هشت گام تا حسابداری شخصی

برنامه Eqonomize يک نرم‌افزار حسابداری است که با تأکید بر کارایی و سادگی استفاده در مقیاس کوچک (خانگی) ساخته شده است، اما طراحی این نرم‌افزار برای مقیاس کوچک اصلاً به این معنا نیست که با نرم‌افزاری ساده و بدون قابلیت روبه‌رو هستيم. سیستم طبقه‌بندی هزینه‌ها، درآمدها، دریافت و پرداخت‌ها و ترسیم جدول و نمودار در بازه‌های زمانی مختلف تنها بخشی از امکانات این بسته نرم‌افزاری است. اگر این قابلیت‌ها را با توانایی‌های میزکار KDE نظیر تقویم هجری‌ شمسی، پشتیبانی از فارسی‌نویسی و واحد پول ریال ترکیب کنیم، به سیستمی دست خواهیم یافت که به سادگی برای کاربران فارسي زبان نیز قابل‌استفاده است. علاوه بر این‌ها چون Eqonomize داده‌ها را در قالب یک فایل استاندارد XML ذخیره می‌کند، امکان سازگاری آن با سایر نرم‌افزارها و حتی تجزیه و تحلیل آن‌ها با کدهای نوشته‌شده توسط خود کاربر وجود خواهد داشت.
این برنامه در مخازن اکثر توزیع‌های مشهور لینوکس نظیر اوبونتو یا مندريوا و فدورا وجود دارد و برای نصب آن می‌توانید به برنامه مدیریت بسته توزیع خود مراجعه کنید. اما درصورت نیاز می‌توانید آن را از آدرس http://eqonomize.sourceforge.net نیز دریافت و نصب کنید.

اصول و مبانی
 

اصل ساده‌ای که در پس حسابداری با نرم‌افزار Eqonomize نهفته، گردش پول است. از دید Eqonomize هر عملیات مالی (کسب درآمد، خرج‌کردن، انتقال‌وجه و...) ‌به‌صورت جابه‌جایی پول بین حساب‌های مختلف درنظر گرفته می‌شود. به‌عنوان مثال، در یک عملیات خرید، پول از یکی از حساب‌های بانکی یا نقدی شما، به یکی از دسته‌های هزینه مثل پوشاک (که خود به‌عنوان یک حساب دیده می‌شود) منتقل می‌شود یا هنگام کسب درآمد، پول از یکی از دسته‌های درآمد مانند حقوق (که خود به‌صورت یک حساب دیده می‌شود) به یکی از حساب‌های شما اعم از نقدی، پس‌انداز یا... منتقل می‌شود. ایده اساسی نهفته در پس این نرم‌افزار، همین گردش پول بین حساب‌های مختلف است. با تعیین یک سقف هزینه ماهيانه برای هر یک از حساب‌های ذکر شده می‌توانید به‌طور دائم هزینه‌های واقعی خود را با برنامه مالی مقایسه و هماهنگ کنید.

آشنایی با ظاهر برنامه
 

برای اجرای برنامه در محیط KDE کافی است به منوی KDE رفته و گزینه Office را انتخاب کنید. در شکل زير هر نرم‌افزار در حالت پیش‌فرض دیده می‌شود. در سمت چپ این رابط کاربری ساده، شش دکمه برای انتخاب عملکرد و ظاهر مورد نظر وجود دارد. این دکمه‌ها و عملکرد آن‌ها به ترتیب عبارتند از:
Accounts: در این قسمت که با بازشدن برنامه به‌صورت خودکار نمایش داده می‌شود، می‌توانید جمع‌بندی کل درآمدها و هزینه‌ها و همچنین مانده حساب‌هایتان را در هر بازه زمانی دلخواه مشاهده کنيد. افزودن انواع حساب‌ها و دسته‌بندی‌های مختلف درآمد و هزینه نیز در این بخش انجام خواهد شد.
Expenses: در این قسمت می‌توانید هزینه‌های انجام شده را با تعیین تاریخ، حساب پرداخت‌کننده، دسته هزینه و مبلغ وارد کنيد.
Incomes: در این قسمت می‌توانید درآمدهای خود را با ذکر تاریخ، دسته‌بندی منبع درآمد و مبلغ وارد کنيد.
Transfers: در این قسمت می‌توانید اطلاعات مربوط به جابه‌جایی پول بین حساب‌های بانکی یا انتقال از حساب‌های بانکی به نقدی را وارد کنيد.
Securities: این قسمت اطلاعات مربوط به خرید و فروش سهام، سپرده‌گذاری‌ها و... را در خود نگهداری می‌کند.
Schedules: این قسمت برای ثبت اطلاعات مواردی از درآمد یا هزینه‌ها است که به صورت مکرر و با تناوب زمانی خاصی انجام می‌شوند. مواردی نظیر بازپرداخت اقساط وام‌ها یا درآمدهای ثابت ماهيانه در این قسمت وارد می‌شوند.

تنظیم حساب‌ها
 

نخستين گام در استفاده از Eqonomize ایجاد و تنظیم حساب‌ها و دسته‌بندی‌های مخارج و درآمدها است. برای این کار به زبانه Accounts مراجعه کنید. برنامه به‌‌صورت پیش‌فرض تعدادی حساب و دسته‌بندی برای شما ایجاد کرده است. برای افزودن حساب دلخواه خود می‌توانید گزینه New Account را از منوی Accounts انتخاب کنید. انتخاب این گزينه پنجره‌ای مانند شکل زير را برای شما باز خواهد کرد. از فهرست بالایی نوع حساب را انتخاب کرده و سپس نام حساب و مبلغ موجودی اولیه را وارد کنيد. با علامت‌زدن جعبه Default Account می‌توانید این حساب را به حساب پیش‌فرض در پرداخت‌ها و نقل و انتقال‌ها تبدیل کنيد. در قسمت زیرین می‌توانید توضیح دلخواهی برای حسابتان وارد کنید.

همچنین با انتخاب گزینه‌های New Income Category یا New Expense Category می‌توانید دسته‌بندی جدیدی برای درآمد یا هزینه‌های خود بسازید. در پنجره‌ بازشده نام و توضیح موردنظر خود را برای این دسته وارد کنيد (شکل زير).

با علامت‌زدن کادر ‌Monthly Budget ‌می‌توانید سقف معینی برای این دسته مشخص کرده و در آینده وضعیت مالی موجود را با وضعیت پیش‌بینی شده مقایسه کنيد. اين توضيح لازم است که ایجاد حساب‌های جدید یا حذف و ویرایش حساب‌های موجود با راست‌کليک‌کردن روی نام حساب‌ها یا نام رده کلی نیز امکان‌پذير است (شکل زير).

واردکردن مخارج و درآمدها
 

با مراجعه به زبانه Expenses می‌توانید مخارج روزانه خود را وارد کنيد. برای انجام این کار در قسمت پایین صفحه به‌ترتیب شرح، مبلغ، تاریخ، دسته‌بندی و حساب پرداخت‌کننده مبلغ را وارد کرده، سپس کلید Add را کلیک کنید. واردکردن توضیحات یا Comment اختیاری است. درصورتی که می‌خواهید اطلاعات ورودی را ویرایش کنید، کافی است آن را انتخاب کرده و در همین قسمت صفحه تغییرات را وارد کرده و دکمه Apply را کلیک کنید. حتماً کاربرد کلید Delete روشن است.
همچنين، در پنجره اصلی می‌توانید مخارج را براساس تاریخ، مبلغ، دسته‌بندی و... مرتب کنید. در پایین صفحه می‌توانید با مراجعه به زبانه Filter با تعیین برخی ویژگی‌ها نظیر بازه زمانی، حداقل و حداکثر مبلغ یا حساب پرداخت‌کننده وجه موارد خاصی را در بین تمامی ورودی‌ها جست‌وجو کنید. درزبانه Incomes و دقیقاً با ترتیبی مشابه می‌توانید درآمدهای خود را وارد کرده و سپس آن‌ها را مرتب یا فیلتر کنید. همان‌گونه که پیش‌تر نیز ذکر شد، یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این برنامه استفاده از تقویم هجری خورشیدی موجود در KDE است.

واردکردن انتقال وجوه
 

زبانه Transfers برای واردکردن نقل و انتقالات پول بین حساب‌های مختلف پیش‌بینی شده است. در قسمت پایین صفحه می‌توانید با واردکردن شرح، مبلغ، تاریخ، حساب مبدأ و حساب مقصد عملیات انتقال خود را ثبت کنید. همان‌گونه که پیش‌تر نیز گفته شد، شباهت این قسمت و زبانه Filter با زبانه‌هاي Expenses و Incomes به این دلیل است که Eqonomize تمام عملیات‌ها را به‌عنوان نوعی گردش پول بین حساب‌های مختلف درنظر می‌گیرد.

واردکردن سرمایه‌گذاری‌ها
 

زبانه Securities به منظور کنترل امور مربوط به سهام و اوراق بهادار و معاملات آن‌ها در نظر گرفته شده است. در این زبانه برای هر نوع سهام خریداری شده یک ورودی ایجادشده و سپس اطلاعاتی نظیر تغییر قیمت، خرید و فروش و جابه‌جایی سهام روي این ورودی اعمال می‌شود. باید توجه داشته باشید که برای استفاده از این بخش حتماً باید هنگام ساختن حساب‌ها در قسمت Accounts (گام ۳) حسابی از نوع Securities ساخته‌باشید. در‌غير‌اين‌صورت، با پیغام خطا مواجه خواهید شد. برای ایجاد یک ورودی جدید در بالای صفحه روي دکمه New Security کليک کنید. در پنجره ظاهر شده به‌ترتیب نوع سرمایه‌گذاری، نام سهام، حساب موردنظر، تعداد رقم اعشار ممکن در تعداد سهام، تعداد سهام خریداری شده، قیمت هر سهم و تاریخ را وارد کنيد. از این پس با استفاده از کلید New Transaction و انتخاب گزینه مناسب می‌توانید عملیات موردنظر خود را روی سهام انجام دهید.گزینه‌های موجود به ترتیب عبارتند از:
Shares Bought: برای واردکردن تعداد سهام خریداری شده جدید
Shares Sold : برای واردکردن تعداد سهام فروخته شده
Shares Moved : برای واردکردن عملیات تعویض سهام دو شرکت با یکدیگر
Dividend: برای واردکردن سود حاصل از سهام
Reinvested Dividend : برای واردکردن سودهایی که به‌صورت سهام اضافه پرداخت می‌شوند.
همچنین برای هر سیستم سهام انتخاب شده می‌توانید با انتخاب گزينه Set Quotation در هر لحظه قیمت سهام را براساس تغییرات بازار وارد کنيد. برنامه Eqonomize با استفاده از این اطلاعات وارد شده، میزان دارایی شما، میزان سود سالانه هر سهم و ارزش افزوده آن‌ها را محاسبه خواهد کرد.

تنظیم عملیات تکراری
 

در قسمت Schedules می‌توانید عمليات ثبت دریافت و پرداخت‌هایی را که در تاریخ معین یا به‌صورت تکراری انجام می‌شوند؛ با یک‌بار واردکردن اطلاعات به نرم‌افزار بسپارید. در بالای این زبانه روی دکمه New Schedule کلیک کنید. از سه گزینه ظاهرشده می‌توانید به‌ترتیب برای واردکردن یک هزینه تکراری (به‌عنوان مثال، اقساط یک وام یا اجاره خانه)، واردکردن یک درآمد تکراری (نظیر حقوق ماهانه) و درنهایت واردکردن یک نقل و انتقال تکراری (مانند حواله ماهانه به حسابی مشخص) استفاده کنيد. ما به‌عنوان نمونه، سیستم تنظیم یک پرداخت ماهيانه را توضیح می‌دهیم. از گزینه‌های دکمه New Scedule گزينه New Expense را انتخاب کنید تا پنجره‌ای مانند شکل زير باز شود. ابتدا شرح پرداخت، سپس مبلغ، موعد مورد نظر، دسته هزینه‌ها و حساب پرداخت کننده را وارد کنيد. در اینجا نیز مانند سایر قسمت‌ها، وارد کردن توضیحات اختیاری است.

با کلیک روي دکمه Recurrence در همین پنجره می‌توانید در برگه مربوط دفعات و سیستم تکرار این پرداخت را تعیین کنید (شکل‌ زير). در ابتدا با علامت‌زدن کادر Enable Recurrence زبانه را فعال کنید. سپس فاصله زمانی بین پرداخت‌ها را (روزانه، هفتگی، ماهيانه یا سالانه) انتخاب کرده و تعیین کنید پرداخت طبق چه قانونی صورت می‌گیرد. به‌عنوان مثال، در حالت نشان داده شده در شکل این پرداخت چهاردهم هر ماه انجام می‌شود. اما اگر روز چهاردهم در تعطیلات آخر هفته قرار بگیرد، این پرداخت درست روز قبل از تعطیلات ثبت خواهد شد.

با انتخاب دکمه Range در پنجره بازشده می‌توانید تعیین کنید که این پرداخت چند دوره طول خواهد کشید یا زمان پایان تکرار آن را مشخص کنید. همچنین با انتخاب دکمه Exception در پنجره مربوط به تنظیم تکرارها پنجره جدیدی باز می‌شود که می‌توانید در آن استثناهای مربوط به برنامه پرداخت را وارد کنيد.

استخراج نمودار و چارت
 

پس از واردکردن اطلاعات حساب‌ها و درآمد و هزینه‌ها و... زمان آن فرا رسیده است که اطلاعات واردشده را تجزیه و تحلیل کنید و با برنامه‌ پیش‌بینی‌‌شده خودتان مقایسه کنيد. در این قسمت Eqonomize با تهیه گزارش‌های مقایسه‌ای هزینه- درآمد و نمودارهایی از این قبيل به شما کمک خواهد کرد. برای تهیه گزارش‌ها و نمودارها باید به منوی Statistics مراجعه کنيد.
گزینه اول یا Development Over Time Report مانند شکل‌ زير گزارشی از هزینه‌ها یا درآمدها یا... ایجاد خواهد کرد. در قسمت پایین پنجره گزارش می‌توانید آن را برای نمایش سود، درآمد یا هزینه تنظیم کنيد و همچنین مواردي را که باید در گزارش آورده شوند علامت بزنید. با استفاده از دکمه‌هاي بالای پنجره می‌توانید گزارش خود را ذخیره یا چاپ کنید.

گزینه دوم يا Categories Comparison Report گزارش مقایسه‌ای دسته‌بندی‌های درآمد یا هزینه شما را تهیه می‌کند. در شکل زير نمونه این گزارش آورده شده است.

در قسمت پایین نیز امکان تعیین بازه زمانی و دسته‌بندی‌های موردنظر وجود دارد. گزینه‌های سوم و چهارم این منو در‌واقع اطلاعات گزارش‌های قبلی را به‌صورت گرافیکی و نمودار نمایش خواهند داد. شکل‌هاي زير نمونه‌ای از این نمودارها را نشان می‌دهد.

سخن آخر
 

مي‌توان گفت هرچه مدت زمان بیشتری از این نرم‌افزار استفاده کنید، گزارش‌ها و نمودارهای آن در بازه‌های زمانی طولانی‌تر، دقیق‌تر و قابل استنادتر خواهد بود و برنامه‌ریزی مالی‌ شما با تکیه بر داده‌ها و اطلاعات به‌دست آمده ساده‌تر خواهد شد. همچنین به‌یاد داشته باشید، ارمغان اپن‌سورس برای کاربران همواره برنامه‌هایی کاراتر، قوی‌تر و ارزان‌تر بوده و خواهد بود.

منبع:تبيان زنجان
ارسال توسط کاربر محترم سایت : mohamadaminsh