10 ترفند سودمند در Excel 2010
ابزارها و قابلیت های جدیدی که به نرم افزار Excel اضافه شده است، این برنامه را به یک بخش بسیار قدرتمند مجموعه نرم افزار آفیس تبدیل کرده است. در این مقاله به ده ترفند در ارتباط با این نرم افزار اشاره می کنیم.
بدون شک نرم افزار Excel یکی از قدرتمندترین نرم افزارهای طراحی شده در حوزه کاری خود می باشد. بهبود عملکرد و افزودن قابلیت های جدید به این برنامه سبب شده است تا ارتقا از نسخه 2007 به نسخه 2010 بسیار مطلوب و سودمند باشد. در اینجا 10 روش برای استفاده بهتر از این نرم افزار بررسی می شود و با توجه به اینکه این ترفندها مربوط به قابلیت های مقدماتی این نرم افزار می باشد، حتی کاربران نسخه های قدیمی تر این برنامه نیز می توانند از آن استفاده کنند.
1- نشان دادن فرمول ها بجای نتایج
کاربر می تواند با فشار دادن یک کلید، بین دو حالت نشان دادن نتایج فرمول ها در سلول ها و نشان دادن فرمول های واقعی، تغییر وضعیت دهد. با یکبار فشار دادن دو کلید Ctrl + ~ ، فرمول ها بجای نتایج نشان داده می شوند و اگر یکبار دیگر این دو کلید را با هم فشار دهید، مجدداً نتایج نشان داده می شوند. در صورتیکه نخواهید از این میان بر استفاده کنید، باید به آدرس File | Options | Advanced | Display Options for this Worksheet رفته و در جعبه مربوطه، گزینه Show formulas in cells instead of their calculated results را تیک بزنید تا فرمول ها بجای نتایج نمایش داده شود. اگر این تیک را بردارید دوباره نتایج نشان داده می شود.
2- نمایش مقادیر یا ارزش های واقعی در زمان ویرایش یا ایجاد یک فرمول
اگر بخواهید مقدار یا ارزش واقعی یک سلول که حاوی یک فرمول می باشد را مشاهده کنید کافی است بر روی سلول مورد نظر کلیک کرده و سپس روی نوار فرمول در بالای پنجره کلیک نمائید. حال با زدن کلید F9 ارزش واقعی سلول نمایش داده می شود و در صورتیکه کلید Esc را فشار دهید مجدداً فرمول مربوط به آن سلول نشان داده می شود. ( شکل 1 )
3- هایلایت کردن تمامی سلول هایی که توسط فرمول ارجاع داده شده
زمانیکه شما یک کاربرگ را اشکال زدایی می کنید، می توانید به راحتی در بین سلول های ارجاع داده شده در یک فرمول حرکت کنید. سلولی که حاوی فرمول مورد نظر می باشد را انتخاب نموده و دو کلید Ctrl+[ را فشار دهید. با این کار، نرم افزار تمام سلول های ارجاع داده شده را هایلایت می نماید و به صورت پیش فرض اولین سلول ارجاع داده شده در فرمول را انتخاب می کند. با زدن کلید Enter می توانید به سلول های دیگر ارجاع داده شده بروید.
4- هایلایت کردن فرمول هایی که به یک سلول ارجاع داده اند
در مرحله قبلی توضیح داده شد که چگونه سلول هایی که در یک فرمول ارجاع داده شده اند را مشخص کنیم. حال اگر بخواهیم ببینیم به یک سلول مشخص، چه فرمول هایی ارجاع داده اند، باید سلول مورد نظر را انتخاب نمود و سپس دو کلید Ctrl+] را فشار دهیم. با اینکار تمام فرمول هایی که به این سلول ارجاع داده اند، هایلایت می شوند و به صورت پیش فرض اولین فرمول، انتخاب می شود. در ایجا نیز می توانید با زدن کلید Enter، به فرمول های بعدی بروید و آن ها را انتخاب کنید. ( شکل 2 )
5- اعمال تغییرات بر روی چندین کاربرگ به صورت همزمان
شما می توانید بر روی چندین برگ و چندین کاربرگ به صورت همزمان، فرمت بندی مختلف اعمال کرده و یا مضمون هایی به آن ها اضافه نمائید. بدین منظور باید کاربرگ و صفحات مختلف را با یکدیگر Group کنید. زمانیکه این کار را انجام می دهید، هر تغییری که در یکی از کاربرگ ها انجام دهید، به صورت اتوماتیک به تمامی کاربرگ ها اعمال می شود. برای Group کردن تمامی صفحات در یک کاربرگ، در پایین پنجره بر روی یکی از Sheetها کلیک راست نموده و گزینه Select All Sheets را انتخاب کنید. اگر می خواهید فقط چندین برگ را انتخاب نمائید، با پایین نگه داشتن کلید Ctrl و کلیک بر روی هر یک از برگ ها، می توانید برگ های مورد نظر خود را انتخاب کنید. حال با اعمال تغییر بر روی هر یک از برگ ها، این تغییرات به تمامی برگ های انتخاب شده اعمال می شود. با Group کردن چندین برگ، نرم افزار در دنباله اسم برگ، [ Group] را اضافه می نماید.
6- احتیاط در زمان کار کردن با کاربرگ های Group شده
Group کردن کاربرگ ها یک قابلیت قدرتمند و بسیار سودمند می باشد ولی باید در هنگام کار کردن با آن بسیار مراقب بود. اگر شما محتوای یک سلول را در یک کاربرگ حذف نمائید، محتوای سلول واقع در همین موقعیت در کاربرگ های دیگر نیز حذف می شود. به همین دلیل به منظور کار کردن و ویرایش کردن اطلاعات داخل سلول های مربوط به کاربرگ های Group شده، بر روی کاربرگ کلیک راست نموده و گزینه Ungroup Sheets را انتخاب کنید. ( شکل 3 )
7- نحوه استفاده از کلید Ctrl+A
کاربران ویندوز می دانند که فشار دادن همزمان کلیدهای Ctrl+A، کلید میان بری است که تمامی چیزها در پنجره ویندوز و اسناد را به حالت انتخاب در می آورد که حرف A، مخفف برای کلمه All است. این میان بر در تمام برنامه ها جوابگو است اما در برنامه Excel بطور کامل اینچنین نیست. زمانیکه در برنامه Excel، کلید Ctrl+A را فشار می دهید تمامی داده های داخل سلول های موجود در یک ناحیه انتخاب می شوند و اگر جدولی در صفحه وجود داشته باشد، داده های داخل جدول انتخاب نمی شوند. اگر کلید Ctrl+A برای بار دوم فشار دهید، تمامی سلول ها از جمله داده های داخل جدول انتخاب می شوند. اگر در مرتبه دوم نیز فقط تیتر جداول انتخاب شد، باید این کار را برای بار سوم تکرار کرد. راه دیگر این است که بر روی جعبه موجود در بالا و سمت چپ سلول ها کلیک کنید تا تمامی سلول ها در کاربرگ انتخاب شوند.
8- استفاده از کلید Ctrl برای جابجائی سریع بین سلول ها
زمانیکه می خواهید به سرعت بین سلول ها به سمت راست و یا چپ جابجا شوید، کافی است کلید Ctrl را نگه داشته و یکی از کلیدهای جهت دار را فشار دهید. برای مثال اگر شما یک سلول را انتخاب کرده اید، با فشار دادن Ctrl+Left، شما به اولین سلول در سمت چپ منتقل می شوید. با نگه داشتن کلید Shift و زدن کلید Ctrl+Left، سلول های سمت چپ سلول مورد نظر را انتخاب می کنید و با زدن Ctrl+Right سلول های سمت راست را انتخاب می کنید.
9- پیدا کردن سریع حاصل جمع و میانگین
اگر چندین عدد را در سلول های مجاور وارد کنید و یا مجموعه ای از اعداد را به حالت انتخاب درآورید، در نوار وضعیت پایین پنجره برنامه، تعداد سلول ها، حاصل جمع و میانگین اعداد انتخاب شده را نشان می دهد. نیازی نیست تا تمام سلول ها مجاور یکدیگر باشند، بلکه می توانید با نگه داشتن کلید Ctrl، با کلیک بر روی سلول های دیگر، آن ها را نیز به این مجموعه اضافه نمائید. در این حالت اگر شما سلولی را انتخاب کنید که شامل عدد نیست و فقط شامل حروف است، برنامه بصورت اتوماتیک آن را به حساب نمی آورد. ( شکل 4 )
10- مرتب کردن جداول و نمودارهاجدول یا نمودار را در Excel وارد کرده باشید، متوجه شده اید که تنظیم کردن این جداول به طوریکه دارای اندازه های یکسان باشند، ممکن است کار مشکلی باشد. یک راه آسان به این صورت است که بر روی جدول اول کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید و سپس با پایین نگه داشتن کلید Ctrl، بر روی جداول دیگر نیز کلیک نمائید. زمانیکه تمامی جداول مورد نظر خود را انتخاب کردید، بر روی یکی از جداول کلیک راست کرده و گزینه Size and Properties را انتخاب کنید. این کار کادر مربوط به Form Shape را باز می کند و تمامی اندازه هایی را که شما در جعبه های مربوطه وارد می نمائید، به تمامی جداول اعمال می شود.
ماهنامه رايانه
