تقابل بيشتر ميان Gmail و Mail

سرويس رايگان Gmail امکانات سودمند بيشماري دارد با اين حال عملکرد اين سرويس با برنامه Mail سيستم عامل اپل چندان هم مطلوب نبوده است. مشکل استفاده از برنامه Mail به عنوان يک کارخواه Gmail آن است که Google براي دسته بندي ايميل ها از برچسب هايي استفاده مي کند که در واقع جايگزيني است براي فولدرهاي ايميل قديمي.
در واقع Google مانند برنامه Mail پيام ها را در فولدرهاي مجزا قرار نمي دهد و از کاربر مي خواهد که ايميل هاي خود را با کلمات متعدد نشان گذاري يا اصطلاحاً تگ کند. براي نمونه اگر سه نام متفاوت براي يک پيام موجود در inbox خود در نظر بگيريد، چنانچه آن ايميل را در برنامه Mail اپل جستجو کنيد 5 مورد به نمايش درخواهد آمد: سه پيام براي نام هاي ياد شده، يکي از قسمت صندوق دريافت يا همان inbox و يکي هم از تمامي فولدر All Mail.
بااين حال بسته به نياز کاربر، دو برنامه Gmail و Mail عملکرد خوبي در تقابل با يکديگر دارند. در اين مقاله سعي داريم نکاتي چند در جهت بهبود کارايي اين دو برنامه به خوانندگان محترم ارائه دهيم. البته فرض بر آن است که شما کاربر گرامي داراي يک حساب کاربري Gmail بوده و آن را به درستي در برنامه Mail نصب نموده ايد و آشنايي کافي با هر دو برنامه ياد شده را داريد.

فعال سازي امکانات پيشرفته در Gmail
 

مدتي است که سرويس Gmail برخي امکانات جديد را به امکانات قبلي خود افزوده است که از طريق آن چگونگي تقابل کارخواهان بيروني نظير Mail با برچسب هاي Gmail به طور کامل تحت کنترل کاربران در خواهد آمد اما متأسفانه اين امکانات کمتر مورد توجه کاربران قرار گرفته است.
براي شروع به برگه (tab) موسوم به Labs درقسمت تنظيمات Gmail رفته و قابليت کنترل هاي پيشرفته IMAP را فعال کنيد و پس از آن حتماً بر روي عبارت Save Changes کليک کنيد تا تنظيمات اعمال شده ذخيره شوند. دراين مرحله Gmail به صورت خودکار شما را به صندوق دريافت باز مي گرداند.

تغيير برچسب ها مطابق با خواست شما
 

مجدداً از قسمت تنظيمات Gmail به برگه Labs بازگرديد. حال ظاهر شدن بيشتر برچسب هاي Gmail در برنامه Mail در کنترل شما قرار دارد. احتمالاً تمايل داريد برچسب موسوم به All Mail را غيرفعال کنيد چرا که پيام ها در اين قسمت کپي و شبيه سازي مي شوند.
همچنين مي توانيد ساير برچسب هايي که در محيط Mail نياز نداريد را پنهان کنيد. در نظر داشته باشيد که چنانچه بخواهيد با استفاده از برچسب هاي حذف شده (مثلاً ايميل هاي آرشيو شده يا Archived messages) از برنامه Mail بدنبال ايميل خاصي بگرديد بايد با استفاده از يک مرورگر به سرويس Gmail وارد شده يا اصطلاحاً Log in کنيد.
براي آرشيو کردن خودکار پيام هاي معدوم شده Gmail در برنامه Mail ممکن است لازم شود برچسب Trash سرويس Gmail خود را از کارخواهانIMAP پنهان نماييد.

فعال سازي سامانه آرشيو IMAP
 

پس از حذف پيام ها از برنامه Mail (و مهم ترين کارخواه هاي ايميل) برنامه اين پيام ها را براي از بين بردن به فولدر Trash انتقال مي دهد. در گذشته که کاربران با محدوديت ذخيره سازي داده مواجه بودند و با افزايش حجم داده ها در حافظه ديسک عملکرد برنامه ايميل و سرويس ها با اختلال و کندي روبرو مي شد، حذف خودکار ايميل هاي خوانده شده عملي معقول به نظر مي آمد. اما اين روزها به لطف برنامه هاي فشرده Mac، سرورهاي قدرتمند، و ظرفيت بالاي ديسک ها (حتي به صورت آنلاين)، سرويس Gmail رويکرد متفاوتي را با پيش فرض قرار دادن رفتار «آرشيو» در پيش گرفته است. به اين ترتيب پيام ها از صندوق دريافت خارج شده اما همچنان در فولدر All Mail قابل جستجو مي باشند و ديگر براي هميشه حذف نمي شوند.
براي آنکه از برنامه Mail کارخواه مناسبي براي Gmail ساخته شود مي توان تدابيري انديشيد که دکمه حذف (Delete) کيبورد به Gmail اعلام کند که پيام ها را آرشيو کند. تنها کافي است به بخش تنظيمات mail سرويس Gmail برويد و بر روي عبارت Forwarding و برگه POP/IMAP کليک کرده و در قسمت IMAP Access گزينه Auto-Expunge را غيرفعال کنيد.
آنگاه تنظيمات مربوط به When A Message Is Marked As Deleted And Expunged From The Last Visible IMAP Folderرا يافته و تنظيمات موسوم به Archive The Message را فعال کنيد. در پايان تغييرات اعمال شده را ذخيره نماييد. از اين پس هرگاه پيغامي را از برنامه Mail پاک کنيد (از جمله تمامي برچسب ها و فولدرهايي که آن پيام در آنها مجدداً کپي شده است) اين پيام در حساب کاربري Gmail شما آرشيو شده و به صورت آنلاين قابل جستجو مي باشد.

مرتب کردن تنظيمات Mail
 

پس از اعمال تغييرات ياد شده در Gmail نوبت به تنظيم برنامه Mail مي رسد. به قسمت Mail>Preferences رفته و حساب کاربري Gmail خود را انتخاب نماييد و بر روي برگه Mailbox Behaviors کليک کنيد. در اينجا مي توانيد برخي قسمت هاي مربوط به تنظيمات را تغيير دهيد. براي شروع چنانچه تمايل داريد در فضاي مجازي اينترنت هم به پيش نويس پيام هاي خود دسترسي داشته باشيد گزينه Store Draft Messages on the Server را فعال کنيد.
همچنين مطمئن شويد که بخش مربوط به ذخيره سازي پيام هاي ارسال شده در سرور علامت خورده باشد و در منوي مربوط به حذف پيام هاي ارسال شده، عبارت هيچگاه (Never) علامت خورده باشد. درادامه کار قسمت موسوم به Move Deleted Messages To The Trash Mailbox را فعال نماييد تا پيام هاي حذف شده به جعبه Trash منتقل شوند، اما در نظر داشته باشيد که قسمت مربوط به ذخيره سازي پيام هاي حذف شده بر روي سرور را غيرفعال نماييد. اين بخش نيمه ديگري از امکاني است که پيش از اين تنظيم کرده بوديم. از اين پس برنامه Mail شما فولدر trash مربوط به خود را ايجاد مي کند که به صورت محلي يا Local بر روي Mac کاربر ذخيره خواهد شد؛ اما اين پيام ها در حساب کاربري Gmail فرد ذخيره شده و قابل جستجو مي باشند. پنجره تنظيمات را بسته و براي ذخيره شدن تغييرات اعمال شده بر روي عبارت Save کليک نماييد.
مي توانيد فولدرهاي Gmail خود را در نوار جانبي برنامه Mail پيدا کنيد، فولدرهاي دربردارنده عنوان Gmail را باز نموده، و زيرپوشه Draft يا پيش نويس را انتخاب نماييد. پس از اين مرحله مانند دستورالعمل و به ترتيب موارد موسوم به Mailbox>Use This Mailbox For> Drafts را انتخاب نماييد. پس از اين مرحله، گزينه زير را انتخاب نماييد.
[Gmail]>Sent Mail>Mailbox>Use this Mailbox For>Sent
در پايان به ترتيب گزينه اي زير را انتخاب کنيد.
[Gmail]>Spam>Mailbox> use this Mailbox For> Junk
با انجام سه مرحله آخر اطمينان خواهيد يافت که برنامه Mail و Gmail درهنگام ذخيره سازي اين نوع پيام ها در فولدري مشخص در يک صفحه قرار خواهند داشت. چنانچه از چندين Mac استفاده مي کنيد در مورد همه آنها اين مراحل را طي کنيد.

انتخاب برخي تنظيمات اضافي
 

از جمله مزاياي سرويس Gmail تمرکز آن بر قابليت توليد کيبورد است به نحوي که کاربر مي تواند به سرعت پيام هاي مورد نظر خود را برچسب گذاري، آرشيو، و حذف نمايد و جالب است بدانيد که هيچيک از اين امور نيازي به استفاده از موشواره ندارند. اگر تمايل داريد از اين امکانات بهره مند شويد توصيه مي کنيم تنها با پرداخت 25 دلار يکبار افزايه Act on Mail محصول Indev Software را امتحان کنيد. با استفاده از Act on Mail کاربران مي توانند مانبرهاي کيبورد خود را به نحوي تنظيم نمايند تا امکان انجام هر فعاليتي در فضاي برنامه Mail را بيابند. همچنين با استفاده از برنامه MailTag شرکت Indev Software مي توانند از تگ ها و ابزارهاي مديريت پروژه خود در برنامه Mail استفاده نمايند.
شايد انطباق و هماهنگي لازم و کافي ميان Mail و Gmail برقرار نباشد اما تنها با اعمال برخي تغييرات و پيکره بندي لازم مي توان هماهنگي لازم ميان اين دو را برقرار کرد. چنانچه ترجيح مي دهيد به صورت آفلاين به تمامي بخش هاي ايميل خود دسترسي داشته باشيد، هماهنگي لازم را ميان برنامه Mail و سيستم عامل Mac OS X خود ايجاد نماييد، يا داراي چندين حساب کاربري هستيد و بايد بر همه آنها يک نگاهي بياندازيد مي توانيد با اعمال پاره اي تغييرات جزئي به صورت فعال و بدون هيچگونه مشکلي سرويس Gmail را وارد ارتباطات شخصي و يا کاري خود نماييد.
منبع:نشريه بزرگراه رايانه، شماره ي 142