مترجم: امیر رضا قاری
منبع:راسخون
منبع:راسخون
نوشته ی Sanjeevini Mittal
7- قوانینی برای به حداقل رساندن به هم ریختگی های ایمیل – مشتریان همواره به ما گفته اند که چقدر Outlook را دوست دارند و هنوز به ما فشار می آورند تا در مدیریت بهتر به هم ریختگی های inbox به آنها کمک کنیم. ما همه روزه به پیشرفت در این زمینه ادامه می دهیم. برخی کاربران از قواعدی برای انتقال آیتم ها به فولدرهای مختلف و اختصاص دادن طبقه بندی برای منظم شدن ایمیلشان پیروی می نمایند. این امر به آنان در پاک کردن ایمیل های ناخواسته و به حداقل رساندن به هم ریختگی در Inbox هایشان کمک می کند. Gmail قابلیت فیلتر کردن دارد اما عملیات هایی که شما بعد از فیلتر کردن این ایمیل ها قادر به انجام آنها هستید، محدود است. مشتریان اذعان نموده اند که تنظیم قواعد در Outlook برای پرچم گذاری ایمیل های مهم بر اساس فرستنده آسان تر است.
8- اطلاعات غنی مخاطبین – بی نظیر است که بشنویم کاربران از اینکه قادرند آدرس دفتر کسی را با نگاه کردن به کارت مخاطبشان بیابند، راضی اند. کارت مخاطب در Outlook، اطلاعاتی غنی را درباره کاربران ارائه می نماید. عکس در کارت مخاطب، به کاربران اجازه می دهد به نام ها چهره اختصاص دهند. اطلاعات "حضور"، وضعیت کاربر را نشان می دهد، مانند مشغول، آفلاین و ... . کاربران می توانند به سادگی و به سرعت یک مکالمه را با یک مخاطب آغاز کرده، یک قرار ملاقات را برنامه ریزی نموده، تماس تلفنی برقرار نموده یا کنفرانس آنلاینی را شروع نمایند. و بر خلاف Gmail، کارت مخاطب در Outlook دارای عنوان شغلی هر شخص، دپارتمان و اطلاعات مکانی می باشد.
9- برنامه ریزی اتاق های ملاقات – Outlook به کاربران اجازه می دهد تا منابعی مانند اتاق های ملاقات، پروژکتورها و ... را به آسانی با اضافه کردن آنها به عنوان یک منبع به ملاقاتتان برنامه ریزی نمایید. سپس این منبع همانند هر شرکت کننده دیگری، شامل قابلیت پاسخ خودکار به دعوت ملاقات و دیدن برنامه کاری آزاد/درگیر عمل می نماید. کاربرانی که می خواهند این کار را به آسانی با Gmail انجام دهند، به دلیل سخت بودن، چند مرحله ای بودن فرایند و در بر گرفتن تقویم های اولیه و ثانویه با ناامیدی مواجه می شوند.
10- نکات و ترفندهای نامه – چه تعداد از شما به صورت ناخواسته یک ایمیل را به یک لیست بلند بالای گیرندگان به جای یک شخص که قصد ارتباط با او را داشته اید، ارسال کرده اید؟ من مطمئنم که بسیاری از شما مانند من که بارها شرمنده شدم این سناریو را تجربه کردید! برای کاربرانی چون من، ترفندهای نامه در Outlook نجات بخش است. با شروع نوشتن یک ایمیل، یک پیغام ظاهر می شود که نشانگر این است که شما ممکن است در حال نوشتن نامه به لیست بلند بالایی از گیرندگان باشید. این علامت هشدار خوبی است اگر قصد شما از نوشتن این ایمیل آنگونه نباشد. این یک مثال عالی از قادر ساختن شما به تصمیم گیری درست، همزمان با ادامه کمک به سازنده تر بودن است. این قابلیت همچنین زمانی که گیرنده ایمیل شما در تعطیلات بوده یا پاسخ خودکار را روشن کرده باشد، ظاهر می گردد. با شروع فرایند نوشتن ایمیل، پیام پاسخ خودکار گیرنده در متن ظاهر می شود، بنابراین شما از کابوس صبر کردن برای پاسخ خودکار تعطیلات به منظور برنامه ریزی عملیات بعدی نجات خواهید یافت. مشتریانی که از Gmail به Outlook سوئیچ کرده اند، از دیدن این پیغام که یک ایمیل فوری ممکن است برای کسی ارسال شود که برای چند روز در دسترس نیست، لذت می برند.
11- نادیده گرفتن مکالمه ها – بعضی مکالمات باید نادیده گرفته شوند. چنین مکالماتی نتیجه ی نظارت شخص دیگر و یا نگرش "کسی که حرف آخر را می زند" هستند. Outlook راه بسیار ساده ای برای نادیده گرفتن چنین مکالماتی دارد. با یک کلیک ساده، تمام ایمیل های موجود و جدید این مکالمه به فولدر آیتم های پاک شده منتقل می شود، بنابراین موارد زائد برای تمرکز بیشتر شما بر وظایف مهم جاریتان حذف خواهد گردید. کاربران همچنین گزینه “Clean up” را می پسندند که در آن آخرین ایمیل مکالمه با تمام نظرات آن دست نخورده باقی می ماند، در حالیکه بقیه ایمیل ها به فولدر موارد حذف شده منتقل می شوند. تمام مکالمات منحصر بفرد مبهم نیز به منظور حصول اطمینان از اینکه تمام کامنت ها در یک جا در دسترس باشد، دست نخورده باقی می ماند. با Gmail، کاربران راهی برای بی صدا کردن مکالمات دارند، اما این قابلیت به سادگی قابل یافتن نیست و اگر گیرنده به قسمت "to" ایمیل اضافه گردد، کار نخواهد کرد.
12- به اشتراک گذاری و واگذار کردن تقویم ها – دستیاران اداری که مسئول مدیریت تقویم های چندگانه هستند به ما می گویند که کار کردن با تقویم گوگل یکی از دردناک ترین تجربیاتشان بوده ست. با گوگل، آنها ادعا می کنند که دچار یک آشفتگی تقویمی می شدند که باید به آن رسیدگی می شد، که منجر به استفاده از تقویم های کاغذی می شود تا موارد مورد نیاز بررسی شوند! با تقویم گوگل، شما گزینه ای برای به اشتراک گذاری همه جزئیات تقویم، یا فقط برنامه آزاد/درگیر خواهید داشت. قابلیت به اشتراک گذاری آزاد/درگیر با موضوع رویداد را نخواهید داشت. به عبارتی فاقد کنترل سطح جزئیات به اشتراک گذاری می باشد. بعد از سوئیچ کردن از Gmail به Outlook، مشتریان کنترل بسیار بیشتری بر مدیریت تقویم ها خواهند داشت. برای مثال، کاربران می توانند تصمیم بگیرند که وضعیت آزاد/درگیر هر شخص را در کنار موضوع جلسه به اشتراک بگذارند. آنها همچنین می توانند به اشتراک گذاری تمام جزئیات درباره هر جلسه مانند موضوع، شرکت کنندگان، مکان و... را برگزینند. زمانی که تقویم واگذار گردد، دستیاران اداری می توانند به آسانی تقویم واگذار گردیده را در کنار تقویم خودشان در یک ویوی ساده بغل به بغل مدیریت نمایند و امکان تغییر تقویم اشتباه را به حداقل برسانند.
با گفتگو با مشتریان زیادی که از نرم افزارهای گوگل در طول سال گذشته سوئیچ نموده اند، می توانم با قاطعیت نتیجه بگیرم که همه افراد از Outlook به یک شکل استفاده نمی نمایند. بسته به نقش و سازمان هر فرد، آنها Outlook را به دلایل متفاوتی از دست داده اند. نکته اصلی که Outlook به آنها می دهد توانایی استفاده از آن به شکلی است که در کارشان سازنده تر باشند، خواه یک دستیار اداری که به مدیر در موفقیت بیشتر کمک می کند یا یک مدیر ارشد که ایمیل هایی با اهمیت بالا ارسال می نماید. قدریت انتخاب و انعطاف پذیری چیزی است که آنها بیشتر در Outlook به دنبال آن هستند.
