راهنماي جامع آفيس 2010(3)

PowerPoint
 

تحمل نمايشهاي اسلايد PowerPoint که ظاهراً توسط برادرزاده نزديک بين پيکاسو طراحي شده اند، يکي از تشريفات تصويب هر متخصصي در صنعت IT به حساب مي آيد. اما بعضي از ويژگيهاي جديد در PowerPoint 2010 نشان مي دهند که حتي تازه کارها نيز مي توانند نمايشهاي آراسته اي را توليد نمايند.

ويديو
 

ويژگي جديد و برجسته PowerPoint 2010، توانائي آن در ويرايش و فرمت بندي ويديوها است. سهولتي که براي Import، برش و ارتقاء ويديوها در اختيار شما قرار مي گيرد، واقعاً شگفت آور است. اصلاح روشنائي و يا اضافه کردن يک سايه رنگ( Tint) به ويديو مورد نظر شما تنها چند لحظه طول مي کشد. برش قسمتهاي اضافي Footage نيز به سادگي حرکت دادن چند لغزنده خواهد بود. مجموعه بزرگي از قاب ها و افکت هاي ويديوئي نظير گزينه اي براي چرخش ويديو در يک پنجره « 3D» ارائه شده است، هرچند که احتمالاً به آساني دچار زياده روي در استفاده از افکت هاي درخشان خواهيد شد. حتي اين امکان وجود دارد که انيميشن ها را براي فعال شدن در يک نقطه معين از ويديو زمانبندي کرده و به اين ترتيب کليپ هاي خود را با نقاط Bullet-Pointهائي بر روي همان اسلايد، حاشيه نويسي نمائيد.
PowerPoint از اکثر فرمت هاي مشهور ويديوئي ( از جمله AVI و H.264) پشتيباني مي کند و اين موضوع کليپ هاي مبتني بر وب را نيز در بر مي گيرد. با اينحال توجه داشته باشيد که براي ارائه ويديوهاي مبتني بر وب به يک اتصال اينترنت نياز خواهيد داشت و گزينه هاي فرمت بندي/ ويرايش آنها نيز محدود خواهند بود.
PowerPoint در عين حال داراي تمام ابزارهاي ويرايش تصوير و SmartArt ارتقاء يافته اي است که در Outlook و Word به چشم مي خورند. در ترکيب با يک کتابخانه گسترده از انيميشن ها و Transition ها، شما بايد به سختي تلاش کنيد تا يک Presentation با ظاهر بد را ايجاد نمائيد.

اشتراک گذاري اسلايدها
 

تاکنون چند بار يک Presentation را ارسال کرده و سپس با اين دردسر از طرف سخنران( در آن سوي يک تماس تلفني) مواجه شده ايد که به شما مي گويد هر دو دقيقه يکبار کليد Spacebar را براي انتقال به اسلايد بعدي بطور دستي فشار دهيد؟ PowerPoint 2010 اينگونه روشهاي ناکارآمد را با ويژگي جديد Broadcast Slideshow خود از بين برده است. اين کليد را در منوي Backstage فشار دهيد تا PowerPoint يک URL منحصر بفرد را ايجاد نمايد که مي توانيد آن را براي مشتريان خود بفرستيد تا نمايش اسلايد شما را تماشا کنند، در حاليکه کنترل کامل در اختيار خود شما خواهد بود. بعنوان يک اقدام تأثيرگذار از سوي مايکروسافت( که معمولاً هيچ فرصتي را براي هل دادن شما به سمت يکي از سرويسهاي وب خود از دست نمي دهد)، براي استفاده از اين ويژگي به هيچ ثبت نامي نياز نخواهيد داشت. تنها نقيصه ويژگي مذکور در اين است که فعلاً از ويديو پشتيباني نمي کند.
اين تنها روش جديد براي به اشتراک گذاشتن اسلايدهاي شما به حساب نمي آيد. حالا اين امکان وجود دارد که يک فايل ويديوئي WMV را از Presentation خود ايجاد نمائيد که مي توانيد آن را بر روي وب سايت خودتان بارگذاري کرده، بر روي DVD ضبط نموده و يا بر روي يک پخش کننده رسانه قابل حمل انتقال دهيد. اين بار، ويديو و ساير رسانه هاي جاسازي شده در Presentation حفظ خواهند شد و اين موضوع در مورد زمانبنديهاي ضبط شده، صحبتها و اشارات نشانگر ليزري نيز صادق است. با در نظر گرفتن اين واقعيت که مايکروسافت عملاً از کاربران PowerPoint التماس مي کند تا Presentationهاي خود را با عکسها و ويديوهاي اشغال کننده ديسک مجهز نمايند، به طور قابل توجيهي يک گزينه را براي فشرده سازي رسانه هاي داخل Presentationها در اختيار شما قرار مي دهد تا گنجاندن آنها بر روي يک CD يا ميزباني آنها بر روي اينترنت را آسانتر نمايد.

نحوه هماهنگ سازي ويديوهاي نمايش اسلايد
 

1-PowerPoint 2010 نه تنها به شما امکان مي دهد تا ويديوي خود را ويرايش نمائيد، بلکه مي توانيد انيميشنهائي را در نقاط معيني از Footage خود درج کنيد. ابتدا، ويديوي خود را با استفاده از برگه Insert در اسلايد موردنظر درج کنيد.
2- منوي Playback را از برگه Video Tools که تازه ظاهر شده است انتخاب کرده و سپس بر روي آيکن Play کليک نمائيد. نقطه اي از ويديو که مي خواهيد Caption شما در آن لحظه ظاهر گردد را يافته و سپس برروي گزينه Add Bookmark کليک نمائيد.
3- متن مورد نظر خود را وارد کرده، بر روي برگه Animations کليک نموده و سپس گزينه Float In( و يا هر انيميشن ديگري) را انتخاب کنيد. سپس به ترتيب گزينه هاي On Bookmark, Trigger و Bookmark 1 را انتخاب نمائيد. نمايش اسلايد خود را براي اطمينان از صحت عملکرد آن اجرا کنيد.

سازماندهي نمايشهاي اسلايد
 

درست به همان اندازه اي که ما هر چيزي که مردم را تشويق مي کند تا اسلايدهاي بيشتري در Presentationهاي خود قرار دهند را رد مي کنيم، ويژگي جديد Sections باعث مي شود که اداره نمايشهاي اسلايد بزرگتر، آسانتر گردد. اسلايدها مي توانند در بخشهاي نامگذاري شده اي ( نظير معرفي، نمودارهاي فروش و ...) گروه بندي شوند. سپس شما مي توانيد اسلايدهاي داخل هر بخش را جمع کرده و به اين ترتيب مثلاً براي ايجاد يک تغيير در اسلايد شماره 48 مجبور نيستيد تمام Thumbnailهاي نمايش اسلايد خود را جستجو نمائيد.
PowerPoint 2010 در عين حال يک ويژگيها Compare and Combine شبيه به Word را معرفي مي کند که به شما امکان مي دهد تغييرات مابين نسخه هاي متفاوت يک Presentation را بازبيني نمائيد. قابليتي که براي مشخص کردن تغييرات انجام شده توسط همکارانتان بسيار مفيد خواهد بود.

OneNote
 

احتمالاً بايد کمي براي OneNote احساس تأسف داشته باشيم. OneNote يکي از آن نرم افزارهاي کوچک بسيار فوق العاده اي است که کاربران به ندرت از آن استفاده مي کنند، تا حدي که يکي از کارکنان مايکروسافت آن را يک بخش « فراموش شده» از مجموعه آفيس ناميد. به همين دليل، بخش عمده اي از تلاشهاي انجام شده در OneNote 2010 ( گذشته از معرفي با تأخير اينترفيس Ribbon)، بر ادغام آن با ساير نرم افزارهاي کاربردي تمرکز دارد.

يادداشتهاي لينک شده
 

مردم به روشهاي گوناگوني از OneNote استفاده مي کنند، از تهيه يادداشتهاي نامنظم در جلسات گرفته تا نوشتن سريع ايده هاي تصادفي، اما اين نرم افزار کاربردي احتمالاً بيشترين کارآئي خود را در هنگام يادداشت برداري در حين تحقيقات به نمايش مي گذارد. مايکروسافت بطور نسبتاً هوشمندانه اي ايده مذکور را با معرفي Linked Notes توسعه داده است: شما يک صفحه جديد را در OneNote ايجاد کرده و سپس بر روي آيکن Linked Notes در برگه Review کليک مي نمائيد. سپس، هر زمان که مشغول کار در يک سند Excel, Word يا PowerPoint باشيد، يک قرار ملاقات را در Outlook تنظيم کنيد و يا به مشاهده صفحه اي در Internet Explorer( ساير مرورگرها پشتيباني نشده اند) بپردازيد، يادداشتهائي که در OneNote ذخيره کرده ايد بطور خودکار به صفحه اي که در آن زمان مشغول بررسي آن بوده ايد لينک خواهد شد.
مايکروسافت با آگاهي از اين واقعيت که وقتي مردم از OneNote استفاده مي کنند مي خواهند آن را در معرض ديد داشته باشند، يک حالت Dock to Desktop را نيز معرفي کرده است. اين حالت، پنجره OneNote را به پائين، بالا و يا طرفين صفحه نمايش شما مي چسباند تا هميشه قابل دسترسي باشد، درست همانطور که Taskbar ويندوز هميشه در معرض ديد شما قرار دارد( بجز مواردي که آن را مخفي کرده ايد).
در عين حال مي توان ديد که OneNote به اندازه کافي اهميت خود را با اثبات رسانده است تا به Web Apps نيز راه پيدا کند. درست همانند Word و Excel، شما مي توانيد يک دفترچه يادداشت را Upload نموده و سپس آن را با دوستان و همکارانتان به اشتراک بگذاريد.

مايکروسافت نهايتاً انبوهي از جذابيت ها را پياده سازي خواهد کرد تا شما را براي به اشتراک گذاشتن کارهايتان تشويق نمايد. پس از آنکه دفترچه هاي يادداشت خود را Upload کرديد، شما بعنوان نويسنده( Author) مي توانيد ويرايش دفترچه يادداشت را در OneNote 2010 انجام دهيد، در حاليکه سايرين صرفاً چيزي که شما تايپ مي کنيد را مي بينند اما خودشان قادر به ويرايش سند نخواهند بود.

دستکاريهاي حرفه اي
 

بزرگترين تفاوت تزئيني مابين نسخه جديد OneNote و اسلاف آن، در اينترفيس نواري( Ribbon) است؛ اين ويژگي به همراه توانائي اعمال Styleها بر روي متن، ايجاد يک ظاهر حرفه اي تر براي کارهاي شما را بسيار آسانتر خواهد نمود.
در عين حال، يافتن ويژگيهاي جذابي که قبلاً در OneNote 2007 وجود داشتند نيز به اين ترتيب آسانتر شده است، البته اگر مي دانستيد کجا بايد آنها را پيدا کنيد. يک مثال آشکار، برچسبها( Tags) هستند. اين برچسبها قبلاً يک فهرست Dropdown بودند و به همين دليل اکثر مردم ( اگر اصولاً از آنها استفاده مي کردند) صرفاً بر روي يک گزينه مشخص يعني Important کليک مي کردند. حالا برچسبها افتخار قرارگيري بر روي برگه Home را بدست آورده اند و پس از آنکه برچسبهاي خود را اعمال کرديد، تشويق مي شويد تا تمام خطوط برچسب گذاري شده را تلفيق نمائيد. به اين ترتيب مي توانيد يک صفحه Summery را ايجاد کنيد که براي جمع بندي تمام آيتمهاي برچسب گذاري شده، بسيار عالي خواهد بود.
وقتي نوبت به اعمال فرمت بندي بر روي متن مي رسد، باز هم Ribbon به کمک شما مي آيد زيرا گزينه ها شباهت زيادي به مواردي ارائه شده در Word دارند. روش انتخاب Styleهاي عنوان و سرفصل نيز کاملاً شبيه خواهد بود که نيازهاي يادگيري را به حداقل مي رساند.
با اينحال، چند تصميم گيري عجيب در اينجا به چشم مي خورند. Notebook Recycle Bin جديد که به شما اجازه مي دهد صفحات حذف شده را مرور کرده و يا بازيابي نمائيد( درست با همان روشي که Recycle Bin فايلها را در ويندوز اداره مي کند)، بطور غيرمنطقي در برگه Share قرار گرفته است. همچنين تا حدودي عجيب به نظر مي رسد که گرچه مي توانيد برش هائي از صفحه نمايش را در يادداشت خود درج کنيد، نمي توانيد Screenshotهاي « زنده اي » را از نرم افزارهاي کاربردي باز در يادداشت خود Insert نمائيد( کاري که مي توانيد در Word انجام دهيد).

تجارت
 

بنگاه هاي تجاري کوچک تا متوسط، يکي از بازارهاي کليدي مايکروسافت را تشکيل مي دهند و اين شرکت بايد مطمئن شود محصولاتي را براي پوشش تمام حوزه هاي اصلي در اختيار دارد. با اينحال، تعداد ويرايشهاي مختلف مجموعه Office به 6 نسخه کاهش يافته است.

کدام نسخه
 

اگر به جدول[1] نگاهي بيندازيد، مي توانيد دو گزينه پائيني را از فهرست بنگاه هاي تجاري حذف کنيد. ويرايش Starter با PCهاي جديد بطور رايگان عرضه خواهد شد، اما داراي نسخه هاي ضعيف شده اي از Word و Excel است، در حاليکه ويرايش Home & Student صرفاً براي کاربردهاي غيرتجاري ارائه مي گردد.
ويرايش Home & Business داراي نرم افزارهاي کاربردي، Word,OneNote, PowerPoint, Excel و Outlook بوده و پائينتر از ويرايش Standard( که Publisher را به اين ترکيب اضافه مي کند) قرار مي گيرد. ويرايش Professional، بانک اطلاعاتي Access را به اين مجموعه اضافه کرده و ويرايش برتري است که از طريق کانالهاي خرده فروشي عرضه مي گردد. ويرايش Professional Plus تنها از طريق مجوزدهي انبوه( Volume Licensing) به فروش مي رسد، اما در عين حال شما مي توانيد هريک از 4 ويرايش بالائي را نيز به همين ترتيب تهيه کنيد. هريک از اين 4 ويرايش مي توانند براي بنگاه هاي تجاري کوچک مناسب باشند و اينکه شما کدام نسخه را انتخاب مي کنيد، به نيازهاي دقيق شما و اينکه در حال حاضر از کدام نسخه آفيس استفاده مي کنيد، بستگي خواهد داشت.

نيازهاي آموزشي
 

هرچه جهشي که از يک نسخه قبلي به Office 2010 انجام مي دهيد بزرگتر باشد، ويژگيهاي جديدي که خواهيد يافت نيز بيشتر خواهند بود اما تغيير روش کارتان نيز دشوارتر خواهد بود. در عين حال، همه به تغيير، علاقه نشان نمي دهند. اينترفيس نواري در هنگام معرفي خود با نرم افزارهاي کاربردي اصلي( Access, PowerPoint, Excel, Word و بطور محدودي Outlook) باعث شد تا افرادي زيادي از ارتقاء به Office 2007 منصرف شوند. در Office 2010، اينترفيس مذکور در همه جا حضور دارد.
مايکروسافت بر اين باور است که اين اينترفيس باعث مي شود استفاده از نرم افزارهاي کاربردي پيچيده آسانتر گردد. براساس تجربه ما، اکثر قريب به اتفاق کاربراني که Office 2007 را آزمايش کرده اند، اين موضوع را تأييد مي نمايند اما عادت کردن به آن نيازمند زمان است. بله، اکثر کاربران يک افت محسوس بازدهي را در هنگام انتقال به اينترفيس جديد گزارش داده اند، اما تنها در طول يکي دو هفته چيدمان جديد فرامين را آموخته اند و اين افت بازدهي به يک رشد تبديل گرديده است. Ribbon قابل سفارشي سازي در عين حال يک موهبت واقعي براي آن دسته از بنگاه هاي تجاري است که نياز دارند ابزارهاي خاصي در داخل مجموعه آفيس را در دسترسي کارکنان خود قرار دهند.
نحوه معرفي اينترفيس جديد نيز از اهميت بالائي برخوردار است.يک برخورد مثبت از سوي مديريت و پرسنل IT به همراه اندکي آموزش مي تواند انتقال بسيار روانتري را به همراه داشته باشد. فرمت فايل فشرده سازي شده جديد XML که در Office 2007 معرفي شد، براي اکثر کاربران مشکلي ايجاد نمي کند زيرا Office 2007/2010 از توانايي نوشتن فرمتهاي فايل باينري قبلي برخوردارند و يک بسته سازگاري براي Office 2000/XP/2003 وجود دارد که امکان خواندن و يا نوشتن فايلها با فرمت جديد را در اختيار کاربران اين نسخه ها قرار مي دهد.

ارتقائهاي مقرون به صرفه
 

اکثر قريب به اتفاق ويژگيهاي جديد در Office 2010 براي بنگاه هاي تجاري مفيد خواهند بود، از QuickSteps براي خودکار سازي وظايف متداول در Outlook گرفته تا توانائي پخش (Presentation همان Broadcatهاي PowerPoint بر روي اينترنت. نکته اصلي اين است که آيا اين ارتقاء براي شما مقرون به صرفه خواهد بود يا خير.
هنوز تصميمي درباره هزينه هاي خريد و ارتقاء Office 2010 گرفته نشده است، بنابراين ما صرفاً مي توانيم براساس تجربيات قبلي قضاوت کنيم که نشان مي دهند قيمت، معمولاً مابين يک نسخه از نرم افزار و نسخه بعدي آن بطور چشمگيري تغيير نخواهد کرد. در اين وضعيت، قيمت فعلي ارتقاء به Office 2007 مي تواند يک راهنماي قابل توجيه براي برآورد قيمت ارتقاء به Office 2010 باشد. هزينه مابين 224 دلار تا 320 دلار براي هر دستگاه: هزينه يک ارتقاء به ويرايش Standard معادل 235 دلار، براي ويرايش Small Business معادل 250 دلار و براي ويرايش Professional معادل 300 دلار است.
اگر نسخه جاري آفيس خود را با يک کامپيوتر جديد خريداري کرده ايد، مجوز آن( نسخه OEM) در هنگام بازنشسته شدن کامپيوترتان منقضي خواهد شد( صرفنظر از اينکه يک نسخه ارتقاء را خريداري کرده ايد يا خير). اگر مي خواهيد مجوز خود را از يک کامپيوتر به کامپيوتر ديگري انتقال دهيد، بايد يک FPP(Full Product Package) را از طريق خرده فروشي و يا مجوز دهي انبوه خريداري نمائيد.

بيمه نرم افزاري
 

با اينحال، اگر Office 2007 را سال گذشته از طريق مجوزدهي انبوه خريداري کرده باشيد، خصوصاً برنامه مجوز دهي Open Value Licence، يک پشتيباني سه ساله را در اختيار خواهيد داشت و هزينه ارتقاء به Office 2010 را از طريق برنامه SA(Software Assurance) دريافت خواهيد کرد. سال آينده، هنگاميکه زمان تجديد توافقنامه SA شما برسد، مي توانيد به بهره گيري از آن ادامه داده (با يک سوم هزينه مجوز ابتدائي بعلاوه قيمت SA) و باز هم هزينه ارتقاء به نسخه بعدي آفيس( که احتمالاً در سال 2012 منتشر خواهد شد) را دريافت کنيد.
براي آنکه از برنامه مجوزدهي انبوه استفاده کنيد، الزاماً نبايد يک بازيکن بزرگ در حوزه تجارت باشيد. شما بايد حداقل 5 مجوز را خريداري نمائيد که مي تواند پنج کپي از آفيس يا سه PC جديد با مجوزهاي ويندوز و آفيس باشد.

SharePoint
 

SharePoint تغيير شکل يافته است و اين موضوع تنها به معرفي اينترفيس کاربري Ribbon در سراسر مجموعه آفيس مربوط نمي شود. نسخه رايگان اين نرم افزار کاربردي به SharePoint Foundation و نسخه فروشي آن نيز به SharePoint Server تغيير نام داده اند. هر دو نسخه به Windows Server 2008 64 بيتي و SQL Server 2005/2008 64 بيتي نياز دارند. کاربران بايد Internet Explorer 8/7( نسخه هاي 6 و پائين تر پشتيباني نشده اند)، Firefox 3.x و يا Safari 3.x را در اختيار داشته باشند.
فرآيند نصب تسهيل شده است و امکان ارتقاء از نسخه فعلي به SharePoint 2010 بدون تغيير ظاهر و رفتار سايت وجود دارد. بعداً شما مي توانيد نحوه کار سايت خود را با اينترفيس کاربري جديد SharePoint 2010 آزمايش کرده و پس از کسب رضايت، آن را فعال نمائيد.
ايجاد و ويرايش صفحات وب و ساير مضامين نيز آسانتر شده است. کتابخانه هاي اسناد از تأليف مشترک با استفاده از نرم افزارهاي کاربردي Office 2010 پشتيباني مي کنند و امکان مشاهده و ويرايش کتابخانه و فهرستها با استفاده از SharePoint Workspace 2010 در وضعيت آفلاين وجود خواهد داشت. نرم افزارهاي کاربردي Web Apps بطور يکپارچه اي با SharePoint 2010( از جمله SharePoint Foundation) ادغام شده و به کاربران امکان مي دهند تا به مشاهده اسناد PowerPoint, Excel, Word و OneNote پرداخته يا ويرايشهاي ساده اي را بر روي آنها انجام دهند، بدون آنکه نرم افزارهاي کاربردي کامل را اجرا کنند. مايکروسافت در عين حال جنبه شبکه سازي اجتماعي SharePoint را با اضافه کردن بروزرساني هاي وضعيت، Feedهاي فعاليت، برچسبهاي علاقه مندي و Bookmarkهائي به My Sites و پروفايلهاي کاربري، توسعه داده است.

بقيه نرم افزارهاي کاربردي
 

1- Access
Access ارتقاء بسيار اندکي را به همراه دارد که فرمت بندي شرطي و همکاري نزديک تر با SharePoint را در بر مي گيرد. شما مي توانيد يک بانک اطلاعاتي Access را طراحي کرده و آن را با SharePoint براي هر فردي در يک شرکت منتشر نمائيد تا از آن استفاده کند. ويرايشگر ماکرو تعويض شده است و حالا شما مي توانيد ماکروهاي داده را طراحي نمائيد که بر روي داده ها کار مي کنند، صرفنظر از اينکه در يک فرم، صفحه گسترده و يا فهرست نمايش داده مي شوند يا خير.
2- InfoPath
بزرگترين تغيير در InfoPath( صرفنظر از اينترفيس نواري) تقسيم اين نرم افزار کاربردي به ابزارهاي جداگانه Designer و Filler است تا کاربران نهائي نيازي به طراحي ابزار نداشته و تنها با Form Filler سبک وزن درگير شوند. InfoPath مي تواند جهت طراحي فرمهاي سفارشي براي هر فهرست SharePoint مورد استفاده قرار گيرد و اين فرم مي تواند بعداً از يک مرورگر اينترنت پر شود.
3- Publisher
نسخه جديد Publisher براي استفاده از اينترفيس نواري و نماي Backstage، کاربردپذيري آنرا بطور فوق العاده اي ارتقاء مي دهد. اين نسخه بعضي از فناوريها را از ويژوال استوديو به ارث برده است که آرايش صفحات و ترازبندي آبجکتها را بسيار آسانتر مي نمايد. اين نسخه در عين حال بهبودهائي را در زمينه چاپ به همراه خواهد داشت.
منبع: بزرگراه رايانه، شماره 128.
/ج