برای رسیدن به ضرب‌الجل‌ها و نزدیک‌شدن به راه‌حل، از تکنیک «۵ چرا» (5 Whys) استفاده کنید.
تکنیک ۵ چرا چیست؟
تکنیک ۵ چرا ابزاری ساده اما مفید و کاربردی است که می‌توانید با استفاده از آن، مشکل را ریشه‌یابی کنید. این تکنیک با تکرار پرسش «چرا؟»، روابط علت و معلولی اساسی یک مسئله خاص را بررسی می‌کند و ۵ بار پرسیده می‌شود. هر سؤال، به پاسخ قبلی اشاره دارد.
منشأ تکنیک ۵ چرا
این تکنیک در ابتدا توسط «ساکیچی تویودا» (Sakichi Toyoda)، صنعت‌گر و مخترع ژاپنی که مجموعه شرکت‌های «تویوتا» (Toyota) را تأسیس کرد، توسعه داده شد. ساکیچی در طول تکامل روش‌های ساخت خود، از ابزار ۵ چرا در شرکت موتور تویوتا استفاده کرد.مثالی از تحلیل ۵ چرا
بگذارید بگوییم تیم شما در ۵ ماه گذشته، نتوانسته هدف خود را برآورده کند. در ادامه، نحوه استفاده از ۵ روش تجزیه‌و‌تحلیل برای وضعیت شما وجود دارد:مشکل: تیم ما ۵ ماه متوالی، در رسیدن به هدف موفق نبود.
چرا؟
۲ عضو تیم، پروژه را دیر تحویل دادند.چرا؟
آنها نمی‌دانند چگونه از سیستم‌ها استفاده کنند.چرا؟
هنگام استخدام، آنها دستورالعمل نحوه استفاده از سیستم‌ها را دریافت نکردند.چرا؟
مدیری که وظیفه آموزش آنها را بر عهده داشت، مجبور شد چند روز دفتر را ترک کند تا به وضعیت خانوادگی خودش که نیاز به توجه فوری داشت، رسیدگی کند. هیچ شخص دیگری برای آموزش‌دادن به این افراد، تعیین نشده بود.چرا؟
هیچ سیستمی وجود ندارد که به مدیران اجازه دهد در صورت بروز شرایط اضطراری، شخص دیگری را به‌سرعت تعیین کنند.
اکنون که ریشه اصلی این مشکل را کشف کرده‌اید، می‌توانید به‌راحتی راه‌حلی برای ازبین‌بردن این مشکل طراحی کنید.
در ادامه مثالی دیگر از کاربرد تکنیک ۵ چرا آورده شده است
چرا؟
پیام اطلاع‌رسانی وقت دکتر، قبل از ملاقات با دکتر به آنها نمی‌رسد.چرا؟
پیام، ویژگی هشدار ندارد.
چرا؟
سیستم اطلاع‌رسانی، به پیام‌های تکراری یا لینک‌های ویزیت اجازه نمی‌دهد که به تقویم افراد اضافه شود.چرا؟
سیستم شامل ویژگی هشدار یا پیگیری نیست.۶ مرحله برای موفقیت در تحلیل ۵ چرا
مشکل خاصی را بیان کنید که باید برطرف شود؛
- تیم خود را در یک اتاق جمع کنید؛
- از تخته سفید استفاده کنید؛
- مشکل خاص را روی تخته سفید بنویسید؛
- اولین دلیل را بپرسید و اعضای تیم را به ارائه پاسخ‌های مربوط و مشخص دعوت کنید؛
- سؤال چرا؟ را تکرار کنید تا دلیل اصلی مشکل مشخص شود؛
- برای رفع مشکل از سیستم، برنامه عملیاتی تهیه کنید؛
- برنامه عملیاتی را که به هر یک از اعضای تیم اختصاص می‌دهید، تقسیم کنید.
.jpg "تکنیک ۵ چرا چیست؟")
۵ مزایای استراتژی ۵ چرا در حل مسئله
- نه تنها علائم مشکل را شناسایی می‌کنید، بلکه به علت آن نیز پی می‌برید؛
- تحلیلی مبتنی بر شواهد انجام دهید؛
- موجود در سیستم خود را یک‌بار برای همیشه، برطرف کنید؛
- به دنبال پیشرفت و تغییر باشید؛
- فرهنگ سازمانی را بسازید که از پیشرفت استقبال کند.
۱۱ قانون برای انجام صحیح تکنیک ۵ چرا
- مسئله را تا حد ممکن دقیق و کامل تعریف کنید؛
- از اعضای تیم خود بخواهید صداقت کامل را در پاسخ به سؤالات داشته باشند
- عزم خود را جزم کنید تا بتوانید مسئله را تا آخر و کامل حل کرده و آن را برطرف کنید؛
- در علائم مشکل متوقف نشوید، فراتر از آنها بروید؛
- سؤالات درست بپرسید؛
- از صداقت تیمتان حمایت کنید؛
- پاسخ‌هایی باشید که ممکن است دوست نداشته باشید؛
- عدد ۵ فقط یک قاعده کلی است، سؤالات خود را ادامه دهید تا زمانی که به علت اصلی آن برسید؛
- مطمئن شوید که همه پاسخ‌ها بر اساس حقایق و دانش است؛
- افراد را ارزیابی نکنید، بلکه روند کار را باید ارزیابی کنید؛
- از کجا می‌فهمید که علت اصلی چیست؟ هنگام حذف آن، از بروز مجدد خطا جلوگیری خواهید کرد.
