكامران یگانگی، تهران: مركز تحقیقات استراتژیك، چاپ اول