استفاده از ايميل شرايطي دارد که فقط شامل نشاني و پيام نيست . رعايت برخي اصول و آداب در استفاده از اين روش ارتباطي ضروري است چرا که مي تواند پيامي خلاف آنچه در نظر داشتيد را به مخاطب منتقل کند . موارد زير اگر چه تمام اين شرايط نيستند اما مهمترين قسمت هاي آن را شامل مي شوند .
فشرده بنويسيد .
بنا بر يک اصل کلي خواندن متن هاي ديجيتالي در صفحه مانيتور از خواندن متن هاي چاپي سخت تر است و چشم روي صفحه نمايش در حدود 20 درصد کندتر حرکت مي کند . بنابراين کوتاه و فشرده بنويسيد . پس از تمام نوشتن ،قسمت هاي غير ضروري را بي رحمانه حذف کنيد . به دنبال داستان گويي در ايميل نباشيد .و اين قسمت براي ما فارسي زبانان که بيشترشفاهي هستيم اهميت دارد .
درست بنويسيد :
موضوع هر چقدر هم عاميانه و خودماني باشد بازهم در محيط ايميل ، نگارش و ادبيات کتبي مناسب تر است . رسمي نويسي لازم نيست ولي عاميانه نويسي هم تا حدي جايز است . خواننده با توجه به سرعت حرکت چشم روي کلمات و جمله خواني ، هنگام خواندن کلمه " يک بار " باز هم متوجه صميميت شما خواهد بود پس دليلي براي " يه بار " نوشتن نيست . دستور زبان ، شيوه ي نگارش و ادبيات فارسي را ناديده نگيريد .
پيوست ها دردسر دارند :
فايل هاي پيوستي هر چقدر بزرگتر باشند زحمت بيشتري دارند . قطع ارتباط ، بارگذاري ناموفق و برنامه اجرا کننده جاي خود دارد ، به زماني که براي دريافت اين پيوست نياز است هم فکر کنيد . کوچک کردن تصاوير ، کاهش حجم فايل ها ، فشرده سازي و حذف موارد غير ضروري از جمله روش هاي قابل استفاده هستند . ضمن اينکه در آينده اي نزديک استفاده از محيط وب در تجهيزاتي مثل تلفن هاي همراه رايج خواهد شد و اين دستگاه ها نمي توانند برخي از فايل ها را اجرا کنند پس احتمال ها را در نظر داشته باشيد .
ايميل مانند کتاب نيست :
جمله ها و پاراگراف ها در ايميل به دليل همان تفاوت هاي ساختاري بايد کوتاه و قابل تشخيص باشند . بين پاراگراف ها يک خط خالي بگذاريد . علاماتي مثل نقطه و کاما را براي ايجاد مکث در متن به کار ببريد و اگر چندين نکته را در ايميل ذکر مي کنيد آنها را با شماره مشخص کنيد . براي جمله بندي حداکثر 15 تا 20 کلمه براي هر جمله الگوي مناسبي است و در نهايت 5 يا 6 پاراگراف براي ايميل مطلوب است .
فارسي بنويسيد :
سال ها است که اکثر سرويس هاي ايميل يونيکد را به پايگاه خود افزوده اند . يونيکد به زبان ساده استانداردي است که خوانش متن را بدون وابستگي به سيستم نگارش امکان پذير مي کند بنابراين فونت و زبان سيستم اهميت قبلي را در ايميل ندارند . در سرويس دهنده هاي بزرگ مثل ياهو يا جي ميل اين حالت به طور پيش فرض فعال است اما باز هم مي توان آن را از طريق تنظيمات ايميل انتخاب کرد . پس فارسي بنويسيد .
نشاني عمومي براي مصارف عمومي :
واقعاً جاي تاسف دارد که هنوز ايميل هايي با دامنه ياهو و موارد مشابه براي سازمان ها و شرکت ها مي بينيم . ايميل ، معرف نوعي شخصيت حقوقي است و شايسته است از نام دامنه وب سايت انتخاب شود . اگر فعاليت تجاري نمي کنيد بهتر است نشاني را از سايت هاي معتبري بگيريد که در مورد زمينه کاري شما فعاليت مي کند مانند سايت هاي پزشکي ، مهندسي و غيره . نشاني هاي عمومي فقط براي کاربردهاي ساده و معمولي توصيه مي شوند در غير اين صورت مثل اين است که يک باجه تلفن را به عنوان تلفن خود معرفي کنيد .
به نشاني توجه کنيد :
بهترين گزينه ها براي نشاني نام حقيقي يا عباراتي نزديک به آن است . از به کارگيري کلمات غير متعارف ، موهن و تمسخرآميز خودداري کنيد . اگر تمايلي به افشاي هويت حقيقي خود نداريد از اسم مستعار استفاده کنيد . نشاني بايد کوتاه باشد تا به آساني به خاطر سپرده شود . بهتر است علائمي مثل خط تيره يا هر نشانه ي که به فشردن کليد شيفت نياز دارد در نشاني استفاده نشود .
واقعاً اولويت داريد ؟
برخي سرويس دهنده ها مي توانند امکاني را به ايميل اضافه کنند که نشان دهنده ي ارجحيت ايميل است و فرستنده بايد توجه به آن را در اولويت قرار دهد . اين گزينه اگر به درستي استفاده نشود اعتماد مخاطب را از بين خواهد برد . داستان چوپان و گرگ هاي خيالي را که شنيده ايد ؟ برخي ديگر نيز با دستکاري تاريخ ايميل و ثبت زماني که هنوز نيامده باعث مي شوند تا ايميل در صندوق پستي همچنان بالا قرار گيرد . اين روش هرزنامه نويس ها است ، با شخصيت برخورد کنيد .
مرتب سازي صندوق :
ميل باکس يا صندوق پستي را مي توان بر اساس عنوان ، فرستنده ، زمان و موارد ديگر مرتب کرد . اگر از اين گزينه زياد استفاده مي کنيد بازگشت به ترتيب زماني را در خاطر داشته باشيد زيرا ايميل هاي تازه رسيده ممکن است در ميان قديمي ها قرار بگيرند .
متن اصلي در پاسخ :
اگربه ايميلي پاسخ مي دهيد سوال يا متن اصلي را در نوشتار خود جاي دهيد ، کافي است به جاي يک ايميل جديد از Reply استفاده کنيد . ممکن است فرستنده ارتباط هاي ديگري را به طور همزمان پيگيري کند و مشخص نيست پاسخ شما در چه موردي بوده است .
سلب مسئوليت کنيد :
ايميل هاي سازماني بايد داراي پي نويس باشند که اين را مي توانيد در قالب تعريف شده براي ايميل افراد توسط مدير شبکه يا هر شخص متخصص ديگر انجام دهيد . در اين پي نويس ها نوشته مي شود که اين ايميل داخلي است يا خير و مسئوليت محتواي آن با چه کسي است . کارمندان رده پايين را از کارمندان عالي رتبه جدا کنيد . در اين شرايط اگر اشتباهي رخ مي دهد درک آن براي گيرنده ساده تر خواهد بود . اين موضوع درخارج از ايران مي تواند يک مجموعه را از پيگرد قانون حفظ کند و در ايران نيز اعتبار سازمان به دليل خطاهاي فردي خدشه دار نمي شود .
ايميل را دوباره بخوانيد :
نه تنها در مورد ايميل که براي اغلب نامه هاي مکتوب بهتر است قبل از ارسال دوباره آن را بخوانيد . شيوه ي نگارش و غلط هاي احتمالي را بررسي کنيد . اشتباهات تايپي حين نوشتن متداول هستند ولي آيا گيرنده نيز اين اشتباهات را مي پذيرد ؟ آنچه نوشته شده را از ديد گيرنده بخوانيد تا ايميل موثر باشد .
رونوشت بزنيد :
اگر قرار است چندين نفر ايميل را دريافت کنند نشاني آنها را در قسمت گيرنده بنويسيد . عبارت ديگري به نام کپي کاربن نيزوجود دارد که دقيقاً کار رونوشت باهمان معناي اداري را مي دهد . اين عبارت با CC مشخص شده و معمولاً نشاني فردي که قرار است به عنوان شخص سوم در جريان اين ارتباط باشد در اين بخش نوشته مي شود که مي تواند مدير مافوق ، توزيع کننده اصلي کالا يا هر کس ديگري باشد . وقتي نشاني در قسمت کپي کاربن نوشته شود يعني مخاطب اين ايميل آن فرد نيست و جهت اطلاع اين ايميل را دريافت کرده است .
رونوشت مخفي :
گاهي لازم نيست که گيرنده آگاه شود که اين ايميل از سوي فرستنده براي شخص ديگري هم رونوشت شده پس نشاني شخص سوم که قرار است مخفي بماند را در بخش BCC بنويسيد . اين دو گزينه يعني CC و BCC از نظر بار حقوقي با يکديگر متفاوت هستند که شايد در آينده در ايران هم اهميت پيدا کنند . رونوشت مخفي به دليل اينکه گيرنده از آن اطلاعي ندارد با رونوشت معمولي متفاوت است .
اصطلاحات و اختصارات :
استفاده از عبارت هاي مختصر شده مانند NP no problem به معني مشکلي نيست يا BTW by the way به معني ضمناً در ايميل خوشايند نيست ، گيرنده ممکن است معاني اين عبارت را نداند . استفاده از شکلک ها نيزهمين حکم را دارد . به طور کلي تنها از مواردي استفاده کنيد که در بيان بهتر مفهوم به شکل ساده تر موثر باشد .
امنيت ، امنيت ، امنيت :
ايميل شما خوانده مي شود اما نه تنها توسط کسي که به عنوان فرستنده مشخص کرده ايد . اين نظريه شايد بدبينانه باشد اما جدي است . ايميل مانند يک کارت پستال است که ممکن است هر کسي آن را ببيند و وقتي فرستاده شد ديگر هيچ چيز دست شما نيست . اين موضوع براي نهادهاي دولتي و انتظامي اهميت بسيار زيادي دارد . ضمن اينکه اجازه دسترسي به محتواي ايميل ها به سرويس هاي اطلاعاتي در برخي کشورها داده شده است . در حالت هاي عادي ممکن است گيرنده مورد حمله نفوذگران قرار بگيرد يا هر اتفاق ديگر نتيجه يک جمله بيشتر نيست : محتوايي که به هر دليل باعث دردسر خواهد شد را منتشر نکنيد .
فريب نخوريد :
شما از طرف يک بانک انگليسي و در قرعه کشي اين بانک مبلغ قابل توجهي برنده شديد . واقعاً ؟ تعداد اين قبيل ايميل ها آنقدر زياد است که نمي توان از آن چشم پوشي کرد . زياد هستند چون هنوز مردم فريب مي خورند . نتيجه اينکه هر مورد مشکوک و غير قابل باوري را در ايميل جدي نگيريد . فرصت هاي شغلي يا جوايز ويژه اي که هيچ گاه در پي آن نبوده ايد تنها يک حيله مجازي براي سرکيسه کردن کاربران است .
جواب ندهيد :
به هرزنامه ها جواب ندهيد . ايميل هايي که پيشنهادهايي غير منطقي دارند يا در پي فروش محصولي هستند به صورت فله اي و بدون انتخاب ارسال مي شوند . اگر به اين ايميل ها پاسخ دهيد نشاني خود را براي فرستندگان اين ايميل ها تائيد کرده ايد ، نتيجه اينکه هرزنامه بيشتري دريافت خواهيد کرد .
ثبت نام سايت ها و هرزنامه ها :
برخي از سايت هاي اينترنتي که براي استفاده از خدمات آنها نياز به ثبت نام داريد اقدام به فروش نشاني ايميل هاي کاربران خود مي کنند . بنابراين حتماً لازم نيست نشاني خود را مستقيماً به هرزنويسان داده باشيد . آنها راه هاي ديگري هم براي به دست آوردن اين آدرس ها دارند . اگر ايميل نامربوطي را در صندوق پستي فرزندان يا اعضاي خانواده خود پيدا کرديد قبل از اينکه سلب اعتماد کنيد و برخورد جدي نشان دهيد ، به اين هم فکر کنيد که شايد آنها قرباني يکي از سايت هاي فروش نشاني باشند .
توضيح اضافه کنيد :
در تنظيمات ايميل مي توانيد به عنوان پي نويس و امضاء مواردي را اضافه کنيد که شامل اطلاعات فردي و شغلي باشد . اگر براي شرکت هاي خارجي ايميل مي فرستيد در پي نويس نام و سمت خود را توضيح دهيد ، حتي مي توانيد شماره تماس و نشاني پستي خود را هم اضافه کنيد . در ضمن ممکن است شرکت هاي خارجي متوجه جنسيت شما نباشند زيرا اين موضوع براي آنها از طريق نام قابل تشخيص نيست پس قبل از اسم خود عبارت آقا يا خانم را ذکر کنيد .
با اخلاق باشيد :
اين مورد اگر چه جزو بديهيات است ولي تکرار آن ضروري است .به ايميل ديگران کاري نداشته باشيد . بدون اجازه پاسخ ايميلي که مربوط به شخص ديگري است را ندهيد . پيام هاي توهين آميز ، ناسزا ، تهديد و مواردي از اين دست نفرستيد شايد روزي به خاطر شوخي يا عصبانيت بي دليل در موقعيت غير قابل دفاعي قرار بگيريد .
پاسخگويي صحيح و صريح :
وقتي در جواب ايميلي مشغول نوشتن هستيد به تمام سوالات مطرح شده پاسخ دهيد . سعي کنيد نکته اي را از قلم نيندازيد . مي توانيد سوال هاي احتمالي را هم در ذهن خود مرور کرده و در لا به لاي متن به آنها جواب دهيد تا هم از تلف شدن وقت خود براي پاسخ دوباره جلوگيري کنيد و هم پيام هاي مثبتي را به مشتريان خود برسانيد . توجه کنيد در ايميل فضاي گفتگوي کلامي وجود ندارد .
پاسخگويي سريع :
وقتي يک مشتري يا متقاضي براي شما ايميل مي فرستد حتماً سوال يا درخواستي دارد . پس منتظر جواب آن مي ماند . ايميل مانند تشريفات اداري و کاغذ بازي نيست که بتوان آن را توجيه کرد چون مخاطب آن مشخص است . پس جواب دير هنگام باعث ناراحتي خواهد شد . در اولين فرصت جواب را بنويسيد و اگر نياز به زمان داريد ، در يک ايميل اوليه مدت زمان مورد نياز را توضيح دهيد . حتي اگر مطمئن هستيد که فرستنده اين موضوع را مي داند .
پيش نويس فقط گاهي :
در تلفن هاي همراه براي پاسخگويي به پيامک ها مي توان از يک سري پاسخ از پيش نوشته شده استفاده کرد . در ايميل نيزچنين امکاني وجود دارد اما در استفاده از آن کمي خوددار باشيد . وقتي پنج بار يه متن آماده را به کار ببريد پيامي جز بي حوصلگي در نوشتن براي گيرنده ندارد اما بند بعدي را هم بخوانيد .
پيش نويس آماده کنيد :
پاسخ هاي پيش فرض امکان جوابگويي به تعداد زيادي ايميل مشابه را فراهم مي کنند اما زماني از آن استفاده کنيد که واقعاً لازم است . اگر کلاً از آن صرف نظر کنيد به زودي از نوشتن ايميل هاي شبيه به هم در حجم بالا خسته خواهيد شد . اين متن ها را مي توانيد در برنامه ويرايش متن Word يا آوت لوک و يا حتي در محل پيش نويس (Draft )صندوق پستي خود ذخيره کنيد .
منبع:نشريه لذت افزار،شماره 2
/س
