طراحی و ساختار سازمانی

آیا تاکنون به این سوال فکر کرده‌اید که چرا برخی از سازمان‌ها همیشه در صدر هستند و برخی دیگر حتی درمورد ساده‌ترین مسائل کاری خود در تضاد و تعارض به سر می‌برند؟ پاسخ اینجاست که آن‌ها ساختار سازمانی و طراحی بسیار قوی‌تری نسبت به سایر سازمان‌ها دارند.
ساختار سازمانی عبارت است از ساختن یک تیم بسیار قوی از افراد با استعداد، حرفه ای، بلند پرواز و مشتاق برای رسیدن به اهدافی که سازمان بدنبال تحقق آن‌ها می‌باشد. مدیریت اثربخش کارکنان و توسعه کسب و کار از مهم‌ترین دلایل اهمیت طراحی و ساختار سازمانی سیستماتیک می‌باشد.
ممکن است شما با مشکلات بی شماری در مسیر دستیابی به سازمان رویایی خود روبرو شوید، "سازمان" در بر گیرنده‌ی گستره‌ی عظیمی از مسائل می‌باشد، سازمان می‌تواند یک کارخانه، شرکت، بیزینس، مدرسه یا یک دانشکده باشد، یک کسب و کار کوچک به ساختاری ساده نیاز دارد و دانشگاهی با چندین دانشکده به ساختاری به مراتب پیچیده‌تر نیازمند است. فارغ از کوچک یا بزرگ بودن سازمان در درجه اول به یک تیم مدیریتی برای سرپرستی و اداره امور سازمان نیاز است، تیم مدیریت شامل رئیس، پروموتر سازمان، هیئت مدیره، و رئیس غیر اجرایی است. ماموریت و چشم انداز سازمان باید توسط مدیریت تعریف گردد.

ساختار سازمانی

یک مدرسه ابتدایی یا یک سازمان خصوصی نو پا مثال‌های خوبی از یک ساختار ساده می‌باشند، جدای از مدیریت، این سازمان‌ها کارکنان کم‌تری به نسبت سازمان‌های بزرگ دارند، مزیت این نوع سازمان‌ها سهولت اداره‌ی امور روزمره آنهاست، در یک مدرسه، مدیر مدرسه، می‌تواند به تنهایی به مشکلات دانش آموزان رسیدگی کنند، به دلیل تعداد کم آنها، یا یک سازمان کوچک رئیس می‌تواند به راحتی با کارمندان محدود خود ارتباط برقرار نموده و مشکلات آنها را حل و فصل نماید. سازمان‌های کوچک هم مثل سازمان‌های بزرگ واحد بازاریابی، توسعه، منابع انسانی و حسابداری دارند، سازمان‌های کوچک گروه‌های کم‌تعدادتری دارند و تغییر و تحولات سالانه کمتر در آنها صورت می‌پذیرد، قدرت مطلق در دست یک نفر است و اوست که حرف آخر را در تمامی مسائل مربوط به سازمان می‌زند.

چگونه یک ساختار سازمانی خوب طراحی کنیم؟

طراحی ساختار سازمانی نیازمند مهارت‌های خارق‌العاده مدیریتی، فداکاری و پشتکار و ممارست می‌باشد، اولین قدم این است که به افراد توضیح دهید که چه نقشی را قرار است در سازمان ایفا نمایند، افراد نمی‌توانند به درستی کار کنند مگر آنکه به خوبی نسبت به وظیفه و انتظاراتی که ار آنها میرود آگاه گردیده باشند، دومین مسئله وجود یک سیستم ارزیابی عملکرد به‌دور از بی‌عدالتی و تبعیض میان کارکنان می‌باشد، توجه بیش از حد به یک کارمند بدون هیچ‌گونه دلیل و امتیاز معقول می‌تواند برای آینده‌ی شرکت بسیار زیانبار باشد. همچنین نباید قدرت را در دست افراد متخصص محدود کنند چراکه این کار منجر به شکل‌گیری گروه‌ها می گردد و کیفیت نهایی کار را کاهش می‌دهد. در مورد تعداد کارمندان مورد نیاز هر واحد سازمانی تصمیم بگیرید و تنها به همان تعداد کارمند استخدام نمایید. استخدام تعداد بیش از نیاز کارمندان می توانید موقعیت مالی شرکت را در راه منفی تحت تاثیر قرار دهد، در حالی که استخدام کارمندان کمتر از حد مورد نیاز ممکن است منجر به تاخیر در تولید و بازاریابی شود و در نتیجه باعث از دست دادن درآمد گردد.
تامین نیازها و خواسته‌های کارکنان از دیگر مسائل مهمی است که می‌تواند ایمان کارکنان را به کارفرما حفظ کند. ایده اولیه، ترفیع دادن به کارکنان با مهارت در زمینه‌ی رهبری است، قرار دادن شکایات و مشکلات کارکنان تحت نظارت یک واحد منابع انسانی، می تواند کارکنان را در زمینه دریافت حق و حقوق و امنیت شغلی مطمئن سازد.
قوانین و مقررات تنظیم شده توسط مدیریت سازمان باید توسط یکایک افراد پیروی گردد، مدیران واحدهای مختلف سازمانی باید آزادی تصمیم‌گیری در برخی امور مربوط به خود را داشته باشند و از دخالت افرادی که هیچ نقشی در فرآیندهای تصمیم‌گیری ندارند باید به شدت جلوگیری به عمل آید. تمامی واحدهای منابع انسانی، بازاریابی، حسابدایر و مالی و تحقیق و توسعه باید دارای مدیران مجزا همراه با معاونین باشند. مدیران منطقه‌ای برای مدیریت مسائل مرتبط به مناطق خاصی تعیین می‌شوند، در یک ترتیب نزولی، مدیران منطقه ، مدیران واحد، کارمندان و دستیار کارمندان خود را تحت نظر دارند.
شفافیت در فرآیند ترفیع و ارتقا دادن به کارکنان نشان واضح یک ساختار و طراحی سازمانی خوب می‌باشد. ترفیع و ارتقا باید بر مبنای شایستگی افراد باشد تا ایمان کارکمنان به درستی سازمان حفظ شود. تبعیت از مسائل گفته شده می‌تواند به شما در تحقق رویای تبدیل شدن به یک کارآفرین نمونه کمک شایانی نماید.